प्राथमिक लेखा दस्तावेज: प्रकार, प्रसंस्करण और भंडारण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

स्वामित्व के विभिन्न रूपों के उद्यमों में लेखांकन करना दस्तावेजी प्रतिबिंब के बिना असंभव है। उद्यम के आंतरिक आदेशों और बाहरी विधायी मानदंडों द्वारा विनियमित एक भी प्रक्रिया नहीं, एक भी परियोजना नहीं, एक भी व्यावसायिक लेनदेन सही ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ के बिना नहीं किया जाता है। उदाहरण के लिए, एक ट्रेडिंग कंपनी के कर्मचारी द्वारा की गई प्रत्येक कार्रवाई, आवेदन प्राप्त करने के लिए ऑपरेटर से शुरू होकर और निदेशक के साथ समाप्त होने वाली, दस्तावेजी आधार में परिलक्षित होती है, जो प्राथमिक दस्तावेजों की सूची पर आधारित होती है।

अवधारणा और महत्व

व्यापार लेनदेन की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के बिना गतिविधि के किसी भी संभावित क्षेत्र में मौजूदा उद्यम के कामकाज की कल्पना करना शायद मुश्किल है। किसी भी अन्य मुद्दे की तरह, दस्तावेज़ीकरण यहाँ बहुत महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। आप शायद ही सोच सकते हैंहवाई अड्डे का उच्च-गुणवत्ता और कानूनी रूप से उचित कार्य, एक यात्री को अपनी पहचान साबित करने वाले दस्तावेजों के बिना प्रस्थान करने की अनुमति देता है - एक पासपोर्ट और एक नागरिक का पहचान कोड। उसी तरह, एक कार की आवाजाही के लिए प्रवेश लेना मुश्किल है, जिसके चालक के पास लाइसेंस के रूप में उपयुक्त दस्तावेज नहीं है और वह जिस कार को चलाता है उसके लिए तकनीकी पासपोर्ट। तो प्राथमिक लेखा दस्तावेज हैं। उद्यमियों की राज्य सूची में पंजीकृत किसी भी कंपनी के पास लेखांकन के लिए आवश्यक कई दस्तावेज होने चाहिए, जो मौलिक आधार हैं और इसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के नियामक विनियमन की श्रृंखला में प्रारंभिक कड़ी हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज प्रमाण पत्र, अधिनियम, आदेश, चालान, बयान और रिपोर्ट का एक सेट है, जिसके माध्यम से कंपनी के संचालन को रिकॉर्ड किया जाता है और इसकी व्यावसायिक प्रक्रियाओं को विनियमित किया जाता है।

दस्तावेजों के प्रकार

लेखांकन कार्यप्रवाह के वर्गीकरण में निम्नलिखित मुख्य प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ शामिल हैं:

• कार्यात्मक उद्देश्य से - लेखा, प्रबंधन, कार्मिक;
• विनियमन की डिग्री के अनुसार - आंतरिक और बाहरी।

वर्गीकरण की पहली दिशा किसी भी व्यावसायिक फर्म के तीन मुख्य कार्यात्मक स्तरों के दस्तावेजों को उनके उद्देश्य की प्रकृति के अनुसार, और दूसरा - कानूनी आयोजन की विधि के अनुसार आपस में अंतर करना संभव बनाती है। आर्थिक संबंधों का विनियमन। प्रत्येक दिशा में एक द्रव्यमान शामिल हैकंपनी के कर्मचारियों द्वारा विशिष्ट कार्यों के प्रदर्शन को दर्शाने वाले कुछ प्रकार के दस्तावेज़।

लेखा दस्तावेज

यदि हम प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर विचार करते हैं, तो वे बदले में, व्यापार लेनदेन के तीन चरणों के विनियमन में विभाजित होते हैं।

पहला चरण लेनदेन के समापन की विशेषता है। यहां, प्राथमिक लेखा दस्तावेज एक समझौते के निष्कर्ष और भुगतान के लिए चालान जारी करने के द्वारा दर्शाया गया है। एक समझौता एक दस्तावेज है जो दो पक्षों के बीच संबंधों को नियंत्रित करता है ताकि उनके बीच बातचीत के लिए शर्तों को स्थापित किया जा सके। भुगतान के लिए एक चालान एक विशिष्ट राशि की परिभाषा के साथ एक आवश्यकता है, जो अनुबंध की शर्तों के तहत, खरीदार को विक्रेता को बेचे गए सामान या प्रदान की गई सेवा के लिए भुगतान करना होगा।

उद्यमी गतिविधि का दूसरा चरण भुगतान दस्तावेजों में परिलक्षित होता है और इसे लेनदेन के लिए भुगतान का चरण कहा जाता है। इस तथ्य के आधार पर कि भुगतान गैर-नकद तरीके से या नकद में किया जा सकता है, इसके लिए प्राथमिक दस्तावेज या तो चालू खाते से विवरण और भुगतान आदेश, या कैशियर के चेक और आने वाले नकद आदेशों के लिए रसीदों के रूप में प्रस्तुत किए जाते हैं।

तीसरा, अंतिम चरण विशेष रूप से किसी उत्पाद या सेवा की प्राप्ति से निर्धारित होता है। तदनुसार, यह प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा एक डिलीवरी नोट, एक बिक्री रसीद और उत्पादों की स्वीकृति और हस्तांतरण या किसी भी प्रकार की सेवा प्रदान करने के मामले में किए गए कार्य के कार्य के रूप में भी विनियमित होता है।

प्रबंधन लेखा दस्तावेज

लेखांकन और प्रबंधन वर्कफ़्लो के बीच का अंतर मुख्य रूप से इस तथ्य में निहित है कि लेखांकन गतिविधि को राज्य के कानून द्वारा विनियमित किया जाता है, जिसमें विशेष रूप से अधिकारियों द्वारा स्थापित व्यावसायिक संचालन को प्रतिबिंबित करने के लिए एक रूपरेखा होती है, और प्रबंधन आंतरिक निर्णयों और व्यक्तिगत प्राथमिकताओं द्वारा निर्धारित किया जाता है। किसी विशेष कंपनी के निदेशक या प्रत्यक्ष मालिक। दूसरे शब्दों में, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में एक सामान्य नियामक ढांचे द्वारा नियंत्रित एक सख्त रूप होता है, जबकि प्रबंधन दस्तावेज विशेष रूप से उद्यम स्तर पर विकसित किए जाते हैं। कंपनी में प्रबंधन लेखांकन के संचालन को कौन से कागजात नियंत्रित करते हैं? उनमें से मुख्य निम्नलिखित हैं:

• आंतरिक श्रम नियमों का कोड;
• उद्यम की लेखा नीति;
• सामूहिक समझौता;
• कंपनी के निदेशक के नियम और आदेश;
• नौकरी का विवरण;
• प्रशासनिक दस्तावेज़।

एचआर दस्तावेज

उद्यम में कर्मचारियों के अंतर-स्तरीय संबंधों को विनियमित करने वाले प्राथमिक दस्तावेजों की सूची के साथ-साथ वेतन की गणना करने और कंपनी के प्रत्येक कर्मचारी की जिम्मेदारियों को निर्धारित करने की प्रक्रिया को नियंत्रित करने के लिए, यहां कार्य दस्तावेज में निम्नलिखित मुख्य शामिल हैं प्रकार:

• स्टाफिंग - उद्यम में सभी पदों की समग्रता, उनकी संख्या और कार्मिक इकाइयों की संख्या का प्रतिबिंब, साथ ही साथ उनके वेतन के स्तर का विवरण शामिल हैफीस, बोनस की प्रक्रिया, डी-बॉन्डिंग, भत्तों पर प्रावधानों की स्वीकृति;
• कार्य अनुसूची - इसमें कार्य दिवस, संगठनात्मक और प्रशासनिक मुद्दों, कर्मचारियों को काम पर रखने और निकालने के नियमों के साथ-साथ काम के लिए अतिरिक्त भुगतान या फटकार के रूप में उनकी पदोन्नति की शर्तों के बारे में जानकारी शामिल है। और मजदूरी से कटौती;
• नौकरी का विवरण - प्रत्येक उद्यम के कार्मिक विभाग का कार्य कर्मचारियों की इकाइयों के विभिन्न स्तरों के बीच अधीनता के संदर्भ में अधिकारों और दायित्वों, सामान्य प्रावधानों, कार्यों, जिम्मेदारियों, योग्यता आवश्यकताओं और संबंधों के एक सेट पर आधारित है। उद्यम।

आवश्यक दस्तावेज

कानूनी रूप से पंजीकृत और संचालन करने वाली किसी भी कंपनी के पास अनिवार्य दस्तावेजों की एक सूची होती है जो उसकी गतिविधियों के ढांचे में दिखाई देनी चाहिए। अनिवार्य प्राथमिक दस्तावेज इस प्रकार हैं:

• समझौता - सौदा जो भी हो, यह दस्तावेज़ दो उद्यमियों के बीच, एक विक्रेता और एक खरीदार के बीच, आपूर्ति और मांग के बीच संबंध शुरू करने का मूल आधार है;
• जारी चालान - माल की बिक्री या सेवाओं के प्रावधान पर निर्णय लेते समय, विक्रेता पक्ष लेन-देन के लिए एक शर्त के रूप में खरीदार पक्ष को चालान जारी करता है;
• सख्त रिपोर्टिंग के रूप - समझौते की प्रक्रिया में यह अनिवार्य की सूची से संबंधित चेक, नकद और कमोडिटी दस्तावेजों के बिना पूरा नहीं होता है;
• वस्तु-खेप नोट - एक दस्तावेज जो माल भेजने वाले, मालवाहक, माल भेजने वाले, माल को उसके नामकरण के वर्गीकरण में, शिप किए गए उत्पादों की संख्या, मूल्य और राशि को इंगित करता है;
• पूर्ण कार्य या शिप किए गए माल की स्वीकृति और हस्तांतरण का कार्य।

आंतरिक दस्तावेज

जैसा कि पहले उल्लेख किया गया है, किसी भी कंपनी के कार्य का तात्पर्य बाहरी और आंतरिक दस्तावेज़ीकरण की उपस्थिति से है। आंतरिक उद्देश्यों के लिए मुख्य प्राथमिक दस्तावेज उन सभी रूपों, प्रमाण पत्रों, बयानों, आदेशों, निर्देशों की एक सूची है जो सीधे उद्यम के भीतर विकसित किए जाते हैं और केवल उस पर काम करने वाले कर्मियों पर लागू होते हैं, समाज पर कोई विधायी प्रभाव नहीं होता है जो इससे आगे जाता है यह कंपनी।

बाहरी दस्तावेज़

बाहरी उद्देश्य के दस्तावेज़ीकरण का तात्पर्य उच्च श्रेणीबद्ध स्तर की अधीनता है, क्योंकि बाहरी दस्तावेज़ वे हैं जो राज्य और उसके विधायी ढांचे द्वारा विनियमित होते हैं। लेखांकन पर विकसित प्रावधान, लेखांकन पत्राचार के खातों का सेट, लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग के मानक - यह सब एक नियामक पृष्ठभूमि है और राज्य के कानूनी ढांचे द्वारा विनियमित है।

दस्तावेज़ प्रपत्र

प्राथमिक दस्तावेजों के रूप उनके उद्देश्य की प्रकृति, डिजाइन के प्रकार और स्वामित्व में बहुआयामी होते हैं। निम्नलिखित मुख्य प्रभाग कानूनी रूप से प्रतिष्ठित हैं:

• कार्मिक रिकॉर्ड के रूप (आदेश, आदेश, अनुसूचियां,नियमित मोड और शेड्यूल);
• मजदूरी और काम के घंटों के लिए लेखांकन के रूप (टाइमशीट, व्यक्तिगत खाते, जर्नल, पेरोल);
• पूंजी निर्माण लेखा प्रपत्र (प्रमाणपत्र, जर्नल, अधिनियम);
• उत्पाद लेखांकन प्रपत्र (इन्वेंट्री के अधिनियम और रजिस्टर, वेट शीट, पार्टी कार्ड, इन्वेंट्री की आवाजाही पर रिपोर्ट);
• मनी अकाउंटिंग फॉर्म (कैशियर जर्नल, कैश डेस्क पर ट्रांसफर और कैश पर कार्य करता है);
• व्यापार लेखा प्रपत्र (आदेश, चालान, अधिनियम, विनिर्देश, गुणवत्ता प्रमाण पत्र);
• नकद लेनदेन के लिए लेखांकन के रूप (अग्रिम रिपोर्ट, पीकेओ, आरकेओ, उनके पंजीकरण की पत्रिका);
• इन्वेंट्री परिणाम (इन्वेंट्री लिस्ट, एक्ट, सर्टिफिकेट, जर्नल, स्टेटमेंट) रिकॉर्ड करने के लिए फॉर्म।

उपरोक्त के अलावा, निर्माण मशीनों और तंत्र, सड़क परिवहन, अचल संपत्ति और अमूर्त संपत्ति, सामग्री, कम मूल्य की वस्तुओं, कृषि उत्पादों और कच्चे माल के लिए लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेजों के रूप भी हैं।

पंजीकरण की प्रक्रिया

प्राथमिक दस्तावेज कुछ आवश्यकताओं के कारण तैयार किए जाते हैं जिन्हें पूरा किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, प्रलेखन में प्रविष्टियां विशेष रूप से नीली स्याही से की जानी चाहिए, जबकि वे साफ और सुपाठ्य होनी चाहिए। साथ ही, दस्तावेज़ में प्रत्येक प्रकार के लिए आवश्यक कई विवरण होने चाहिए और प्रमुख, मुख्य लेखाकार या अधिकृत व्यक्ति के व्यक्तिगत हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित होना चाहिए, और उद्यम की मुहर के साथ भी सील होना चाहिए। पैसे के दस्तावेजों में नंबरशब्दों में भी लिखा जाना चाहिए, और जहां दस्तावेज़ का कॉलम खाली है, वहां किसी भी शुभचिंतक द्वारा झूठी संख्या भरने से बचने के लिए डैश होना चाहिए।

भंडारण

प्राथमिक दस्तावेजों का भंडारण सीधे उद्यम में किया जाता है। या आप एक निजी (या राज्य) संग्रह की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। यदि कर निरीक्षक द्वारा ऑडिट में प्राथमिक दस्तावेज की अनुपस्थिति का पता चलता है, तो उद्यम पर जुर्माना लगाया जाता है, जिसकी राशि विशिष्ट प्रकार और खोए हुए दस्तावेजों की संख्या के आधार पर निर्धारित की जाती है। रूसी संघ के वर्तमान कानून के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज उद्यम में कम से कम पांच वर्षों के लिए संग्रहीत किए जाते हैं।