प्राथमिक लेखा दस्तावेज: सूची और निष्पादन के नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का उपयोग प्रत्येक उद्यम में किया जाता है। वे सभी अपने तरीके से महत्वपूर्ण हैं और काम में ध्यान में रखा जाना चाहिए। वे लेखांकन रजिस्टरों के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के रूपों के अनुसार तैयार किए जाते हैं। इस आलेख में उनकी पूरी सूची और डिजाइन नियम प्रस्तुत किए गए हैं।

डिजाइन सुविधाएँ

प्राथमिक दस्तावेजों की बात करें तो उनका मतलब उन कागजों से है जो उद्यम में होने वाली प्रत्येक आर्थिक घटना के लिए जिम्मेदार हैं। इस तरह के दस्तावेज तैयार करते समय, प्रत्येक लेखाकार को यह याद रखना चाहिए कि प्राथमिक दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों के कोई विशिष्ट और स्पष्ट रूप से निश्चित रूप नहीं हैं। पसंद उद्यम के साथ टिकी हुई है। यह वह है जो यह तय करता है कि इसकी गतिविधियों में उपयोग करने के लिए कौन से संभावित रूपों का उपयोग करना सुविधाजनक है। प्राथमिक लेखा दस्तावेजों का फॉर्म भरते समय सभी विवरणों को इंगित करना भी महत्वपूर्ण है। उनके पास बस एक अनिवार्य सूची है जिसमें से कुछ भी बाहर नहीं किया जा सकता है।यह ध्यान देने योग्य है कि उद्यम द्वारा उपयोग किए जाने वाले प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के किस रूप के बारे में जानकारी कंपनी की लेखा नीति में बिना किसी असफलता के इंगित की जानी चाहिए। यह एक बहुत ही महत्वपूर्ण बिंदु है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की सूची

प्राथमिक सूची में नौ महत्वपूर्ण पेपर शामिल हैं:

1. खेप नोट।
2. निपटान प्रपत्र।
3. स्वीकृति का कार्य।
4. अचल संपत्तियों की आवाजाही पर दस्तावेज़।
5. भुगतान आदेश।
6. कागजी नकद लेनदेन।
7. खर्च रिपोर्ट।
8. लेखा संदर्भ।
9. नेटिंग निर्धारित करने वाला अधिनियम।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की यह सूची आम तौर पर सभी उद्यमों द्वारा स्वीकार और उपयोग की जाती है।

खेप नोट

यह प्राथमिक लेखा दस्तावेज इन्वेंट्री आइटम के सभी आंदोलनों को प्रतिबिंबित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है। इनवॉइस में इनवॉइस में निर्दिष्ट डेटा भी होना चाहिए। यह ध्यान देने योग्य है कि यह पेपर दो प्रतियों में तैयार किया जाना चाहिए। इस दस्तावेज़ के आश्वासन के रूप में, प्रमुख के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर का उपयोग किया जाता है। इनवॉइस फॉर्म के लिए, उद्यम आमतौर पर TORG-12 का उपयोग करते हैं। आमतौर पर इसका इस्तेमाल थोक कंपनियां करती हैं। फॉर्म में दोनों अनुबंधों का विवरण होना चाहिए जिसके आधार पर लेनदेन किया गया है, और विवरणपरेषण नोट। इसमें ऑपरेशन में भाग लेने वालों और स्थानांतरित किए जा रहे सामानों के बारे में जानकारी भी शामिल है। लदान के बिल में संलग्न कागजात के बारे में जानकारी होनी चाहिए। जहां तक सिग्नेचर की बात है तो ये दोनों तरफ से लगाए जाते हैं। यह जानना महत्वपूर्ण है कि जिन संगठनों के काम में मुद्रण का उपयोग शामिल नहीं है, उन्हें इस प्रकार के दस्तावेज़ को इसके साथ प्रमाणित नहीं करने का अधिकार है।

निपटान प्रपत्र

पेरोल टी-49 फॉर्म के अनुसार संकलित किया जाता है। इस प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज़ का रूप 0301009 है। इसका उपयोग केवल बजटीय या सरकारी गतिविधियों का संचालन करने वाले उद्यमों तक ही सीमित है। इस दस्तावेज़ के अनुसार, कर्मचारियों की पूरी गणना और आगे के पेरोल किए जाते हैं। इस तरह के फॉर्म का मुख्य डेटा टाइम शीट, टैरिफ दर, कटौती की राशि और ऑफसेट हैं। अन्य संगठन, साथ ही साथ व्यक्तिगत उद्यमी, अपने कर्मचारियों को 0504401 के रूप में वेतन जारी करते हैं। समय पत्रक भी यहां प्रोद्भवन के आधार के रूप में कार्य करता है। इस दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता संगठन में कार्यप्रवाह को कम करने की आवश्यकता से निर्धारित होती है। यह प्राथमिक लेखा दस्तावेज लेखा कर्मचारियों द्वारा संकलित किया जाता है, जो कागजात तैयार करने के बाद उन्हें खजांची में स्थानांतरित करते हैं। दस्तावेज़ में निर्धारित सभी धनराशि कर्मियों को जारी किए जाने के बाद, इसे लेखा विभाग को वापस कर दिया जाना चाहिए। कैशियर को सौंपे गए फॉर्म पर उद्यम के प्रमुख के हस्ताक्षर होने चाहिए।

स्वीकृति का कार्य

इस प्राथमिक लेखा दस्तावेज को जारी करने का कारण उद्यम द्वारा किए गए कार्यों या सेवाओं के ग्राहक को हस्तांतरण है। वह पुष्टि करता है कि सभी समझौते पूरे हो गए हैं और ग्राहक परिणामों से संतुष्ट है। अधिनियम के रूप में एक अनिवार्य स्थापित प्रारूप नहीं है। लेकिन डेटा की एक सूची है जिसमें यह होना चाहिए। इसमें कंपनी का नाम, दस्तावेज़ बनाने की तारीख, दस्तावेज़ को संकलित करने वाले व्यक्ति का प्रतिबिंब, कार्य का प्रारूप, जिम्मेदार व्यक्तियों के पद और हस्ताक्षर जैसे निशान शामिल हैं। KS-2 का एक एकीकृत रूप भी है। यह सभी प्रकार के कार्यों या सेवाओं पर लागू नहीं होता है। इसका उपयोग केवल तभी किया जा सकता है जब ठेकेदार पूंजी निर्माण में लगा हो। यदि इस फॉर्म को अंतिम रूप दिया जाता है, तो इसका उपयोग सिविल या आवासीय सुविधाओं पर निर्माण और स्थापना कार्य के लिए किया जा सकता है।

अचल संपत्तियों की आवाजाही पर दस्तावेज़

इस मामले में, उद्यम के कर्मचारी निम्न प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग करते हैं:

• फॉर्म OS-1 - अचल संपत्तियों की स्वीकृति या हस्तांतरण के तथ्य का वर्णन करने वाला एक कार्य। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों के इस रूप का उपयोग वस्तुओं के हस्तांतरण के मामले में किया जाता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि भवन या संरचनाएं शामिल नहीं हैं।
• OS-1a - यह फॉर्म इमारतों या संरचनाओं पर लागू होता है।
• OS-4 - उद्यम की अचल संपत्तियों के बट्टे खाते में डालने के मामले में जारी किया गया।
• INV-1 एक इन्वेंट्री सूची है। किसी तथ्य को ठीक करने के लिए उपयुक्तइन्वेंट्री लेना।
• INV-1a - अमूर्त संपत्ति की सूची के लिए उपयुक्त।

इनमें से प्रत्येक रूप का एक एकीकृत रूप है। प्राथमिक लेखांकन दस्तावेज तैयार करने में इसका उपयोग अनिवार्य है।

भुगतान आदेश

यह पेपर OKUD 0401060 फॉर्म के अनुसार तैयार किया गया है। फॉर्म बनाते समय, कई चरणों का पालन किया जाना चाहिए:

1. पेश है भुगतान की संख्या और तारीख।
2. एक विशेष कॉलम में भुगतान के प्रकार का संकेत। इस मामले में, आप "तत्काल" या "मेल" जैसे चिह्न का उपयोग कर सकते हैं।
3. भुगतानकर्ता की स्थिति दर्ज करें। 01 से 28 तक 28 कोड हैं। ये करदाता, बैंक, क्रेडिट संगठन और अन्य हो सकते हैं।
4. भुगतान राशि का परिचय। इसे शब्दों और अंकों में लिखा जाना चाहिए।
5. टिन, केपीपी, नाम, बैंक विवरण प्रेषक के विवरण के रूप में दर्शाया जाना चाहिए।
6. आपको प्राप्तकर्ता के समान विवरण भी दर्ज करने चाहिए।
7. इस चरण में अतिरिक्त कोड और सिफर निर्दिष्ट करना शामिल है - प्रकार, अनुक्रम और कोड।
8. बाद के भुगतान के बारे में जानकारी का परिचय।
9. पीपी पर हस्ताक्षर करना।

भुगतान के प्रकार के आधार पर, यह फ़ॉर्म पूर्ण या आंशिक रूप से भरा जाता है।

कागजी नकद लेनदेन

इस मामले में, दो मौलिक रूपों को तैयार करना संभव है। पहला हैआवक नकद आदेश, दूसरा - व्यय। इसलिए, पीकेओ उन मामलों में जारी किया जाता है जहां कैश डेस्क पर नई धनराशि प्राप्त होती है। इस प्राथमिक लेखा दस्तावेज का प्रारूप रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा नियंत्रित किया जाता है। इसे कागज पर KO-1 के रूप में या इलेक्ट्रॉनिक रूप में भरें। दस्तावेज़ मुख्य लेखाकार द्वारा हस्ताक्षरित है और लेखा विभाग में भंडारण के लिए रहता है। जहां तक अकाउंट कैश वारंट की बात है, इसकी डिजाइन की विशेषताएं समान हैं। फर्क सिर्फ मकसद का है। यह धन जारी करने के मामलों में भरा जाता है। इसकी अन्य विशेषताओं को भरने के विकल्पों की विशालता कहा जा सकता है - यह वर्ड और एक्सेल हो सकता है। इस प्रकार का प्राथमिक लेखा दस्तावेज KO-2 के रूप में तैयार किया गया है।

खर्च रिपोर्ट

सभी प्राथमिक दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों की तरह, यह फॉर्म उद्यम की गतिविधियों पर एक रिपोर्ट है। वास्तव में, उन मामलों में एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार की जाती है जहां एक कर्मचारी को उसके द्वारा कैश डेस्क से प्राप्त धन और कंपनी की जरूरतों पर खर्च करने के लिए खाते की आवश्यकता होती है। इस फॉर्म में शामिल मुख्य जानकारी है:

• उद्यम के एक कर्मचारी द्वारा प्राप्त धन की राशि।
• जिस उद्देश्य के लिए धनराशि खर्च की गई।
• वास्तविक खर्च।
• शेष या अधिशेष जो कर्मचारी को अपने बजट से भुगतान करना था।

ये आइटम निश्चित रूप से बहुत महत्वपूर्ण हैं, लेकिन अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म संलग्न नहीं होने पर उन्हें अमान्य माना जाता हैसहायक दस्तावेज। इस प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज के डिजाइन के लिए, एक एकीकृत रूप की उपस्थिति के कारण इसे सरल बनाया गया है। इसे कहते हैं - AO-1। यदि कंपनी अपना स्वयं का रूप विकसित करना चाहती है, तो इसकी भी अनुमति है। सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि दस्तावेज़ में सभी आवश्यक विवरण दर्ज करें। सबसे अधिक बार, उद्यमों के काम में एक एकीकृत रूप का उपयोग किया जाता है। पैसा जारी होने की तारीख से तीन दिनों के भीतर एक ही प्रति में फॉर्म जारी किया जाता है। दस्तावेज़ को रिपोर्ट लेने वाले कर्मचारी के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। आप एक अग्रिम रिपोर्ट कागज और इलेक्ट्रॉनिक दोनों रूपों में जमा कर सकते हैं।

लेखा संदर्भ

इस प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज तीन शर्तों के तहत जारी किए जाते हैं:

1. यदि मानक लेखांकन लेनदेन उत्पन्न करने की प्रक्रिया में हुई किसी गलती को सुधारने की आवश्यकता है।
2. ऐसे ऑपरेशन के लिए जिसके लिए प्रोद्भवन के मैन्युअल प्रसार की आवश्यकता होती है।
3. गैर-मानक लेखांकन दस्तावेजों वाले लेनदेन को पंजीकृत करते समय।

अक्सर, त्रुटियों को इंगित करने के लिए लेखांकन विवरण का उपयोग किया जाता है। इस दस्तावेज़ को सार्वभौमिक कहा जा सकता है, क्योंकि यह वर्तमान अवधि और किसी अन्य के लिए उपयुक्त है। वर्तमान अवधि के लिए इस फॉर्म का लाभ टर्नओवर की सही मात्रा रखने की क्षमता है। यह एक उलटफेर शुरू करके या अतिरिक्त राशि पोस्ट करके महसूस किया जाता है। लेखांकन विवरण का एक स्पष्ट रूप से स्थापित रूप केवल सरकारी एजेंसियों पर लागू होता है। अन्य करदाता अपने स्वयं के फॉर्म का उपयोग कर सकते हैं। केवल यह महत्वपूर्ण है कि इसमें निम्नलिखित शामिल होंजानकारी:

1. संगठन का नाम।
2. दस्तावेज़ का शीर्षक और उसके बनने की तारीख।
3. ऑपरेशन का सार।
4. मात्रा और मात्रा का अनुरोध किया गया।
5. जिम्मेदार सभी व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

यह ध्यान देने योग्य है कि यदि कोई उद्यम अपने स्वयं के फॉर्म का उपयोग करने की योजना बना रहा है, तो उसे इस तथ्य को लेखांकन नीति में इंगित करना होगा।

नेटिंग निर्धारित करने वाला अधिनियम

इस फॉर्म का सार उद्यम और कर्मचारी के बीच पारस्परिक ऋणों की अदायगी को प्रतिबिंबित करना है। सेट-ऑफ करने के लिए, इस ऑपरेशन के व्यवहार पर एक अधिनियम और एक समझौते को भरना आवश्यक है। अधिनियम उस चरण में तैयार किया जाता है जब उद्यम अपने कर्मचारी को एक प्रति-ऋण देता है और पार्टियों के लिए इसे ऋण के खिलाफ सेट करना सुविधाजनक होता है। यदि ऐसी स्थितियां दोनों प्रतिभागियों के लिए सुविधाजनक हैं, तो पार्टियों की इच्छा की पुष्टि करने के लिए एक विशेष समझौता तैयार किया जाता है।