परियोजना संरचना क्या है? परियोजना की संगठनात्मक संरचना। परियोजना प्रबंधन की संगठनात्मक संरचना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

परियोजना संरचना का उपयोग प्राप्त किए जाने वाले अंतिम परिणाम को परिभाषित करने और इसे आवश्यक संसाधनों, गतिविधियों, श्रम और उपकरणों के साथ जोड़ने के लिए किया जाता है। संरचना आपको तत्वों को न केवल उस उत्पाद या उत्पाद से जोड़ने की अनुमति देती है जो अंत में उत्पन्न होगा, बल्कि एक दूसरे के साथ भी। परियोजना का गठन अंत में जो होता है उससे शुरू होना चाहिए। इसके बाद ब्लॉकों में मुख्य ब्रेकडाउन आता है, जिसे तब तक कुचला जाता है और संख्या में वृद्धि होती है जब तक कि उत्पादन में आवश्यक सबसे छोटे विवरण को ध्यान में नहीं रखा जाता है। इस प्रक्रिया में न केवल ऊर्ध्वाधर, बल्कि तत्वों के बीच क्षैतिज संबंध स्थापित करना भी शामिल है, यदि ऐसी क्रियाएं आवश्यक हैं।

परियोजना संरचना क्या है?

दुनिया में किसी भी कंपनी की गतिविधि एक सामान्य कार्य योजना के विकास के साथ शुरू होती है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी के पास पास्ता की आपूर्ति का ऑर्डर है। अब प्रबंधन, विशेष विभाग, विश्लेषक और अन्य हितधारक एक योजना तैयार करते हैं, जो परियोजना विकास संरचना है। इस मामले में, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कच्चे माल को कहाँ से प्राप्त किया जाए और इसे वांछित के लिए कहाँ संसाधित किया जाएराज्यों। वह दो ब्लॉक है। उनमें से प्रत्येक आगे विकसित हो सकता है। कच्चे माल के प्रश्न को आपूर्तिकर्ता की तलाश, परिवहन के लिए परिवहन और गुणवत्ता नियंत्रण में विभाजित किया जा सकता है। बदले में कच्चे माल का प्रसंस्करण भी विभाजित है। यह तय करना आवश्यक है कि किस कमरे का उपयोग करना है, उपकरण, विशेषज्ञ, इंस्टॉलर और उत्पादन चक्र कैसे शुरू करना है। यह सिर्फ सबसे सरल उदाहरण है, क्योंकि जब तक कोई प्रश्न नहीं बचेगा तब तक ब्लॉक विभाजित होते रहेंगे। इस प्रकार परियोजना की मुख्य संरचनाएं एक निश्चित समय सीमा में वांछित परिणाम प्राप्त करने में मदद करती हैं। जब प्रत्येक कलाकार अपने कार्यों और कार्यों को सही ढंग से समझता है, यह महसूस करता है कि प्रत्येक विशिष्ट तत्व का प्रदर्शन क्यों किया जाता है और अंतिम परिणाम क्या होना चाहिए, तभी उद्यम की अधिकतम दक्षता हासिल की जा सकेगी।

हाइलाइट की गई संरचना

किसी परियोजना की सबसे सरल संगठनात्मक संरचना ऊपर वर्णित है। लेकिन यह महज़ एक शुरुआत है। एक समर्पित संरचना जैसी कोई चीज होती है, जो किसी कंपनी को समग्र रूप से संगठित करने की प्रक्रिया और सीधे एक विशिष्ट परियोजना दोनों को संदर्भित करती है। एक निश्चित कंपनी है जिसमें कार्यों, सुविधाओं, उत्पादन चक्रों और कर्मचारियों की खोज में स्पष्ट विभाजन है। लेकिन पूरे तंत्र के काम करने के लिए, प्रबंधन को पहले एक उपयुक्त परियोजना ढूंढनी होगी जो लाभ ला सके। यह एक पूरी तरह से अलग कंपनी द्वारा किया जाता है, जिसकी अपनी संरचना होती है। यह विशिष्ट प्रकार का संगठन है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी धातु उत्पादों के उत्पादन में लगी हुई है। सिस्टम पर काम हो गया है, लेकिन यह स्पष्ट नहीं है कि क्या होगाबेचने के लिए लाभदायक, और किन उत्पादों से नुकसान होगा। ऐसा करने के लिए, एक अन्य विश्लेषणात्मक फर्म को काम पर रखा जाता है, जो बाजार का अध्ययन करती है और अपनी सिफारिशें जारी करती है। उनके आधार पर, पहली कंपनी का पूरा कार्य तंत्र हरकत में आता है।

दोहरे प्रकार

यह दूसरा प्रकार है जिसे परियोजना प्रबंधन ढांचा स्वीकार कर सकता है। इसका तात्पर्य दो कंपनियों की उपस्थिति से है, जिनमें से प्रत्येक काम का अपना हिस्सा करती है। इसके बाद, इन तत्वों को जोड़ दिया जाता है, और अंतिम उत्पाद प्राप्त होता है। वही सीधे उसी कंपनी के भीतर परियोजनाओं पर लागू होता है। उदाहरण के लिए, एक कंपनी लें जो कंप्यूटर गेम विकसित करती है। इसका एक विभाग ग्राफिक्स के निर्माण के लिए जिम्मेदार है, और दूसरा - कहानी के लिए। केवल तभी जब दोनों घटक तैयार हों और एक साथ जुड़े हों, तैयार उत्पाद दिखाई देगा। आमतौर पर यह किसी अन्य विभाग (या कंपनी) द्वारा किया जाता है, जो विभिन्न संरचनाओं के बीच संपर्क प्रदान करता है और उनकी गतिविधियों को नियंत्रित करता है।

जटिल डिजाइन

यह परियोजना संरचना एक साथ कई विभागों (या उद्यमों) की उपस्थिति से अलग है, जिनमें से प्रत्येक की अपनी जिम्मेदारी का क्षेत्र है। एक ही कंप्यूटर गेम के उदाहरण पर, पूरी प्रणाली कुछ इस तरह दिख सकती है: एक प्रबंधन है जिसने उत्पाद बनाना शुरू करने के लिए एक दृढ़-इच्छाशक्ति का निर्णय लिया है। फिर कई विभाग हैं, जिनमें से प्रत्येक को कुल उत्पाद का एक हिस्सा प्रदान करना होगा। हो सकता है कि उनके पास अपने विशेषज्ञ न हों, इसलिए उन्हें बाहर से लोगों को नियुक्त करना पड़ता है। वे, बदले में, स्वयं कार्य कर सकते हैं याकिसी और को सौंपना। यानी कंपनी का आधार वस्तुतः कुछ ब्लॉक या विभाग हैं। बाकी तीसरे पक्ष द्वारा किया जाता है। लेकिन मुख्य कंपनी के कर्मचारियों द्वारा अंतिम परिणाम पहले ही एकत्र कर लिया जाता है।

कार्यात्मक संरचना

ऊपर, हमने एक उद्यम के काम को व्यवस्थित करने की प्रक्रिया के बारे में अधिक बात की, हालांकि यह सीधे परियोजना प्रबंधन से भी संबंधित है। लेकिन कार्यात्मक संरचना, जो रास्ते में सबसे आम और लोकप्रिय है, पहले से ही परियोजनाओं का सीधा संदर्भ है। इसका सामान्य सिद्धांत मैक्स वेबर द्वारा 20वीं शताब्दी में तैयार किया गया था। तब से बहुत कुछ नहीं बदला है। परियोजना प्रबंधन की ऐसी संगठनात्मक संरचनाएं अधीनता, शक्तियों के विभाजन, श्रम और कार्यों के सख्त पदानुक्रम की उपस्थिति से प्रतिष्ठित हैं। किए गए सभी कार्यों का मानकीकरण और पूरी प्रक्रिया का स्पष्ट समन्वय सक्रिय रूप से लागू होता है। इस या उस कर्मचारी के व्यक्तित्व का उसके कार्यों से कोई बंधन नहीं है, जिससे उन्हें एक दूसरे के साथ बदलना आसान और सरल हो जाता है। इस संरचना की मुख्य सकारात्मक विशेषताएं विशेषज्ञता को प्रोत्साहित करने, कार्यों की कुल संख्या को कम करने और संसाधनों में महत्वपूर्ण बचत करने की क्षमता हैं। इसी समय, महत्वपूर्ण कमियां हैं। इसलिए, विभिन्न विभागों का अलगाव होता है, टीम में संघर्षों की संख्या बढ़ जाती है, पूरे उत्पादन चक्र की समग्र दक्षता कम हो जाती है, और क्षैतिज विभागों के बीच संबंध धीरे-धीरे अधिक जटिल हो जाते हैं, जिससे बचना पड़ता है। मूल रूप से, यह सब प्रबंधन टीम की अक्षमता के कारण है। इस संरचना के लिए एक साधारण कार्यकर्ता से न्यूनतम आवश्यकता होती है, लेकिन सेप्रमुख - अधिकतम। उन्हें समयबद्ध तरीके से सबसे छोटे तत्वों का जवाब देना और क्षैतिज रूप से स्थित समूहों के बीच बहुत स्पष्ट बातचीत सुनिश्चित करना आवश्यक है।

बिचौलियों के कार्य

चूंकि मैक्स वेबर जर्मन थे, यह आश्चर्य की बात नहीं है कि ऐसी प्रणाली उनके लिए काफी प्रभावी ढंग से काम कर सकती है। घरेलू उद्यमों में नेतृत्व के हल्के या गंभीर विकार की स्थितियों में, कनेक्टिंग लिंक की आवश्यकता होती है। वास्तव में, वे वरिष्ठों के कार्यों की नकल करते हैं, प्रबंधन अधिकार नहीं रखते, लेकिन व्यापक नियंत्रण क्षमता रखते हैं। नतीजतन, परियोजना कार्य संरचना ने बिचौलियों के रूप में ऐसी अवधारणा हासिल कर ली है। ये विशेष लोग (या पूरे विभाग) हैं जो क्षैतिज समूहों के बीच बातचीत को नियंत्रित करते हैं। अंततः, ऐसे समन्वयक उच्च प्रबंधन को प्रत्यक्ष प्रबंधकों के रूप में एक ही समय में अंतिम परिणाम देते हैं, जिसका कार्य कमांड और सामान्य नेतृत्व के हस्तांतरण के लिए कम हो जाता है। यदि वे सीधे परियोजना में तल्लीन करने की कोशिश करते हैं और व्यक्तिगत टीमों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं, तो आमतौर पर स्थिति और खराब हो जाती है।

मैट्रिक्स संरचना

यह अगला रूप है जो बिचौलियों की संख्या बढ़ने पर होता है। इस व्यवसाय परियोजना संरचना को मैट्रिक्स कहा जाता है। यहां मुख्य समस्या इस तथ्य में निहित है कि उन्हीं समन्वयकों को प्रबंधन के अधिक अवसर प्राप्त होते हैं और उनके कार्यों के संदर्भ में, विभागों के प्रमुखों के करीब होते हैं। यह स्पष्ट रूप से भेद करना बहुत कठिन है कि क्याएक नेता को इंगित कर सकता है, और क्या - दूसरा। सादगी के लिए, उन्हें परियोजना और कार्यात्मक प्रमुखों में विभाजित किया गया है। पूर्व विभागों के बीच बातचीत की एक सामान्य प्रणाली प्रदान करते हैं। वे अधीनस्थों को पूरे विचार को स्पष्ट रूप से और स्पष्ट रूप से व्यक्त करने के साथ-साथ इकाइयों के काम की ख़ासियत को समझने के लिए बाध्य हैं। उन्हें विभिन्न कर्मचारियों के बीच संचार स्थापित करना चाहिए और उनकी इच्छाओं, इच्छाओं और अनुरोधों को ध्यान में रखना चाहिए। साथ ही, ये बॉस संभावित अप्रत्याशित स्थितियों और संघर्षों की अनुपस्थिति के लिए जिम्मेदार हैं। कार्यात्मक प्रबंधक, बदले में, आवश्यक संसाधनों की उपलब्धता सुनिश्चित करते हैं, कार्य का समय और स्थान निर्धारित करते हैं, निर्मित उत्पादों की गुणवत्ता के साथ-साथ निर्दिष्ट आवश्यकताओं के अनुपालन के लिए जिम्मेदार होते हैं। यह वे लोग हैं जो काम के लिए सबसे प्रतिकूल परिस्थितियों सहित विभिन्न परिस्थितियों में बहुत जल्दी अनुकूलन करने के लिए बाध्य हैं। उन्हें कठिन परिस्थितियों से बाहर निकलने का रास्ता खोजना चाहिए और समय पर घोषित गुणवत्ता के उत्पादों का उत्पादन सुनिश्चित करना चाहिए।

डिजाइन प्रकार

यह परियोजना संरचना उन प्रकार के उद्यमों के लिए विशेष रूप से उपयोगी है जिनकी पूरी गतिविधि एक या अधिक परियोजनाओं से जुड़ी हुई है। इस मामले में, उनमें से प्रत्येक के पास अपने कार्यों को करने के लिए आवश्यक सब कुछ है। उदाहरण के लिए, प्रत्येक परियोजना के लिए अलग से कई लेखा विभाग, वित्तीय विभाग, डिजाइन ब्यूरो आदि हो सकते हैं। शेष डिवीजन, जो किसी भी समूह में शामिल नहीं हैं, विशेष रूप से सहायक, यद्यपि बहुत महत्वपूर्ण, कार्य प्रदान करते हैं। कार्मिक विभाग एक हो सकता है और सभी के आवेदनों का जवाब दे सकता हैविभाजन उदाहरण के लिए, यह एक निवेश परियोजना की संरचना हो सकती है। यह अंतिम परिणाम के लिए प्रत्येक कर्मचारी की जिम्मेदारी में निहित है, बहुत लचीला और अस्पष्ट प्रबंधन और प्रत्येक कर्मचारी के लिए स्पष्ट रूप से विनियमित कार्यों की अनुपस्थिति। ऐसी संरचनाएं अपनी प्रोफ़ाइल को बहुत तेज़ी से बदल सकती हैं, गैर-मानक स्थितियों का जवाब दे सकती हैं और कम से कम समय में ऑर्डर पूरा कर सकती हैं।

पृथक्करण और विशेषताएं

परियोजना प्रबंधन के सभी संगठनात्मक ढांचे को सशर्त रूप से दो बड़े समूहों में विभाजित किया जा सकता है - यंत्रवत और जैविक। पहला एक कार्यात्मक प्रणाली है, और दूसरा एक मैट्रिक्स सिस्टम है। डिज़ाइन को दोनों श्रेणियों में एक साथ शामिल किया गया है, क्योंकि यह बहुत लचीला है। यांत्रिक प्रकार की संरचनाओं को शक्ति के एक स्पष्ट ऊर्ध्वाधर, कड़ाई से विनियमित कार्यों और कर्मचारियों के कार्यों, और इसी तरह से प्रतिष्ठित किया जाता है। ऑर्गेनिक, इसके विपरीत, बहुत सरल, लचीले होते हैं और प्रत्येक कर्मचारी को स्पष्ट रूप से यह बताने की क्षमता नहीं रखते कि क्या और कैसे करना है। दोनों विकल्प मान्य हैं। पहला विशिष्ट उत्पादों के उत्पादन के लिए सबसे उपयुक्त है। उदाहरण के लिए, एक कार। जब प्रत्येक कार्यकर्ता केवल अपने कार्य करता है, तो कुछ भी उसे विचलित नहीं करेगा। लेकिन अधिक रचनात्मक परियोजनाओं के लिए, मैट्रिक्स संरचना का उपयोग करना अधिक लाभदायक होता है, क्योंकि कभी-कभी यह कर्मचारियों के बीच "असामान्य" बातचीत होती है जो न्यूनतम लागत पर अधिकतम परिणाम देती है।

सृजन

परियोजना योजना की संरचना तैयार करना मुश्किल है, क्योंकि बाद की पूरी उत्पादन प्रक्रिया इस पर निर्भर करती है। वास्तव मेंप्रारंभिक चरण में सटीक कार्य निर्धारित करना और विशिष्ट कार्यों की पहचान करना असंभव है। सबसे पहले आपको संरचना का आकार ही चुनना होगा। यह परियोजना के सभी पक्षों के बीच बातचीत की ख़ासियत के अनुरूप होना चाहिए, इसकी सामग्री को फिट करना चाहिए और मौजूदा बाहरी वातावरण में सफलतापूर्वक काम करना चाहिए। परियोजना प्रबंधन संरचना आमतौर पर एक लंबे समय में एक बार बनाई जाती है, इसलिए इस पर अधिक समय व्यतीत करना और निकट भविष्य में इसे लगातार फिर से करने की तुलना में सबसे प्रभावी परिणाम प्राप्त करना बेहतर है। अगला चरण वर्तमान स्थिति के लिए विस्तृत योजना है। अंत में, प्रत्येक चरण, विभाग या कर्मचारियों के समूह के लिए कार्यप्रणाली, संगठनात्मक, संदर्भ और अन्य उपयोगी दस्तावेज एकत्र किए जाते हैं। इसमें स्टाफिंग, नौकरी का विवरण, विशेषज्ञों की उपलब्धता के लिए आवश्यकताएं, साथ ही समग्र परियोजना बजट के भीतर इन सभी को लागू करना भी शामिल है।

जिम्मेदारी के क्षेत्रों द्वारा वितरण

जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, परियोजना की संगठनात्मक संरचना सभी श्रेणियों के कर्मचारियों की जिम्मेदारी पर आधारित है। यह तर्कसंगत है कि एक व्यक्तिगत कर्मचारी का व्यक्तिगत हित जितना अधिक होगा, समग्र प्रक्रिया उतनी ही प्रभावी होगी। परियोजना में भाग लेने वाले लोगों के सभी समूहों को उनके द्वारा किए जाने वाले कार्यों के महत्व और अंतिम परिणाम पर प्रभाव के बारे में बताना आवश्यक है। स्वाभाविक रूप से, किसी को जिम्मेदारी के बारे में नहीं भूलना चाहिए। यह बताना आवश्यक है कि यदि कोई कर्मचारी अपने कार्यों को करने में विफल रहता है तो परिणाम कितने विनाशकारी होंगे। आप सही कार्य के लिए पुरस्कार और त्रुटियों के लिए दंड भी निर्दिष्ट कर सकते हैं। यह सब सभी को पता होना चाहिए, और जानकारी खुदयथासंभव सरल और सुलभ होना चाहिए। उदाहरण के लिए, कहीं न कहीं नौकरी के विवरण में यह अस्पष्ट रूप से लिखा जाएगा कि अगर ताला बनाने वाले सिदोरोव ने काम नहीं किया, तो उसे दंडित किया जाएगा। यह अक्षम है। यह सीधे तौर पर कहा जाना चाहिए कि कार के जाने के लिए वह जो विवरण बनाता है उसकी आवश्यकता होती है। इसके बिना परियोजना पटरी से उतर जाएगी और कंपनी को 10 लाख का नुकसान होगा। और केवल वह दोषी होगा। लेकिन अगर यह ताला बनाने वाला एक ही समय में एक और हिस्सा करता है, तो उसे आधे वेतन की राशि में बोनस मिलेगा। सब कुछ स्पष्ट, समझने योग्य और सुलभ है। सज़ा है और इनाम भी है।

विस्तार सुविधाएँ

ज्यादातर मामलों में, खासकर जब एक यांत्रिक परियोजना कार्य संरचना का उपयोग किया जाता है, तो किसी भी मुद्दे के अधिकतम विवरण की आवश्यकता होती है। आपको ब्लॉक और तत्वों को तब तक विभाजित करते रहना होगा जब तक कि कोई भाग खुला न रह जाए। कुछ मामलों में, यह प्रक्रिया पहले से ही हो सकती है जब परियोजना अपना काम शुरू करती है, मुख्य बात यह है कि यह कार्य की समग्र दक्षता को प्रभावित नहीं करता है। लेकिन ऐसे उद्यम भी हैं जिनमें क्रियाओं का सटीक विवरण और अधिकतम विवरण ही हस्तक्षेप कर सकता है। यह आमतौर पर रचनात्मक टीमों पर लागू होता है। उदाहरण के लिए, कंप्यूटर गेम बनाने की स्थिति ऊपर वर्णित की गई थी। यदि आप सभी कर्मचारियों को स्पष्ट आदेश देते हैं, तो उत्पाद जल्दी और न्यूनतम लागत पर बनाया जाएगा। हालांकि, सभी परियोजना प्रतिभागियों के महान विचारों या अच्छी टिप्पणियों को नजरअंदाज कर दिया जाएगा, जो एक साधारण खेल को कई पुरस्कारों के योग्य उत्कृष्ट कृति में बदल सकता है।

परिणाम

सामान्य तौर पर, परियोजना संरचना को उतना ही विस्तार और सटीक रूप से सोचा जाना चाहिए जितना कि वर्तमान उत्पादन प्रक्रिया की आवश्यकता है। बिना किसी अपवाद के सभी उद्यमों पर समान मानदंड और उदाहरण लागू करना असंभव है। आपको हमेशा बहुत सारी विशेषताओं और मापदंडों को ध्यान में रखना होगा जो किसी परियोजना की शुरुआत में अधिकांश कर्मचारियों के लिए स्पष्ट नहीं हो सकते हैं, लेकिन इसके अंत के करीब एक महत्वपूर्ण समस्या बन सकते हैं। और याद रखने वाली मुख्य बात यह है कि परियोजना संरचना एक कठोर रूप से निश्चित योजना नहीं है। इसे लगातार परिष्कृत, परिष्कृत और गहरा किया जा सकता है और किया जाना चाहिए। केवल इस तरह से न्यूनतम समय में और संसाधनों के कम खर्च के साथ उच्चतम दक्षता प्राप्त करना संभव होगा।