इन्वेंट्री अनिवार्य है: केस, ऑर्डर, टाइमिंग

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इन्वेंटरी को कंपनी के मौजूदा मूल्यों, माल, धन या अचल संपत्तियों को उन मूल्यों के साथ समेटने के लिए एक विशेष प्रक्रिया द्वारा दर्शाया जाता है जो उद्यम के आधिकारिक दस्तावेजों में उपलब्ध हैं। इसे अनिवार्य आधार पर या कंपनी के प्रबंधन की पहल पर किया जा सकता है। कुछ कंपनियों के लिए एक इन्वेंट्री का संचालन अनिवार्य है, और यह प्रक्रिया हर साल सभी फर्मों में अनिवार्य रूप से की जाती है। इस प्रक्रिया का मुख्य उद्देश्य विभिन्न विसंगतियों और कमियों की पहचान करना है। कई फर्मों को इस प्रक्रिया के मूल्य का एहसास नहीं होता है, इसलिए इसका उपयोग केवल औपचारिकता के रूप में किया जाता है। हालांकि अगर आप इन्वेंट्री को सही तरीके से देखते हैं, तो इसकी मदद से आप सभी कमी या अधिशेष की पहचान कर सकते हैं।

प्रक्रिया का उद्देश्य

कई आकांक्षी उद्यमी इस बारे में सोचते हैं कि क्या एक इन्वेंट्री आयोजित करना आवश्यक है और इस प्रक्रिया के माध्यम से क्या लक्ष्य प्राप्त किए जा सकते हैं। प्रक्रिया को भौतिक संपत्तियों और निधियों के व्यवस्थित लेखांकन द्वारा दर्शाया जाता है, जिसके लिए वास्तविक. की तुलना की जाती हैआधिकारिक दस्तावेजों के डेटा के साथ संकेतक।

इनवेंटरी का मुख्य उद्देश्य विसंगतियों की पहचान करना है। वे विभिन्न कारणों से प्रकट हो सकते हैं:

• मूल्य प्राकृतिक कारकों से प्रभावित होते हैं, इसलिए इसमें सिकुड़न, अनुचित भंडारण के कारण गिरावट, वाष्पीकरण या माल के परिवहन के दौरान होने वाली हानि शामिल है;
• कंपनी के कर्मचारियों की ओर से अवैध कार्य, उदाहरण के लिए, गलत माप लेना, बॉडी किट की अनुमति देना या कीमती सामान चोरी करना;
• समस्याएं जो लेखांकन के दौरान दिखाई देती हैं, इसलिए, इन्वेंट्री के बाद, दस्तावेजों में विभिन्न त्रुटियों, सुधारों, अशुद्धियों, टाइपो या अन्य अस्पष्टताओं का अक्सर पता लगाया जाता है।

इसके आधार पर, एक व्यवस्थित ऑडिट किसी भी कंपनी प्रबंधक को विभिन्न उल्लंघनों और समस्याओं की समय पर पहचान करने की अनुमति देता है।

सत्यापन कार्य

माल की एक सूची के संचालन में आवश्यक रूप से प्रक्रिया के विभिन्न कार्यों का उपयोग शामिल है:

1. जिन परिस्थितियों में विभिन्न वस्तुओं का भंडारण किया जाता है, उनका वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन किया जाता है, और ऐसा मूल्यांकन वस्तुनिष्ठ होता है।
2. यह निर्धारित किया जाता है कि कंपनी में विभिन्न दस्तावेजों का रखरखाव कितनी सही और सक्षमता से किया जाता है।
3. कंपनी में वेयरहाउस प्रबंधन की विशेषताओं को दर्शाता है।
4. लेखांकन की पूर्णता और शुद्धता का आकलन किया जाता है।
5. किराए के विशेषज्ञों द्वारा विभिन्न दुर्व्यवहारों और उल्लंघनों की रोकथाम प्रदान की जाती है।

ऐसे असंख्य कार्यों के कारण धारणकिसी भी कंपनी में इन्वेंटरी को एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया माना जाता है।

अनिवार्य इन्वेंट्री गिनती के मामले

कुछ कंपनियों को कानूनी आवश्यकताओं के आधार पर बिना असफलता के प्रक्रिया को अंजाम देना आवश्यक है। जिन मामलों में एक सूची अनिवार्य है, उनकी जानकारी निम्नलिखित नियमों में निहित है:

• संघीय कानून संख्या 402 "लेखा पर" में;
• वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 49 द्वारा अनुमोदित दिशा-निर्देशों में

निम्नलिखित स्थितियों में निश्चित रूप से जांच की जाती है:

• संपत्ति किराए पर लेते समय;
• कंपनी के स्वामित्व वाली संपत्तियों को बेचना या वापस खरीदना;
• एक राज्य या नगरपालिका उद्यम का परिवर्तन;
• वार्षिक खातों के गठन से पहले;
• कंपनी में एक नए वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति की नियुक्ति करते समय;
• जब कीमती सामान को नुकसान या संपत्ति की चोरी का पता चलता है;
• प्राकृतिक आपदाओं या अन्य आपात स्थितियों के बाद;
• जब कंपनी का पुनर्गठन किया जाता है;
• संगठन के परिसमापन से पहले;
• कानून द्वारा प्रदान की गई अन्य स्थितियों में।

वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने से पहले सूची अनिवार्य है। इस तरह की प्रक्रिया न केवल कानून की आवश्यकताओं को ध्यान में रखती है, बल्कि लेखांकन पत्रों में विभिन्न त्रुटियों या कमी को रोकने के लिए भी अनुमति देती है। आमतौर पर, कंपनियां कैलेंडर वर्ष के अंत से पहले सालाना समीक्षा करती हैं।

अचल संपत्तियों की सूची हर तीन साल में की जाती है। प्रत्येक प्रबंधक को अनिवार्य इन्वेंट्री के सभी मामलों की जानकारी होनी चाहिए।इसके अतिरिक्त, वह स्वतंत्र रूप से एक निरीक्षण नियुक्त कर सकता है यदि कुछ किराए के विशेषज्ञों के काम की ईमानदारी के बारे में संदेह है।

प्रक्रिया आदेश कैसे स्थापित किया जाता है

एक सूची तैयार करने में दिशानिर्देशों में निहित आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है। कंपनियों के प्रत्यक्ष प्रबंधकों द्वारा कई बारीकियां निर्धारित की जाती हैं। इसके लिए संघटक दस्तावेज में नियम तय किए गए हैं।

कंपनी के निदेशक कुछ महत्वपूर्ण बिंदुओं की पहचान कर सकते हैं:

• जब एक प्रक्रिया की आवश्यकता होती है;
• साल में कितनी बार इन्वेंट्री की जा सकती है;
• प्रक्रिया किस समय की जाती है;
• कब तक चलता है;
• कौन सी संपत्तियों की जांच होना निश्चित है;
• सूची समिति का सदस्य या अध्यक्ष कौन है।

इन सभी सवालों के जवाब संस्थापक दस्तावेज में तय किए गए हैं। वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को बदलते समय एक सूची का संचालन अनिवार्य है। ऐसी शर्तों के तहत, एक नया काम पर रखा विशेषज्ञ यह सुनिश्चित कर सकता है कि उसके पूर्ववर्ती के तहत जो कमी आई है, उसे किसी भी तरह से स्थानांतरित नहीं किया जाएगा।

क्या चेक किया जा रहा है?

विभिन्न संपत्ति के संबंध में सूची की जा सकती है, इसलिए नकद, अचल संपत्ति, सामग्री या अन्य वस्तुओं के सत्यापन पर प्रकाश डाला गया है। प्रक्रिया के दौरान, कंपनी और उसके उपखंडों की सभी संपत्तियों और देनदारियों का आकलन किया जाता है। निम्नलिखित तत्व सत्यापन के अधीन हैं:

• अचल संपत्तिव्यवसाय करने वाली फर्में;
• कंपनी की अमूर्त संपत्ति;
• विभिन्न वित्तीय निवेश;
• माल और सामग्री;
• कार्य प्रगति पर;
• खातों में और हाथ में पैसा;
• प्रतिभूतियां और एसएसओ;
• प्रतिपक्षों, खरीदारों, संघीय कर सेवा, विभिन्न निधियों और अन्य देनदारों या लेनदारों के साथ बस्तियां;
• भंडार;
• उद्यम की संपत्ति और देनदारियां।

सामग्री की सूची कब आवश्यक है? इस तरह की जांच तब की जाती है जब यह संदेह होता है कि कंपनी में काम पर रखने वाले विशेषज्ञ अपनी शक्तियों का दुरुपयोग कर रहे हैं, इसलिए चोरी या कमी का पता चलता है।

सत्यापन न केवल कंपनी के स्वामित्व वाली संपत्ति के अधीन है, बल्कि उन क़ीमती सामानों के लिए भी है जो ऑफ-बैलेंस खातों पर स्थित हैं। उद्यम के पास उनके पास स्वामित्व अधिकार नहीं हैं, लेकिन उनका उपयोग पट्टे के समझौते या अन्य समझौतों के आधार पर काम की प्रक्रिया में किया जाता है।

प्रक्रिया चरण

संपत्ति की एक सूची का संचालन आवश्यक रूप से अनुक्रमिक क्रियाओं के कार्यान्वयन को शामिल करता है। इसलिए, प्रक्रिया चरणों में विभाजित है:

1. प्रमुख द्वारा एक इन्वेंट्री की आवश्यकता के बारे में एक आदेश जारी किया जाता है।
2. एक इन्वेंट्री कमीशन बुलाई जा रही है, और इसमें ऐसे विशेषज्ञ शामिल होने चाहिए जो ऑडिट के परिणामों में रुचि नहीं रखते हैं।
3. उस समय सीमा का निर्धारण करें जिसके दौरान प्रक्रिया की जाएगी।
4. मूल्यांकन की जाने वाली संपत्ति का चयन किया जाता है।
5. सामग्रीकंपनी के जिम्मेदार व्यक्ति नियोक्ता को रसीद देते हैं।
6. कंपनी में प्रत्येक वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति के लिए बनाए गए मूल्यों की सूची का प्रिंट आउट लें।
7. एक सीधी जांच की जाती है, जिसमें तौलना, दस्तावेजों के डेटा के साथ वास्तविक मात्रा की तुलना करना, मापना, गिनना और इसी तरह की अन्य क्रियाएं शामिल हैं।
8. इन्वेंट्री सूची की जानकारी की तुलना लेखांकन दस्तावेजों में उपलब्ध जानकारी से की जाती है, जिससे किसी भी विसंगतियों की पहचान करना संभव हो जाता है
9. तुलनात्मक कथन बन रहे हैं, जिनकी सहायता से विसंगतियों के कारणों की पहचान करना संभव है।
10. चेक के परिणाम तैयार किए जा रहे हैं, जिसके लिए एक उपयुक्त अधिनियम तैयार किया जा रहा है।
11. कमी और अन्य समस्याओं की पहचान की जाती है, तो कंपनी में जांच की जाती है, जिसका उद्देश्य अपराधियों की पहचान करना है।
12. उल्लंघन की विशेषताओं के आधार पर पहचाने गए उल्लंघनकर्ता प्रशासनिक या आपराधिक दायित्व के अधीन हैं।

संघीय कर सेवा को वार्षिक रिपोर्ट तत्काल तैयार करने, हस्ताक्षर करने और प्रस्तुत करने से पहले सूची को पूरा करना आवश्यक है। इन्वेंट्री प्रक्रिया अनिवार्य रूप से एक विशेष रिपोर्ट के साथ समाप्त होती है।

रिपोर्ट नियम

चेक के परिणामों के आधार पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। इसमें निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• इन्वेंट्री की तारीख;
• इन्वेंट्री कमीशन के सदस्यों पर डेटा;
• अवधि जिसके दौरान प्रक्रिया की गई थी;
• कंपनी की सत्यापन योग्य संपत्ति;
• समस्याओं और कमियों की पहचान की;
• सभी निरीक्षकों के हस्ताक्षर।

वार्षिक खाते तैयार करने से पहले इन्वेंट्री की आवश्यकता होती है, लेकिन कंपनी का कोई भी कार्यकारी बिना किसी अच्छे कारण के प्रक्रिया शुरू कर सकता है। ऐसा करने के लिए, एक उपयुक्त आदेश जारी किया जाता है, जिसके बाद उद्यम के कर्मचारियों को प्रक्रिया का पालन करने की आवश्यकता होती है।

इन्वेंट्री कमीशन की जिम्मेदारी

कानून द्वारा इन्वेंटरी की आवश्यकता होती है, इसलिए प्रत्येक कंपनी को एक विशेष निकाय बनाना चाहिए जो जाँच और लेखा के लिए जिम्मेदार हो। इसे परिसमापन आयोग कहा जाता है। उसकी कुछ ज़िम्मेदारियाँ हैं:

• उद्यम की संपत्ति के संरक्षण के उद्देश्य से विभिन्न निवारक उपायों को लागू करना;
• संपत्ति मूल्यों के भंडारण या क्षति से संबंधित विभिन्न विवादों में भागीदारी;
• कंपनी की संपत्ति से संबंधित विभिन्न दस्तावेजों की तैयारी की शुद्धता पर नियंत्रण;
• कंपनी के प्रबंधन के आदेश पर आधारित इन्वेंटरी;
• ऑडिट के परिणामों पर एक रिपोर्ट तैयार करना;
• विभिन्न उल्लंघनों और समस्याओं के अपराधी की पहचान करने के उद्देश्य से जांच करना।

इन सभी कार्यों को विशेष रूप से फर्म के कर्मचारियों द्वारा निष्पादित किया जाना चाहिए जो ऑडिट के परिणामों में रुचि नहीं रखते हैं।

कमीशन में कौन है

आयोग बनाते समय, निम्नलिखित विशेषज्ञ आमतौर पर काम में शामिल होते हैं:

• प्रशासनिक कर्मचारी;
• लेखा विभाग के विशेषज्ञ;
• घरेलूलेखा परीक्षक;
• अक्सर स्वतंत्र विशेषज्ञ भी शामिल होते हैं;
• संगठन के स्टाफिंग में उपलब्ध विभिन्न पदों के प्रतिनिधि।

अगर कंपनी के पास अलग-अलग संपत्ति की एक छोटी राशि है, तो अक्सर एक इन्वेंट्री के संचालन की जिम्मेदारी ऑडिट कमीशन को स्थानांतरित कर दी जाती है, अगर वह कंपनी में मौजूद है।

यदि निरीक्षण के दौरान यह पता चलता है कि आयोग का एक भी सदस्य अनुपस्थित है, तो प्रक्रिया के परिणाम अमान्य हैं।

गैर-इन्वेंट्री के लिए जिम्मेदारी

कुछ व्यवसाय मालिक जानबूझकर विभिन्न कारणों से ऑडिट करने से इनकार करते हैं। कानून ऐसे निर्णय के लिए दायित्व प्रदान नहीं करता है। लेकिन फेडरल टैक्स सर्विस कंपनी पर जुर्माना लगा सकती है अगर उसे पता चलता है कि प्राप्त वित्तीय विवरणों में विसंगतियां या त्रुटियां हैं।

विशेषज्ञों की सिफारिशें

किसी कंपनी में इन्वेंट्री का संचालन करते समय, कुछ सिफारिशों का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। इनमें निम्नलिखित शामिल हैं:

• चेक से 10 दिन पहले, प्रमुख एक उचित आदेश जारी करता है, जिसे जर्नल में दर्ज किया जाता है।
• न केवल स्थायी, बल्कि एकमुश्त या कार्यशील आयोग बनाने की अनुमति है।
• यदि संगठन बहुत अधिक सामान और सामग्री का उपयोग करता है, तो कंपनी में वर्तमान स्थिति के आधार पर प्रबंधक द्वारा एक चयनात्मक सूची की आवश्यकता पर निर्णय लिया जाता है।
• आयोग के सभी सदस्यों को सत्यापन में शामिल होना चाहिए, अन्यथा परिणाम आसानी से पहचाने जाते हैंअमान्य.
• जिम्मेदार व्यक्ति प्रक्रिया के दौरान शामिल होते हैं।
• फर्म के प्रबंधन को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि प्रक्रिया जल्दी और आसानी से पूरी हो।
• सत्यापन में अक्सर लंबा समय लग सकता है, खासकर उन कंपनियों में जो बड़ी संख्या में सामग्री या जहाज का उपयोग करती हैं और बहुत सारा माल प्राप्त करती हैं।

सूची के दौरान, आयोग के सदस्यों को कानून की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना चाहिए।

देय तिथियां

कंपनी का मुखिया निर्धारित करता है कि कितनी बार चेक किया जाएगा। लेकिन साथ ही, कुछ सिफारिशों को ध्यान में रखा जाता है, इसलिए, वर्ष में कम से कम एक बार गोदाम में एक इन्वेंट्री की जाती है।

स्टोर को साल में दो बार चेक करना चाहिए। वार्षिक रिपोर्ट तैयार करने से पहले सामग्री और सामान का मूल्यांकन बिना किसी असफलता के किया जाता है। सत्यापन आमतौर पर तीन दिनों के भीतर किया जाता है, लेकिन कभी-कभी इस प्रक्रिया में कई हफ्तों की देरी हो जाती है।

निष्कर्ष

इन्वेंटरी किसी भी कंपनी के लिए एक अनिवार्य प्रक्रिया है। इसमें उपलब्ध सामग्रियों और सामानों की तुलना कंपनी के दस्तावेज़ीकरण में दर्शाई गई मात्रा से करना शामिल है। प्रक्रिया एक विशेष आयोग द्वारा की जाती है।

इनवेंटरी के संचालन से इनकार करने के लिए दायित्व पर कानून में कोई जानकारी नहीं है, लेकिन अगर कर निरीक्षकों को रिपोर्टिंग में त्रुटियां और उल्लंघन मिलते हैं, तो कंपनी को महत्वपूर्ण जुर्माना देना होगा।