प्राथमिक दस्तावेज़ों को संसाधित करना: आवश्यकताएँ, उदाहरण। प्राथमिक लेखा दस्तावेज

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी उद्यम की गतिविधि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के रखरखाव और प्रसंस्करण से निकटता से संबंधित है। रिपोर्टिंग, कर भुगतान की गणना, प्रबंधन निर्णय लेने के लिए यह आवश्यक है। लेख में, हम विचार करेंगे कि यह क्या है - लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज - और इसे कैसे संसाधित किया जाता है।

बुनियादी अवधारणा

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज - यह क्या है? इसे कागज पर प्रतिबिंबित एक व्यापार लेनदेन के तथ्य का प्रमाण कहा जाता है। वर्तमान में, कई दस्तावेज़ स्वचालित प्रणाली "1C" में संकलित हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण में पूर्ण व्यावसायिक लेनदेन के बारे में जानकारी का पंजीकरण और लेखांकन शामिल है।

प्राथमिक लेखांकन उद्यम में होने वाली घटनाओं को ठीक करने का प्रारंभिक चरण है। व्यावसायिक लेन-देन ऐसी क्रियाएं हैं जो संगठन की संपत्ति या पूंजी की स्थिति में परिवर्तन लाती हैं।

लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेज का प्रसंस्करण: एक योजना का एक उदाहरण

एक नियम के रूप में, उद्यमों में "के साथ काम" की अवधारणा के तहतप्रलेखन" का तात्पर्य है:

• प्राथमिक डेटा प्राप्त करना।
• प्री-प्रोसेसिंग जानकारी।
• दस्तावेज़ीकरण।
• प्रबंधन या निदेशक के आदेश द्वारा अधिकृत विशेषज्ञों द्वारा अनुमोदन।
• प्राथमिक दस्तावेज़ों का पुनर्संसाधन।
• व्यापार लेनदेन करने के लिए आवश्यक कार्रवाई करना।

वर्गीकरण

एकमुश्त और संचयी प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण है। ऐसे कागजात में निहित सूचना के प्रसंस्करण में कई विशेषताएं हैं।

एक बार के दस्तावेज़ीकरण का उद्देश्य किसी घटना की एक बार पुष्टि करना है। तदनुसार, इसके प्रसंस्करण की प्रक्रिया को काफी सरल बनाया गया है। संचयी प्रलेखन का उपयोग एक निश्चित अवधि के लिए किया जाता है। एक नियम के रूप में, यह कई बार किए गए ऑपरेशन को दर्शाता है। इस मामले में, प्राथमिक दस्तावेज संसाधित करते समय, इसकी जानकारी विशेष रजिस्टरों में स्थानांतरित की जाती है।

दस्तावेज़ीकरण आवश्यकताएँ

प्राथमिक दस्तावेज ऑपरेशन के समय या उसके पूरा होने के तुरंत बाद तैयार किया जाता है।

सूचना का प्रतिबिंब विशेष एकीकृत रूपों पर किया जाता है। स्वीकृत प्रपत्रों के अभाव में, उद्यम उन्हें स्वतंत्र रूप से विकसित कर सकता है।

प्राथमिक लेखा प्रलेखन के प्रसंस्करण के चरण

राज्य के प्रत्येक उद्यम में प्राथमिक सूचना के साथ काम करने के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी होता है। इस विशेषज्ञ को पता होना चाहिएप्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के प्रसंस्करण के नियम, कानून की आवश्यकताओं और कार्यों के अनुक्रम का कड़ाई से पालन करते हैं।

प्राथमिक प्रलेखन प्रसंस्करण के चरण हैं:

• टैक्सी। यह कागज पर दर्शाए गए लेन-देन का एक आकलन है, जो इसके कार्यान्वयन से जुड़ी राशियों का एक संकेत है।
• समूह बनाना। इस स्तर पर, दस्तावेज़ सामान्य विशेषताओं के अनुसार वितरित किए जाते हैं।
• अकाउंटिंग। यह डेबिट और क्रेडिट के पदनाम को मानता है।
• बुझाना। प्राथमिक दस्तावेजों पर पुनर्भुगतान को रोकने के लिए, लेखाकार "भुगतान" का निशान लगाता है।

दस्तावेजों में त्रुटियां

वे विभिन्न कारणों से हो सकते हैं। मूल रूप से, उनकी उपस्थिति उसके द्वारा किए जाने वाले कार्य के प्रति कर्मचारी के लापरवाह रवैये, विशेषज्ञ की निरक्षरता और उपकरण की खराबी के कारण होती है।

दस्तावेजों में सुधार को अत्यधिक हतोत्साहित किया जाता है। हालांकि, कुछ मामलों में, त्रुटियों को ठीक किए बिना करना असंभव है। लेखाकार को प्राथमिक दस्तावेज में की गई गलती को इस प्रकार सुधारना चाहिए:

• गलत प्रविष्टि को पतली रेखा से काट दें ताकि वह स्पष्ट रूप से दिखाई दे।
• क्रॉस आउट लाइन के ऊपर सही जानकारी लिखें।
• चेक "सही विश्वास"।
• समायोजन की तारीख बताएं।
• चिह्न.

सुधारात्मक एजेंटों के उपयोग की अनुमति नहीं है।

आने वाले दस्तावेज़ों के साथ काम करना

आने वाले कागजात को संसाधित करने की प्रक्रिया में शामिल हैं:

• दस्तावेज़ प्रकार का निर्धारण। लेखांकन पत्रों में हमेशा पूर्ण किए गए व्यावसायिक लेनदेन की जानकारी होती है। उदाहरण के लिए, उनमें एक चालान, धनराशि प्राप्त करने का आदेश आदि शामिल हैं।
• प्राप्तकर्ता के विवरण की जांच कर रहा है। दस्तावेज़ को किसी विशिष्ट कंपनी या उसके कर्मचारी को संबोधित किया जाना चाहिए। व्यवहार में, ऐसा होता है कि सामग्री की खरीद के लिए दस्तावेज कंपनी को विशेष रूप से जारी किए जाते हैं, हालांकि आपूर्तिकर्ता के साथ अनुबंध समाप्त नहीं हुआ है।
• हस्ताक्षर, मुहरों की जांच। दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्तियों के पास ऐसा करने का अधिकार होना चाहिए। यदि प्राथमिक पत्रों को देखना कर्मचारी की क्षमता के भीतर नहीं है, तो उन्हें अमान्य कर दिया जाता है। प्रिंट के लिए, व्यवहार में अक्सर उन उद्यमों में त्रुटियां होती हैं जिनमें कई मुहरें होती हैं। छाप की जानकारी उस दस्तावेज़ के प्रकार से मेल खानी चाहिए जिस पर वह है।
• दस्तावेजों की स्थिति की जाँच करना। कागजों पर क्षति का पता लगाने या किसी शीट की कमी के मामले में, एक अधिनियम तैयार करना आवश्यक है, जिसकी एक प्रति प्रतिपक्ष को भेजी जानी चाहिए।
• दस्तावेज़ में परिलक्षित घटना की वैधता की जाँच करना। उद्यम के कर्मचारियों को लेनदेन के तथ्य के बारे में जानकारी की पुष्टि करनी चाहिए। क़ीमती सामानों की स्वीकृति पर दस्तावेज़ गोदाम प्रबंधक द्वारा प्रमाणित किए जाते हैं, अनुबंध की शर्तों की पुष्टि बाज़ारिया द्वारा की जाती है। व्यवहार में, ऐसी स्थितियां होती हैं जब एक आपूर्तिकर्ता को माल के लिए एक चालान प्राप्त होता है जो कंपनी को प्राप्त नहीं होता है।
• उस अवधि को परिभाषित करें जिससे दस्तावेज़ संबंधित है। प्राथमिक पत्रों को संसाधित करते समय, एक ही जानकारी को दो बार रिकॉर्ड नहीं करना महत्वपूर्ण है।
• अकाउंटिंग सेक्शन को परिभाषित करें। प्राथमिक प्राप्त होने परदस्तावेज़ीकरण, यह स्थापित करना आवश्यक है कि वितरित मूल्यों का उपयोग किन उद्देश्यों के लिए किया जाएगा। वे अचल संपत्ति, सामग्री, अमूर्त संपत्ति, माल के रूप में कार्य कर सकते हैं।
• उस रजिस्टर का निर्धारण करें जिसमें दस्तावेज़ दाखिल किया जाएगा।
• रजिस्टर पेपर। यह सभी जाँचों के बाद किया जाता है।

आउटगोइंग पेपर के साथ काम करें

इस प्रकार के दस्तावेज़ों का प्रसंस्करण उपरोक्त से कुछ अलग है।

सबसे पहले, उद्यम का एक अधिकृत कर्मचारी आउटगोइंग दस्तावेज़ का एक मसौदा संस्करण बनाता है। इसके आधार पर ड्राफ्ट पेपर तैयार किया जा रहा है। इसे अनुमोदन के लिए प्रबंधक के पास भेजा जाता है। हालांकि, उपयुक्त प्राधिकारी वाला कोई अन्य कर्मचारी भी मसौदा दस्तावेज को मंजूरी दे सकता है।

प्रमाणन के बाद, परियोजना को स्थापित नियमों के अनुसार तैयार किया जाता है और प्राप्तकर्ता को भेजा जाता है।

कार्यप्रवाह योजना

दस्तावेजों की शीघ्र प्राप्ति, प्रेषण और प्रसंस्करण सुनिश्चित करने के लिए यह चरण आवश्यक है। उद्यम में दस्तावेज़ संचलन के सक्षम संगठन के लिए, विशेष कार्यक्रम विकसित किए जाते हैं। वे संकेत करते हैं:

• प्राथमिक पत्रों के पंजीकरण का स्थान और अवधि।
• दस्तावेज तैयार करने और जमा करने वाले व्यक्ति का नाम और स्थिति।
• प्रतिभूतियों से प्राप्त खाते।
• दस्तावेज रखने का समय और स्थान।

लेखा रजिस्टर

प्राथमिक दस्तावेज के पंजीकरण के लिए इनकी आवश्यकता होती है। साथ ही, परकागजात एक लेखा चिह्न के साथ चिह्नित हैं। दस्तावेजों के पुन: पंजीकरण को रोकना आवश्यक है।

प्राथमिक कागजात इलेक्ट्रॉनिक रजिस्टरों में संग्रहीत किए जा सकते हैं। हालांकि, सरकारी एजेंसियों या प्रतिपक्षकारों के अनुरोध पर, उद्यम को हार्ड कॉपी प्रदान करनी होगी।

दस्तावेज़ पुनर्प्राप्ति की विशेषताएं

वर्तमान में, नियमों में कागजात की बहाली के लिए कोई स्पष्ट प्रक्रिया नहीं है। व्यवहार में, इस प्रक्रिया में निम्नलिखित गतिविधियाँ शामिल हैं:

• दस्तावेजों के गुम होने या नष्ट होने के कारणों की जांच के लिए आयोग की नियुक्ति। यदि आवश्यक हो, तो उद्यम के प्रमुख प्रक्रिया में कानून प्रवर्तन एजेंसियों को शामिल कर सकते हैं।
• एक बैंकिंग संगठन से, प्रतिपक्षकारों से प्राथमिक दस्तावेजों की प्रतियों के लिए अपील करें।
• आयकर विवरणी में सुधार। एक अद्यतन रिपोर्ट प्रस्तुत करने की आवश्यकता इस तथ्य के कारण है कि गैर-दस्तावेज लागतों को कर उद्देश्यों के लिए व्यय के रूप में मान्यता नहीं दी जाती है।

प्राथमिक दस्तावेज के नुकसान के मामले में, आईएफटीएस उपलब्ध कागजात के आधार पर कर कटौती की राशि की गणना करेगा। साथ ही, एक संभावना है कि कर प्राधिकरण जुर्माना के रूप में देयता उपायों को लागू करेगा।

प्राथमिक प्रश्नपत्र जारी करने की प्रक्रिया में सामान्य गलतियाँ

आमतौर पर, रिकॉर्ड रखने वाले निम्नलिखित उल्लंघन करते हैं:

• उन फॉर्मों को भरें जो उद्यम के प्रमुख द्वारा एकीकृत या अनुमोदित नहीं हैं।
• विवरण निर्दिष्ट न करें याउन्हें त्रुटियों के साथ प्रतिबिंबित करें।
• दस्तावेजों को उनके हस्ताक्षर से अनुमोदित न करें या उन कर्मचारियों को अनुमति न दें जिनके पास कागजात पर हस्ताक्षर करने का अधिकार नहीं है।

व्यावसायिक लेनदेन के तथ्यों की पुष्टि करने वाले दस्तावेज़ उद्यम के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण हैं। इसके डिजाइन को बहुत सावधानी से संपर्क किया जाना चाहिए। कोई भी गलती नकारात्मक परिणाम दे सकती है।