प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की सूची और उनके निष्पादन के लिए नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

उद्यम में प्रतिदिन अनेक कार्य किए जाते हैं। लेखाकार प्रतिपक्षों को चालान जारी करते हैं और उन्हें पैसे भेजते हैं, वेतन की गणना करते हैं, दंड देते हैं, मूल्यह्रास की गणना करते हैं, रिपोर्ट तैयार करते हैं, आदि। विभिन्न प्रकार के दर्जनों दस्तावेज प्रतिदिन जारी किए जाते हैं: प्रशासनिक, कार्यकारी, प्राथमिक। अंतिम समूह उद्यम की गतिविधियों के लिए बहुत महत्व रखता है।

"प्राथमिक दस्तावेज़" क्या हैं?

संगठन के आर्थिक जीवन की प्रत्येक घटना की पुष्टि कागज द्वारा की जानी चाहिए। यह ऑपरेशन के समय या उसके पूरा होने के तुरंत बाद बनता है। पोस्टिंग तैयार करना, रिपोर्टिंग लेखांकन के प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों में निर्दिष्ट जानकारी के आधार पर की जाती है। उनकी सूची बड़ी है। लेख में हम मुख्य, सबसे अधिक इस्तेमाल किए जाने वाले पर विचार करेंगेदस्तावेज़।

हमें प्राथमिक की आवश्यकता क्यों है?

प्राथमिक दस्तावेज लेखांकन का एक अभिन्न अंग है। जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, यह लेन-देन के समय या लेनदेन की समाप्ति के तुरंत बाद बनता है और उद्यम के आर्थिक जीवन के एक या दूसरे तथ्य की वास्तविकता का प्रमाण है।

एक लेन-देन के लिए प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की सूची में शामिल हो सकते हैं:

1. अनुबंध.
2. खाता।
3. नकद रसीद या अन्य भुगतान दस्तावेज।
4. खेप नोट।
5. पूर्ण होने का कार्य।

आवश्यक विवरण

वर्तमान में, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के एकीकृत रूप हैं। इनका उपयोग क्रमशः विभिन्न कार्यों के बारे में जानकारी को प्रतिबिंबित करने के लिए किया जाता है, उनमें स्तंभों की सूची अलग होती है। इस बीच, सभी प्राथमिक दस्तावेजों में एक समान अनिवार्य विवरण होते हैं। उनमें से:

1. कंपनी का नाम।
2. दस्तावेज़ का नाम (उदाहरण के लिए, "नकद वाउचर")।
3. गठन की तिथि।
4. संचालन की सामग्री जिस पर दस्तावेज़ तैयार किया गया है। उदाहरण के लिए, चालान भरते समय, संबंधित कॉलम "प्रसंस्करण के लिए सामग्री का स्थानांतरण" इंगित कर सकता है।
5. पैसा और प्राकृतिक संकेतक। पहले का उपयोग लागत को दर्शाने के लिए किया जाता है, दूसरा - मात्रा, वजन, आदि।
6. जिम्मेदार कर्मचारियों के पद ("मुख्य लेखाकार", "स्टोरकीपर", आदि)।
7. लेन-देन में शामिल व्यक्तियों के हस्ताक्षर।

महत्वपूर्ण क्षण

सभी आवश्यक विवरणों वाले प्राथमिक दस्तावेज़ में कानूनी बल है।

कृपया ध्यान दें कि दावों की वैधता (या अमान्यता) के साक्ष्य के रूप में कानूनी कार्यवाही में ठीक से निष्पादित कागजात का उपयोग किया जा सकता है। कई दस्तावेज ठेकेदारों द्वारा तैयार किए जाते हैं। पंजीकरण की शुद्धता की सावधानीपूर्वक जांच करना आवश्यक है और यदि आपूर्तिकर्ताओं (ठेकेदारों, आदि) ने ऐसा नहीं किया है तो किसी भी मामले में हस्ताक्षर नहीं करें।

प्राथमिक दस्तावेज़ों को सावधानीपूर्वक संरक्षित किया जाना चाहिए।

क्या मुझे प्राथमिक मुहर की आवश्यकता है?

व्यवहार में, कई प्रतिपक्ष टीटीएन फॉर्म और कुछ अन्य दस्तावेजों पर इसकी अनुपस्थिति के बारे में दावा करते हैं। याद रखें कि 2015 के बाद से, अधिकांश संगठनों को मुहर लगाने की बाध्यता से छूट दी गई है। ऐसे उद्यम अपने विवेक से इसका उपयोग कर सकते हैं। यदि है तो उसकी उपस्थिति की जानकारी लेखा नीति में अवश्य लिखी जानी चाहिए।

यदि प्रतिपक्ष प्राथमिक पंजीकरण करते समय मुहर का उपयोग करने पर जोर देता है, और कंपनी को इसे कानूनी आधार पर नहीं रखने का अधिकार है, तो प्रतिपक्ष को इसे नियंत्रित करने वाले नियमों के लिंक के साथ एक लिखित अधिसूचना भेजी जानी चाहिए। मुद्दा।

समझौता

यदि प्रतिपक्ष एक दीर्घकालिक भागीदार है, तो कई लेन-देन के लिए एक समझौते को समाप्त करना काफी संभव है। इस मामले में, दायित्वों को पूरा करने की समय सीमा, गणना के क्रम और प्रक्रिया और अन्य बारीकियों को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना महत्वपूर्ण है। माल की बिक्री, सेवाओं के प्रावधान के लिए अनुबंध तैयार किया जा सकता हैया उत्पादन कार्य। यह कहने योग्य है कि नागरिक कानून भी एक समझौते के मौखिक निष्कर्ष की अनुमति देता है। हालाँकि, व्यावसायिक गतिविधियों में, एक नियम के रूप में, अनुबंधों के लिखित रूपों का उपयोग किया जाता है।

चालान

इस दस्तावेज़ में, आपूर्तिकर्ता माल, सेवाओं या कार्यों के लिए प्रतिपक्ष को हस्तांतरित की जाने वाली राशि को इंगित करता है। भुगतान करते समय, डिफ़ॉल्ट रूप से, यह माना जाता है कि विषय लेन-देन के लिए सहमत है।

चालान मौजूद होना चाहिए:

1. दस्तावेज़ का नाम।
2. सेवाओं का नाम (माल, कार्य) जिसके लिए भुगतान किया गया है।
3. लागत।
4. कुल राशि।
5. भुगतान के लिए विवरण।

वर्तमान में, लेखांकन दस्तावेजों की पूरी सूची 1C कार्यक्रम में समाहित है, इसलिए वे स्वचालित रूप से संसाधित हो जाते हैं।

कृपया ध्यान दें कि इनवॉइस नियामक अधिकारियों के लिए बहुत कम मूल्य का है। इसमें विक्रेता निर्धारित कीमत तय करता है। एक लेखाकार की स्थिति से, एक चालान सबसे महत्वपूर्ण प्राथमिक दस्तावेज है जिसके आधार पर लेखांकन प्रविष्टियां बनाई जाती हैं।

चालान एक प्रकार के चालान का काम करता है। इस पेपर में वैट राशि निर्दिष्ट करने के लिए एक विशेष पंक्ति है।

भुगतान दस्तावेज

आप नकद रसीद या अन्य समान दस्तावेज़ द्वारा भुगतान के तथ्य की पुष्टि कर सकते हैं। भुगतान उत्पादों, सेवाओं, कार्य की आपूर्ति के लिए भुगतान के तथ्य की पुष्टि करता है। विधि के आधार पर विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ का चयन किया जाता हैभुगतान: नकद या बैंक हस्तांतरण।

सबसे लोकप्रिय निपटान दस्तावेजों में से एक भुगतान आदेश है। यह बैंक के लिए खाताधारक द्वारा निर्दिष्ट खाते में धनराशि स्थानांतरित करने का आदेश है। दस्तावेज़ का उपयोग सेवाओं, सामानों, अग्रिम भुगतान, ऋण चुकाने आदि के लिए किया जा सकता है।

बजट में कटौती के मामले में, फ़ील्ड 22 "कोड" भरा जाता है। भुगतान आदेश में, यह कॉलम UIN (अद्वितीय पहचानकर्ता) को इंगित करता है। उसके लिए धन्यवाद, वित्तीय प्राधिकरण भुगतानकर्ता को पहचानता है।

भुगतान आदेश में फ़ील्ड "कोड" विभिन्न तरीकों से भरा जा सकता है। यह इस बात पर निर्भर करता है कि इकाई बजट के प्रति अपने दायित्व को कैसे पूरा करती है: स्वेच्छा से या नियामक प्राधिकरण के अनुरोध पर।

खेप नोट

टीटीएन फॉर्म कंसाइनर द्वारा तैयार किया जाता है। लदान का बिल प्राप्तकर्ता को माल के हस्तांतरण का आधार है। दस्तावेज़ 4 प्रतियों में तैयार किया गया है। TTN के अनुसार, विक्रेता बिक्री को ध्यान में रखता है, और खरीदार को माल की डिलीवरी प्राप्त होती है।

कृपया ध्यान दें कि कंपनी के अपने बलों द्वारा माल परिवहन करते समय टीटीएन तैयार किया जाता है। यदि परिवहन किसी तृतीय-पक्ष कंपनी द्वारा किया जाता है, तो 1-T फ़ॉर्म जारी किया जाता है।

एक और महत्वपूर्ण बिंदु: TTN में दी गई जानकारी इनवॉइस में दी गई जानकारी से मेल खानी चाहिए।

पूर्ण कार्य का कार्य

यह दस्तावेज़ ग्राहक और आपूर्तिकर्ता के बीच तैयार किया गया है। अधिनियम काम के प्रदर्शन की पुष्टि है, समझौते द्वारा स्थापित शर्तों के भीतर एक सहमत लागत पर सेवाओं का प्रावधान। सीधे शब्दों में कहें, यहग्राहक को ठेकेदार की रिपोर्ट।

वर्तमान में, अधिनियम के एक एकीकृत रूप को मंजूरी नहीं दी गई है। कंपनी के पास स्वयं एक प्रपत्र विकसित करने और उसे लेखा नीति में ठीक करने का अधिकार है।

अधिनियम के मुख्य विवरण हैं:

1. लेखांकन रिकॉर्ड में पंजीकरण की संख्या और तारीख।
2. संकलन की तिथि।
3. अनुबंध का विवरण जिसके अनुसार अधिनियम बनाया गया है।
4. टर्म, वॉल्यूम, काम की लागत।
5. भुगतान किए जाने वाले खाते का विवरण।
6. ग्राहक और ठेकेदार का नाम।
7. लेन-देन के पक्षकारों के हस्ताक्षर।

अधिनियम हमेशा दो प्रतियों में तैयार किया जाता है।

फॉर्म एम-15

इस संक्षिप्त नाम का उपयोग आउटबाउंड माल के मुद्दे के चालान को संदर्भित करने के लिए किया जाता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह दस्तावेज़ अनिवार्य नहीं है, लेकिन अक्सर उद्यमों द्वारा उपयोग किया जाता है।

मुख्य (प्रधान) कार्यालय से कीमती सामान को दूरस्थ डिवीजनों या अन्य कंपनियों (यदि कोई विशेष समझौता है) में स्थानांतरित करना आवश्यक है, तो पक्ष को सामग्री जारी करने के लिए चालान जारी किया जाता है।

फॉर्म नियम एम-15

कागज के पहले भाग में, उद्यम के दस्तावेज़ प्रवाह के अनुसार एक संख्या चिपका दी जाती है। यहां आपको कंपनी का पूरा नाम और OKPO भी बताना चाहिए।

पहली तालिका दस्तावेज़ की तारीख, लेन-देन कोड (यदि संबंधित सिस्टम का उपयोग किया जाता है), संरचनात्मक इकाई का नाम, चालान जारी करने वाले उद्यम की गतिविधि के क्षेत्र को दर्शाती है।

इसी तरहप्राप्तकर्ता और डिलीवरी के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के बारे में जानकारी इंगित की गई है। निम्नलिखित दस्तावेज़ का लिंक है जिसके अनुसार चालान जारी किया जाता है। यह एक अनुबंध, एक आदेश, आदि हो सकता है।

मुख्य तालिका में, कॉलम 1 और 2 में लेखांकन उप-खाता और सभी सामग्रियों को बट्टे खाते में डालने के लिए विश्लेषणात्मक लेखांकन कोड दर्शाया गया है।

अगला, निम्नलिखित डेटा कॉलम 3-15 में दर्ज किया गया है:

• व्यक्तिगत विशेषताओं, ब्रांड, आकार, ग्रेड के साथ सामग्री का नाम;
• स्टॉक नंबर (यदि यह नहीं है, तो सेल भरा नहीं है);
• इकाई कोड;
• माप की इकाई का नाम;
• हस्तांतरित माल की मात्रा;
• गोदाम से जारी वास्तविक वस्तुओं के बारे में जानकारी (स्टोरकीपर द्वारा भरी जानी है);
• सामग्री की कुल लागत;
• वैट के बिना कीमत;
• वैट आवंटित राशि;
• वैट सहित कुल लागत;
• सामग्री सूची संख्या;
• पासपोर्ट नंबर (यदि उपलब्ध हो);
• खाता कार्ड के अनुसार रिकॉर्ड संख्या।

इनवॉइस पर अकाउंटेंट, वेयरहाउस से कीमती सामान की रिहाई के लिए जिम्मेदार कर्मचारी और प्राप्तकर्ता द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं।

"1सी" में अग्रिम रिपोर्ट

रिपोर्टिंग दस्तावेजों का निर्माण एक एकाउंटेंट की सबसे सामान्य क्रियाओं में से एक है। नकद में किए गए कई निपटान अग्रिम दस्तावेजों द्वारा किए जाते हैं। इनमें यात्रा खर्च, घरेलू खरीदारी आदि शामिल हैं।

अक्सर, उद्यम के कर्मचारी घरेलू खर्चों के लिए कैश डेस्क से धन प्राप्त करते हैं।आवश्यक क़ीमती सामान (उदाहरण के लिए, स्टेशनरी) प्राप्त करने के बाद, कर्मचारी लेखा विभाग को रिपोर्ट करते हैं और सहायक दस्तावेज प्रदान करते हैं।

लेखाकार, बदले में, सभी खर्चों को लेखा प्रणाली में दर्ज करना होगा। आप "बैंक और कैश डेस्क" अनुभाग, "कैशियर" उपधारा में "1सी" में "अग्रिम रिपोर्ट" खोल सकते हैं। एक नए दस्तावेज़ का परिचय "बनाएँ" बटन द्वारा किया जाता है।

फॉर्म के शीर्ष पर इंगित किया गया है:

1. कंपनी का नाम।
2. गोदाम जहां नई प्राप्त क़ीमती सामान जमा किया जाएगा।
3. रिपोर्ट के खिलाफ प्राप्त धन पर कर्मचारी रिपोर्टिंग।

दस्तावेज़ में 5 बुकमार्क हैं। "अग्रिम" अनुभाग में, उस दस्तावेज़ का चयन करें जिसके लिए धन जारी किया गया था:

1. धन दस्तावेज।
2. व्यय नकद आदेश।
3. खाते से डेबिट।

यदि माल जारी किए गए धन से खरीदा गया था, तो वे उसी नाम के टैब पर दिखाई देते हैं। "कंटेनर" अनुभाग में, वापसी योग्य कंटेनर (उदाहरण के लिए, पानी की बोतलें) के बारे में जानकारी इंगित करें। "भुगतान" टैब किसी वस्तु की खरीद के लिए आपूर्तिकर्ताओं को भुगतान की गई नकद राशि या आगामी डिलीवरी के लिए जारी की गई जानकारी को दर्शाता है।

"अन्य" खंड में, यात्रा व्यय पर डेटा दर्शाया गया है: प्रति दिन, ईंधन लागत, टिकट, आदि।

"सार्वभौमिक" रूप

प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की सूची में एक कागज है जिसका उपयोग विभिन्न स्थितियों में किया जा सकता है। इसका उपयोग लेखांकन और दोनों के निर्माण में किया जाता हैकर रिपोर्टिंग। यह लेखांकन के बारे में है। यदि आवश्यक हो, तो की गई गलती को सुधारने के लिए फॉर्म की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, दस्तावेज़ की आवश्यकता तब होती है जब कोई अन्य कागजात नहीं होने पर स्पष्टीकरण की आवश्यकता होती है, गणना का प्रतिबिंब, लेनदेन की पुष्टि की आवश्यकता होती है।

बारीकियां

यह कहने योग्य है कि एक उद्यम को लेनदेन के पूरा होने की पुष्टि करने का अधिकार है, जिसके लिए मानक (मानक, एकीकृत) रूपों के निष्पादन की आवश्यकता नहीं है, प्रमाण पत्र की मदद से नहीं, बल्कि स्वतंत्र रूप से विकसित प्राथमिक लेखांकन के माध्यम से दस्तावेज। उनकी सूची, हालांकि, कंपनी की वित्तीय नीति में तय की जानी चाहिए।

प्रमाण पत्र संकलित करने के नियम

इस दस्तावेज़ के लिए एक एकल एकीकृत प्रपत्र स्वीकृत नहीं किया गया है। तदनुसार, विशेषज्ञ इसे मुक्त रूप में संकलित कर सकते हैं या उद्यम में विकसित टेम्पलेट्स का उपयोग कर सकते हैं। प्रमाण पत्र में जो अनिवार्य जानकारी होनी चाहिए, उसमें यह नोट किया जाना चाहिए:

1. उद्यम के बारे में जानकारी।
2. संकलन की तिथि और कारण।
3. प्राथमिक लेखा दस्तावेज और लेखा रजिस्टर, जिसके साथ एक प्रमाण पत्र संलग्न है।
4. जिम्मेदार कर्मचारी के हस्ताक्षर।

आप नियमित सफेद A4 शीट पर या कंपनी के लेटरहेड पर लिख सकते हैं।

संकलन करते समय, आपको बहुत सावधान रहना चाहिए कि गलती न हो। संदर्भ जितना विस्तृत होगा, निरीक्षकों के पास उतने ही कम अतिरिक्त प्रश्न होंगे।

बेशक, दस्तावेज़ में केवल विश्वसनीय जानकारी होनी चाहिए। अगर, के दौरानवर्तनी की त्रुटियों की पहचान की जाएगी, एक प्रमाण पत्र फिर से तैयार करना अधिक उचित है।

भंडारण सुविधाएँ

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों से संबंधित सभी चीजों को उद्यम में कम से कम 5 वर्षों तक रखा जाना चाहिए। इस अवधि की गणना उस रिपोर्टिंग अवधि की समाप्ति तिथि से शुरू होती है जिसमें कागजात जारी किए गए थे।

अतिरिक्त

प्राथमिक कागज या इलेक्ट्रॉनिक रूप में जारी किया जा सकता है। हाल ही में, अधिक से अधिक उद्यम इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पसंद करते हैं। यह समझ में आता है: कागजों को संसाधित करने और भेजने में बहुत कम समय लगता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों को एक डिजिटल हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित किया जाना चाहिए (उन्नत या नियमित - प्रतिपक्षों के बीच समझौते द्वारा)।

जिम्मेदारी

प्राथमिक दस्तावेज एक उद्यम के व्यावसायिक जीवन का सबसे महत्वपूर्ण तत्व है। इसकी अनुपस्थिति में, कंपनी को नियामक प्राधिकरणों से गंभीर प्रतिबंधों का सामना करना पड़ेगा। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण, गलत जानकारी में त्रुटियों का पता लगाने के मामले में भी जुर्माना लगाया जाएगा।

विनियमों का उल्लंघन न केवल टैक्स कोड, बल्कि प्रशासनिक अपराधों की संहिता द्वारा भी दंडनीय है। अगर आधार हैं, तो दोषियों पर भी मुकदमा चलाया जा सकता है।

निष्कर्ष

उद्यम के कार्य में विभिन्न प्रकार के दस्तावेजों का उपयोग किया जा सकता है। उसी समय, उनमें से कुछ का एक एकीकृत रूप हो सकता है, और कुछ को कंपनी द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किया जा सकता है। इसके बावजूद, दस्तावेजों में सभी आवश्यक विवरण मौजूद होने चाहिए।

कुछ व्यवसाय संयुक्त दस्तावेज़ों के उपयोग का अभ्यास करते हैं। भाषणहम एकीकृत रूपों के बारे में बात कर रहे हैं, जो संगठन की गतिविधियों की बारीकियों के अनुसार पूरक हैं।

उद्यम की लेखा नीति में चयनित प्रकार के प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण को प्रतिबिंबित करना महत्वपूर्ण है। कंपनी की गतिविधियों के दौरान, नए दस्तावेजों की आवश्यकता उत्पन्न हो सकती है। यदि वे उद्यम द्वारा विकसित किए गए हैं, तो उनका लेखा नीति में उल्लेख किया जाना चाहिए।

कृपया ध्यान दें कि प्रतिपक्ष स्वतंत्र रूप से कुछ प्रकार की प्रतिभूतियों का विकास भी कर सकता है। वित्तीय नीति में यह इंगित करना आवश्यक है कि कंपनी प्रतिपक्षकारों से ऐसे दस्तावेजों को स्वीकार करती है।

कई लेनदेन रिकॉर्ड करने के लिए, संगठन प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के एकीकृत रूपों का उपयोग नहीं कर सकते हैं। हालांकि, अगर हम नकद लेनदेन के बारे में बात कर रहे हैं, तो उन्हें विशेष रूप से अनुमोदित आदेशों और अन्य भुगतान दस्तावेजों द्वारा निष्पादित किया जाता है।