नकद दस्तावेज: पंजीकरण, सत्यापन, भंडारण। प्राथमिक नकद दस्तावेज जारी करने की प्रक्रिया

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

नकद दस्तावेज ऐसे कागजात होते हैं जो किसी कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के धन की आवाजाही के संबंध में तैयार किए जाते हैं। उनके प्रपत्र राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा अनुमोदित हैं। आइए आगे विचार करें कि उद्यम किन नकद दस्तावेजों का उपयोग कर सकते हैं।

आदेश

वे प्राथमिक नकद दस्तावेजों के रूप में कार्य करते हैं। ऑर्डर इनकमिंग या आउटगोइंग हो सकते हैं। नकद प्राप्त होने पर पहला आवेदन किया जाता है। एक रसीद आदेश एक लेखा अधिकारी द्वारा एक प्रति में जारी किया जाता है और Ch द्वारा हस्ताक्षरित होता है। ऐसा करने के लिए अधिकृत लेखाकार या अधिकारी। जिम्मेदार अधिकारियों की अनुपस्थिति में, कानूनी इकाई के प्रमुख या व्यक्तिगत उद्यमी स्वयं प्राथमिक नकद दस्तावेजों का समर्थन कर सकते हैं। क्रेडिट ऑर्डर की रसीद पर अधिकृत व्यक्तियों (लेखाकार और कैशियर) द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए, जो एक स्टाम्प (सील) द्वारा प्रमाणित होता है। इसके अलावा, यह संबंधित पत्रिका में पंजीकृत है। पैसे जमा करने वाले व्यक्ति को रसीद दी जाती है। रसीद आदेश स्वयं कैश डेस्क पर रहता है।नकद जारी करते समय व्यय पत्र भरा जाता है। यह कहा जाना चाहिए कि नकद दस्तावेजों को संकलित किया जाता है यदि उद्यम सूचना प्रसंस्करण के पारंपरिक तरीकों और बीटी टूल दोनों का उपयोग करता है। आउटगोइंग ऑर्डर, इनकमिंग ऑर्डर की तरह, 1 कॉपी में जारी किया जाता है। इसे अधिकृत व्यक्तियों द्वारा भी अनुमोदित किया जाना चाहिए और उपयुक्त जर्नल में पंजीकृत होना चाहिए।

भरना

उपर्युक्त नकद दस्तावेज कैसे जारी करें? भरना निम्नानुसार किया जाता है:

1. लाइन "आधार" एक व्यापार लेनदेन को संदर्भित करता है।
2. कॉलम "सहित" में वैट की राशि दर्ज की जाती है। यह अंकों में लिखा जाता है। यदि सेवाओं, वस्तुओं या कार्य पर कर नहीं लगाया जाता है, तो रेखा "वैट के बिना" इंगित करती है।
3. "परिशिष्ट" पंक्ति में, साथ में और अन्य कागजात सूचीबद्ध किए जाने चाहिए, जिसमें उनके संकलन की तिथियां और संख्याएं इंगित की गई हों।
4. कॉलम "क्रेडिट, उपखंड कोड" में संरचनात्मक विभाग का संबंधित पदनाम जिसमें धन प्राप्त होता है, नीचे रखा गया है।

पंजीकरण

नकद दस्तावेजों को एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जाना चाहिए। यह इनकमिंग / आउटगोइंग ऑर्डर और उन्हें बदलने वाले कागजात दोनों को पंजीकृत करता है। उत्तरार्द्ध, उदाहरण के लिए, पेरोल, धन जारी करने के लिए आवेदन, चालान और अन्य शामिल हैं। साथ ही, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि व्यय आदेश, जो वेतन और उसके समकक्ष अन्य राशियों के लिए पेरोल पर जारी किए जाते हैं, भुगतान जारी होने के बाद पंजीकृत होने चाहिए।

कैश बुक

इसका उपयोग नकद जारी करने और प्राप्त करने के लिए किया जाता है। पुस्तक को क्रमांकित, सज्जित और मुहर के साथ प्रमाणित किया गया है, जिसे अंतिम पृष्ठ पर रखा गया है। यहां चादरों की संख्या को दर्शाने वाला एक रिकॉर्ड भी बनाया गया है। अंतिम पृष्ठ पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। लेखाकार और व्यापार प्रबंधक। पुस्तक की प्रत्येक शीट को 2 बराबर भागों में बांटा गया है। एक (क्षैतिज शासक के साथ) पहली प्रति के रूप में भरी जानी चाहिए, दूसरी दूसरी प्रति के रूप में। उत्तरार्द्ध कार्बन पेपर का उपयोग करके पीछे और सामने की तरफ से जारी किया जाता है। दोनों उदाहरणों को एक ही संख्या के साथ क्रमांकित किया गया है। पूर्व पुस्तक में रहते हैं, जबकि बाद वाले वियोज्य होते हैं। उत्तरार्द्ध नकद दस्तावेजों की रिपोर्टिंग के रूप में कार्य करता है। वर्तमान दिन के सभी कार्यों के अंत तक, वे बंद नहीं होते हैं। "दिन की शुरुआत में संतुलन" कॉलम के बाद पहली प्रति के सामने की तरफ प्रविष्टियां शुरू होती हैं। भरने से पहले, शीट को आंसू रेखा के साथ मोड़ना चाहिए। कटे हुए हिस्से को किताब में बचे हुए हिस्से के नीचे रखा जाता है। "स्थानांतरण" के बाद जानकारी दर्ज करने के लिए, दूसरी प्रति के सामने की तरफ आंसू-बंद पक्ष लगाया जाता है। अविभाज्य भाग के पीछे की ओर क्षैतिज रेखा के साथ प्रविष्टियाँ जारी हैं।

अतिरिक्त दस्तावेज

नकद लेनदेन को विभिन्न कागजात के साथ पंजीकृत किया जा सकता है। उनमें से एक, उदाहरण के लिए, एक अग्रिम रिपोर्ट है। इसका उपयोग उन निधियों के लिए किया जाता है जो प्रशासनिक और व्यावसायिक खर्चों के लिए जवाबदेह व्यक्तियों को जारी की जाती हैं। ऐसे दस्तावेज कैसे तैयार किए जाते हैं? इस प्रकार के नकद लेनदेन का लेखा सीधे रिपोर्टिंग इकाई द्वारा किया जाता है, औरएकाउंटेंट भी। अग्रिम रिपोर्ट कागज या कंप्यूटर मीडिया पर तैयार की जाती है। नकद दस्तावेजों का पंजीकरण कड़ाई से नियमों के अनुसार किया जाता है। प्रत्येक प्रपत्र एक प्रति में भरा जाता है। इसके विपरीत, जवाबदेह व्यक्ति उन कागजात की एक सूची इंगित करता है जो किए गए खर्चों की पुष्टि करते हैं। इनमें, उदाहरण के लिए, एक यात्रा प्रमाण पत्र, लदान के बिल, चेक, रसीद आदि शामिल हैं। यहां, विषय खर्च की राशि को इंगित करता है। रिपोर्ट से जुड़े कागजातों को उसी क्रम में क्रमांकित किया जाना चाहिए जिसमें वे सूचीबद्ध हैं। नकद दस्तावेजों की जाँच लेखा विभाग के कर्मचारियों द्वारा की जाती है। कर्मचारी, विशेष रूप से, निधियों के लक्षित खर्च, प्रदान किए गए संपुष्टि पत्रों की पूर्णता, उनके पूरा होने की शुद्धता और राशियों की गणना का लेखा-जोखा करते हैं। रिवर्स साइड उन लागतों को इंगित करता है जो लेखांकन के लिए स्वीकार की जाती हैं, जिन खातों के डेबिट में वे दर्ज किए जाते हैं।

महत्वपूर्ण बारीकियां

विवरण जो विदेशी मुद्रा को संदर्भित करता है (सामने की तरफ पेज 1ए और पीछे कॉलम 6 और 8) तभी भरा जाना चाहिए जब जवाबदेह व्यक्ति को रूबल में धन प्राप्त न हो। सत्यापन के बाद अग्रिम रिपोर्ट को उद्यम के प्रमुख या उसके द्वारा अधिकृत व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। उसके बाद ही इस पर ध्यान दिया जाता है। यदि अग्रिम का पूरी तरह से उपयोग नहीं किया गया है, तो जवाबदेह व्यक्ति शेष राशि को खजांची को वापस कर देता है। उसी समय, रसीद आदेश भरा जाता है। स्वीकृत रिपोर्ट की जानकारी के अनुसार धनराशि बट्टे खाते में डाल दी जाती है।

पेरोल

उद्यम के कर्मचारियों को वेतन की गणना और भुगतान करते समय नकद दस्तावेजों का भुगतान किया जाता है। लेखा विभाग 1 प्रति में संबंधित विवरण तैयार करता है। वास्तविक समय, आउटपुट आदि के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेज में मौजूद जानकारी के अनुसार मजदूरी का प्रोद्भवन किया जाता है। "अर्जित" लाइनें पेरोल से भुगतान के प्रकार के अनुसार राशियों को दर्शाती हैं। कर्मचारी को प्रदान की गई अन्य आय (सामग्री और सामाजिक लाभ), उद्यम के लाभ की कीमत पर चुकाए गए और कर योग्य आधार में शामिल किए जाने के अधीन भी यहां चिपकाए गए हैं। उसी समय, वेतन से कटौती की गणना की जाती है और कर्मचारी को सौंपी जाने वाली राशि की स्थापना की जाती है। स्टेटमेंट के कवर पेज पर कर्मचारियों को भुगतान की जाने वाली कुल राशि चिपका दी गई है। उद्यम के प्रमुख को मजदूरी जारी करने की अनुमति पर हस्ताक्षर करना चाहिए। इसकी अनुपस्थिति के मामले में, यह दस्तावेज़ एक अधिकृत कर्मचारी द्वारा जारी किया जाता है। बयान के अंत में, जमा और जारी किए गए वेतन की राशि दर्ज की जाती है। कर्मचारियों को धनराशि के भुगतान के लिए स्थापित अवधि के बाद, जिन कर्मचारियों को पैसा नहीं मिला, उनके नाम कॉलम 23 में "जमा" के रूप में चिह्नित किए गए हैं। जारी राशि के लिए, एक व्यय आदेश तैयार किया जाता है। इसकी संख्या और पूरा होने की तिथि अंतिम शीट पर पेरोल में इंगित की जानी चाहिए।

सहायता-रिपोर्ट

इस दस्तावेज़ में केकेएम मीटर की रीडिंग और प्रति पाली राजस्व (कार्य दिवस) शामिल हैं। सहायता-रिपोर्ट प्रतिदिन 1 प्रति में भरी जाती है। कैशियर-ऑपरेटर को इस पर हस्ताक्षर करना चाहिए और इसे मुख्य अधिकारी को सौंपना चाहिए(कंपनी के प्रमुख)। उसी समय, रसीद आदेश भरा जाता है। छोटी कंपनियों में पैसा सीधे कलेक्टरों को सौंप दिया जाता है। नकद हस्तांतरण करते समय, बैंक के संबंधित नकद दस्तावेज भरे जाते हैं। प्रति पारी राजस्व (कार्य दिवस) दिन की शुरुआत और अंत में योग काउंटरों के संकेतकों के अनुसार निर्धारित किया जाता है। वहीं, अप्रयुक्त चेक पर ग्राहकों को लौटाई गई राशि काट ली जाती है। स्थापित राजस्व की पुष्टि विभागों के प्रमुखों द्वारा की जाती है। रिपोर्ट में धन की पोस्टिंग में, वरिष्ठ कैशियर, साथ ही उद्यम के प्रमुख, संकेत देते हैं। संदर्भ रिपोर्ट एक समेकित "केकेएम मीटर की रीडिंग और कंपनी के राजस्व पर जानकारी" संकलित करने के आधार के रूप में कार्य करती है।

टेलर का जर्नल

उद्यम के प्रत्येक केकेएम के लिए खर्च और नकदी की प्राप्ति के लिए इस दस्तावेज़ की आवश्यकता है। जर्नल मीटर रीडिंग के नियंत्रण और पंजीकरण रिपोर्ट के रूप में भी कार्य करता है। यह दस्तावेज़ Ch के हस्ताक्षरों से सज्जित, क्रमांकित और मुहरबंद है। लेखाकार, कंपनी के प्रमुख, साथ ही एक कर निरीक्षक। पत्रिका को उद्यम की मुहर द्वारा भी प्रमाणित किया जाता है। सभी प्रविष्टियां प्रतिदिन टेलर द्वारा की जाती हैं। नकद दस्तावेज जारी करने की प्रक्रिया जर्नल में मिटाने और धब्बा लगाने की अनुमति नहीं देती है। किए गए सभी सुधारों पर सहमति होनी चाहिए और अधिकृत व्यक्तियों के हस्ताक्षर से प्रमाणित होना चाहिए। यदि रीडिंग मेल खाते हैं, तो उन्हें काम की शुरुआत में वर्तमान शिफ्ट के लिए लॉग किया जाता है। ये डेटा ड्यूटी पर मौजूद व्यवस्थापक और कैशियर के हस्ताक्षर से प्रमाणित होना चाहिए। लाइन 15 उन राशियों को इंगित करती है जो दर्ज की गई हैंग्राहकों द्वारा लौटाए गए चेक। इसकी जानकारी संबंधित अधिनियम से ली गई है। वही कॉलम शिफ्ट के दौरान छपे शून्य चेक की संख्या को दर्शाता है। कार्य दिवस के अंत में, ऑपरेटर शिफ्ट के लिए एक अंतिम रिपोर्ट तैयार करता है और इसके साथ प्राप्त राजस्व को सौंपता है। यह एक आवक आदेश बनाता है। मीटर रीडिंग लेने के बाद, प्राप्तियों की वास्तविक राशि की जाँच की जाती है, जर्नल में संबंधित प्रविष्टि की जाती है। इसकी पुष्टि प्रमुख (ड्यूटी एडमिनिस्ट्रेटर), वरिष्ठ कैशियर और टेलर के हस्ताक्षर से होती है। नियंत्रण टेप पर इंगित राशि और राजस्व की राशि के बीच विसंगतियों की स्थिति में, अंतर के कारण की पहचान की जाती है। जर्नल की संगत पंक्तियों में पाए गए अधिशेष या कमी दर्ज की गई हैं।

केकेएम मीटर रीडिंग और राजस्व पर डेटा

वर्तमान शिफ्ट के लिए सारांश रिपोर्ट तैयार करने के लिए इनका उपयोग किया जाता है। ये आंकड़े प्रतिदिन संकलित किए जाने वाले टेलर के बयान के परिशिष्ट के रूप में कार्य करते हैं। संकेत और राजस्व पर डेटा एक प्रति में बनता है। व्यय और रसीद के आदेश, टेलर के प्रमाण पत्र-रिपोर्ट के साथ, उन्हें अगली पारी तक उद्यम के लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है। प्रत्येक कैश रजिस्टर के लिए कार्य दिवस की शुरुआत और अंत में मीटर रीडिंग के अनुसार नकद दस्तावेजों के नमूने में राजस्व की गणना शामिल है। वहीं, अन्य बातों के अलावा विभागों द्वारा इसके वितरण का संकेत दिया गया है। उत्तरार्द्ध की पुष्टि प्रबंधकों के हस्ताक्षरों द्वारा की जानी चाहिए। पूर्ण तालिका के अंत में, सभी रोकड़ रजिस्टरों के काउंटरों की रीडिंग के अनुसार परिणाम प्रदर्शित किए जाते हैं, औरकंपनी के राजस्व को विभागों द्वारा धन के वितरण के साथ भी जोड़ा जाता है। अधिनियमों के अनुसार, ग्राहकों को उनके द्वारा लौटाए गए चेक पर जारी किए गए धन की कुल राशि का संकेत दिया जाता है। यह राशि कंपनी के कुल राजस्व को कम करती है। सूचना पर वरिष्ठ कैशियर और उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए।

भरने के लिए सिफारिशें

नकद दस्तावेज तैयार करते समय, आपको विधायी और अन्य नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित प्रक्रिया का पालन करना चाहिए। इसके अलावा, कई काफी सरल नियम हैं, जिनके पालन से कागजी कार्रवाई भरते समय अशुद्धि से बचा जा सकेगा:

1. राशि शब्दों में हमेशा बड़े अक्षरों में होनी चाहिए। इस मामले में, पेनीज़ को संख्याओं में लिखने की अनुमति है। उदाहरण के लिए: अठारह हजार रूबल 10 कोप्पेक।
2. कागजी कार्य या तो हाथ से या तकनीकी साधनों (उदाहरण के लिए कंप्यूटर) का उपयोग करके पूरा किया जा सकता है।
3. नियामक अधिनियम नकद दस्तावेजों में जानकारी के समायोजन की अनुमति देते हैं। हालांकि, कई आवश्यकताओं को पूरा किया जाना चाहिए। एक गलत प्रविष्टि को सावधानीपूर्वक एक पंक्ति से काट दिया जाना चाहिए। इसके ऊपर या (यदि संभव हो) सही जानकारी इंगित की गई है। यहां आपको एक पोस्टस्क्रिप्ट भी बनानी चाहिए: "बिलीव करेक्टेड", "क्रॉस आउट अमान्य है" या "ट्रू"। इस प्रविष्टि के आगे ch पर हस्ताक्षर किए जाने चाहिए। लेखाकार और संगठन के प्रमुख (या व्यक्तिगत उद्यमी)।
4. यदि "स्ट्रोक" और अन्य समान सुधार विधियों के साथ धब्बा, मिटाने, धब्बा हैं, तो दस्तावेज़ को अमान्य माना जाता है।

अतिरिक्त नियम

नकद दस्तावेजों का भंडारण, लागू कानून के अनुसार, 5 वर्षों के लिए किया जाता है। इस अवधि की गणना कार्यालय का काम पूरा होने की अवधि के बाद वर्ष की 1 जनवरी से शुरू होती है। यह नियम सामान्य माना जाता है। पेरोल स्टेटमेंट के लिए एक विशेष प्रक्रिया स्थापित की गई है। यदि कर्मचारियों के पास व्यक्तिगत खाते नहीं हैं, तो इन कागजात को उद्यम में 75 वर्षों तक रखा जाता है। इस अवधि के अंत में, सभी दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित किया जा सकता है या नष्ट किया जा सकता है यदि कोई अदालती मामले, असहमति या विवाद नहीं हैं। कागजात के साथ काम करते समय, निम्नलिखित नियमों का पालन किया जाना चाहिए:

1. स्टेपल में दस्तावेजों का निर्माण प्रत्येक दिन के लिए अगले कार्य दिवस या पहले दिन की छुट्टी के बाद किया जाना चाहिए।
2. कागजातों को संग्रह में स्थानांतरित करने से पहले, उनकी सूची बनानी होगी।
3. मामलों के गठन का नियंत्रण या तो कैशियर द्वारा या उद्यम के प्रत्यक्ष प्रबंधक द्वारा किया जाता है।
4. एक स्टेपल बनाने की प्रक्रिया में, खाता संख्या के आरोही क्रम में कागजात एकत्र किए जाते हैं (पहले डेबिट द्वारा, फिर क्रेडिट द्वारा)।

नकद दस्तावेजों की सुरक्षा की जिम्मेदारी उद्यम के प्रमुख की होती है। उपरोक्त नियमों का पालन न करने की स्थिति में, उल्लंघनकर्ता पर मौद्रिक दंड के रूप में एक प्रशासनिक जुर्माना लगाया जा सकता है। जुर्माने की राशि कानून के अनुसार निर्धारित है।

निष्कर्ष

रखनानकद प्रलेखन एक काफी जिम्मेदार काम माना जाता है। कागजी कार्रवाई को पूरा करने के लिए सभी जिम्मेदारी के साथ संपर्क किया जाना चाहिए। विभिन्न डेटा, रिपोर्टिंग, लेखांकन को सारांशित करते समय नकद दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है। इस संबंध में, लेन-देन को ठीक करने के प्रारंभिक चरणों में की गई त्रुटियां अंतिम कागजात में गंभीर विकृतियां पैदा कर सकती हैं। एक कर्मचारी जिसे नकद दस्तावेजों के प्रसंस्करण के लिए जिम्मेदार पद पर नियुक्त किया गया है, उसके पास प्रासंगिक ज्ञान और अनुभव होना चाहिए। यह याद रखना चाहिए कि ऑपरेटर द्वारा भरे जाने वाले सभी कागजात की समीक्षा वरिष्ठ अधिकारियों द्वारा की जाती है और कंपनी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित की जाती है। दस्तावेजों के पंजीकरण पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। नियमों के अनुसार पत्रिकाओं और पुस्तकों में प्रविष्टियां समय पर की जानी चाहिए। चूंकि रिपोर्ट तैयार करने में नकद दस्तावेजों का उपयोग किया जाता है, इसलिए उनमें सभी सुधार एक निश्चित क्रम में सख्ती से किए जाते हैं। यदि स्थापित नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो कागजात अपनी वैधता खो देते हैं, और उनमें दी गई जानकारी का उपयोग कंपनी द्वारा आगे के प्रबंधन कार्य में नहीं किया जा सकता है।