लेखा नीति के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची: नमूना। लेखा नीति पर विनियमन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी उद्यम का दस्तावेज़ प्रवाह उसका केंद्रीय तंत्रिका तंत्र है। उद्यमशीलता गतिविधि का विधायी विनियमन लगातार बढ़ रहा है और इसमें सुधार हो रहा है। न केवल दस्तावेजों के लिखित रूप के आंदोलन का सही संगठन महत्वपूर्ण है, उद्यम के कामकाज के लिए इलेक्ट्रॉनिक समर्थन की समस्या तत्काल हो गई है। दस्तावेज़ प्रवाह के कई क्षेत्रों में, सूचनाओं का इलेक्ट्रॉनिक आदान-प्रदान अनिवार्य हो गया है।

प्राथमिक दस्तावेज हमेशा लिखित रूप में तैयार नहीं किए जाते हैं, लेकिन दस्तावेज जो भी हो, इसमें कुछ गुण, अस्तित्व का समय और विभागों और कर्मचारियों के माध्यम से विशिष्ट आंदोलन होता है। उद्यम का आकार, उसका कानूनी रूप, क्षमता का दायरा और संचालन का क्षेत्र मायने नहीं रखता, लेकिन उद्यम में लेखा नीति के लिए कार्यप्रवाह अनुसूचीइसे शुरू होने से पहले ही डिजाइन करना बेहतर है।

लेखा नीति वर्कफ़्लो का एक अनिवार्य घटक है

लेखांकन नीतियों पर विनियमन 1983 से यूएसएसआर के दिनों से लागू है! लेखांकन कभी भी व्यवसाय का दिल नहीं रहा है, लेकिन यह हमेशा इसकी मूलभूत रीढ़ रहा है।

लेखांकन नीतियों के विकास की जिम्मेदारी आमतौर पर मुख्य लेखाकार के कंधों पर आती है, और इसे उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। प्राथमिक दस्तावेज़ निम्नलिखित चरणों से गुजरता है:

1. बनाएं या प्राप्त करें।
2. स्वीकृति और प्रसंस्करण।
3. संग्रह में स्थानांतरण।

प्राथमिक दस्तावेज़ के साथ किसी भी कार्रवाई की विशेषता है:

• दस्तावेज़ का स्रोत या प्रेषक;
• प्राप्तकर्ता या कलाकार;
• निष्पादन की स्वीकृति की तिथि;
• निष्पादन का समय;
• निष्पादन परिणाम का गंतव्य।

किसी भी प्राथमिक दस्तावेज़ में महत्वपूर्ण सामग्री होती है, और इसके संचलन की प्रक्रिया में इसे स्थिति संकेतक प्रदान किए जाते हैं जो आपको उद्यम द्वारा अनुमोदित लेखा नीति के अनुपालन की निगरानी करने की अनुमति देते हैं।

आमतौर पर, लेखांकन में लेखांकन नीति के लिए एक वर्कफ़्लो शेड्यूल तैयार किया जाता है, लेकिन यह उद्यम के सभी विभागों के लिए उनकी क्षमता के भीतर उपलब्ध और अनिवार्य है।

अनिवार्य कानूनी आवश्यकताएं

खर्चों का दस्तावेजी प्रमाण आवश्यक है। और पहले की तरह, यह वर्तमान कानून और स्थानीय के अनुसार तैयार किए गए एक लिखित दस्तावेज की वास्तविक उपस्थिति हैउद्यम नियम बनाना। समय भी महत्वपूर्ण है।

रूसी संघ के टैक्स कोड को सभी लेनदेन की पुष्टि की आवश्यकता है। आयकर की गणना करते समय लागतों के लिए लेखांकन के लिए यह मुख्य शर्तों में से एक है। हालांकि, दस्तावेजों की आवाजाही हमेशा उत्पादन गतिविधियों की आवश्यकताओं को पूरा नहीं करती है: भुगतान हो सकता है, और सामग्री वितरण के साथ देर से हो सकती है, माल भेज दिया गया था, लेकिन उपभोक्ता ने भुगतान नहीं किया। परिणामस्वरूप, कुछ प्राथमिक दस्तावेज़ दूसरों के संबंध में समय सीमा के संदर्भ में देर से आते हैं।

अप्रत्याशित परिस्थितियां हमेशा पर्याप्त होती हैं, लेकिन लेखांकन नीति के लिए वर्कफ़्लो शेड्यूल एक आदर्श दस्तावेज़ प्रवाह का एक उदाहरण है। योजना से विचलन की अनुमति है, लेकिन जितना संभव हो उतना कम से कम किया जाना चाहिए, और अनुसूची को प्रत्येक कलाकार की जिम्मेदारी प्रदान करनी चाहिए।

दस्तावेज़ स्थिति संकेतक

ऐसा उद्यम खोजना मुश्किल है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम का उपयोग नहीं करेगा, लेकिन यहां तक कि ऐसे उद्यम में भी जिसके पास एक भी कंप्यूटर नहीं है, प्राथमिक दस्तावेज़ का निर्माण या प्राप्ति एक के निर्माण के साथ होती है इसकी स्थिति का "संकेतक"।

कई डिवीजनों और दूरस्थ शाखाओं वाले बड़े उद्यमों के लिए, सभी दस्तावेजों की स्थिति पर नज़र रखना एक अनिवार्य और अलग उत्पादन प्रक्रिया है। यहां, लेखांकन नीति के लिए वर्कफ़्लो शेड्यूल एक नमूना है, और वास्तविक स्थिति शेड्यूल को अनुकूलित करने, समय सीमा को स्पष्ट करने और दंड देने का आधार है।उल्लंघन करने वालों और उभरती उत्पादन कठिनाइयों को हल करने के तरीकों की पहचान करना।

यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कई घटनाएं अत्यंत महत्वपूर्ण हैं:

• टैक्स रिटर्न प्रदान करना;
• कर चुकाना;
• इलेक्ट्रॉनिक घोषणा प्रस्तुत करना;
• अन्य कानूनी रूप से बाध्यकारी कार्रवाइयां।

यदि आंतरिक उत्पादन चक्र के उल्लंघन को किसी तरह समतल किया जा सकता है, तो सरकारी एजेंसियों के साथ संबंधों में यह अस्वीकार्य है और गंभीर प्रतिबंधों या नुकसान से भरा है।

लेखा नीति के लिए दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची: नमूना सामग्री

वर्णित दस्तावेज़ का रूप आवश्यक नहीं है। हमेशा की तरह, यह मुख्य लेखाकार द्वारा विकसित किया जाता है, जिसे उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है और यह एक तालिका है। हम आपके ध्यान में ऐसे चार्ट का एक उदाहरण लाते हैं।

प्रत्येक दस्तावेज़ का एक नाम होता है, और सभी तालिका पंक्तियों को क्रमांकित किया जाता है। न्यूनतम दो कॉलम आवश्यक:

• दस्तावेज़ बनाना या प्राप्त करना;
• दस्तावेज़ की जाँच और प्रसंस्करण।

पहले कॉलम में दो स्थान हैं:

• जिम्मेदार (कर्मचारी, विभाग);
• निष्पादन की तारीख।

दूसरा कॉलम - तीन से चार पद:

• सत्यापन के लिए जिम्मेदार (निष्पादन);
• निष्पादन की तारीख;
• मूल संगठन में स्थानांतरण की अवधि;
• निष्पादन के परिणाम के पंजीकरण का प्रपत्र।

उद्यम अनुसूची को दर्शाने वाली तालिका के शीर्षक के शब्दों में सीमित नहीं हैंलेखांकन नीति के लिए दस्तावेज़ प्रवाह। नीचे दिया गया नमूना विकल्पों में से एक दिखाता है।

यह महत्वपूर्ण है कि तालिका का तर्क सटीक रूप से प्रतिबिंबित होना चाहिए: कौन सा दस्तावेज़, यह कैसे प्रकट होता है, किसके द्वारा और कहाँ भेजा जाता है, इसे किसके द्वारा और कब निष्पादित किया जाता है, और परिणाम कहाँ भेजा जाता है। इसके अतिरिक्त, खर्च किए गए प्राथमिक के वास्तविक वितरण को संग्रह में प्रदान करना संभव है। आमतौर पर, एक सरकारी संस्थान की लेखा नीति के लिए कार्यप्रवाह अनुसूची अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ काम करने के नियमों के साथ होती है। राज्य संस्थाओं के संबंध में, यह कानून में निहित है।

दस्तावेज़ संग्रह और अवधारण अवधि

अभिलेखागार (यहां तक कि मध्यम आकार के उद्यमों के लिए भी) जल्दी प्रभावशाली आकार तक पहुंच जाते हैं। शाखाओं द्वारा पुनरावृत्ति के लिए अभिलेखीय दस्तावेजों के साथ संग्रह और काम करने पर अतिरिक्त सिफारिशों के साथ लेखांकन नीतियों के लिए नमूना कार्यप्रवाह अनुसूची के साथ यह एक अच्छा अभ्यास है।

विधान विभिन्न दस्तावेजों के लिए अलग-अलग प्रतिधारण अवधि स्थापित करता है। प्रधान कार्यालय की लेखा नीति शाखा कार्यालय के समान नहीं होनी चाहिए। उद्यम के विभिन्न विभागों की क्षमता का दायरा मौलिक रूप से भिन्न हो सकता है। लेकिन यह सलाह दी जाती है कि एक शेड्यूल बनाने, दस्तावेजों की स्पष्ट पहचान, उनके पारित होने के चरणों, संकेतकों पर नज़र रखने के नियम और एक ही तरीके से संग्रह करने के लिए नियमों का निर्माण किया जाए।

लेखा नीतियों का एकीकरण, और विशेष रूप से अभिलेखीय कार्य, एक उद्यम के बुनियादी ढांचे के अनुकूलन के लिए आवश्यक है औरयातायात जानकारी।

कोई भी व्यवसाय न केवल राज्य निकायों द्वारा नियंत्रित किया जाता है, बल्कि उसके स्वयं के प्रबंधन और संस्थापकों द्वारा भी नियंत्रित किया जाता है। अंतिम उपाय आमतौर पर एक सख्त एल्गोरिथ्म के अनुसार बारीकियों और कार्यों को समझने के लिए इच्छुक नहीं है।

निजी क्षेत्र में लेखांकन नीतियों की विशेषताएं

कई संगठन खुद को कानून द्वारा निर्धारित मानदंडों तक सीमित नहीं रखते हैं, बल्कि अपना खुद का नियामक ढांचा विकसित करते हैं। आप अक्सर एलएलसी, उत्पादन सहकारी, साझेदारी, फंड और अन्य प्रकार की कानूनी इकाई की लेखा नीति के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं के विचार के अपने संस्करण और व्यवहार में उनके निर्माण के प्रारूप में एक वास्तविक रूप में वर्कफ़्लो शेड्यूल पा सकते हैं। उद्यम।

सार्वजनिक क्षेत्र और निजी व्यवसाय के बीच एक महत्वपूर्ण अंतर व्यापक वित्तीय अवसर है जो एक लोकप्रिय महंगी प्रणाली पर एक उद्यम के बुनियादी ढांचे को आधार बनाना संभव बनाता है, उदाहरण के लिए, ओरेकल प्रिमावेरा इंस्टेंटिस समाधान के आधार पर। Oracle के पास ऐसे बहुत से महंगे विचार हैं, लेकिन हर उद्यम उन्हें खरीद नहीं सकता और उनके पास उन्हें संचालित करने के लिए पर्याप्त उपकरण नहीं हैं।

दस्तावेज़ प्रबंधन सॉफ्टवेयर

एक विशिष्ट विशेषता जो लेखांकन नीतियों के कार्यान्वयन को प्रभावित करती है, वह है उच्च गुणवत्ता वाले, महंगे, जटिल और मांग में सॉफ्टवेयर की उपलब्धता। कई बड़े व्यवसाय नए समाधान प्राप्त कर रहे हैं जो बड़ी मात्रा में सूचना के वितरित प्रसंस्करण को सक्षम करते हैं।

हालांकि, जमीनी स्तर पर यह कट्टरपंथी दृष्टिकोण. से थोड़ा अलग हैमध्यम और छोटे उद्यमों की स्थिति। आप सरकारी संगठनों का भी उल्लेख नहीं कर सकते। आज तक, एक्सेल और इसी तरह के सार्वभौमिक-उद्देश्य वाले उत्पाद और मालिकाना सॉफ़्टवेयर विकास हर जगह हावी हैं।

यह परिस्थिति (एक गंभीर सूचना प्रणाली और कई मालिकाना कार्यक्रमों का सह-अस्तित्व) इंगित करती है कि इस क्षेत्र में सॉफ़्टवेयर को निरंतर सुधार की आवश्यकता है।

पूर्वगामी के आधार पर, किसी उद्यम के लिए लेखांकन नीति विकसित करते समय उपयोग किए गए सॉफ़्टवेयर पर नहीं, बल्कि नियामक क्षण और वर्तमान कानून के साथ वर्कफ़्लो शेड्यूल के कानूनी प्रावधानों के अनुपालन पर ध्यान केंद्रित करना उचित लगता है और किसी विशेष उद्यम की वास्तविक आवश्यकता।