बैठकों के प्रकार: प्रोटोकॉल, संरचना और सामग्री

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

बिना व्यावसायिक संचार के किसी भी संगठन के कार्य की कल्पना करना अकल्पनीय है। कर्मचारियों के बीच उचित रूप से निर्मित संचार आपको कार्यों को सुचारू रूप से और जल्दी से हल करने की अनुमति देता है।

संगठनों में कई प्रकार की बैठकें होती हैं, और उनमें से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं और कार्य होते हैं। ऐसी बारीकियों को जानने से व्यावसायिक मुद्दों पर चर्चा को सुविधाजनक बनाने में मदद मिलेगी। यह लेख आपको बैठकों के प्रकारों के बारे में बताएगा, आपको यह समझने में मदद करेगा कि वे क्यों आयोजित की जाती हैं और उन्हें कार्यालय के काम में कैसे दर्ज किया जाता है।

बिजनेस मीटिंग के लक्ष्य

किसी भी प्रकार की बैठकें और बैठकें आयोजित करने का मुख्य लक्ष्य समस्याओं को दबाने के लिए विशिष्ट रचनात्मक समाधान विकसित करना और व्यावसायिक मुद्दों को दबाने पर विचार करना है। साथ ही, सामूहिक बैठक के दौरान, कर्मचारियों के पास उच्च प्रबंधकों के साथ समस्याओं के सर्वोत्तम समाधान पर राय, विचार साझा करने या प्रस्ताव बनाने का अवसर होता है।

किसी भी प्रकार की व्यावसायिक बैठकें आपको संगठन में स्थिति की एक व्यापक तस्वीर देखने, उसकी ताकत और कमजोरियों को निर्धारित करने की अनुमति देती हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस प्रारूप में भाग लेते समयव्यावसायिक संचार कंपनी या उद्यम के नए कर्मचारियों का तेजी से अनुकूलन है।

कार्य

सभी प्रकार की बैठकों के निम्नलिखित कार्यों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है:

• मौजूदा समस्याओं और मुद्दों का समाधान;
• कंपनी के रणनीतिक लक्ष्य के अनुसार विभागों की गतिविधियों का एकीकरण;
• कंपनी और उसके व्यक्तिगत संरचनात्मक प्रभागों का आकलन;
• कंपनी नीति को बनाए रखना और विकसित करना।

इस तरह के व्यावसायिक आयोजन को किस प्रारूप में आयोजित करना है, यह समझने के लिए, आपको यह तय करने की आवश्यकता है कि उपरोक्त में से कौन सा कार्य इसके अनुरूप होगा, और उसके बाद आप समझ सकते हैं कि यह किस वर्गीकरण से संबंधित होगा।

प्रकार और वर्गीकरण

एक बैठक, एक प्रकार के व्यावसायिक संचार के रूप में, होल्डिंग का एक अलग रूप हो सकता है, जो इसकी विषय वस्तु और उपस्थित अधिकारियों की सूची निर्धारित करता है।

बैठकों के मुख्य वर्गीकरण पर प्रकाश डाला जाना चाहिए:

1. स्वामित्व का क्षेत्र। यहां हम इस तरह की बैठकों को प्रशासनिक (जो समस्याग्रस्त मुद्दों की चर्चा के लिए प्रदान करते हैं), वैज्ञानिक (सेमिनार और सम्मेलन, जिसका उद्देश्य सामयिक वैज्ञानिक मुद्दों पर चर्चा करना है), राजनीतिक (किसी भी राजनीतिक के सदस्यों की बैठक के लिए प्रदान करना) के रूप में भेद कर सकते हैं। पार्टियों और आंदोलनों) और मिश्रित प्रकार।
2. पैमाना। यहां, अंतरराष्ट्रीय लोगों को प्रतिष्ठित किया जाता है, जहां अन्य देशों के विशेषज्ञ या विदेशी भागीदार शामिल होते हैं, राष्ट्रीय, क्षेत्रीय, साथ ही साथ शहर।
3. नियमितता। किसी भी मीटिंग प्रारूप में, हो सकता हैस्थायी या आवधिक।
4. स्थान के अनुसार - स्थानीय या यात्रा।

और साथ ही सभी प्रकार की बैठकों को इस प्रकार विभाजित किया जा सकता है:

1. निर्देशात्मक, आचरण का एक निर्देशात्मक प्रारूप प्रदान करना, जहां एक श्रेष्ठ नेता सीधे अपने अधीनस्थों को जानकारी देता है, जो तब विचलन करता है और सत्ता के ऊर्ध्वाधर के साथ प्रसारित होता है। अक्सर, ऐसे व्यावसायिक संचार के दौरान, सीईओ के आदेश सुने जाते हैं, जो उद्यम के पाठ्यक्रम को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकते हैं, और ये व्यवहार के मानदंड या महत्वपूर्ण नवाचार भी हो सकते हैं।
2. ऑपरेशनल (कंट्रोल रूम)। इस प्रकार की बैठक का उद्देश्य किसी संगठन या उद्यम में मामलों की स्थिति के बारे में जानकारी प्राप्त करना है। इस मामले में सूचना का प्रवाह अधीनस्थ अधीनस्थों से विभागों के प्रमुखों या सामान्य निदेशक को निर्देशित किया जाता है। मूल रूप से, परिचालन बैठकों में, रोड मैप, नियोजित गतिविधियों, रणनीतिक और परिचालन योजनाओं के कार्यान्वयन के मुद्दों पर विचार किया जाता है। परिचालन (प्रेषण) बैठक और अन्य सभी के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर यह है कि वे नियमित रूप से आयोजित की जाती हैं और प्रतिभागियों की एक निश्चित सूची होती है। यह भी ध्यान देने योग्य है कि बैठक के दौरान कोई एजेंडा नहीं हो सकता है।
3. समस्याग्रस्त। कम समय में कार्यों को पूरा करने या उद्यम के लिए एक वैश्विक समस्या को हल करने के लिए निर्णय लेने की तत्काल आवश्यकता के मामले में ऐसी बैठक बुलाई जाती है।

उपरोक्त सभी के अलावा, कोई भी सबसे लोकप्रिय प्रकार के उत्पादन में से एक को अलग से अलग कर सकता हैबैठक - योजना। एक नियम के रूप में, ऐसा आयोजन प्रतिदिन या सप्ताह में एक बार होता है, जिसमें विभाग के प्रमुख और प्रत्यक्ष कलाकार मौजूद होते हैं, जो दिन के लिए कार्य प्राप्त करते हैं और उनके कार्यान्वयन की प्रगति पर चर्चा करते हैं।

बैठक में उद्यम के कर्मियों की बैठक का विषय उद्यम के दौरान उत्पन्न होने वाले किसी भी प्रकार के मुद्दे हो सकते हैं, और चर्चा के पाठ्यक्रम को बाहरी वातावरण में परिवर्तन के लिए समर्पित किया जा सकता है जो एक विशेष संगठन संचालित करता है।

बैठक का आयोजन

किसी भी प्रकार की बैठक, चाहे उसका प्रारूप कुछ भी हो, इसके लिए सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता होती है, क्योंकि इसकी प्रभावशीलता इस क्षण पर निर्भर करती है। प्रारंभ में, आपको निम्नलिखित बिंदुओं को निर्धारित करने की आवश्यकता है:

• लक्ष्य;
• चर्चा की गई समस्याएं;
• कर्मचारियों के लिए कार्य निर्धारित करना (कार्यक्षमता और अधीनता के आधार पर);
• कार्यों को पूरा करने के चरण।

आज अधिकांश बैठकें बहुत ही सामान्य तरीके से आयोजित की जाती हैं, जिसके कारण उनका अर्थ खो जाता है, और सौंपे गए कार्यों को खराब तरीके से किया जा सकता है। इसलिए, इस तरह की व्यावसायिक बैठकों के पूरे पाठ्यक्रम के बारे में सोचना और इस तरह से एक कार्यशील चर्चा का निर्माण करना अत्यंत महत्वपूर्ण है कि इसमें न केवल समय लगे, बल्कि टीम की प्रतिक्रिया भी हो।

बैठक

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि बड़ी फर्में और संगठन जो एक निश्चित बाजार हिस्सेदारी हासिल करना चाहते हैं और अपनी कंपनी को बड़ा मुनाफा कमाने के लक्ष्य के साथ विकसित करते हैं, एक बड़ा दांव लगाते हैंबैठकों के माध्यम से महत्वपूर्ण मुद्दों पर सटीक चर्चा करना। सफल प्रबंधकों के अभ्यास से, आप बैठक की तैयारी के लिए निम्नलिखित नियमों का सेट बना सकते हैं:

सबसे पहले, प्रतिभागियों की सूची निर्धारित की जाती है। यह स्पष्ट होना चाहिए कि बैठक में किसे आमंत्रित किया जाए और वह इसमें क्या भूमिका निभाएगा। अक्सर ऐसा होता है कि आमंत्रित व्यक्ति इस मुद्दे को नहीं समझ सकते हैं, और उन्हें "बस के मामले में" आमंत्रित किया जाता है, लेकिन उस समय वे अपना काम कर सकते थे और समय बर्बाद नहीं कर सकते थे।

एजेंडा तैयार करना जरूरी है। यदि बैठक निर्धारित है, तो पहले से एक एजेंडा विकसित किया जाता है, जो चर्चा किए जाने वाले मुद्दों को इंगित करता है, और मुख्य वक्ताओं को भी निर्धारित करता है। यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि यह दस्तावेज सूचना तैयार करने के लिए जिम्मेदार लोगों और जो उपस्थित होंगे उन्हें भेजा जाना चाहिए ताकि सभी प्रतिभागी रिपोर्ट, प्रस्ताव और अतिरिक्त प्रश्न तैयार कर सकें। यदि आवश्यक हो, एजेंडा समायोजित किया जा सकता है।

बैठक में प्रमुख और रणनीतिक मुद्दों को सबसे आगे रखा जाए। ऐसे मुद्दों के वक्ता अनिवार्य रूप से ऐसे व्यक्ति (विभागों, अनुभागों, कार्यशालाओं के प्रमुख) होने चाहिए जो कंपनी की किसी भी रणनीतिक गतिविधियों के कार्यान्वयन के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हों।

महत्वपूर्ण बिंदु

यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि किसी भी बैठक के दो मुख्य चरण होते हैं - इसकी तैयारी और वास्तविक होल्डिंग। पहले चरण में व्यवसाय के संचालन की प्रासंगिकता का निर्धारण करना शामिल हैसंग्रह, कार्यों, मुख्य और माध्यमिक लक्ष्यों को इंगित किया जाता है, प्रतिभागियों और वक्ताओं की एक सूची बनाई जाती है, रिपोर्ट, प्रस्तुतियाँ और एक रिपोर्ट विषय या पहले से परिभाषित एजेंडे के अनुसार तैयार की जाती है। दूसरे चरण में बैठक के पूर्व नियोजित पाठ्यक्रम को लागू करना, रिपोर्टों को सुनना और वर्तमान और रणनीतिक मुद्दों पर चर्चा करना शामिल है।

यदि इस तरह के व्यावसायिक संचार के दौरान यह तय करना आवश्यक है कि कर्मचारियों से क्या और किसको करना है, तो हम तीसरे चरण - निर्णय लेने को बाहर कर सकते हैं। एक नियम के रूप में, अध्यक्ष, जो बैठक की अध्यक्षता करता है, अपने विवेक या चर्चा या सामूहिक मतदान के आधार पर निर्णय लेता है।

नमूना बैठक योजना

उनके सामने एक स्पष्ट योजना के साथ, कोई भी प्रबंधक कुशलतापूर्वक और प्रभावी ढंग से एक बैठक आयोजित कर सकता है, जो आपको कर्मचारियों से प्रतिक्रिया प्राप्त करने और उनके लिए सही कार्य निर्धारित करने की अनुमति देगा। इस योजना में निम्नलिखित शामिल हो सकते हैं:

• अभिवादन भाषण;
• रिपोर्टों को सुनना और एक निश्चित समय अवधि (तिमाही, सप्ताह, छमाही, माह) के लिए सारांश;
• फर्म से संबंधित समसामयिक मुद्दों की कवरेज;
• समस्या निवारण के लिए सुझाव सुनना (विचार-मंथन);
• प्रस्तावित विकल्पों का आकलन और उनके कार्यान्वयन की चर्चा;
• विकल्पों का संचय;
• एक या दूसरे विकल्प को अपनाने के लिए मतदान;
• समस्या समाधान के दौरान सीमाएं निर्धारित करना (यह निर्धारित करना कि कौन जिम्मेदार है, समय, तरीके और तरीके)।

रिकॉर्डिंग

बिगकुछ प्रकार की बैठकों को कागज (दस्तावेज़) पर तय करने की आवश्यकता होती है, जिसे प्रोटोकॉल कहा जाता है। इस प्रकार के दस्तावेज़ीकरण को रखने से आप किए गए निर्णयों को वैधता प्रदान कर सकते हैं। और साथ ही, प्रोटोकॉल के लिए धन्यवाद, आप हमेशा गतिविधियों के कार्यान्वयन की प्रगति को ट्रैक कर सकते हैं, और कार्यों को पूरा करने में विफलता के मामले में, यह निर्धारित करें कि इसके लिए कौन जिम्मेदार है।

पंचर, एक नियम के रूप में, नेता के सचिव द्वारा आयोजित किया जाता है जो बैठक का अध्यक्ष होता है। हालाँकि, यह कार्य अक्सर अन्य श्रमिकों द्वारा भी किया जा सकता है।

सचिव के कार्य और कार्य

बिजनेस मीटिंग शुरू होने से पहले, सचिव को आमंत्रितों की सूची और चर्चा किए गए मुद्दों की सूची से परिचित होना चाहिए। हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि यदि बैठक नियमित रूप से आयोजित की जाती है, तो यह वह अधिकारी है जो सभी दस्तावेज (सूचियां, योजनाएं, एजेंडा, आदि) एकत्र करता है और नेता को बैठक की तैयारी में मदद करता है।

पहली बार और यदि आवश्यक हो, सचिव उन व्यक्तियों से पूछ सकता है जो एक पंजीकरण पत्रक भरते हैं, जहां उनके पूरे नाम का संकेत दिया जाएगा। और स्थिति। प्रोटोकॉल का मसौदा तैयार करते समय इसकी आवश्यकता होगी। इसके बाद, सचिव एजेंडा की घोषणा करता है, जो बैठक की शुरुआत का प्रतीक है। इसके अलावा, जब उपस्थित लोग मुद्दों पर चर्चा करना शुरू करते हैं, तो सचिव इस घटना की प्रगति को रिकॉर्ड करता है। बैठक के अंत में, यह अधिकारी मिनटों का तैयार संस्करण तैयार करता है, जिसके बाद वह अध्यक्ष के साथ हस्ताक्षर करता है और इसमें शामिल व्यक्तियों को सब कुछ भेजता है।

सचिव के लिए, संकलन करते समय, बकाया भुगतान करना अत्यंत महत्वपूर्ण हैबैठक के कार्यवृत्त की उपस्थिति पर ध्यान दें। इसमें हेडर, स्थल, उपस्थित लोगों की सूची, चर्चा किए गए मुद्दे और किए गए निर्णय शामिल होने चाहिए।

निष्कर्ष

उपरोक्त जानकारी से यह स्पष्ट हो जाता है कि उद्यमों में बैठकें करना अत्यंत महत्वपूर्ण है। हालांकि, यह हमेशा याद रखने योग्य है कि इस तरह के आयोजनों के लिए उच्च-गुणवत्ता की तैयारी में जानकारी को कवर करने, लक्ष्य निर्धारित करने और उनके उच्च-गुणवत्ता वाले कार्यान्वयन में सफलता की कुंजी 50% से अधिक होती है।