लेखा दस्तावेज हैं लेखांकन दस्तावेजों के पंजीकरण और भंडारण के लिए अवधारणा, नियम। 402-एफजेड "लेखा पर"। अनुच्छेद 9. प्राथमिक लेखा दस्तावेज

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

लेखा संबंधी जानकारी तैयार करने और कर देनदारियों के निर्धारण की प्रक्रिया के लिए लेखांकन प्रलेखन का उचित निष्पादन बहुत महत्वपूर्ण है। इसलिए, दस्तावेजों को विशेष देखभाल के साथ व्यवहार करना आवश्यक है।

लेखा सेवाओं के विशेषज्ञ, स्वतंत्र रिकॉर्ड रखने वाले छोटे व्यवसायों के प्रतिनिधियों को कागजात के निर्माण, डिजाइन, आंदोलन, भंडारण के लिए मुख्य आवश्यकताओं को जानना चाहिए।

दस्तावेज़ अवधारणा

लेखांकन पर नियामक अधिनियम किसी दस्तावेज़ की अवधारणा का खुलासा नहीं करते हैं। इसलिए, यह GOST R ISO 15489-1-2007 द्वारा स्थापित परिभाषा का उपयोग करने लायक है।

लेखा दस्तावेज़ एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई पहचान योग्य जानकारी है, जो किसी व्यक्ति या संगठन द्वारा व्यावसायिक गतिविधियों या कानूनी की पुष्टि करते समय सबूत के रूप में बनाई, प्राप्त और संग्रहीत की जाती है।दायित्वों।

प्राथमिक दस्तावेज़ ऐसे दस्तावेज़ होते हैं जिनमें प्रक्रियाओं और संचालन के बारे में स्रोत डेटा होता है। ये लेखांकन दस्तावेज हैं जो लेखांकन प्रविष्टियों के आधार के रूप में कार्य करते हैं।

प्राथमिक लेखा दस्तावेज वे दस्तावेज हैं जिनके द्वारा आर्थिक गतिविधियों के तथ्य दर्ज किए जाते हैं। संघीय कानून "ऑन एकाउंटिंग" की यह अवधारणा लेखों द्वारा विनियमित है।

उनके संकलन के लिए मुख्य आवश्यकता यह है कि उन्हें संकलित किया जाना चाहिए जब आर्थिक गतिविधि के तथ्य का प्रदर्शन किया जाता है या इसके पूरा होने के तुरंत बाद (यदि संभव हो)।

प्राथमिक प्रश्नपत्र

व्यापार लेनदेन के समय प्राथमिक लेखा दस्तावेज तैयार किया जाना चाहिए, और यदि यह संभव नहीं है, तो इसके पूरा होने के तुरंत बाद।

मुख्य प्राथमिक दस्तावेज हैं:

1. कंसाइनमेंट नोट, फॉर्म TORG-12.
2. आरकेओ और पीकेओ।
3. लेखा संदर्भ।
4. खर्च रिपोर्ट।

प्राथमिक दस्तावेजों की किस्में

किसी भी मानक अधिनियम में लेखांकन दस्तावेजों का समूहीकरण और वर्गीकरण शामिल नहीं है। निम्नलिखित प्रकार के लेखांकन दस्तावेजों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है, ये दस्तावेज हैं जिन्हें ध्यान में रखा गया है:

1. उनके संकलन के स्थान: बाहरी और आंतरिक।
2. लागू दस्तावेजी रूप: गैर-एकीकृत (संगठन द्वारा स्वतंत्र रूप से विकसित किए गए रूपों के अनुसार बनाया गया), एकीकृत (एल्बम में निहित रूपों के अनुसार बनाया गया)एकीकृत रूप)।
3. सूचना वाहक का प्रकार: इलेक्ट्रॉनिक और कागज।
4. डेटा वॉल्यूम: सारांश और प्राथमिक।
5. देनदारियों का प्रकार, लेखा क्षेत्र, संपत्ति: नकद लेनदेन के लिए लेखांकन, प्रोद्भवन के लिए लेखांकन और मजदूरी का भुगतान, सूची के लिए लेखांकन, अचल संपत्तियों के लिए लेखांकन, आदि।

प्राथमिक अकाउंटिंग फॉर्म

लेखांकन दस्तावेजों के लेखांकन में पंजीकरण, सबसे पहले, एकीकृत और स्वतंत्र रूप से विकसित रूपों का उपयोग है। 2013 से कई एकीकृत का उपयोग अनिवार्य नहीं है।

सभी प्राथमिक प्रपत्रों को संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। निम्नलिखित वर्तमान में अनिवार्य हैं:

1. कार्गो परिवहन सेवाओं (सरकार के 272-पी) के हिसाब से।
2. श्रम के हिसाब से उसका भुगतान (राज्य सांख्यिकी समिति का 1-पी).
3. नकद लेनदेन के लिए लेखांकन (राज्य सांख्यिकी समिति के 88-पी, रूसी संघ के बैंक के 3210-यू)।

भुगतान आदेश के लिए मानक प्रपत्र भी प्रदान किया गया है। एकीकृत फॉर्म जारी करने की प्रक्रिया में, लेखांकन दस्तावेजों को भरना अनिवार्य है, अर्थात् सभी प्रदान किए गए कॉलम (लाइनें), अनिवार्य हैं। यदि कोई जानकारी गायब है, तो संबंधित कॉलम में एक डैश लगाया जाना चाहिए।

यह ध्यान देने योग्य है कि लेखांकन दस्तावेजों का उपयोग, जिनकी वर्तमान में आवश्यकता नहीं है, अभी भी संगठनों में उपयोग किया जाता है। उद्यम की आंतरिक आवश्यकताओं को ध्यान में रखते हुए, इन रूपों को अंतिम रूप दिया जा सकता है। उन्हें विशिष्ट व्यावसायिक गतिविधियों को ठीक करने के लिए अधिक उपयुक्त और सुविधाजनक बनाया जा सकता है। उदाहरण के लिए, आप कर सकते हैंआगे और पीछे की तरफ छपाई के लिए आवश्यक वस्तुओं और निशानों का उपयोग करने से मना करें।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की स्वीकृति

संगठन लागू होने वाले प्राथमिक फ़ॉर्म (4 पैराग्राफ 1/2008-पीबीयू) को मंज़ूरी देने के लिए बाध्य हैं। हालांकि, यह याद रखना महत्वपूर्ण है कि केवल यूनिफ़ॉर्म फ़ॉर्म एल्बम से लिंक करना पर्याप्त नहीं होगा।

लेखा नीति में संगठन द्वारा उपयोग किए जाने वाले एल्बम से विशिष्ट प्रकार के दस्तावेज़ों की सूची होनी चाहिए, साथ ही उन व्यक्तियों की सूची भी होनी चाहिए जिन्हें प्राथमिक दस्तावेज़ों पर हस्ताक्षर करने का अधिकार है।

फॉर्म को अन्य स्थानीय विनियमों द्वारा भी अनुमोदित किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के रूपों को अनुमोदित करने का आदेश। लेखा नीति में ऐसे आदेश का लिंक होना चाहिए।

लेखा दस्तावेजों का आवश्यक विवरण

402-FZ प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के अनिवार्य विवरण के लिए आवश्यकताओं को नियंत्रित करता है। ऐसे सात विवरण हैं:

1. दस्तावेज़ की तिथि।
2. उसका नाम।
3. दस्तावेज़ को संकलित करने वाली आर्थिक इकाई का नाम।
4. व्यावसायिक तथ्यों की सामग्री।
5. मौद्रिक या प्राकृतिक माप की राशि (इकाइयों के साथ)।
6. लेन-देन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों के पदों के नाम।
7. जिम्मेदार व्यक्तियों के प्रतिलेख के साथ हस्ताक्षर।

कुछ दस्तावेज़ जो प्राथमिक दस्तावेज़ नहीं हैं, उनका उपयोग इस तरह किया जा सकता है।

यदि कोई संगठन किराए की लागत को दर्शाता है, तो ऐसे लेखांकन दस्तावेज अधिनियम और एक पट्टा समझौता हैं। नागरिक संहिता के 611 और 622 अनुच्छेदस्थापित करें कि ऐसे मामले में, रिपोर्टिंग वस्तु की स्वीकृति और हस्तांतरण के द्विपक्षीय कृत्यों को तैयार किया जाना चाहिए। यदि हम नागरिक संहिता के अनुच्छेद 753 पर विचार करें, तो एकतरफा प्रकृति के कृत्य प्राथमिक दस्तावेजों के रूप में काम कर सकते हैं।

लेखा में दस्तावेज़ीकरण

ऐसे विशेष मामलों पर विचार करना महत्वपूर्ण है जो अक्सर दस्तावेज़ीकरण की तैयारी में होते हैं।

मुहरों के प्रयोग की अस्वीकृति। मुहर का मुख्य उद्देश्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किए गए हस्ताक्षर को प्रमाणित करना है। 2015 से, उद्यमों को मुहर लगाने की आवश्यकता नहीं है। प्रेस के बारे में जानकारी संगठन के चार्टर (82-FZ) में परिलक्षित होनी चाहिए। सील केवल तभी आवश्यक है जब संघीय विनियमों द्वारा आवश्यक हो।

यह निम्नलिखित दस्तावेजों पर मौजूद होना चाहिए: दोहरे गोदाम प्रमाण पत्र, काम पर दुर्घटनाओं के कार्य, सीमा शुल्क अधिकारियों को प्रस्तुत दस्तावेज, एक पावर ऑफ अटॉर्नी जो आपको अदालतों में एक कानूनी इकाई के हितों का प्रतिनिधित्व करने की अनुमति देता है।

मुहर एक अनिवार्य आवश्यकता नहीं है, हालांकि, इसकी उपस्थिति प्राथमिक लेखा दस्तावेज के रूप में प्रदान की जा सकती है, जिसे व्यवसाय इकाई के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

विदेशी भाषा में तैयार किए गए दस्तावेज़। लेखांकन के लिए केवल रूसी में दस्तावेज़ स्वीकार किए जा सकते हैं। यदि दस्तावेज़ किसी अन्य भाषा में तैयार किया गया है, तो रूसी में अनुवाद होना चाहिए, और यह लाइन से लाइन होना चाहिए। हेग कन्वेंशन द्वारा निर्धारित मामलों को छोड़कर, अनुवाद के प्रमाणन की आवश्यकता नहीं है:

1. प्राथमिक लेखा दस्तावेजों में गैर-रूबल मीटर। लेखांकन दस्तावेजों में लागत डेटा पारंपरिक इकाइयों में, मुद्रा में, रूबल में परिलक्षित हो सकता है।
2. इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राथमिक।

402-FZ व्यावसायिक संस्थाओं को न केवल कागज़ के रूप में, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी प्राथमिक दस्तावेज़ जारी करने की अनुमति देता है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ में लेखांकन दस्तावेजों के साथ-साथ एक इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के लिए निर्धारित सभी आवश्यक विवरण शामिल होने चाहिए।

इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर तीन किस्मों में आते हैं - सरल, उन्नत अयोग्य, उन्नत योग्य। वित्त मंत्रालय के मुताबिक इन तीनों में से किसी भी हस्ताक्षर का इस्तेमाल किया जा सकता है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने के लिए मुख्तारनामा

किसी संगठन के कर्मचारी को हस्ताक्षर करने का अधिकार है यदि निम्नलिखित में से कोई एक दस्तावेज तैयार किया गया है:

1. प्राथमिक (नागरिक संहिता के 185-189 अनुच्छेद) पर हस्ताक्षर करने के लिए मुख्तारनामा।
2. हस्ताक्षर करने के अधिकार पर आदेश।

हस्ताक्षर करने का अधिकार देने वाले आदेश के साथ तुलना करने पर, उन व्यक्तियों को भी पावर ऑफ अटॉर्नी जारी की जा सकती है जो संगठन के कर्मचारी नहीं हैं। पार्टियों के समझौते से, प्राथमिक दस्तावेजों (नागरिक संहिता के अनुच्छेद 160) पर हस्ताक्षर करने के लिए एक प्रतिकृति का उपयोग किया जा सकता है।

लेखांकन में कार्यप्रवाह की अनुसूची

एक वर्कफ़्लो शेड्यूल एक विवरण है, जो एक तालिका या आरेख का रूप ले सकता है, लेखांकन दस्तावेजों को बनाने, स्थानांतरित करने, संसाधित करने, संग्रहीत करने की प्रक्रियाओं का।अनुसूची को लेखा नीति के परिशिष्ट के रूप में या स्थानीय नियामक अधिनियम के रूप में अनुमोदित किया जा सकता है। दूसरे मामले में, लेखा नीति में इस अधिनियम का लिंक होना चाहिए।

कार्यप्रवाह अनुसूची अनिवार्य रूप से प्रतिबिंबित होनी चाहिए:

1. शर्तें जिसके दौरान दस्तावेजों को तैयार, प्रेषित, संसाधित, संग्रहीत किया जाना चाहिए।
2. कार्यप्रवाह अनुसूची (वित्त मंत्रालय के 105-पी) में परिलक्षित संचालन के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों की स्थिति।

प्राथमिक प्रलेखन के लेखांकन के लिए पत्रिका

ऐसी पत्रिका रखना लेखांकन के बजाय तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रबंधन का एक नियम है। लेखांकन दस्तावेजों के पंजीकरण के लिए यह आवश्यक है - आने वाले और बाहर जाने वाले प्राथमिक दस्तावेज। विशेषज्ञ उन मामलों में एक समान पत्रिका रखने की सलाह देते हैं जहां विशेष लेखांकन कार्यक्रमों के उपयोग के बिना लेखांकन किया जाता है।

उदाहरण के लिए, 1C का उपयोग करते समय, एक दस्तावेज़ीकरण जर्नल तैयार किया जा सकता है और जितनी जल्दी हो सके मुद्रित किया जा सकता है। तो, रसीद दस्तावेजों का रजिस्टर आपूर्तिकर्ताओं के दस्तावेजों, और नकद दस्तावेजों के रजिस्टर, क्रमशः उद्यम के कैश डेस्क पर दस्तावेज प्रदर्शित करेगा।

लेखांकन, कर लेखांकन के विपरीत, प्राथमिक लेखांकन दस्तावेजों की अनुपस्थिति में आर्थिक गतिविधि के तथ्यों को प्रतिबिंबित करने की अनुमति देता है, लेकिन केवल तभी जब वे बाद में प्राप्त होते हैं।

इस मामले में, अनुमानित मूल्य का उपयोग करके आर्थिक गतिविधि के तथ्यों को दर्ज किया जाना चाहिए। एक बार दस्तावेज़ आने के बाद, इसे उलट नहीं किया जाता है। इसकी प्राप्ति की तिथि को ठीक करना ही आवश्यक है।

यह दृष्टिकोण21/2008-PBU, वित्त मंत्रालय के 119n-P, AKPI16-443-R VS. द्वारा विनियमित

मध्यस्थ लेनदेन से संबंधित दस्तावेज इस प्रक्रिया के अपवाद हैं। मध्यस्थ सभी दस्तावेजों को स्थानांतरित करने के लिए बाध्य है। ऐसे मामलों में जहां पूर्ण लेनदेन पर रिपोर्ट त्रुटियों या अशुद्धियों के साथ तैयार की जाती है, प्रिंसिपल को इसकी प्राप्ति की तारीख से 30 दिनों के भीतर आपत्तियां उठाने का अधिकार हो सकता है (सिविल कोड के 999, 1008 लेख)।

लेखा दस्तावेजों का भंडारण और विनाश

पहल के भंडारण का क्रम संस्कृति मंत्रालय के 558-पी द्वारा निर्धारित किया जाता है। 402-FZ "ऑन अकाउंटिंग", अनुच्छेद 9 के अनुसार, प्रलेखन के भंडारण की कुल अवधि 5 वर्ष है। दस्तावेज़ के भंडारण को व्यवस्थित करने के लिए उद्यम का प्रमुख जिम्मेदार है।

कुछ दस्तावेजों को अधिक समय तक रखना चाहिए:

1. चल संपत्ति के अधिग्रहण के बारे में - कम से कम 10 वर्ष।
2. अचल संपत्ति के लेन-देन के लिए - अनिश्चित काल के लिए।
3. सुदूर उत्तर में व्यापार यात्राओं के लिए लाभांश भुगतान और यात्रा प्रमाणपत्र - 75 वर्ष।

यदि आंतरिक रिकॉर्ड समाप्त हो गए हैं, तो उन्हें नष्ट किया जा सकता है। विनाश की संभावना पर निर्णय एक विशेषज्ञ आयोग द्वारा किया जाना चाहिए, जो हर साल बनाया जाता है या स्थायी रूप से कार्य करता है। ऐसे आयोग की गतिविधियों के परिणामों के आधार पर, एक अधिनियम तैयार किया जाना चाहिए, जो नष्ट किए जाने वाले दस्तावेजों की सूची को दर्शाता है।

एक उद्यम अपने दम पर दस्तावेज़ीकरण को समाप्त कर सकता है या इसे किसी विशेष को हस्तांतरित कर सकता हैसंगठन।

प्राथमिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की जिम्मेदारी

लेखांकन और वित्तीय रिपोर्टिंग आवश्यकताओं के घोर उल्लंघन के लिए दंड प्रदान किया जाता है। सबसे कठोर दस्तावेजों में से एक अनिवार्य प्राथमिक लेखा दस्तावेजों, लेखा रजिस्टरों, वित्तीय विवरणों और एक आर्थिक इकाई के लिए एक लेखा परीक्षा रिपोर्ट की कमी है।

इस तरह के उल्लंघन पाए जाने पर निम्नलिखित राशियों में जुर्माना लगाया जाता है:

1. अधिकारी - 5-10 हजार रूबल।
2. अधिकारियों द्वारा बार-बार उल्लंघन - 10-20 हजार रूबल या 1-2 साल के लिए अयोग्यता।