प्रबंधन गतिविधियों और इसकी बुनियादी अवधारणाओं का दस्तावेजीकरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

दस्तावेज़ीकरण विनियमित नियमों के अनुसार सूचना की रिकॉर्डिंग को संदर्भित करता है, अर्थात दस्तावेजों को एक विशेष तरीके से संसाधित करने की प्रक्रिया। चूंकि डेटा रिकॉर्ड करने की प्रक्रिया विभिन्न माध्यमों से की जा सकती है, प्रबंधन गतिविधियों के अभ्यास में दस्तावेज़ बहुत अलग हैं - हस्तलिखित, ग्राफिक, टाइपोग्राफिक, फोटो और वीडियो सामग्री।

प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण एक विनियमित प्रक्रिया है, जो इसे कानूनी बल की गारंटी देती है - एक गुणवत्ता जो वर्तमान कानून में है।

आज, दस्तावेज़ीकरण के विभिन्न साधनों का उपयोग किया जाता है: साधारण वाले (जैसे पेंसिल और साधारण बॉलपॉइंट पेन) से लेकर अधिक जटिल इलेक्ट्रोमैकेनिकल वाले (इसमें एक टेप रिकॉर्डर, वीडियो कैमरा, फोनो डिवाइस, आदि शामिल हैं) और स्वचालित, संगणक। दस्तावेज़ीकरण के तरीके भी इस्तेमाल किए गए साधनों पर निर्भर करते हैं। यह टेक्स्ट, इलेक्ट्रॉनिक, फिल्म और फोटोग्राफिक हो सकता है।

प्रबंधन गतिविधि आमतौर पर हाथ से लिखे गए या कंप्यूटर पर बनाए गए टेक्स्ट दस्तावेज़ों का उपयोग करती है। इसीलिएउन्हें प्रबंधन रिकॉर्ड कहा जाता है।

दस्तावेज़ीकरण हमेशा एक विशिष्ट वाहक पर कुछ जानकारी का निर्धारण होता है, विशेष विवरण के साथ, जिसके द्वारा इसकी पहचान की जाती है। प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेज़ीकरण एक व्यक्तिगत अधिकारी और पूरे उद्यम के वित्तीय या संगठनात्मक कार्यों दोनों की गतिविधियों को विनियमित करने के लिए साधन और आधार बनाता है।

दस्तावेज अपने कार्यों, उद्देश्य, सामग्री, गोपनीयता की डिग्री और सूचना की उपलब्धता में भिन्न हो सकता है। संबोधित करने वाले कारक इसे अंतर-संगठनात्मक और बाहरी में वर्गीकृत करना संभव बनाते हैं। पहला, जो एक संस्था या संगठन से आगे नहीं जाता है, और उसके प्रतिभागियों के बीच आयोजित किया जाता है, उसे सेवा कहा जाता है। दूसरा - बाहरी दस्तावेज - विभिन्न प्रकार के संगठनों, व्यक्तिगत अधिकारियों के बीच किया जाता है जो सीधे एक दूसरे के अधीनस्थ नहीं होते हैं।

तकनीकी दस्तावेज स्थापित मानकों के अनुपालन में किए जाते हैं, जो किसी भी प्रकार के दस्तावेज़ के लिए भिन्न होते हैं। किसी भी प्रबंधन गतिविधि के लिए, यह विशेष रूप से महत्वपूर्ण है, क्योंकि इस तरह दस्तावेज़ीकरण कानूनी बल प्राप्त करता है, जो इसमें निहित जानकारी की प्रामाणिकता के सबसे निश्चित प्रमाण के रूप में कार्य करता है।

प्रबंधन गतिविधियों का दस्तावेजीकरण इसे करने वाले अधिकारियों या प्रबंधन निकायों पर विशिष्ट जिम्मेदारियां लगाता है। इसलिए, किसी भी आधिकारिक दस्तावेज के निर्माण के दौरान अवश्य देखा जाना चाहिएवर्तमान विधायी मानदंड, पंजीकरण नियम, जो राष्ट्रव्यापी हैं। इसके अलावा, प्रत्येक दस्तावेज़ के साथ संगठन का विवरण होना चाहिए, कानूनी रूप से महत्वपूर्ण: इसका नाम और डिकोडिंग, प्रबंधन या उद्यम के एक निश्चित विभाग के हस्ताक्षर और मुहर, पंजीकरण पुस्तक में संकलन की तारीख और संख्या, अनुमोदन के टिकट, आदि। अंत में, प्रबंधन गतिविधियों के दस्तावेज़ीकरण को दस्तावेज़ों को अपनी क्षमता के भीतर सख्ती से जारी करना चाहिए।

दस्तावेज प्रामाणिकता की डिग्री में भिन्न हैं। मुख्य दस्तावेज़ों के मसौदे या प्रतियों में केवल कुछ पाठ होते हैं, और उनमें मूल के समान कानूनी बल नहीं होता है। प्रामाणिक दस्तावेज वह माना जाता है जिसमें जानकारी और उपरोक्त विवरण शामिल होते हैं जो इसकी वैधता और प्रामाणिकता की पुष्टि करते हैं।