संगठन के दस्तावेज़ प्रवाह पर विनियम। किसी संगठन में कार्यप्रवाह का एक उदाहरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

एक दस्तावेज़ अपनी सामग्री और उद्देश्य के लिए उपयुक्त रूप में प्रस्तुत की गई जानकारी है। दस्तावेज़ किसी के लिए किसी के द्वारा किसी उद्देश्य से बनाया जाता है। लेकिन हमेशा दस्तावेज़ का स्रोत और / या उसका पता करने वाला व्यक्ति नहीं होगा। आधुनिक स्तर - जब नियंत्रण लूप में मशीनों और तंत्रों को प्रभावी ढंग से और व्यावहारिक रूप से शामिल करना संभव और आवश्यक हो।

किसी दस्तावेज़ की गति की प्रक्रिया, विशेषताएं और गति उसके रूप, सामग्री और "आंदोलन के वातावरण" के कामकाज पर निर्भर करती है। सफलता, आर्थिक संकेतक और सामाजिक दक्षता इस बात पर निर्भर करती है कि संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह कितनी अच्छी तरह से स्थापित है, और यह है: कंपनी की गुणवत्ता और जीवन।

दस्तावेजों और कार्यप्रवाह के बारे में

एक संगठन के उदाहरण पर वर्कफ़्लो का प्रशासन, रूप और प्रक्रिया, कानून द्वारा विनियमित नहीं है। GOST, उपनियम और अनिवार्य सिफारिशें हैं। लेखांकन दस्तावेजों के भाग के रूप में, ऋण प्राप्त करने के लिए कागजात याचिकित्सा रिपोर्ट कानून के मानदंड हैं।

एक दस्तावेज़ हमेशा एक सख्त लिखित रूप नहीं होता है। यह हो सकता है:

• एक फॉर्म जिसमें विशिष्ट क्षेत्रों को एक निश्चित तरीके से भरा जाता है, जिसमें सटीक अर्थपूर्ण और वाक्यात्मक सामग्री होती है;
• एक विशिष्ट आवेदन के लिए एक विशिष्ट फॉर्म के अनुसार बनाया गया एक पृष्ठ (पत्र, आदेश, संदर्भ की शर्तें, स्टाफिंग, …);
• मुक्त रूप (कर्मचारी का व्याख्यात्मक नोट, श्रम उपलब्धियों के लिए आभार, आवेदन पर संकल्प, …).

दस्तावेजों के सभी तीन संस्करणों को कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत किया जा सकता है और तकनीकी और कानूनी उपकरणों की उपलब्धता के कारण, वे बिल्कुल समकक्ष हैं, हालांकि अभी भी ऐसे मामले हैं जब केवल पेपर फॉर्म संभव है।

दस्तावेज़ और वर्कफ़्लो के रूप और सामग्री के विधायी विनियमन की कमी के बावजूद, दस्तावेज़ बनाने, स्थानांतरित करने, संग्रहीत करने या नष्ट करने की एक कठोर, आम तौर पर स्वीकृत और चर्चा नहीं की गई प्रथा है, जिसे प्रत्येक संगठन समायोजित करने के लिए स्वतंत्र है अपने आप में बिल्कुल किसी भी तरह से।

संगठन में दस्तावेज़ प्रवाह का आदर्श उदाहरण

आदर्श को प्राप्त करना मौलिक रूप से असंभव है:

• जीवन और गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में,
• कभी भी,
• अंतरिक्ष में कहीं भी,

क्योंकि प्रत्येक नया दृष्टिकोण नए क्षितिज को देखना संभव बनाता है। उनका पालन करने की एक इच्छा और आवश्यकता है। दस्तावेज़ीकरण कोई अपवाद नहीं है। इसके विपरीत, यह सूचना आंदोलन की प्रक्रिया के गतिशील निर्धारण का एक प्रदर्शनकारी और जीवंत उदाहरण है।

इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि जानकारी कैसे दर्ज की जाती है: कागज पर या इलेक्ट्रॉनिक रूप में। वर्तमान में, दोनों रूपों का एक ही कानूनी मूल्य है, हालांकि कुछ मामलों में कागजी संस्करण के फायदे हैं।

प्रकटन (सृष्टि) के क्षण से जमा या विनाश के क्षण तक उनकी गति का चक्र।

सभी संगठन यह नहीं समझते हैं कि मानव हस्तक्षेप के बिना मशीनों और तंत्रों द्वारा कई दस्तावेजों को सीधे निष्पादित किया जा सकता है, जैसे सभी स्रोत (लेखक) केवल लोग नहीं होने चाहिए।

अधिकांश मामलों में वर्कफ़्लो ऑटोमेशन की सामान्य समझ एक साधारण "सिग्नल आइडिया" के स्तर पर होती है, जब प्रोग्राम को केवल घटनाओं की घटना की रिपोर्ट करने के लिए सौंपा जाता है।

दस्तावेजों का आंतरिक और बाहरी कारोबार

एक सफल संगठन के लिए दोनों सर्किट महत्वपूर्ण हैं। बाहरी टर्नओवर का एक स्थिर मूल्य होता है, जबकि आंतरिक टर्नओवर का एक गतिशील मूल्य होता है।

कंपनी का प्रबंधन इस परिस्थिति को जितना बेहतर समझता है, वह उतनी ही अधिक आशाजनक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली चुनती है। जो लोग किसी संगठन में व्यावसायिक पत्रों की आवाजाही का एक आदर्श उदाहरण स्थापित करना चाहते हैं, वे अपनी स्वयं की सूचना प्रणाली लिखते हैं।

दस्तावेज़ प्राथमिक हो सकते हैं औरमाध्यमिक। उत्तरार्द्ध का हमेशा संगठन के भीतर आंदोलन का इतिहास रहा है।

दस्तावेज़ और उसके उपयोग के बारे में ज्ञान के अनुप्रयोग का विश्लेषण करके, कंपनी की कार्यात्मक विशेषताओं, सामाजिक-आर्थिक संकेतकों और समय मापदंडों का मूल्यांकन करना संभव है। यह भागीदारों और उपभोक्ताओं दोनों के लिए महत्वपूर्ण है।

कागज लेकिन प्रभावी या इलेक्ट्रॉनिक लेकिन खरीदा गया

अद्वितीयता न केवल एक व्यक्ति के लिए, बल्कि एक संगठन के लिए भी निहित है। इसके अलावा, प्रत्येक व्यक्ति अपने व्यक्तित्व की सराहना करता है और कपड़े, व्यवहार, शिक्षा आदि के साथ उस पर जोर देने का हर संभव प्रयास करता है।

एक कंपनी जो तैयार सूचना प्रणाली खरीदती है, वह एक संगठन के वर्कफ़्लो का एक आदर्श उदाहरण है जो इसे अपने स्वयं के चेहरे से वंचित करती है और कर्मचारियों को "किसी और के कपड़े" पहनने के लिए मजबूर करती है।

अपने स्वयं के कर्मचारियों को पुराने ढंग से पेपर मीडिया के साथ काम करने के लिए सौंपना बेहतर है कि उन पर तीसरे पक्ष को थोपें, लेकिन दस्तावेजों और उनके उपयोग के बारे में आधुनिक राय। प्रत्येक कर्मचारी संगठन की कार्यक्षमता का एक महत्वपूर्ण तत्व है, न कि अन्य लोगों के विचारों और तृतीय-पक्ष कार्यप्रवाह की संरचनाओं की प्रभावशीलता का शोधकर्ता।

प्राथमिकताएं, गतिशीलता और कार्यक्षमता

कार्यप्रवाह का बाहरी समोच्च हमेशा सीमित, स्पष्ट और स्थिर रूप से स्थिर होता है। कुल मिलाकर, इसे उतना महत्व नहीं दिया जाना चाहिए जितना कि वह योग्य है। उदाहरण के लिए, कर, नियामक प्राधिकरणों या भागीदारों के साथ संबंधों में "अपनी आत्मा का निवेश" करने का क्या मतलब है। आप किसी तरह से सूचनाओं के आदान-प्रदान की प्रक्रिया में विविधता ला सकते हैंविज्ञापन एजेंसियां, लेकिन यह भी अंततः एक स्थिर, सांसारिक रूप धारण कर लेती है।

हमारी अपनी सूचना प्रसंस्करण प्रणाली की प्राथमिकता, जिसका एक महत्वपूर्ण हिस्सा हमेशा इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन होता है, संदेह से परे है। लेकिन हमेशा और हर किसी को अपना सिस्टम बनाने के लिए समय और पैसे के लिए खेद है।

क्लासिक "वन एस" या "आकाशगंगा" विकल्पों का एक संयोजन जो कभी भी एक्सएल और कुछ तीसरे पक्ष के स्थानीय आर्थिक या लेखा कार्यक्रमों के बिना नहीं होता है, साथ ही फीडबैक और दस्तावेज रखने के लिए अपनी वेबसाइट के साथ (आदेश, शिकायतें, ऑफ़र, …) ग्राहकों और भागीदारों से - मामलों की सामान्य स्थिति, कर्मचारी लगातार दिनचर्या में व्यस्त हैं, और कोई लागत नहीं है।

उत्पादन प्रक्रिया की गतिशीलता केवल अपनी स्वयं की कार्यक्षमता के प्रभावी कार्यान्वयन से सुनिश्चित की जा सकती है। केवल इस क्षमता में, एक संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन अनुकरण के योग्य उदाहरण है, और अपने स्वयं के व्यावसायिक विचार को लागू करने के संदर्भ में, उत्पादन, आर्थिक और सामाजिक संकेतकों की एक उत्कृष्ट गतिशीलता है।

संगठन की सूचना प्रणाली पर विनियम

कोई भी संगठन एक सूचना प्रणाली है जो एक समान वातावरण में उत्पन्न होती है और मौजूद होती है। दस्तावेज़ संगठन में बाहर से आते हैं, इसके अंदर दस्तावेज़ बनाने की भी आवश्यकता होती है, जिनमें से कुछ विनियमित और अनिवार्य हैं।

एक साधारण संगठन वर्कफ़्लो चार्ट इस बात का उदाहरण है कि हर कोई आमतौर पर क्या करता है। विनियमों परकाम के नियम, दैनिक दिनचर्या, कर्मचारियों के कर्तव्य - सामान्य मानदंड, लेकिन "संगठन की सूचना प्रणाली पर विनियम" के विकास में बहुत कम लोग शामिल हैं।

एक उद्देश्य की दृष्टि से, संगठन के नेताओं को किसी भी चीज़ द्वारा निर्देशित किया जा सकता है, कोई भी नियम और नौकरी विवरण लिख सकते हैं। लेकिन इस नियम-निर्माण की प्रभावशीलता और व्यावहारिकता केवल इस बात पर निर्भर करती है कि आंतरिक नियामक शस्त्रागार वास्तविकता की आवश्यकताओं को कितना पूरा करता है।

दस्तावेजों और उनके संचलन पर विनियम

एक उद्यम की दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली कंपनी के सूचना क्षेत्र का एक अभिन्न अंग है, जिसके परिणामस्वरूप "दस्तावेज़ प्रबंधन पर विनियम" "संगठन की सूचना प्रणाली पर विनियम" का एक अनुलग्नक है, लेकिन बहुत महत्वपूर्ण और इसके सभी घटक तत्वों को एक सूचना जीव में जोड़ना।

यदि प्रबंधन किसी संगठन के वर्कफ़्लो का आदर्श उदाहरण बनाने के लिए दृढ़ संकल्पित है, तो इसका मतलब है कि वे वास्तव में एक सफल व्यवसाय के विकास में लगे हुए हैं, जिसका लक्ष्य लाभ कमाना और कर्मचारियों की भलाई में सुधार करना है।

सॉफ्टवेयर विकास की वर्तमान स्थिति की एक विशेषता, विशेष रूप से वितरित सूचना प्रसंस्करण (इंटरनेट प्रोग्रामिंग उदाहरण) में सबसे आगे, यह है कि मोबाइल सेल्फ-एडेप्टिंग एप्लिकेशन बनाना लगभग असंभव है।

एक संगठन में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का कार्य एक सरल लेकिन प्रदर्शनकारी उदाहरण है। यहाँ गतिकी अजीबोगरीब हैं:

• आवक और जावक दस्तावेज़;
• आंतरिक और बाहरी व्यावसायिक पत्रों को संसाधित करने के लिए एल्गोरिदम।

लेखन कोड जो डेटा और एल्गोरिदम के परिवर्तन के रूप में भिन्न हो सकता है, बहुत मुश्किल है। समय और संसाधनों की लागत हर संगठन के लिए उपलब्ध नहीं है।

गतिशीलता में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन

इलेक्ट्रॉनिक संस्करण के कार्य के उदाहरण पर उद्यम में वर्कफ़्लो का संगठन प्रासंगिक, सरल, सांकेतिक और व्यावहारिक है। जटिलता कोड डिजाइन करने की प्रक्रिया से आती है जो गतिशील रूप से बदल सकती है। विकास का समय भी एक समस्या है।

सामान्य प्रसंस्करण तर्क का उपयोग करें।

फिर संगठन में कार्यप्रवाह=एक उदाहरण + आपके अपने व्यवसाय के विचार की विशेषताएं। पहले सन्निकटन में, परिणाम व्यावहारिक नहीं होगा, लेकिन जैसे ही कार्यों का पहला कार्यान्वयन संचालन में आता है, उनके समाधान का चक्र अपरिवर्तनीय हो जाएगा और, ध्यान से, परिणाम प्राप्त होगा।

गतिशील रूप से बदलती सूचनाओं को संसाधित करने में सक्षम सूचना प्रणाली का निर्माण, सबसे पहले, सृजन प्रक्रिया की गतिशीलता ही है।

जब तक इनकमिंग, आउटगोइंग और को पर्याप्त रूप से बदलने के लिए एक तंत्र नहीं बनाया जाता हैआंतरिक दस्तावेज़, और कोड प्रोग्रामर की भागीदारी के बिना स्वतंत्र रूप से बदलने में सक्षम नहीं होगा, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली बनाने के तथ्य के बारे में बात करना संभव नहीं होगा।

हालांकि, संगठन की सूचना प्रक्रियाओं को पूरी तरह से समर्थन देने के लिए अपने स्वयं के सिस्टम का आविष्कार और कार्यान्वयन करना इसकी सफलता को शानदार और परिपूर्ण बनाने के समान है।