RACI मैट्रिक्स एक दायित्व प्रबंधन उपकरण के रूप में। आरएसीआई: प्रतिलेख

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

असफल परियोजनाओं के सबसे सामान्य कारणों में से एक टीम के सदस्यों के बीच कार्यों का गलत वितरण है। निश्चित रूप से आप पहले ही इसका सामना कर चुके हैं: थोड़ी सी भी कठिनाई पर, प्रतिभागी दोषियों की तलाश करने लगते हैं और समस्या को हल करने के बजाय एक-दूसरे पर जिम्मेदारी डालते हैं। और ऐसी स्थितियों से बचने के लिए, RACI मैट्रिक्स का आविष्कार किया गया था - मानव संसाधन नियोजन के लिए एक सरल और प्रभावी उपकरण।

"अंडर द माइक्रोस्कोप": हर प्रोजेक्ट में 4 प्रमुख भूमिकाएं

कार्यों का वितरण एक प्रबंधक की मुख्य जिम्मेदारियों में से एक है। लेकिन व्यवहार में, सब कुछ आमतौर पर अलग दिखता है: प्रबंधक बस टीम के सदस्यों को इस उम्मीद के साथ नियुक्त करता है कि विशेषज्ञ खुद तय करेंगे कि किसे क्या करना चाहिए। लेकिन क्या होता है अगर समय सीमा छूट गई या कम गुणवत्ता वाला उत्पाद जारी किया गया? "मैं यह नहीं करता", "मुझे नहीं बताया गया"… और कोई उपयोगी कार्रवाई नहीं।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया RACI उत्तरदायित्व मैट्रिक्स कई समस्याओं का समाधान करता है। इस पद्धति के अनुसार, कार्य की जटिलता और दायरे की परवाह किए बिना, किसी भी परियोजना का एक टीम सदस्य चार भूमिकाओं में से एक का प्रदर्शन करता है।

आर - जिम्मेदार

जिम्मेदार द्वारा अनुवादितजिसका अर्थ है "कलाकार"। यह एक कर्मचारी है जो कार्य के एक विशिष्ट क्षेत्र के कार्यान्वयन के लिए सीधे जिम्मेदार है। साथ ही, ज्यादातर मामलों में, वह प्रोजेक्ट मैनेजर को समाधान और रिपोर्ट नहीं चुनता है।

इस भूमिका के लिए सक्षम कार्यकर्ताओं और विशेषज्ञों को नियुक्त किया जाता है - जो लोग जानते हैं कि कैसे करना है। आरएसीआई में, कलाकार निम्नलिखित कार्य करते हैं:

• यह निर्धारित करें कि परियोजना को लागू करने के लिए विशेष रूप से क्या करने की आवश्यकता है और इसमें कितना समय लगेगा ("ऊपर से" निर्धारित शर्तों के भीतर);
• आवश्यक संसाधनों की सूची बनाएं;
• तकनीकी दस्तावेज के समन्वय और अनुमोदन में भाग लें;
• परियोजना की प्रगति और मध्यवर्ती परिणामों का विश्लेषण करें;
• प्रबंधक को प्रगति रिपोर्ट प्रदान करें।

टीम में ऐसे कई लोग हो सकते हैं। इसके अलावा, इस भूमिका को दूसरों के साथ जोड़ा जा सकता है। सबसे आम संयोजन जवाबदेह + जिम्मेदार ("जिम्मेदार + निष्पादक" के रूप में अनुवादित) है।

ए - जवाबदेह

"जवाबदेह" या "जिम्मेदार" मुख्य परियोजना प्रबंधक है। यह वह है जो यह सुनिश्चित करने के लिए जिम्मेदार है कि कार्यों को समय पर, गुणवत्ता के आवश्यक स्तर के साथ और आवंटित बजट के भीतर पूरा किया जाए। साथ ही, ए:

• निष्पादकों और परियोजना प्रबंधन टीम का चयन करता है;
• सभी प्रतिभागियों को कार्य सौंपता है;
• कार्य की प्रगति को नियंत्रित करता है;
• कलाकारों के बीच संसाधनों का वितरण करता है;
• संसाधन उपयोग का रिकॉर्ड रखता है, औरक्यूरेटर को अतिरिक्त धन आवंटित करने की आवश्यकता को भी उचित ठहराएगा;
• टीम के अन्य सदस्यों के विचारों और सुझावों पर विचार करता है और उन्हें स्वीकार या अस्वीकार कर सकता है।

आमतौर पर, प्रोजेक्ट मैनेजर ग्राहक या ऊपरी प्रबंधन और टीम के बीच "लिंक" के रूप में कार्य करता है।

सी - परामर्श किया गया

आरएसीआई मैट्रिक्स में तीसरी भूमिका "सलाहकार" (कभी-कभी "सुविधाकर्ता" के रूप में भी जाना जाता है) है। प्रबंधक के साथ, वह परियोजना प्रबंधन में भाग लेता है, लेकिन मुख्य रूप से रणनीतिक मुद्दों से निपटता है:

• कार्य के दायरे और समय में किसी भी बदलाव को मंजूरी देता है;
• परियोजना को लागू करने के लिए आवश्यक संसाधन आवंटित करता है;
• यदि आवश्यक हो, तो बजट बढ़ाने की आवश्यकता पर ग्राहक से सहमत हों;
• प्रबंधक से प्रगति रिपोर्ट प्राप्त करता है;
• परियोजना के समय और लागत को प्रभावित करने वाले महत्वपूर्ण परिवर्तनों की स्थिति में किसी भी अप्रत्याशित परिस्थितियों में निर्णय लेता है।

सलाहकारों की भूमिका आमतौर पर वरिष्ठ प्रबंधकों को सौंपी जाती है। यह वे हैं जो वैश्विक लक्ष्यों को निर्धारित करते हैं, और फिर एक प्रोजेक्ट मैनेजर नियुक्त करते हैं जो पहले से ही टीम के सदस्यों के बीच कार्यों को वितरित करता है।

मैं - सूचित

सूचीबद्ध भूमिकाओं के अलावा, "सूचित" ("पर्यवेक्षक") को आरएसीआई मैट्रिक्स में दर्शाया गया है। वह एक प्रशासक के कार्य करता है और मुख्य रूप से दस्तावेज़ प्रबंधन के संगठन में शामिल होता है। पर्यवेक्षक परियोजना प्रबंधक को रिपोर्ट करता है, हालांकि, इसके विपरीतअन्य प्रतिभागी, इसके परिणामों के लिए ज़िम्मेदार नहीं हैं। इसके बजाय वह:

• परियोजना, संसाधनों और योजनाओं पर सभी जानकारी एकत्र और व्यवस्थित करता है;
• मीटिंग के मिनट लेता है;
• परियोजना प्रतिभागियों से दस्तावेज़ीकरण स्वीकार करता है और फिर उन्हें उपयुक्त संरचनाओं में स्थानांतरित करता है;
• सबमिशन की समय सीमा और रिपोर्ट भरने की शुद्धता की निगरानी करता है।

ध्यान दें कि पर्यवेक्षक के साथ संचार मुख्य रूप से एकतरफा होता है। इसका मुख्य कार्य नौकरशाही प्रक्रियाओं पर समय बर्बाद करने की आवश्यकता के प्रबंधक को राहत देना और उसे "अनलोड" करना है।

उदाहरण का उपयोग करके RACI मैट्रिक्स बनाना सीखना

चलो मुद्दे के व्यावहारिक पक्ष के बारे में बात करते हैं। शक्तियों और जिम्मेदारियों के वितरण के लिए आरेख कैसे तैयार करें?

1. डू-लिस्ट के लिए संकलन

सबसे पहले, आपको वह सब कुछ लिखना होगा जो करने की आवश्यकता है। विस्तार का स्तर विशिष्ट परियोजना पर निर्भर करता है। कभी-कभी, नियंत्रण और प्रबंधन में आसानी के लिए, कई मैट्रिक्स विकसित किए जाते हैं। सबसे पहले, कार्य के मुख्य ब्लॉकों को सूचीबद्ध करें, और फिर प्रत्येक को अलग-अलग कार्यों और कार्यों में विभाजित करें। कार्यों की सूची तालिका में लंबवत रूप से इंगित की गई है।

कदम
संदर्भ की शर्तें
प्रोटोटाइप
डिजाइन
कार्यक्रम कोड
टेस्ट रिपोर्ट
वेबसाइट प्रस्तुति

2. टीम के सदस्यों को चुनना

यहां आपको इस सवाल का जवाब देना होगा: "इस परियोजना में कौन शामिल होगा?"। क्षैतिज रूप से, सभी कर्मचारियों और / या विभागों को सूचीबद्ध करना आवश्यक है जो सभी चरणों में कार्यान्वयन में शामिल हैं - योजना बनाने से लेकर परिणामों की प्रस्तुति और एक रिपोर्ट प्रस्तुत करने तक।

कदम	विश्लेषक	डिजाइनर	स. वास्तुकार	डेवलपर	परीक्षक	स. व्यवस्थापक	प्रोजेक्ट मैनेजर
संदर्भ की शर्तें
प्रोटोटाइप
डिजाइन
कार्यक्रम कोड
टेस्ट रिपोर्ट
वेबसाइट प्रस्तुति

3. तालिका में भरना

बादतब आप कार्यों को वितरित करना शुरू कर सकते हैं। ऐसा करने के लिए, आपको कार्य के प्रत्येक चरण और टीमों में कार्य कैसे कार्य करता है, इसकी स्पष्ट समझ होनी चाहिए।

आधार के रूप में अपना उदाहरण लेते हैं और "डिज़ाइन" चरण पर रुकते हैं। इस मामले में, आर - कलाकार - केवल एक। काम की प्रक्रिया में, वह साइट के पूर्व-तैयार प्रोटोटाइप पर ध्यान केंद्रित करता है। इसलिए, सिस्टम आर्किटेक्ट जिसने इसे विकसित किया है, इस स्तर पर, सलाहकार सी के रूप में कार्य करता है। साथ ही, विश्लेषक और डेवलपर अपनी इच्छा व्यक्त कर सकते हैं। तैयार डिजाइन परियोजना प्रबंधक (ए) के साथ अनुमोदित है। लेकिन इस स्तर पर परीक्षक और सिस्टम प्रशासक कोई निर्णय नहीं लेते हैं, लेकिन केवल इस बारे में जानकारी प्राप्त करते हैं कि काम कैसे चल रहा है, और इसलिए उन्हें सूचित की भूमिका सौंपी जाती है - I.

कदम	विश्लेषक	डिजाइनर	स. वास्तुकार	डेवलपर	परीक्षक	स. व्यवस्थापक	प्रोजेक्ट मैनेजर
संदर्भ की शर्तें	आर	मैं	सी	सी	मैं	सी	ए
प्रोटोटाइप	सी	मैं	आर	सी	मैं	मैं	ए
डिजाइन	सी	आर	सी	सी	मैं	मैं	ए
कार्यक्रम कोड	सी	मैं	सी	एआर	मैं	मैं	मैं
टेस्ट रिपोर्ट	सी	सी	सी	सी	एआर	मैं	मैं
वेबसाइट प्रस्तुति	सी	मैं	सी	सी	मैं	एआर	मैं

मॉडल विविधताएं

ज्यादातर मामलों में, आप एक मानक मैट्रिक्स के साथ प्राप्त कर सकते हैं। हालांकि, अधिक जटिल परियोजनाओं पर काम करते समय, कभी-कभी अतिरिक्त भूमिकाओं की आवश्यकता होती है। इसलिए, हाल के वर्षों में, जिम्मेदारी आरेख के 2 विस्तारित संस्करण सामने आए हैं।

आरएसीआई-वीएस

यहां मानक भूमिकाओं में दो और भूमिकाएं जोड़ी गई हैं:

• सत्यापित (वी) - एक कर्मचारी या एक विशेष टीम जो यह जांचती है कि किसी विशेष कार्य के कार्यान्वयन का परिणाम स्वीकृत मानदंडों को पूरा करता है या नहीं।
• साइन ऑफ (एस) ग्राहक के साथ परियोजना के वितरण का समन्वय करता है, एक प्रस्तुति आयोजित करता है और रिपोर्ट प्रदान करता है। आमतौर पर यह कार्य जवाबदेह द्वारा किया जाता है, लेकिन RACI-VS इसके लिए एक अलग विशेषज्ञ को नियुक्त करता है।

ग्राहक के साथ बढ़े हुए नियंत्रण और निकट संपर्क के साथ, यह मॉडल तकनीकी रूप से जटिल या बड़े पैमाने की परियोजनाओं के लिए आदर्श है जिसमें दर्जनों (या सैकड़ों) लोग शामिल हैं।

रास्की

इस संस्करण में, मैट्रिक्स में एक नई भूमिका दिखाई देती है - सहायक (एस)। इसका मुख्य कार्य परियोजना को अतिरिक्त संसाधन प्रदान करना है, अर्थात प्रबंधक और कलाकारों के लिए समर्थन।

भूमिकाओं का सही संतुलन

RACI मैट्रिक्स को न केवल यह जानने के लिए संकलित किया गया है कि किसी भी समस्या के मामले में किसे "दबाना" है। नियोजन स्तर पर भी, इस तालिका का उपयोग करके, आप देख सकते हैंकार्यप्रवाह के संगठन में कमजोरियां।

ऊर्ध्वाधर विश्लेषण आपको परियोजना के प्रत्येक प्रतिभागी की जिम्मेदारियों और शक्तियों को देखने की अनुमति देता है, ताकि कार्यभार के स्तर का निष्पक्ष मूल्यांकन किया जा सके:

• बहुत सारे आर - सबसे अधिक संभावना है, एक व्यक्ति को कई कार्यों के बीच फाड़ना होगा, जो काम की गति और परिणामों को नकारात्मक रूप से प्रभावित करेगा;
• बहुत कुछ ए - कर्मचारी सभी के लिए "गर्दन में हो जाता है"; जिम्मेदारी को अधिक समान रूप से वितरित करने की अनुशंसा की जाती है;
• नो सेल आर और ए - इस स्थिति की उपयुक्तता के बारे में सोचने का कारण (वास्तव में, आप एक विशेषज्ञ को भुगतान करते हैं जो कुछ नहीं करता है);
• कोई खाली सेल नहीं - फिर से, अधिभार की समस्या, हर कोई एक ही समय में इतने सारे कार्य नहीं कर पाता है।

क्षैतिज विश्लेषण, बदले में, प्रत्येक चरण में कार्य संगठन की गुणवत्ता को प्रदर्शित करता है। यहां भी अक्सर दिक्कतें आती हैं:

• बहुत सारे आर - शायद कार्यों का दोहराव है, और टीम के सदस्यों में से एक अनावश्यक काम कर रहा है;
• बहुत सारे ए - परियोजनाओं के वितरण में जिम्मेदारी और भ्रम का "धुंधलापन" है;
• बहुत सी सी - चर्चाएं वर्कफ़्लो को काफी धीमा कर देती हैं (आपको तब तक प्रतीक्षा करने की आवश्यकता है जब तक कि सभी अपने संपादन और टिप्पणियां न करें, समझौता खोजें, आदि);
• नहीं I - एक संकेत हो सकता है कि एक कार्य पर बहुत से कलाकार काम कर रहे हैं, जो परियोजना को धीमा भी करता है।

आरएसीआई के साथ, एक प्रबंधक जल्दी से अधिक काम करने वाले या कम बेरोजगार श्रमिकों, बेकार नौकरियों और काम के क्षेत्रों की पहचान कर सकता है जिसके लिए कोई भी जिम्मेदार नहीं है।एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया मैट्रिक्स संगठन की गुणवत्ता में काफी सुधार कर सकता है और परियोजनाओं के कार्यान्वयन पर नियंत्रण कर सकता है, साथ ही साथ कलाकारों के बीच संघर्ष की संख्या को कम कर सकता है ("मैं ऐसा बिल्कुल नहीं करता …", "उसे करना चाहिए था यह …", आदि।)

उपयोगी टिप्स

आरएसीआई मैट्रिक्स को अपने कार्यों को करने और कंपनी में कुशल व्यवसाय निरंतरता सुनिश्चित करने के लिए कुछ महत्वपूर्ण बातों का ध्यान रखना चाहिए।

1. तालिका भरते समय कर्मचारियों की योग्यता पर विचार करें। इसलिए, साइट लेआउट चरण में एक लेखाकार को सलाहकार (सी) के रूप में नियुक्त नहीं किया जाना चाहिए, कम से कम क्योंकि वह इस क्षेत्र को नहीं समझता है।
2. प्रति लॉट में केवल एक जवाबदेह (ए) होना चाहिए। यदि एक से अधिक हैं, तो कृपया शर्तें निर्दिष्ट करें। उदाहरण के लिए, A1 साइट के डेस्कटॉप संस्करण के परीक्षण के लिए जिम्मेदार है, और A2 मोबाइल संस्करण के परीक्षण के लिए जिम्मेदार है।
3. किसी भी कार्य में जवाबदेह और जिम्मेदार होना चाहिए (अनुवाद में - "जिम्मेदार" और "निष्पादक")।
4. प्रत्येक कार्य को यथासंभव विशेष रूप से तैयार करने का प्रयास करें। क्रियाओं का प्रयोग करें - "प्रकाशित करें", "तैयार करें", "लिखें", "चेक करें", "अपडेट करें", आदि। आवश्यक परिणामों को तुरंत इंगित करने की सलाह दी जाती है - न केवल "साइट लोडिंग गति की जांच करें", बल्कि "सुनिश्चित करें कि लोडिंग गति साइट 0.8 सेकंड से अधिक नहीं है"।
5. कार्रवाइयां किसी विशिष्ट कर्मचारी पर लागू नहीं होनी चाहिए, बल्कि समग्र रूप से स्थिति पर लागू होनी चाहिए।
6. विश्लेषण के आधार पर आरएसीआई मैट्रिक्स को एक टीम में संकलित करना बेहतर हैवास्तविक कार्य स्थितियां। यह महत्वपूर्ण है कि प्रत्येक प्रतिभागी अपनी भूमिका और उनके द्वारा सामना किए जाने वाले कार्यों से अवगत हो।