फार्मेसी में इन्वेंटरी: प्रक्रिया, दस्तावेज, इन्वेंटरी कमीशन की संरचना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इन्वेंटरी, बैलेंस शीट की जानकारी के साथ वास्तविक डेटा की तुलना करके एक निश्चित तिथि पर फर्म की इन्वेंट्री का सत्यापन है। संपत्ति मूल्यों को नियंत्रित करने का यह मुख्य तरीका है। किसी फ़ार्मेसी में इन्वेंट्री कैसे की जाती है और संसाधित की जाती है, इस बारे में अधिक जानकारी के लिए पढ़ें।

कानून

निम्नलिखित नियामक दस्तावेज किसी फार्मेसी में इन्वेंट्री प्रक्रिया को नियंत्रित करते हैं:

• वित्त मंत्रालय के आदेश संख्या 49 "इन्वेंट्री के लिए निर्देश";
• चौ. रूसी संघ के टैक्स कोड के 25;
• FZ नंबर 129 "अकाउंटिंग पर";
• आंतरिक नियंत्रण का प्रयोग करने वाले राज्य प्राधिकरण के मानक दस्तावेज;
• संगठन के नेतृत्व के आदेश।

समय

इन्वेंटरी फंड की आवाजाही को ट्रैक करने और संपत्ति के मूल्य को निर्धारित करने में मदद करती है। कानून स्पष्ट रूप से सुलह की शर्तों और आवृत्ति को स्पष्ट नहीं करता है। इन आंकड़ों को उद्यम की लेखा नीति में दर्ज किया जाना चाहिए। प्रति वर्ष निरीक्षणों की संख्या, उनकी तिथियां, संपत्ति की सूची भी प्रबंधन द्वारा निर्धारित की जाती हैफर्म।

FZ नंबर 129 उन स्थितियों का वर्णन करता है जिनमें किसी फार्मेसी में एक इन्वेंट्री की जानी चाहिए:

• किराया, बायबैक या बिक्री के लिए संपत्ति स्थानांतरित करते समय;
• सालाना रिपोर्टिंग से पहले;
• जब जिम्मेदार व्यक्तियों को बदलते हैं;
• जब संपत्ति की चोरी के तथ्य सामने आते हैं;
• प्राकृतिक आपदा या आपात स्थिति की स्थिति में;
• जब किसी संगठन को पुनर्गठित या परिसमाप्त किया जाता है, आदि।

तैयारी

परीक्षा शुरू होने से पहले, आपको एक आयोग बनाने की जरूरत है। इसमें आमतौर पर एक लेखा अधिकारी, प्रशासन का एक प्रतिनिधि और एक विशेषज्ञ शामिल होता है जो व्यवसाय के संचालन से अच्छी तरह परिचित होता है। एक आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति भी संपत्ति को "वास्तव में" खोजने में शामिल होता है। आयोग की संरचना, लेखा परीक्षा का समय उद्यम के प्रमुख द्वारा विशेष आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

हस्ताक्षर होने के बाद आयोग तैयारी की गतिविधियां शुरू करता है। सबसे पहले, फायर अलार्म, एमपीजेड की भंडारण की स्थिति (तिजोरियों, विशेष कंटेनरों की उपस्थिति) की उपस्थिति के लिए फार्मेसी गोदाम की जाँच की जाती है। MZP भंडारण क्षेत्रों को माप उपकरणों से सुसज्जित किया जाना चाहिए। संगठन के क्षेत्र से माल के निर्यात को नियंत्रित किया जाना चाहिए। उस कमरे के प्रवेश और निकास को सील कर दिया गया है जिसमें एमजेडपी संग्रहीत है। आयोग यह भी जांचता है कि स्टोरकीपर के साथ श्रम और दायित्व समझौता किया गया है या नहीं।

फार्मेसी में इन्वेंटरी

वास्तविक शेष राशि की गणना करने से पहले, सभी नकद प्राप्तियां तय की जाती हैं,आपूर्तिकर्ताओं से चालान। उसके बाद, आयोग को एक सूची सूची प्रपत्र जारी किया जाता है। यह उपलब्ध मूल्यों की एक सूची है, जिसे वर्णानुक्रम में प्रस्तुत किया गया है। यह संगठन के लिए उपलब्ध सभी न्यूनतम मजदूरी, उनकी मात्रा और गुणवत्ता को सूचीबद्ध करता है। इन आंकड़ों के अनुसार, MZP की उपस्थिति की जाँच की जाती है। संपत्ति जो सूचीबद्ध नहीं है वह अधिशेष है। उनकी पहचान और लेखांकन की प्रक्रिया को नीचे और अधिक विस्तार से वर्णित किया जाएगा।

किसी फार्मेसी में इन्वेंटरी निम्नलिखित में से किसी एक तरीके से की जा सकती है: संतुलन द्वारा, उपकरण का उपयोग करके, सूची को मैन्युअल रूप से भरना।

पहले मामले में, अधिनियम में सूचीबद्ध मूल्यों के साथ वास्तव में उपलब्ध माल की जाँच की जाती है। सभी पहचानी गई विसंगतियों को सूची में दर्ज और ठीक किया जाता है। इस सुलह विधि में बहुत लंबा समय लगता है। दैनिक कार्य के दौरान, खासकर यदि फार्मेसी में उच्च यातायात है, तो दवा को गलत बॉक्स में डालने या चेकआउट के बगल में छोड़ने की संभावना बढ़ जाती है। माल लेते समय, दवाओं के हिस्से को अधिक लोकप्रिय दवाओं का उपयोग करने के लिए मजबूर किया जा सकता है। लापता स्थिति की तलाश में पूरे खेल की पुनर्गणना करना बहुत मुश्किल है। इसलिए इस तरह की जांच के दौरान अक्सर एक कमी सामने आती है, जो वास्तव में मौजूद ही नहीं है। हमें आयोग को फिर से जमा करना होगा और फिर से सत्यापित करना होगा।

किसी फ़ार्मेसी में इन्वेंट्री का सबसे आसान तरीका उपकरण का उपयोग करना है जो उनके भंडारण क्षेत्रों में सामान को स्कैन करता है, टर्मिनल से डेटा को कंप्यूटर में स्थानांतरित करता है और स्वचालित रूप से इन्वेंट्री शीट उत्पन्न करता है। प्राप्त जानकारी की तुलना लेखांकन डेटा से की जाती है। सभी विसंगतियां सूची में दर्ज हैं।

समान तरीकाडेटा प्रोसेसिंग एक तीसरी विधि प्रदान करता है। अंतर इस तथ्य में निहित है कि कर्मचारियों को स्वयं सभी सामानों को स्कैनर में लाने और उन्हें संसाधित करने की आवश्यकता होती है। इस प्रक्रिया में लंबा समय लगता है। लेकिन समय को तर्कसंगत रूप से व्यवस्थित करने का एक तरीका है।

आयोग को दो के समूहों में विभाजित किया जाना चाहिए। एक दूसरे की ओर बढ़ते हुए, फार्मेसी के विभिन्न छोरों से सत्यापन करना आवश्यक है। एक व्यक्ति "सर्वर" ("गिनती") होगा, और दूसरा व्यक्ति "स्कैनिंग" ("लेखन") होगा। पहला वाला बॉक्स खोलता है और सभी तैयारियों को साथी को भेजता है, जो उन्हें स्कैन करता है और उन्हें एक अलग बॉक्स में स्थानांतरित करता है। एक बॉक्स या शेल्फ की सूची पूरी होने के बाद, आपको उस पर दवाओं का एक बॉक्स रखना होगा और अगले शेल्फ पर जाना होगा। परीक्षण के पूरा होने पर, आपको दवाओं को सही क्रम में व्यवस्थित करने की आवश्यकता है। इन्वेंट्री की इस पद्धति से, सभी सामान जो जगह से बाहर हैं, उन्हें ध्यान में रखा जाएगा। कंप्यूटर उनकी संख्या की गणना करेगा और अंतिम परिणाम देगा।

परिणाम दाखिल करना

चेक पूरा होने के बाद, एक इन्वेंट्री अधिनियम उत्पन्न होता है। यह पहचानी गई कमी और पुन: छँटाई प्रस्तुत करता है। एक अंतरिम वस्तु रिपोर्ट अलग से तैयार की जाती है। यह इन्वेंट्री कमीशन के अध्यक्ष और ऑडिट में सभी प्रतिभागियों द्वारा हस्ताक्षरित है।

अधिशेष लेखा

कभी-कभी ऑडिट के परिणाम से ऐसी संपत्ति का पता चलता है जो बैलेंस शीट में परिलक्षित नहीं होती है। ऐसी स्थिति में, आयोग को इसकी घटना के कारणों को स्थापित करने की आवश्यकता है। बैलेंस शीट में, DT10 KT91 पोस्ट करके सत्यापन की तारीख को बाजार मूल्य पर अधिशेष का हिसाब लगाया जाता है। आगे के साथउपयोग, इन अधिशेषों को सामान्य गतिविधियों से व्यय के रूप में पहचाना जाता है। एनयू में, उनकी लागत को गैर-परिचालन आय के रूप में वर्गीकृत किया जाता है। आगे उपयोग के मामले में, आयकर की गणना करते समय इसे व्यय के रूप में लिखा जाता है।

यदि प्रबंधन ने निर्धारित न्यूनतम मजदूरी को बेचने का फैसला किया है, तो इस तरह के कार्यों के लिए खर्च का लेखा-जोखा एक अलग क्रम में होगा। पहचाने गए अधिशेषों की बिक्री से होने वाली आय को उनके अधिग्रहण की कीमत से कम किया जाना चाहिए। अधिशेष के बारे में ऐसी कोई जानकारी नहीं है। इसकी गणना के तरीके कानून द्वारा निर्धारित नहीं हैं। इसलिए, ऐसे उत्पादों की बिक्री से होने वाली आय समायोजन के अधीन नहीं है, क्योंकि सूची के दौरान उनके निर्माण की लागत को ध्यान में नहीं रखा गया था।

इन्वेंट्री नियम

किसी फार्मेसी में शेष राशि का मिलान सामान्य इन्वेंट्री से अलग है। आयोग केवल अपनी संपूर्णता में ऑडिट कर सकता है। इसके सदस्यों में से एक की अनुपस्थिति भी परिणामों के विरोध के लिए एक आधार के रूप में काम कर सकती है। इन्वेंट्री के दौरान, आपको निम्नलिखित बातों पर विशेष ध्यान देने की आवश्यकता है:

• औषधि जो मात्रात्मक लेखांकन के अधीन हैं, उनका हिसाब, पैकेजिंग, नाम, रूप और खुराक के आधार पर किया जाता है। उन्हें समूहों में सूची अधिनियम में दर्ज किया गया है।
• फंड की चोरी की जिम्मेदारी वेयरहाउस मैनेजर की होती है, अगर आयोग अपना गुनाह साबित कर सकता है। कर्मचारी को कानूनी इकाई को हुए नुकसान के सौ गुना के बराबर जुर्माना देना होगा।
• जहरीले एजेंटों को मिलाते समय, एक अलग इन्वेंट्री फॉर्म तैयार किया जाता है। अनुमोदित से अधिक विचलन का पता लगाने के मामले मेंमानदंड, प्रबंधक को तीन दिनों के भीतर उच्च संगठन को इस बारे में सूचित करना चाहिए।

लेखा अभिलेखों में कमी के लिए लेखांकन

कमी को अधिशेष द्वारा कवर नहीं किया जा सकता है। उन्हें प्रमुख के आदेश से स्थापित मानदंडों के भीतर बट्टे खाते में डाल दिया जाता है। राइट-ऑफ़ दरें फ़ैक्टरी-निर्मित दवाओं पर लागू नहीं होती हैं।

नशीले पदार्थों के नुकसान को प्राकृतिक बर्बादी के लिए जिम्मेदार नहीं ठहराया जा सकता:

• भंडारण, परिवहन के दौरान, तकनीकी संचालन की शर्तों और नियमों के उल्लंघन के कारण;
• उपकरणों की मरम्मत या परिवहन करते समय;
• गोदाम के संचालन, दुर्घटनाओं, आपात स्थितियों के दौरान;
• तकनीकी नुकसान।

लेखांकन रिकॉर्ड में, कमी वितरण लागत को संदर्भित करती है और पोस्टिंग में परिलक्षित होती है:

DT94 KT10 - प्रविष्टि इन्वेंट्री अधिनियम के आधार पर की जाती है;

DT20(44) KT94 - गणना प्रमाण पत्र के आधार पर प्रविष्टि की जाती है।

एनयू में, नुकसान के मानदंडों के भीतर नुकसान सामग्री की लागत से संबंधित हैं। मानदंड स्वयं स्वास्थ्य मंत्रालय के ऐसे आदेशों में इंगित किए गए हैं: संख्या 1689 (2007), संख्या 375 (1996), संख्या 284 (2001), संख्या 2 (2007)।

यदि GORZDRAV फार्मेसी मानदंडों से अधिक की कमी का खुलासा करती है, तो निम्नलिखित पोस्टिंग के साथ दोषी व्यक्तियों को लागत लिखी जाती है:

• DT94 KT10 - अकाउंट स्टेटमेंट पर आधारित।
• DT73.2 KT94 - सिर के क्रम पर आधारित।

श्रम संहिता नियोक्ता को वास्तविक नुकसान की भरपाई के लिए कर्मचारी के दायित्व का प्रावधान करती है। उत्तरार्द्ध को संपत्ति में वास्तविक कमी या उसकी स्थिति के बिगड़ने के साथ-साथ नियोक्ता को संपत्ति को बहाल करने की लागत वहन करने की आवश्यकता के रूप में समझा जाता है।आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को नुकसान की पूरी भरपाई करनी चाहिए। यदि कोई कर्मचारी स्वेच्छा से नुकसान की भरपाई करने से इनकार करता है, जिसकी राशि उसकी औसत मासिक आय से अधिक है, तो वसूली अदालत के माध्यम से की जाती है।

यदि अपराधियों की पहचान नहीं की जाती है या अदालत ने ठीक होने से इनकार कर दिया है, तो वित्तीय परिणामों के लिए नुकसान को बट्टे खाते में डाल दिया जाता है: DT91 KT94।

एनयू में कमी के लिए लेखांकन

एनयू में इस तरह के नुकसान को गैर-परिचालन खर्चों में शामिल किया जाता है। अपराधियों की अनुपस्थिति के तथ्य को अधिकृत प्राधिकारी द्वारा प्रलेखित किया जाना चाहिए। किसी फार्मेसी में कीमती सामान की चोरी के मामलों पर राज्य के अधिकारियों द्वारा विचार किया जाना चाहिए। यदि अपराधी नहीं मिलते हैं, तो प्रारंभिक जांच रुक जाती है। आयोग इस तथ्य पर एक प्रस्ताव जारी करेगा, जिसकी एक प्रति अभियोजक को भेजी जाएगी। इस दस्तावेज़ की एक प्रति अपराधियों की अनुपस्थिति की पुष्टि करती है।

संपत्ति, जिसकी कमी इन्वेंट्री के दौरान सामने आई थी, का उपयोग वैट लेनदेन के लिए नहीं किया गया था। यदि चोरी के अपराधी नहीं मिलते हैं, तो कर की राशि वसूली के अधीन है।

किसी फ़ार्मेसी में इन्वेंट्री: दस्तावेज़

कानून चेक के परिणामों को संसाधित करने के लिए प्रपत्रों के स्पष्ट रूपों को स्थापित नहीं करता है। इसलिए, शहर का स्वास्थ्य विभाग, फार्मेसी अधिनियम का अपना रूप विकसित कर सकता है, इसमें सभी आवश्यक विवरणों का संकेत देता है। आप राज्य सांख्यिकी समिति (उदाहरण के लिए, INV-3) के तैयार रूपों को आधार के रूप में ले सकते हैं और उन्हें आवश्यक क्षेत्रों के साथ पूरक कर सकते हैं।

यह सूची सूची आयोग के सभी सदस्यों, निरीक्षण की जगह, माप की इकाइयों की जानकारी,सुविधाओं और बैलेंस शीट डेटा की वास्तविक उपलब्धता।

इन्वेंटरी परिणाम (मात्रात्मक और मौद्रिक शर्तों में कमी और अधिशेष) लेखांकन डेटा के साथ दवाओं की वास्तविक उपलब्धता की तुलना करके अधिनियम में परिलक्षित होते हैं। एक्सपायरी दवाओं को एक अलग सूची में शामिल किया जाना चाहिए। इससे उन्हें लिखने में आसानी होगी। इन दवाओं को सामान्य सूची अधिनियम में प्रतिबिंबित नहीं किया जाना चाहिए।

एक्सपायर हो चुकी दवाओं का राइट-ऑफ

दवाओं की शेल्फ लाइफ स्थापित करने की प्रक्रिया सभी दवा कंपनियों के लिए अनिवार्य है। समाप्ति तिथि को उस समय के रूप में समझा जाता है जिसके लिए दवा को सभी फार्माकोपियल आवश्यकताओं और तकनीकी शर्तों को पूरी तरह से पूरा करना होगा जिसके तहत इसे जारी किया गया था। एक्सपायर्ड दवाओं को बिक्री से वापस ले लिया जाना चाहिए और बट्टे खाते में डाल दिया जाना चाहिए। इन उद्देश्यों के लिए, आप अपना स्वयं का दस्तावेज़ प्रपत्र विकसित कर सकते हैं या स्थापित प्रपत्र का उपयोग कर सकते हैं: TORG-15, TORG-16.

कोई नियामक दस्तावेज नहीं है जो दवाओं के विनाश के नियमों को निर्धारित करेगा। इस ऑपरेशन के हिस्से के रूप में, आप स्वास्थ्य मंत्रालय एन 382 के आदेश का उल्लेख कर सकते हैं। यह कम गुणवत्ता वाले, नकली और नकली उत्पादों के मालिक को उन्हें नष्ट करने के दायित्व को बताता है। प्रक्रिया स्वयं सरकारी डिक्री संख्या 674 द्वारा नियंत्रित होती है। ऐसी दवाओं को अनुबंध के तहत एक विशेष संगठन को हस्तांतरित किया जाता है जिसके पास कक्षा I-IV के कचरे के निपटान के लिए लाइसेंस होता है।

आयकर

एक्सपायर हो चुकी दवाओं को बट्टे खाते में डालने की प्रक्रिया पर आमतौर पर कोई सवाल नहीं उठता।सबसे बढ़कर, लेखा कर्मचारी खर्च किए गए खर्चों को बट्टे खाते में डालने के तरीके में रुचि रखते हैं।

पत्र संख्या 03-03-06/1/24154 में वित्त मंत्रालय ने स्पष्ट किया कि समाप्त माल की लागत और इसके निपटान की लागत को व्यय (कर संहिता के अनुच्छेद 264) के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है, बशर्ते कि बाद वाले प्रलेखित हैं। इस बिंदु पर विशेष ध्यान दें।

जब किसी फ़ार्मेसी वेयरहाउस का आविष्कार किया जाता है, तो अक्सर TORG-15 वेबिल का उपयोग किया जाता है। हालांकि, यह दोषों की प्रकृति के बारे में जानकारी प्रदर्शित नहीं करता है। इसलिए, दवाओं के निपटान के खर्च की पुष्टि करने के लिए, आपको निम्नलिखित दस्तावेज जमा करने होंगे:

• इन्वेंट्री इन्वेंट्री का कार्य;
• दवाओं के मालिक का उन्हें वापस लेने और नष्ट करने का निर्णय;
• एक अपशिष्ट निपटान कंपनी के साथ समझौता, उसके लाइसेंस की एक प्रति;
• दवाओं के हस्तांतरण की पुष्टि करने वाला दस्तावेज़;
• निपटान प्रमाणपत्र।

इन दस्तावेजों में निम्नलिखित जानकारी का खुलासा किया जाना चाहिए:

• विनाश स्थल;
• दवाओं का नाम, उनका रूप, खुराक, श्रृंखला, माप की इकाई;
• हस्तांतरित दवाओं की संख्या;
• तारे और पैकेजिंग की जानकारी;
• निर्माता का नाम।

इन सभी डेटा को छोड़ी गई दवाओं की पहचान करने की आवश्यकता है।

निष्कर्ष

साल में कम से कम एक बार, वार्षिक रिपोर्ट जमा करने से पहले, एक फार्मेसी में एक इन्वेंट्री की जानी चाहिए। संख्या के साथ वास्तविक संपत्ति की राशि की तुलना करने की प्रक्रिया को अनुमोदित दस्तावेजों में दर्ज किया जाना चाहिएनिर्धारित तरीके से। यदि संभव हो तो डेटा संग्रह की कंप्यूटर पद्धति का उपयोग करना बेहतर है। एक समाप्त शेल्फ जीवन वाली सभी दवाएं एक अलग अधिनियम में दर्ज की जाती हैं जो उनके आगे के बट्टे खाते में डालने के लिए आवश्यक सभी डेटा को दर्शाती हैं। इन आवश्यकताओं की पूर्ति होने पर ही समाप्त हो चुके सामानों की लागत और उनके निपटान की लागत का व्यय किया जा सकता है।