आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड: इसके लिए क्या है, नमूना भरना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

वित्तीय और आर्थिक गतिविधियों की प्रक्रिया में, संगठन बहुत सारे संचालन करते हैं: माल का उत्पादन, सेवाओं का प्रावधान, आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों के साथ समझौता, करों और शुल्क के लिए भुगतान, और अन्य संचालन द्वारा निर्धारित गतिविधियों और कानून के प्रकार। संगठन को इन सभी कार्यों और उनके वित्तीय परिणामों पर नियामक अधिकारियों को रिपोर्ट करना चाहिए, कुछ रिपोर्ट समय पर जमा करनी चाहिए। कर सेवा और अन्य प्राधिकरणों को रिपोर्ट करने के अलावा, कंपनियों को अपने शेयरधारकों और संस्थापकों, भागीदारों और यहां तक कि कुछ देनदारों को वित्तीय परिणामों की रिपोर्ट करनी चाहिए। आंतरिक उपयोग के लिए रिपोर्टिंग भी आवश्यक है। इन सबके लिए आंतरिक नियंत्रण होता है, जिसकी सुविधा के लिए आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड का उपयोग किया जाता है। यह लेख इसी विषय को समर्पित है। इससे पता चलेगा कि आंतरिक नियंत्रण क्या है,इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया क्या है, और हमें आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड, इसके घटकों, विशिष्टताओं और नियमों को भरने की आवश्यकता क्यों है।

आंतरिक नियंत्रण क्या है

संगठन में आंतरिक नियंत्रण लेखा विभाग द्वारा या स्वयं निदेशक द्वारा किया जाता है, यदि संगठन छोटा है और उन्होंने मुख्य लेखाकार की भूमिका निभाई है। 6 दिसंबर, 2011 के संघीय कानून संख्या 402 के आंतरिक वित्तीय नियंत्रण का प्रयोग करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करता है। इसे कानून कहा जाता है - "लेखा पर"। यह विशेष रूप से अनुच्छेद 19 में आंतरिक नियंत्रण को संदर्भित करता है। यह चल रहे लेखांकन के लिए कई प्रमुख आवश्यकताओं का वर्णन करता है, बिना किसी अपवाद के सभी संगठनों के लिए इसके रखरखाव की आवश्यकता, साथ ही उन संगठनों के लिए प्रतिबंध जो इन आवश्यकताओं का पालन नहीं करते हैं।

आंतरिक नियंत्रण कैसा दिखना चाहिए

आंतरिक वित्तीय नियंत्रण का प्रयोग करने की प्रक्रिया का तात्पर्य कई सिद्धांतों के कार्यान्वयन से है। संगठन में आंतरिक उपयोगकर्ताओं और बाहरी समीक्षकों दोनों के लिए उनका अनुपालन महत्वपूर्ण है।

• विश्वसनीयता। सभी दस्तावेज और रिपोर्टिंग पूरी तरह से किए गए कार्यों के अनुरूप होने चाहिए। वास्तव में पूर्ण की गई सभी प्रक्रियाओं को वास्तविक राशि और शर्तों के साथ प्रतिबिंबित किया जाना चाहिए।
• पूर्णता। दस्तावेज़ों और रिपोर्टिंग में सभी डेटा शामिल होना चाहिए जो हितधारकों के लिए महत्वपूर्ण हैं। संचालन निर्दिष्ट किया जाना चाहिए, यदि आवश्यक हो, व्याख्यात्मक टिप्पणियां शामिल हों।
• तटस्थता। दस्तावेज़ीकरण और रिपोर्टिंग में रुचियों का संकेत नहीं दिया जाना चाहिएकोई भी व्यक्ति।
• निरंतरता। दस्तावेजों और रिपोर्टों का पदानुक्रम देखा जाता है, कुल राशियों के प्रतिबिंब का क्रम, रिपोर्टिंग अवधि के लिए संचयी कुल। सभी दस्तावेज़ जुड़े हुए हैं।

लागू करने के तरीके

सभी संगठन अलग-अलग स्थितियों में हैं। कुछ में, केवल एक ही व्यक्ति काम करता है, जो संस्थापक, और निदेशक, और लेखाकार, और बिक्री और खरीद प्रबंधक दोनों एक में शामिल होते हैं। दूसरों में, इसके विपरीत, लोगों का एक बड़ा कर्मचारी है, जिनमें से प्रत्येक अपने स्वयं के व्यवसाय में लगा हुआ है। एक मामले में, किसी संगठन के लिए अपनी गणना करना अधिक सुविधाजनक होता है, दूसरे में, उसके पास इसके लिए पर्याप्त कर्मचारी नहीं होते हैं। इसके आधार पर, कंपनियों के पास स्थिति से बाहर निकलने के दो संभावित तरीके हैं, जिनमें से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं।

• स्व-पंजीकरण। एकल कर्मचारी वाले संगठन में भी, अपने दम पर रिकॉर्ड रखना संभव है। इस मामले में, निदेशक स्वयं लेखांकन के प्रभारी हैं। इसका तात्पर्य यह है कि उन्हें लेखांकन और रिपोर्टिंग, लेखांकन, कार्यालय कार्य और कार्यप्रवाह पर नियमों और विनियमों के क्षेत्र में ज्ञान है। आज तक, ऑनलाइन सेवाएं हैं जो काम में बहुत मदद करती हैं, यहां तक कि क्षेत्र में न्यूनतम ज्ञान के साथ भी। आप कंपनी की जरूरतों के आधार पर एक व्यक्तिगत लेखाकार या यहां तक कि एक संपूर्ण लेखा विभाग भी रख सकते हैं। इस मामले में, लेखाकारों को श्रम संहिता की आवश्यकताओं के अनुसार नौकरी मिलती है, उन्हें मजदूरी का भुगतान किया जाता है और विशेष निधियों में योगदान दिया जाता है।
• एक ऑडिट के साथ समझौता यातीसरे पक्ष से परामर्श। इस मामले में, सभी लेखांकन जिम्मेदारियां किसी तृतीय-पक्ष कंपनी के विशेषज्ञों के कंधों पर आती हैं। ग्राहक की मुख्य चिंता समय पर सेवाओं के लिए भुगतान करना है। एकाउंटेंट की स्थिति के लिए उम्मीदवारों की तलाश करने की आवश्यकता नहीं है, इसका परीक्षण करें और आवेदकों के एक समूह में से चुनें, सामाजिक निधियों में मजदूरी और योगदान का भुगतान करने की कोई आवश्यकता नहीं है। लेकिन आमतौर पर परामर्श सेवाओं की कीमत एक औसत लेखाकार के वेतन से कई गुना अधिक होती है।

आंतरिक नियंत्रण के विषय और वस्तुएं

नियंत्रण की प्रक्रिया में, इसके विषयों और वस्तुओं को प्रतिष्ठित किया जा सकता है। विषय - ऑडिट के परिणाम प्राप्त करने के उद्देश्य से कार्रवाई करने वाले व्यक्ति, अर्थात्, मालिक या अधिकारी जिन्हें इन दायित्वों को सौंपा गया है। विषयों के कई स्तर हैं:

• प्रथम स्तर - संगठन के मालिक या सदस्य जो आवश्यकता से या अपने निर्णय से ऑडिट शुरू करते हैं;
• दूसरा स्तर - नियंत्रण प्रक्रिया के निष्पादक (निरीक्षण आयोग के सदस्य, या तीसरे पक्ष के लेखा परीक्षक जिन्हें उनकी स्थिति या संविदात्मक दायित्वों के आधार पर इन दायित्वों को सौंपा गया है);
• तीसरा स्तर - कर्मचारी जिनकी नौकरी की जिम्मेदारियों में नियंत्रण कार्यों का कार्यान्वयन शामिल है;
• चौथा स्तर - आवश्यकता पड़ने पर निरीक्षण करते कर्मी।

चेक की वस्तुएँ वे वस्तुएँ हैं जिन पर नियंत्रण निर्देशित होता है। ये संगठन के संसाधन हो सकते हैं,सुरक्षा प्रणाली, कार्मिक, वित्तीय परिणाम और आर्थिक गतिविधि के अन्य घटक जो मांगी गई जानकारी के विभिन्न उपयोगकर्ताओं के लिए रुचिकर हैं।

आंतरिक नियंत्रण प्रणाली का संगठन

आंतरिक नियंत्रण एक साथ कई उपयोगकर्ताओं को संगठन में जानकारी और विश्वास प्रदान करता है। इसे इस तरह से डिजाइन किया जाना चाहिए कि उन सभी व्यक्तियों के हितों को संतुष्ट किया जा सके जिनके लिए कंपनी की वित्तीय स्थिति और बाजार में इसकी स्थिति के बारे में जानकारी महत्वपूर्ण है। ऐसा करने के लिए, नियंत्रण को व्यावसायिक गतिविधि के निम्नलिखित घटकों से संबंधित होना चाहिए:

• लेखांकन, कर और प्रबंधन लेखांकन, इसकी तुलना और निरंतरता में परिलक्षित जानकारी की पूर्णता और विश्वसनीयता;
• एक पूरे के रूप में उद्यम की गतिविधि और लेखांकन दस्तावेजों में इसके प्रतिबिंब की डिग्री;
• उद्यम के निपटान में धन का वैध और कुशल उपयोग;
• व्यापार रहस्यों की सुरक्षा की विश्वसनीयता;
• पहचानी गई कमियों के प्रति संगठन के प्रबंधन का रवैया, उन्हें ठीक करने की गति और दृष्टिकोण;
• आंतरिक जानकारी का त्वरित हस्तांतरण और उन व्यक्तियों को रिपोर्ट करना जिनकी नौकरी की जिम्मेदारियों में प्रबंधकीय निर्णय लेना शामिल है।

आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड क्या है

आंतरिक नियंत्रण के कार्यान्वयन को व्यवस्थित रूप से संपर्क किया जाना चाहिए। प्रक्रिया को सबसे सुविधाजनक बनाने के लिए, एक विशेष दस्तावेज है -आंतरिक वित्तीय नियंत्रण का कार्ड। सरल शब्दों में, यह एक नियंत्रण कार्य योजना है जो प्रक्रियाओं और जिम्मेदार व्यक्तियों (वस्तुओं और विषयों) को दर्शाती है। आंतरिक नियंत्रण के दस्तावेजीकरण की प्रक्रिया में कई परस्पर संबंधित रूप और रिपोर्ट शामिल हैं। साथ ही, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ संगठनों के लिए आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड अनिवार्य है, दूसरों के लिए यह इच्छा पर उपयोग किया जाने वाला एक सुविधाजनक उपकरण है।

वित्त मंत्रालय ने एक सार्वजनिक संस्थान के आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड का एकीकृत रूप विकसित किया है। इस सामग्री में ऐसे रूप का एक उदाहरण दिया गया है। यह उन संगठनों के लिए अनिवार्य है जो अपनी गतिविधियों में बजटीय निधियों का उपयोग करते हैं। यानी राज्य, राज्य और नगरपालिका संरचनाएं।

2017 आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड: सत्यापन योग्य जानकारी

व्यावसायिक और सार्वजनिक दोनों संगठनों के आंतरिक नियंत्रण में, व्यावसायिक गतिविधि के सभी घटकों को छूना महत्वपूर्ण है। 2017 के लिए आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड में निम्नलिखित नियंत्रण प्रक्रियाएं परिलक्षित हुईं:

• दस्तावेज़ीकरण में इंगित शेष राशि का समाधान और बैलेंस शीट खातों पर सूचीबद्ध। रोकड़ बही, बैंक विवरण, प्रतिपक्षकारों के साथ सुलह के कार्य, खजांची रिपोर्ट, वेयरहाउस रिपोर्ट, अर्थात प्राथमिक दस्तावेज पर विचार किया जाता है।
• वर्ष की शुरुआत में बैलेंस शीट में इंगित राशियों की तुलना, अंतिम रिपोर्टिंग अवधि के लिए वार्षिक रिपोर्ट, संकेतकसामान्य खाता बही और वर्तमान तिथि के अनुसार बैलेंस शीट के अनुभागों में परिलक्षित राशि।
• सूची, क़ीमती सामान, संपत्ति की सूची।
• देय और प्राप्य खातों का नियंत्रण और समाधान।
• दस्तावेज़ प्रबंधन की शुद्धता की जाँच करना, कानून की आवश्यकताओं के साथ कागजी कार्रवाई का अनुपालन, संगठन की लेखा नीतियां, खातों का चार्ट, गतिविधि के क्षेत्र से संबंधित अन्य नियम।
• प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण की उपलब्धता और सही निष्पादन की जाँच करना, जिसके आधार पर लेखांकन और रिपोर्टिंग में डेटा दर्ज किया गया था।

आंतरिक नियंत्रण चार्ट की सामग्री

आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड बनाने की प्रक्रिया कानूनी रूप, कार्य की विशेषताओं, गतिविधि के क्षेत्र के आधार पर कंपनियों में भिन्न हो सकती है। लेकिन सभी प्रकार के दस्तावेज़ रूपों में, उन सभी विवरणों को एकल करना संभव है जो उन सभी के लिए सामान्य हैं। वित्तीय नियंत्रण कार्ड में निम्नलिखित जानकारी होती है:

• दस्तावेज़ का नाम;
• उस संगठन का नाम जिसमें इसे अपनाया और स्वीकृत किया गया;
• समयावधि जिसके लिए कार्ड स्वीकृत किया गया है;
• नियंत्रण वस्तुओं का नाम;
• एक अधिकारी जो ऑपरेशन के लिए जिम्मेदार है, दूसरे शब्दों में, कलाकार;
• वह अधिकारी जो लेनदेन को नियंत्रित करता है - नियंत्रक;
• विधि जिसके द्वारा नियंत्रण किया जाता है (उदाहरण के लिए, किसी दस्तावेज़ के निष्पादन की जाँच करना, इन्वेंट्री के दौरान डेटा का मिलान करनावास्तविक आंकड़े);
• नियंत्रण की विधि (पूर्ण वर्तमान नियंत्रण, निरंतर अनुवर्ती, चयनात्मक धारा, चयनात्मक अनुवर्ती और अन्य);
• आवृत्ति जिसके साथ नियंत्रण क्रियाएं की जाती हैं (गठन की प्रक्रिया में, अनुमोदन से पहले, दस्तावेज़ के हस्तांतरण से पहले, लेनदेन के बाद);
• स्थिति शीर्षक, किसी सार्वजनिक संस्थान का आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड तैयार करने की तिथि, हस्ताक्षर का उदाहरण, उपनाम और नियंत्रक के आद्याक्षर।

नक्शा बनाते समय किन बातों का ध्यान रखा जाता है

आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड की बारीकियां उन स्थितियों पर निर्भर करती हैं जिनमें संगठन संचालित होता है, इसके स्वामित्व का रूप, बाजार में जगह, श्रम की उपलब्धता, सामग्री और वित्तीय संसाधन, और कई अन्य कारक। राज्य और नगरपालिका संगठनों के लिए, स्पष्ट नमूना मानचित्र स्थापित किए गए हैं। निजी स्वामित्व वाली कंपनियां इस दस्तावेज़ को आंतरिक उपयोग के लिए स्वयं विकसित कर सकती हैं। इसे संकलित करते समय, कई महत्वपूर्ण बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए, अर्थात्:

• गतिविधि के किसी विशेष क्षण में किसी विशेष संगठन के लिए विभिन्न प्रकार, प्रकार और निरीक्षण के रूपों की प्रासंगिकता;
• निरीक्षणों की आवधिकता और आवृत्ति जिसमें संगठन सबसे अधिक उत्पादक रूप से कार्य करेगा;
• संगठन की स्थिति, निरीक्षण के कार्यान्वयन के लिए आवश्यक संसाधनों की उपलब्धता (वित्तीय, श्रम, तकनीकी, सामग्री, अस्थायी);
• समान भार वितरण जबवर्तमान नियंत्रकों पर एक जांच करना, क्योंकि अत्यधिक श्रम गतिविधि थकान उत्पन्न करती है, और बदले में, त्रुटियों को शामिल करती है, महत्वपूर्ण जानकारी को देखने और अन्य अप्रिय परिणामों से गायब कर देती है।

सार्वजनिक क्षेत्र के नियंत्रण कार्ड के लिए अतिरिक्त आवश्यकताएं

आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड के लिए बजट लेनदेन - इसके संकलन का आधार और कारण। सार्वजनिक क्षेत्र में, यह दस्तावेज़ अपरिहार्य है। लेकिन अगर व्यावसायिक संगठनों में मानचित्र संरचना को रचनात्मक रूप से और एक निश्चित समय में कंपनी की जरूरतों के आधार पर संपर्क किया जा सकता है, तो राज्य के स्वामित्व वाले उद्यमों के साथ स्थिति अधिक जटिल होती है। एक नगरपालिका या राज्य संगठन के लिए आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड को मंजूरी देने के आदेश पर हस्ताक्षर करने से पहले, आपको यह सुनिश्चित करना होगा कि इसकी संरचना और संरचना के लिए सभी आवश्यकताओं को पूरा किया गया है। इन आवश्यकताओं को निम्नलिखित सूची द्वारा दर्शाया जा सकता है:

• निरीक्षण की दिशा को समझने में पारदर्शी;
• व्यवसाय के उन क्षेत्रों को दर्शाते हैं जिनमें बजट संचालन का ऑडिट किया जाता है;
• सत्यापन के लिए उपयोग किए गए एल्गोरिदम का विस्तृत विवरण;
• निरीक्षण, उनके पालन और पुष्टि के लिए स्पष्ट रूप से स्थापित समय सीमा;
• सीमाएँ जिसके भीतर नियंत्रण गतिविधियाँ की जाती हैं।

कुछ सार्वजनिक क्षेत्र की संस्थाओं ने विभागीय स्तर पर जारी निरीक्षण योजनाओं को अनिवार्य कर दिया है। यह उनके लिए है कि कंपनियों को सख्ती से करना चाहिएअनुसरण करने के लिए। ये निर्देश सरकार के विभिन्न स्तरों पर जारी किए जा सकते हैं:

• संघीय दस्तावेज, विनियम और पत्र रूसी संघ के वित्त मंत्रालय से सहमत हैं और पूरे रूसी संघ में बाध्यकारी हैं।
• एक निश्चित क्षेत्र, काउंटी या प्रांत के क्षेत्र में लागू क्षेत्रीय नियम, विनियम, पत्र, अध्यादेश और आवश्यकताएं। इन सीमाओं के भीतर भौगोलिक रूप से स्थित कंपनियों के लिए, आंतरिक वित्तीय नियंत्रण कार्ड की सामग्री और संरचना के लिए ये आवश्यकताएं अनिवार्य हैं। ऐसे दस्तावेज़ जारी करते समय नमूना भरने पर Rosfinnadzor के साथ सहमति है।

उचित परिश्रम आवश्यकताओं की चोरी या नियमों का पालन न करने के परिणामस्वरूप वित्तीय अपराध की गंभीरता के आधार पर आरएफ कोड के तहत गंभीर प्रतिबंध लग सकते हैं।