कैशियर-ऑपरेटर के जर्नल को सही तरीके से कैसे भरें: नमूना और बुनियादी नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

जर्नल (पुस्तक) कैशियर-ऑपरेटर - एक प्रकार का दस्तावेज जो संगठन में प्रत्येक कैश रजिस्टर के लिए बनाए रखा जाना चाहिए। साथ ही, यह न केवल पंजीकरण और इसे सही ढंग से जारी करना महत्वपूर्ण है, बल्कि बिना सुधार के स्थापित पैटर्न के अनुसार इस लेखा पुस्तक में दैनिक प्रविष्टियां दर्ज करना भी महत्वपूर्ण है। आइए 2016-2017 के लिए खजांची पत्रिका के लिए सभी मौजूदा आवश्यकताओं का विश्लेषण करें

पत्रिका की परिभाषा और भूमिका

कैशियर बुक का दूसरा नाम फॉर्म KM-4 है। यह राज्य सांख्यिकी समिति की डिक्री संख्या 132 के अनुसार 25.12.1998 से अनिवार्य है। प्रत्येक केकेएम (नकद रजिस्टर) के लिए, एक ऐसे सारांश दस्तावेज की आवश्यकता होती है। इस पत्रिका को रखना टेलर, कैशियर की जिम्मेदारी है जो कैश रजिस्टर की मदद से ग्राहकों की सेवा करता है और उत्पादों, सेवाओं, काम आदि के भुगतान के रूप में बाद वाले से नकद स्वीकार करता है। यह पुस्तक आने वाली निधियों के लेखांकन के लिए प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज है।

KM-4 में, KKM से ली गई रीडिंग प्रतिदिन दर्ज की जाती है,और नकदी रजिस्टर के माध्यम से पारित धन की राशि। दिन की शुरुआत और अंत में, कर्मचारी इसमें केकेएम मीटर (तथाकथित जेड-रिपोर्ट) की रीडिंग लिखता है - उनके बीच के अंतर को वर्तमान दिन के लिए राजस्व माना जाएगा। कैशियर के लॉग की मुख्य भूमिका कैश रजिस्टर में पैसे की वास्तविक शेष राशि का मिलान करना है, जिसे कैश मशीन ने गिना है।

नियम बनाना और भरना

कैशियर-ऑपरेटर जर्नल का पंजीकरण करते समय, निम्नलिखित विवरणों पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है:

• KM-4 पूरी किताब या केवल शीट को फ्लैश करने के लिए अनिवार्य है।
• नियंत्रण पत्र पर हस्ताक्षर व्यक्तिगत उद्यमी या संगठन के प्रमुख के हाथ होने चाहिए। यदि संस्था द्वारा बाद वाले का उपयोग किया जाता है, तो इसे एक मुहर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
• पुस्तक में, प्रत्येक शीट को पहले से शुरू करके क्रमांकित किया जाना चाहिए। पृष्ठों को क्रमांकित करने की आवश्यकता नहीं है।
• आखिरी शीट पर एक नोट अनिवार्य है: "जर्नल पर हस्ताक्षर (और मुहर) के साथ क्रमांकित, सज्जित और मुहरबंद … चादरें।" इस पाठ का एक भाग नियंत्रण पत्रक पर जाना चाहिए।

कैशियर-ऑपरेटर के जर्नल को सही तरीके से कैसे भरें (आप नीचे एक विशिष्ट प्रविष्टि का एक नमूना देखेंगे)? नियम हैं:

• आप किताब में केवल गहरे नीले रंग की स्याही से बॉलपॉइंट या स्याही वाले पेन से ही लिख सकते हैं।
• प्रविष्टियां सख्त कालानुक्रमिक क्रम में की जाती हैं। एक लाइन एक नकद दिन है।
• रिकॉर्ड का स्रोत केवल जेड-रिपोर्ट है - जानकारी नहीं होनी चाहिएस्वतंत्र गणना का परिणाम। यदि नकद दिवस के दौरान ऐसी कई रिपोर्टें ली गईं, तो उनमें से प्रत्येक के लिए डेटा को पुस्तक में दर्ज किया जाना चाहिए।
• प्रत्येक प्रविष्टि को कैशियर, व्यक्तिगत उद्यमी और प्रबंधक के हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए।
• पुस्तक में सुधार और धब्बा नहीं होना चाहिए।

यदि कोई कैशियर-ऑपरेटर पहले से की गई प्रविष्टि में गलती करता है, तो आप नीचे दिए गए निर्देशों का पालन करके इसे ठीक कर सकते हैं:

• गलत डेटा को काट देना चाहिए, फिर उसके आगे सही जानकारी, साथ ही सुधार की तारीख भी बताएं।
• खजांची स्वयं, साथ ही उसका तत्काल पर्यवेक्षक, अपने हस्ताक्षर से धब्बा प्रमाणित करता है।
• यदि त्रुटि का पैमाना कई पृष्ठों या शीटों द्वारा मापा जाता है, तो उन्हें क्रॉसवाइज स्ट्राइक करने की अनुमति है।

यदि निर्दिष्ट योजना के अनुसार सभी दोषों को ठीक किया जाता है, तो उन्हें कर्मचारी के लिए दंडनीय नहीं होना चाहिए।

शीर्षक पृष्ठ आवश्यकताएँ

खजांची-संचालक की पत्रिका का शीर्षक पृष्ठ कर कार्यालय में पुस्तक की सीधी प्रस्तुति से पहले निम्नानुसार तैयार किया जाना चाहिए:

• संस्था का पूरा नाम, उसका पता सबसे ऊपर लिखा होना चाहिए।
• आगे - केकेएम के बारे में जानकारी - ब्रांड, प्रकार, मॉडल। दाईं ओर - निर्माता का नंबर और पंजीकरण संख्या, जो डिवाइस को पंजीकृत करते समय सीटीओ या कर निरीक्षक द्वारा सूचित किया जाता है।
• यह बताना अनिवार्य है कि पुस्तक को कब भरना शुरू किया गया था, और बाद में - अंतिम प्रविष्टि कब की गई थी।
• जिम्मेदार व्यक्ति की स्थिति और पूरा नाम बताना आवश्यक है -एक रोजगार अनुबंध के तहत काम कर रहे खजांची।

केएम-4 फॉर्म को बदलना

काम शुरू करने से पहले, टेलर की किताब को फेडरल टैक्स सर्विस के साथ पंजीकृत होना चाहिए। इस समय तक, उसके पास पहले से ही एक पूर्ण शीर्षक पृष्ठ, पृष्ठ पर अंक लगाना, और नियंत्रण पत्रक को प्रभावित करने वाले अंतिम पृष्ठ पर प्रविष्टि को सिल दिया गया है।

नई पत्रिका तभी शुरू की जानी चाहिए जब पुरानी पूरी तरह से भर जाए (प्रत्येक फॉर्म 1000 प्रविष्टियों के लिए बनाया गया है)। प्रतिस्थापन का कारण पुस्तक का स्पष्ट रूप से जीर्ण-शीर्ण होना या उसकी महत्वपूर्ण क्षति भी हो सकता है।

पत्रिका KM-4 के कॉलम और उनके अर्थ, सत्यापन सूत्र

कैशियर-ऑपरेटर जर्नल को सही तरीके से कैसे भरें, इसकी बात करते हुए, जिसका एक नमूना आप पहले ही फोटो में देख चुके हैं, हम इसमें मौजूद सभी कॉलमों का विश्लेषण करेंगे, उनके अर्थ का खुलासा करेंगे।

गिनती	नाम	जानकारी दर्ज की गई
1	बदलाव की तारीख	चेक में छपी तारीख दर्ज करें - जेड-रिपोर्ट
2	विभाग संख्या	संगठन के भीतर अनुभागों में विभाजन होने पर कॉलम भरा जाता है
3	जिम्मेदार व्यक्ति का नाम	यदि जर्नल का रखरखाव उसी कैशियर द्वारा किया जाता है, तो प्रारंभिक पंक्ति में पूरा नाम इंगित करना अनुमत है, और बाद की पंक्तियों में डैश (-//--)
4	शिफ्ट के अंत में कंट्रोल काउंटर के सीरियल नंबर की गणना	जेड-रिपोर्ट का क्रमांक लिखा होता है- इसमें यह जानकारी दिखाई देती हैसबसे
5	राजकोषीय स्मृति रिपोर्ट (नियंत्रण मीटर), कुल मीटर रीडिंग के स्थानान्तरण का योग दर्ज करना	कुछ कैशियर यहां प्रतिदिन बिक्री की संख्या लिखते हैं, कुछ कॉलम 4 से जानकारी की नकल करते हैं। अधिकांश इस अनुभाग को खाली छोड़ने की सलाह देते हैं
6	दिन की शुरुआत में काउंटरों का योग करने के संकेत	पिछली पारी के अंत का गैर-रीसेट करने योग्य योग (कल की जेड-रिपोर्ट) - पिछली प्रविष्टि के कॉलम 9 में डेटा से मेल खाता है
7	कैशियर के हस्ताक्षर
8	व्यवस्थापक के हस्ताक्षर
9	शिफ्ट के अंत में कुल काउंटरों का डेटा	कार्य दिवस के अंत में गैर-रीसेट करने योग्य कुल
10	दैनिक आय की राशि	Z-रिपोर्ट में निर्दिष्ट। इसे जांचने के लिए, आप इसकी गणना इस तरह कर सकते हैं: कॉलम 9 - कॉलम 6=कॉलम 10
11	नकद जमा	मुख्य नकद तिजोरी को टेलर द्वारा दी गई नकद राशि। आप सूत्र का उपयोग करके गणनाओं की शुद्धता की जांच कर सकते हैं: कॉलम 10 - कॉलम 13 - कॉलम 15=कॉलम 11
12	दस्तावेजों के अनुसार भुगतान किया गया, पीसी	यहां उन उत्पादों की संख्या दर्ज करें जिनकी खरीदारी का भुगतान कार्ड, ट्रैवलर चेक आदि द्वारा किया गया था।
13	दस्तावेजों के अनुसार भुगतान, रगड़।	कॉलम 12 से खरीदारी की राशि
14	किराए पर लिया गया कुल आरयूआर	मुख्य टेलर को सौंपी गई पूरी राशि का संकेत दिया गया है - नकद और. दोनोंकैशलेस यदि कोई गलती से नॉक आउट चेक, माल की वापसी नहीं थी, तो यहां से डेटा कॉलम 10 के बराबर है
15	अप्रयुक्त केकेएम चेक पर ग्राहकों को लौटाई गई राशि	गलत तरीके से पंच किए गए चेक, माल की वापसी भी KM-3 फॉर्म में दर्ज करनी होगी
16	खजांची शिफ्ट के अंत में हस्ताक्षर, व्यवस्थापक, नेता	कॉलम 17 और 18 पर एक हाथ से हस्ताक्षर किए जा सकते हैं
17
18

आइए एक विशिष्ट उदाहरण पर जर्नल को भरने पर विचार करें।

खजांची-संचालक के रजिस्टर को सही तरीके से कैसे भरें: नमूना

मान लीजिए, 10 मई, 2017 को शिफ्ट के समापन पर, कैशियर ने रिपोर्ट नंबर 3210 हटा दिया। इसके अनुसार, दैनिक राजस्व 23845.12 रूबल था। गैर-रीसेट करने योग्य कुल 50645.20 रूबल था। कल के लिए उनके आंकड़े - 26800.08 रूबल। माल 2114.50 रूबल की राशि में वापस कर दिया गया था। हम KM-4 में जानकारी दर्ज करेंगे।

बॉक्स नंबर	सूचना
1	10.05.2017
2	---
3	इवानोवा ए.ए.
4	3210
5	---
6	26800.08
7	(हस्ताक्षर)
8	(हस्ताक्षर)
9	50645.20
10	23845.12 (50645.20 - 26800.08)
11	21730.62 (23845.12 - 2114.50)
12	---
13	---
14	21730.62
15	2114.50
16	(हस्ताक्षर)
17	(हस्ताक्षर)
18	(हस्ताक्षर)

धन की वापसी और भंडारण

कैशियर-ऑपरेटर का रजिस्टर कैसे भरें? नमूना उपभोक्ताओं को माल की वापसी को दर्शाता है। ऐसी स्थितियाँ KM-4 में दर्ज होने के अलावा KM-3 में दर्ज की जानी चाहिए। वापसी संगठन के मुख्य कैश डेस्क के माध्यम से होती है, कम अक्सर एक निश्चित टेलर के केएमएम के माध्यम से।

नकदी दराज में संग्रहीत सभी नकदी को शिफ्ट के अंत में तत्काल पर्यवेक्षक, व्यक्तिगत उद्यमी या मुख्य कैश डेस्क को सौंप दिया जाना चाहिए। जर्नल में प्रविष्टि करने के बाद ऑपरेटर को इन राशियों के निपटान का अधिकार नहीं है।

अधिग्रहण

बैंक कार्ड का उपयोग करके नकद रहित भुगतान प्राप्त करना है। यह अपेक्षाकृत हालिया नवाचार कभी-कभी टेलर के जर्नल को भरते समय भ्रमित करता है - दैनिक राजस्व कॉलम में कैश डेस्क पर संग्रहीत की तुलना में बड़ी राशि शामिल होती है। इसके अलावा, कर्मचारी को बैंक हस्तांतरण द्वारा भुगतान करने वाले उपभोक्ताओं का रिकॉर्ड रखना चाहिए (अपने लिए चेक की प्रतियां अपने पास रखें)।

खजांची-संचालक की पत्रिका को सही तरीके से कैसे भरें, इस लेख में नमूने स्पष्ट रूप से दिखाए गए हैं। यह पुस्तक सबसे महत्वपूर्ण में से एक हैनिपटान और नकद गतिविधियों के संचालन में दस्तावेज। इसकी अनुपस्थिति, इसके नुकसान की तरह, संघीय कर सेवा के निरीक्षण निकायों द्वारा कर्मचारी और संगठन दोनों पर जुर्माना लगाया जाता है।