इन्वेंटरी - यह क्या है? लक्ष्य, तरीके और इन्वेंट्री के प्रकार

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इन्वेंटरी एक विशेष प्रक्रिया है, जिसका मुख्य उद्देश्य विभिन्न कंपनियों में कुछ उल्लंघनों की पहचान करना है। इस प्रक्रिया के माध्यम से यह स्थापित करना संभव है कि स्टॉक में मौजूद वस्तुओं के संबंध में डेटा कितना सही और सटीक है। उद्यम के विभिन्न विशेषज्ञों के काम में त्रुटियां सामने आती हैं। इसके अतिरिक्त, यह कर्मचारियों के काम की निगरानी के एक निश्चित तरीके के रूप में कार्य करता है।

प्रक्रिया अवधारणा

इन्वेंटरी एक उद्यम में लेखांकन की एक निश्चित विधि है जिसमें नियंत्रण कार्य होते हैं। यह निर्धारित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है कि कंपनी में कुछ सामानों की वास्तविक मात्रा संगठन के दस्तावेज़ीकरण में निहित जानकारी से मेल खाती है या नहीं।

यदि इन्वेंट्री प्रक्रिया के दौरान विभिन्न त्रुटियां या कमी पाई जाती है, तो यह कंपनी के वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारियों के संबंध में आंतरिक जांच का आधार बन जाता है।

समस्याएं केवल कमी होने पर ही नहीं, बल्कि मूल्यों की अधिकता होने पर भी उत्पन्न होती हैं, क्योंकि इससे प्राप्तियां एकत्र करने में कठिनाई होती हैऋण या ऋण चुकौती। इन्वेंट्री के परिणाम कर निरीक्षणालय के लिए महत्वपूर्ण हैं, क्योंकि गंभीर विसंगतियां कंपनी के प्रबंधन या कर्मचारियों की ओर से अवैध कृत्यों का परिणाम हो सकती हैं।

कौन से कार्य किए जाते हैं?

इन्वेंटरी एक जटिल प्रक्रिया है, जिसके कार्यान्वयन के दौरान विभिन्न कार्य किए जा सकते हैं:

• नियंत्रण;
• खाता;
• अपराधों का पता लगाना।

इस प्रक्रिया के कई प्रकार हैं, जिनका चयन आचरण के उद्देश्य और परिस्थितियों के आधार पर किया जाता है।

प्रक्रिया की विशेषताएं

किसी भी कंपनी का प्रबंधन एक इन्वेंट्री आयोजित करने में रुचि रखता है। यह इस तथ्य के कारण है कि इसके परिणाम कंपनी के रिकॉर्ड में निहित वास्तविक संपत्ति और डेटा के बीच थोड़ी सी भी विसंगतियों को प्रकट कर सकते हैं।

विशेषज्ञ जो इसके परिणामों में रुचि नहीं रखते हैं, वे सत्यापन में लगे हुए हैं, इसलिए, उद्यम के प्रबंधन द्वारा अक्सर इसके लिए स्वतंत्र विशेषज्ञों को काम पर रखा जाता है।

कार्यक्रम का मुख्य उद्देश्य

इनवेंटरी का मुख्य उद्देश्य लेखांकन की शुद्धता का निर्धारण करना है, जिसके लिए वास्तविक संकेतकों की तुलना कंपनी के कई दस्तावेजों में निहित डेटा से की जाती है। इसलिए, जाँच करने से विभिन्न परिणाम प्राप्त होते हैं:

• इन्वेंट्री प्रक्रिया में शामिल सभी मदों का पुनर्गणना, माप या वजन किया जाता है;
• परिणाम योग की तुलना. के साथ की जाती हैलेखा दस्तावेज में उपलब्ध डेटा;
• कंपनी में स्थापित नियमों के कार्यान्वयन की निगरानी करना और विभिन्न मूल्यों की अखंडता को बनाए रखने के लिए डिज़ाइन किया गया;
• माल या सामग्री की पहचान की जाती है जो जल्द ही क्षतिग्रस्त हो जाएगी;
• क्षतिग्रस्त संपत्ति का पता चला है;
• उन सभी क़ीमती सामानों की पहचान की जाती है जिनका उपयोग उद्यम में नहीं किया जाता है, जिन्हें अक्सर इन्वेंट्री के बाद बेचा जाता है;
• विभिन्न दस्तावेजों में विसंगतियां पाई जाती हैं;
• उन स्थितियों की जाँच करना जिनमें सामान और आइटम संग्रहीत किए जाते हैं;
• लेखांकन में कई व्यावसायिक लेनदेन के सही प्रदर्शन को नियंत्रित करता है।

यदि वास्तव में लेखांकन में गंभीर त्रुटियां हैं, तो इससे कंपनी के लिए नकारात्मक परिणाम हो सकते हैं, जो भौतिक नुकसान का प्रतिनिधित्व करते हैं। इसलिए, कैश डेस्क की एक सूची आवश्यक रूप से नियमित रूप से की जाती है।

यदि किसी कंपनी की जाँच के परिणामस्वरूप कर निरीक्षकों को पता चलता है कि संगठन नियमित रूप से एक सूची का संचालन नहीं करता है, तो यह उद्यम में लेखांकन की अनुपस्थिति के बराबर है, इसलिए, महत्वपूर्ण प्रशासनिक प्रतिबंधों को लागू किया जा सकता है ऐसी फर्में। अक्सर, लेखा परीक्षा के परिणाम एक लेखाकार या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा गलत तरीके से तैयार किए जाते हैं, जिसे एक प्रशासनिक अपराध माना जाता है जिसके लिए कर निरीक्षक द्वारा दंड लगाया जाता है।

विधायी विनियमन

इन्वेंट्री के संचालन और लेखांकन के नियमों का अध्ययन वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 49 के प्रावधानों में किया जा सकता है।इसके अलावा, ऑडिट करने की प्रक्रिया के बारे में जानकारी वाले विशेष दिशानिर्देश हैं।

प्रत्येक कंपनी अतिरिक्त रूप से अपने स्वयं के आंतरिक नियम बना सकती है, जिसके आधार पर इस प्रक्रिया के कार्यान्वयन के लिए अद्वितीय नियम तय किए जाते हैं। कुछ फर्म मासिक या त्रैमासिक संपत्ति की एक सूची का संचालन करना पसंद करती हैं। यह उद्यम का प्रबंधन है जो स्वतंत्र रूप से इस मुद्दे को हल करता है।

वार्षिक खातों की तत्काल तैयारी से पहले की जाने वाली जांच अनिवार्य है। यदि ऐसी कोई सूची नहीं है, तो कंपनी को प्रशासनिक रूप से उत्तरदायी ठहराया जा सकता है, साथ ही कंपनी के अधिकारियों पर जुर्माना भी लगाया जाता है।

प्रक्रिया के मुख्य प्रकार

कई वर्गीकरण हैं जो इस चेक की विशेषता बताते हैं। वे कई मायनों में भिन्न हैं।

एक या दूसरे प्रकार का चुनाव इन्वेंट्री के उद्देश्य पर निर्भर करता है।

अनिवार्य सत्यापन पर

इन्वेंटरी अनिवार्य या पहल हो सकती है। पहले मामले में, इसे कानूनी आवश्यकताओं के आधार पर संचालित करना आवश्यक है, इसलिए, कंपनी में आमतौर पर ऐसी स्थितियां उत्पन्न होती हैं जो कानून द्वारा पूर्व निर्धारित होती हैं। संघीय कर सेवा या अन्य सरकारी एजेंसियों के कर्मचारी ऐसे चेक पर जोर दे सकते हैं।

संगठन के नेताओं द्वारा उचित निर्णय को अपनाने के आधार पर पहल सत्यापन किया जाता है। इस मामले में, प्रक्रिया के संचालन के आधार पर कोई प्रतिबंध नहीं है। आमतौर पर इस प्रक्रिया की आवश्यकतातब होता है जब प्रबंधन को कर्मचारियों की ईमानदारी पर संदेह होता है।

स्थल पर

इन्वेंटरी यह जांचने की एक प्रक्रिया है कि वास्तविक संपत्ति दस्तावेजों से डेटा से मेल खाती है, इसलिए इसे विभिन्न स्थानों पर कंपनियों द्वारा किया जा सकता है।

इसलिए, प्रक्रिया को किसी उद्यम के कैश डेस्क पर या उत्पादन में, गोदामों में या स्टोर में लागू किया जा सकता है।

जाँच की जाने वाली वस्तुएँ

इन्वेंटरी ऑब्जेक्ट किसी विशेष कंपनी से संबंधित अलग-अलग मान हो सकते हैं। इसमें इमारतों, संरचनाओं या उपकरणों, इन्वेंट्री, धन, तैयार उत्पादों, या यहां तक कि उद्यम के वित्तीय दायित्वों का प्रतिनिधित्व करने वाली अचल संपत्तियां शामिल हैं।

चेक के सर्जक द्वारा एक विशिष्ट वस्तु का पूर्व-चयन किया जाता है, जिसके बाद यह जानकारी प्रक्रिया में शामिल आयोग को स्थानांतरित कर दी जाती है।

प्रक्रिया कार्यान्वयन पद्धति के अनुसार

प्रक्रिया पूर्ण या आंशिक हो सकती है। प्रत्येक किस्म की अपनी विशेषताएं होती हैं:

• पूरी जांच। यह वार्षिक खातों के गठन से पहले या ऑडिट से पहले किया जाता है। अक्सर संशोधन के दौरान लागू किया जाता है। उद्यम में उपलब्ध सभी भौतिक मूल्य, धन और देनदारियां और कंपनी के लेखांकन में परिलक्षित सत्यापन के अधीन हैं। यहां तक कि लीज के आधार पर कंपनी द्वारा प्राप्त संपत्ति भी इन्वेंट्री के अधीन है।
• आंशिक। इसे किसी भी समय किया जा सकता है, जिसके लिए केवल कंपनी के प्रबंधन के उचित निर्णय की आवश्यकता होती है। इसके लिए आमतौर परप्रकार, स्थान या अन्य सिद्धांतों के आधार पर समूहीकृत संपत्ति को शामिल करता है। उदाहरण के लिए, केवल एक गोदाम या क़ीमती सामान जिसके लिए एक कर्मचारी जिम्मेदार है, का निरीक्षण किया जा सकता है।

कंपनियों को स्वयं धन की नियमित आंशिक सूची में रुचि होनी चाहिए, क्योंकि इस मामले में कंपनी में विभिन्न विशेषज्ञों के काम की शुद्धता की निगरानी करना संभव है।

विधि के अनुसार

एक सूची के संचालन की विधि के अनुसार, यह चयनात्मक या निरंतर हो सकता है।

उद्यम के प्रबंधन के निर्णय के आधार पर यादृच्छिक निरीक्षण किया जाता है। सर्वेक्षण निदेशक द्वारा चुने गए कई मूल्यों के संबंध में किया जाता है। अक्सर सत्यापन की इस पद्धति का उपयोग बड़ी फर्मों में किया जाता है। यदि ऐसी सूची के परिणाम मामूली विसंगतियों को भी प्रकट करते हैं, तो निश्चित रूप से एक पूर्ण जांच सौंपी जाएगी।

कंपनी के प्रबंधन द्वारा निर्णय लिए जाने के बाद किसी भी समय एक पूरी इन्वेंट्री की जा सकती है। इस प्रक्रिया के दौरान, कंपनी की सभी संपत्ति का मूल्यांकन किया जाता है, साथ ही डिवीजनों या शाखाओं में स्थित विभिन्न क़ीमती सामान भी।

अप्रत्याशित रूप से

इन्वेंट्री हो सकती है:

• योजनाबद्ध, उद्यम के प्रबंधन द्वारा वर्ष की शुरुआत में तैयार की गई अनुसूची को ध्यान में रखते हुए, और इसके कार्यान्वयन की शर्तों को अतिरिक्त रूप से अग्रिम रूप से घोषित किया जाता है;
• अनिर्धारित, कुछ अप्रत्याशित परिस्थितियों की स्थिति में लागू किया गया, उदाहरण के लिए, एक जिम्मेदार व्यक्ति को बदल दिया जाता है या उद्यम में कोई आपात स्थिति होती हैस्थिति;
• दोहराया, इस शर्त पर नियुक्त किया गया कि अंतिम जांच के परिणाम अविश्वसनीय या संदिग्ध माने जाते हैं, इसलिए कुछ तथ्यों की पुष्टि करना आवश्यक है;
• नियंत्रण, एक पूर्ण सूची के पूरा होने पर किया जाता है, जिसके लिए आयोग के सभी कार्यों का मूल्यांकन किया जाता है और प्रक्रिया की सटीकता की पुष्टि की जाती है।

उपरोक्त सभी प्रकार की इन्वेंट्री कंपनी के प्रबंधन के निर्णय के आधार पर की जा सकती है।

तकनीकी सत्यापन की अवधारणा

तकनीकी सूची को संपत्ति की एक सूची द्वारा दर्शाया जाता है जो इसकी सभी विशेषताओं और भूकर मूल्य को निर्धारित करता है। आमतौर पर विभिन्न गुणों के संबंध में किया जाता है।

वार्षिक खातों से पहले अपनाई जाने वाली प्रक्रिया। तैयार किए गए अधिनियम के आधार पर, कोई यह समझ सकता है कि वस्तु का भूकर मूल्य कितना बदल गया है।

इन्वेंट्री की आवश्यकता कब होती है?

इन स्थितियों में यह जांच नितांत आवश्यक है:

• संपत्ति खरीदी, बेची या किराए पर ली जा रही है;
• वार्षिक खातों से पहले;
• जिम्मेदार व्यक्ति को बदला गया;
• चोरी या संपत्ति के नुकसान का पता चला है;
• एक प्राकृतिक आपदा या अन्य आपात स्थिति के बाद;
• कंपनी को बंद या पुनर्गठित करते समय।

कानून द्वारा प्रदान की गई अन्य स्थितियों में भी इन्वेंटरी का प्रदर्शन किया जा सकता है।

सत्यापन प्रक्रिया

इन्वेंट्री ऑर्डर को सरल माना जाता है, जिसके लिएअनुक्रमिक क्रियाएं की जाती हैं:

• कंपनी के प्रबंधन द्वारा एक उचित आदेश जारी किया जाता है;
• एक सूची आयोग का गठन किया जा रहा है;
• प्रक्रिया के लिए समय सीमा निर्धारित करना;
• दस्तावेज आर्थिक रूप से जिम्मेदार कर्मचारियों द्वारा स्थानांतरित किए जाते हैं;
• प्रत्यक्ष इन्वेंट्री की जाती है, जिसमें तौलना, गिनना, मापना और इसी तरह की अन्य क्रियाएं करना शामिल है;
• इन्वेंट्री के क्रियान्वयन के बाद प्राप्त परिणामों की तुलना कंपनी के रिकॉर्ड में उपलब्ध आंकड़ों से की जाती है;
• विसंगतियों की पहचान की जाती है;
• समस्याओं के कारणों का निर्धारण;
• परिणाम संसाधित किए जा रहे हैं।

चेक के अंत में इन्वेंट्री एक्ट बनता है। इसमें इन्वेंट्री के परिणामस्वरूप सामने आए सभी तथ्य शामिल हैं। इस दस्तावेज़ के आधार पर, आप समझ सकते हैं कि इन्वेंट्री कितनी प्रभावी थी। इस दस्तावेज़ का एक नमूना नीचे स्थित है।

अधिनियम में अलग-अलग जानकारी होनी चाहिए। इसमें जानकारी शामिल है:

• निरीक्षण की तिथि;
• उन सभी व्यक्तियों को सूचीबद्ध करता है जो इन्वेंट्री कमीशन के सदस्य हैं;
• अध्ययनाधीन वस्तुएं दी जाती हैं;
• सूचना प्राप्त करने के लिए उपयोग की जाने वाली सभी विधियों का वर्णन करता है;
• फिट परिणाम;
• सभी प्रतिभागियों के चिन्ह अंत में लगाए जाते हैं।

अधिनियम किसी भी कंपनी में महत्वपूर्ण दस्तावेज माना जाता है। यह संघीय कर सेवा के कर्मचारियों द्वारा सत्यापन के अधीन हो सकता है, इसलिए इसे उद्यम में कम से कम पांच के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिएवर्षों। यदि इस दस्तावेज़ में निहित जानकारी की सटीकता के बारे में संदेह है, तो कंपनी के प्रमुख पुन: सत्यापन की नियुक्ति कर सकते हैं।

निष्कर्ष

इन्वेंटरी को एक महत्वपूर्ण प्रक्रिया माना जाता है, जिसके आधार पर कंपनी के रिकॉर्ड में दर्ज की गई जानकारी के साथ वास्तविक डेटा का मिलान किया जाता है। इसे कई रूपों में प्रस्तुत किया जा सकता है।

ऐसी स्थितियाँ हैं जब राज्य के अधिकारियों की आवश्यकताओं के आधार पर बिना किसी असफलता के एक ऑडिट किया जाना चाहिए। प्रक्रिया केवल एक विशेष रूप से बनाए गए इन्वेंट्री कमीशन द्वारा की जाती है, जिसमें केवल पेशेवर शामिल होते हैं, और अक्सर बाहरी विशेषज्ञ भी जो इन्वेंट्री के परिणामों में रुचि नहीं रखते हैं, उन्हें यहां आमंत्रित किया जाता है।