लेखांकन में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें और अवधि

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, लगभग किसी भी आधुनिक घरेलू उद्यम में, लेखांकन द्वारा प्रलेखन की सबसे बड़ी राशि उत्पन्न होती है। बेशक, यह समझ में आता है: यह इस विभाग में है कि वे पैसे के साथ काम करते हैं, और इस तरह के प्रत्येक ऑपरेशन को आधिकारिक तौर पर कागज पर तय करने की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, एक संगठन में प्राथमिक दस्तावेजों को संग्रहीत करने की अवधि कानूनी रूप से स्थापित है, जिसका अर्थ है कि यह "कागज के टुकड़ों" से छुटकारा पाने के लिए उसी तरह काम नहीं करेगा, आपको उन्हें कम से कम कई वर्षों तक संग्रहीत करना होगा और उसके बाद ही उन्हें नष्ट करें। वैसे, बेकार कागज से छुटकारा पाने की प्रक्रिया भी आसान नहीं है, इसमें कई विशिष्ट विशेषताएं हैं। इस सब के बारे में - आगे।

दस्तावेज़, दस्तावेज़…

यदि आप उत्पादित दस्तावेज की मात्रा पर आंकड़े देते हैं, तो यह पता चलता है कि लगभग सभी आधुनिक घरेलू उद्यमों में, लेखांकन 80-90% कागजी दस्तावेजों का स्रोत है। उन्हें सिर्फ रखने की जरूरत नहीं है। प्रतिबंध न केवल यह निर्धारित करते हैं कि प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के लिए सही न्यूनतम भंडारण अवधि क्या है (आमतौर पर से भिन्न होती है)पांच साल से एक दशक तक), लेकिन यह भी कि ये वस्तुएं किन परिस्थितियों में होनी चाहिए। साथ ही, यह याद रखना चाहिए कि अस्थायी भंडारण और स्थायी के लिए प्रलेखन में एक विभाजन है।

हालांकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, प्रत्येक कंपनी के प्रबंधक प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों की पेचीदगियों को समझने में रुचि नहीं रखते हैं। अपने आप को सिरदर्द से बचाने के लिए, आप विशेष अभिलेखीय कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। ऐसी कंपनी में, उन्हें ठीक-ठीक पता होता है कि उन्हें किस प्रकार के दस्तावेज़ों को कितने समय तक, किन परिस्थितियों में, किन नियमों के तहत संग्रहीत करने की आवश्यकता है। इसके अलावा, ऐसे संगठन में समय सीमा समाप्त होने पर भंडारण के साथ सौंपे गए दस्तावेजों को नष्ट करने की तकनीकी क्षमता होती है। यह वास्तव में सुविधाजनक है, लेकिन इसमें पैसा खर्च होता है। यदि आप पैसे बचाना चाहते हैं, तो आपको संग्रह के लिए एक विशेष कमरा आवंटित करना होगा और समझना होगा कि किसी संगठन में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों को संग्रहीत करने की कानूनी अवधि क्या है।

चाहते हैं - नहीं चाहते

समस्या, वैसे, खरोंच से पैदा नहीं होती। वर्तमान कानून प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों को स्थापित करते हैं, और किसी भी उद्यम के भीतर उनका पालन किया जाना चाहिए। यह कानून से निम्नानुसार है कि किसी भी ऑपरेटिंग कानूनी इकाई को दस्तावेज़ीकरण को संरक्षित करने के दायित्व के साथ सौंपा गया है। इसका मतलब यह है कि गतिविधि का रूप मायने नहीं रखता - चाहे वह अकेले व्यवसाय करने वाला एक निजी उद्यमी हो, या एक बड़ी चिंता हो, आपको अभी भी वित्तीय विवरणों और अन्य दस्तावेजों के भंडारण में भाग लेना होगा। कानून का अध्ययन करना महत्वपूर्ण हैइलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों, कागज के भंडारण के लिए स्थापित अवधि, ताकि ठेकेदार के साथ संघर्ष की स्थिति में या नियंत्रण प्राधिकारी द्वारा सत्यापन के दौरान, आप असहज स्थिति में न हों। इसके अलावा, वैधानिक समय अंतराल का पालन न करने पर निरीक्षण के दौरान काफी जुर्माना लग सकता है। वर्तमान कानून में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की न्यूनतम अवधि को नियंत्रित करने वाले नियम शामिल हैं। यह महत्वपूर्ण है कि व्यवसाय सुरक्षित हो, और हमारे देश में व्यवसाय करना वैधता और स्थापित नियमों के अनुपालन से प्रतिष्ठित है।

अक्टूबर 2004 में अपनाया गया 125वां संघीय कानून इलेक्ट्रॉनिक प्राथमिक दस्तावेजों, कागजी दस्तावेजों के भंडारण की अवधि के बारे में बताता है। नाम के आधार पर, यह अभिलेखागार और व्यवसाय के सही संचालन के लिए समर्पित है। यह इस आधिकारिक दस्तावेज में है कि लेखा विभाग द्वारा उत्पादित आधिकारिक कागजात के भंडारण की विशेषताओं पर विचार किया जाता है। यहां आप दोनों विशेषताएं पा सकते हैं जो आपको अस्थायी और स्थायी भंडारण के दस्तावेज़ीकरण के साथ-साथ किसी विशेष प्रकार के कागज़ के लिए विशिष्ट शर्तों के बीच अंतर करने की अनुमति देती हैं।

किस पर लागू होता है?

प्राथमिक दस्तावेजों के लिए न्यूनतम भंडारण अवधि का अनुपालन करने की बाध्यताएं निम्नलिखित को सौंपी गई हैं:

• स्थानीय सरकारें;
• सरकारी एजेंसियां;
• उद्यमी;
• उद्यम;
• व्यवसाय करने वाले व्यक्ति।

कर्मचारियों से संबंधित दस्तावेजों सहित अभिलेखीय दस्तावेजों के संबंध में कानून का पालन करना होगा। पूरेकानून के कागजात में निर्दिष्ट समय अवधि सुरक्षित स्थान पर होनी चाहिए। संघीय कानूनों के अलावा, प्राथमिक दस्तावेजों और लेखा रजिस्टरों के भंडारण की शर्तों की बारीकियां कई नियामक दस्तावेजों से प्रभावित होती हैं जो पूरे देश के क्षेत्र में और प्रत्येक व्यक्तिगत क्षेत्र में लागू होते हैं। हालांकि, सबसे महत्वपूर्ण दस्तावेज ऊपर वर्णित 125वां कानून है, जो लेखांकन पत्रों के भंडारण की अवधि को विनियमित करने वाले दस्तावेजों की एक पूरी सूची प्रदान करता है।

कानून संख्या 129

1996 में, लेखांकन की विशेषताओं पर एक संघीय कानून जारी किया गया था। इसमें कहा गया है कि लेखांकन कागज पर अपने दस्तावेज तैयार कर सकता है, साथ ही विभिन्न मशीन टूल्स का उपयोग कर सकता है। उसी समय, कंपनी को दस्तावेज़ों की प्रतियां कागज पर स्वयं बनानी चाहिए, ताकि संचालन में सभी प्रतिभागियों के पास उनके बारे में डेटा तक पहुंच हो। यदि नियामक प्राधिकरण दस्तावेज़ीकरण तक पहुंच का अनुरोध करता है, तो कंपनी के प्रतिनिधियों को इसे प्रदान करना आवश्यक है। अभियोजकों और अदालत के प्रतिनिधियों दोनों को ऐसा करने का अधिकार है।

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की भंडारण अवधि के अनुपालन में निर्माण, भंडारण, अनुरोध पर प्रावधान नियामक अधिनियमों में स्थापित रूपों का पालन करना चाहिए। दस्तावेज़ अनुरोध करने वाले व्यक्ति को कागज़ के रूप में भेजे जाने चाहिए। यदि कार्य में प्रयुक्त मशीनों की क्षमताओं द्वारा इसकी अनुमति दी जाती है, यदि सभी प्रतिभागी सहमत हैं, तो रिपोर्टिंग इलेक्ट्रॉनिक रूप में भेजी जा सकती है। यह हमारे लागू कानूनों द्वारा भी अनुमत हैदेश।

नियमों का पालन करें

129वें संघीय कानून में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों का पालन करने के दायित्व का उल्लेख है। विशेष रूप से, अनुच्छेद 17 में उल्लेख किया गया है कि किसी भी कानूनी इकाई को ऐसे दस्तावेज़ों को बिना किसी असफलता के रखना चाहिए, जिसमें रजिस्टर और रिपोर्ट शामिल हैं। समय अंतराल की अवधि राज्य स्तर पर संग्रह को नियंत्रित करने वाले नियमों द्वारा स्थापित की जाती है। इस अवधि की अवधि 5 वर्ष से कम नहीं हो सकती।

लेखांकन नीति और कुछ अन्य श्रेणियों (सूचना को संसाधित करने वाली मशीनों पर उपयोग किए जाने वाले कार्यक्रम, खातों के कार्य चार्ट) को विनियमित करने वाले दस्तावेज़ीकरण के लिए प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की एक विशेष अवधि स्थापित की जाती है। बेशक, यहां की अवधि भी पांच साल है (कुछ मामलों में यह अवधि लंबी निर्धारित की जा सकती है), लेकिन यह अवधि उस क्षण से गिनना शुरू हो जाती है जब इस दस्तावेज़ का अंतिम बार उद्यम में उपयोग किया गया था। एक कानूनी इकाई का मुखिया वह व्यक्ति होता है, जो कानून द्वारा समय अंतराल के अनुपालन में सभी आवश्यक दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार होता है। इसका मतलब यह है कि किसी भी शिक्षित और जिम्मेदार मालिक को लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि पता होनी चाहिए यदि वह कंपनी में स्थिति को अपने नियंत्रण में रखना चाहता है।

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, कई संगठन नियमित रूप से आधिकारिक दस्तावेजों की एक सूची का संचालन करते हैं, और स्थानीय नियम दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों को स्थापित करते हैं, जिनके साथ निरीक्षण अधिकारी वास्तव में अनुपालन की निगरानी करते समय बातचीत करते हैं।संग्रह नियम।

निर्माण और भंडारण: सभी नियमों के अनुसार

वर्तमान कानून के आधार पर, लेखाकार न केवल कागज पर, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी प्राथमिक दस्तावेज और सारांश दस्तावेज दोनों उत्पन्न कर सकते हैं; उसी समय, कागजी प्रतियां बनाने के दायित्व कानूनी इकाई को सौंपे जाते हैं, और इच्छुक व्यक्ति, निरीक्षण निकाय के अनुरोध पर, कंपनी जल्द से जल्द पते पर कागजी दस्तावेज भेजने के लिए बाध्य है। संकलन और भंडारण वर्तमान नियामक अधिनियमों द्वारा स्थापित रूप में किया जाना चाहिए।

लेखा विभाग में प्राथमिक दस्तावेजों के भंडारण की अवधि के बारे में, इस प्रक्रिया का क्रम, प्रलेखन की सूची बताता है जो किसी भी उद्यम के काम के दौरान बनने वाले विशिष्ट प्रबंधन पत्रों पर विचार करता है। वे 2010 में वित्त मंत्रालय और संघीय अभिलेखागार द्वारा अनुमोदित एक दस्तावेज में स्थापित किए गए थे। इसके अलावा, टैक्स कोड की आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है, जो यह नियंत्रित करता है कि हमारे देश का प्रत्येक नागरिक चार साल के लिए लेखांकन रिकॉर्ड बनाए रखने के लिए जिम्मेदार है। यह व्यय, आय, और करों के भुगतान की पुष्टि के लिए लेखांकन से संबंधित कागजात पर लागू होता है।

चीजों के बारे में होशियार रहें

प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के भंडारण की शर्तों के अनुपालन में प्रक्रिया के सही संगठन में एक पेशेवर दृष्टिकोण, लेखांकन प्रलेखन के लिए जिम्मेदार कर्मियों की भागीदारी, कार्य प्रक्रिया के संगठन के बारे में अभिलेखीय जानकारी का प्रसंस्करण शामिल है। वर्तमान में लगभग कोई स्थान नहीं हैंसंग्रह में विशेष प्रशिक्षण, इसलिए वास्तव में उच्च गुणवत्ता वाले विशेषज्ञ को ढूंढना अक्सर मुश्किल होता है। दूसरी ओर, प्रगतिशील कानून के लिए आवश्यक है कि प्राथमिक लेखा दस्तावेजों की अवधारण अवधि का पालन किया जाए, अन्यथा आप स्पष्ट रूप से अप्रिय जुर्माना का सामना कर सकते हैं। पर्याप्त मात्रा में दस्तावेज़ प्रवाह के लिए सबसे अच्छा विकल्प कंपनी के कर्मचारियों में अभिलेखीय भंडारण के लिए जिम्मेदार विभाग बनाना और आंतरिक संसाधनों के साथ प्रलेखन के लिए जिम्मेदार कर्मियों के नियमित प्रशिक्षण को सुनिश्चित करना है। यह कानूनों में स्थापित नवाचारों को नियंत्रण में रखेगा और सभी आवश्यकताओं का अनुपालन करेगा।

एक वैकल्पिक विकल्प जो आपको प्राथमिक दस्तावेजों की भंडारण अवधि को ध्यान में रखता है और आपकी कार्य गतिविधियों में इसका अनुपालन करने की अनुमति देता है, एक मध्यस्थ के साथ सहयोग है जो ग्राहक के कागजात को संरक्षित करने के लिए दायित्वों को मानता है। हालाँकि, अपने लिए एक अभिलेखीय फर्म चुनना भी कोई आसान काम नहीं है। एक विश्वसनीय कंपनी को वरीयता देने के लिए सभी उपलब्ध विकल्पों का सावधानीपूर्वक विश्लेषण करना आवश्यक है और यह चिंता न करें कि यह बंद हो सकता है और इमारत जल सकती है।

कुछ प्रकार के दस्तावेज़ों को संग्रहीत करने की विशेषताएं

वर्तमान कानून के अनुसार, प्राथमिक दस्तावेज, साथ ही रजिस्टर, रिपोर्टिंग और बैलेंस शीट को संग्रह में स्थानांतरित किया जाना चाहिए। आधिकारिक दस्तावेज की इन सभी श्रेणियों को, जब तक उन्हें संग्रह में नहीं भेजा जाता है, तब तक उन्हें लेखांकन परिसर में रखा जाना चाहिए, जबकि कानूनी इकाईकागजात की सुरक्षा के लिए सभी शर्तें प्रदान करने के लिए बाध्य है: अलमारियाँ बंद होनी चाहिए, आग और अन्य सुरक्षा देखी जानी चाहिए। उद्यम के अंदर, दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को एक विशेष दस्तावेज़ द्वारा नियुक्त किया जाता है।

यदि कंपनी सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म का उपयोग करती है, तो कानून द्वारा इन दस्तावेजों को एक तिजोरी या एक विशेष कोठरी में रखा जाना चाहिए, एक कमरा जो बंद है और दस्तावेज़ीकरण की सुरक्षा की गारंटी देता है। वर्तमान समयावधि के प्राथमिक दस्तावेज, मैन्युअल रूप से संसाधित, कालानुक्रमिक रूप से रजिस्टरों में एकत्र किए जाने चाहिए, जिन्हें बाद में स्थायी भंडारण के लिए संग्रह में भेजा जाता है।

और क्या देखना है?

बैंक स्टेटमेंट, कैश ऑर्डर और एडवांस रिपोर्ट को स्टोर करते समय, सभी दस्तावेजों को कालानुक्रमिक रूप से रखा जाना चाहिए और संयुक्त व्यवस्थित भंडारण के लिए बाध्य होना चाहिए। दस्तावेज़ों की कुछ विशिष्ट श्रेणियों (शिफ्ट रिपोर्ट, कार्य आदेश) को बिना बाध्यकारी के संग्रहीत किया जा सकता है, लेकिन फ़ोल्डरों में दर्ज किया जा सकता है ताकि कुछ भी खो जाए या बेईमान उद्देश्यों के लिए उपयोग न किया जाए।

दस्तावेजों की सुरक्षा, साथ ही संग्रह को समय पर भेजना, मुख्य रूप से मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है, हालांकि, यदि आवश्यक हो, तो स्थानीय नियमों में किसी अन्य व्यक्ति को अधिकार का प्रतिनिधिमंडल शामिल हो सकता है। मुख्य लेखाकार से आधिकारिक आदेश होने पर ही कुछ मामलों में प्राथमिक दस्तावेज, रिपोर्टिंग, बैलेंस शीट जारी करना संभव है। सामान्य तौर पर, संरचनात्मक प्रभागों के पास लेखांकन दस्तावेजों तक पहुंच नहीं होती है। दस्तावेज़ों की जब्ती संभव हैकेवल तभी जब जांच एजेंसियों, न्यायालय या अन्य प्राधिकारियों से विशेष अनुरोध किया गया हो जिनके पास कानून के तहत उपयुक्त शक्तियां हों। इस मामले में, कानून के अनुपालन में तैयार एक आधिकारिक प्रस्ताव प्रदान करना आवश्यक है। वापस लेते समय, एक प्रोटोकॉल तैयार करना आवश्यक होता है, जिसकी एक प्रति हस्ताक्षर के विरुद्ध संगठन के प्रतिनिधि को हस्तांतरित की जाती है।

प्राथमिक दस्तावेज़ों की संग्रहण अवधि नीचे दी गई तालिका में दिखाई गई है।

कार्यप्रवाह की विशेषताएं

शब्द "दस्तावेज़ प्रवाह" उस समय से दस्तावेज़ीकरण के संचलन से जुड़े कारकों के एक समूह पर लागू होता है, जिस क्षण से दस्तावेज़ को अभिलेखीय व्यवसाय में स्थानांतरित करने के लिए बनाया गया था। एक अनुसूची का विकास मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है, हालांकि कुछ उद्यमों में इसे एक दस्तावेज़ प्रबंधन विशेषज्ञ को सौंप दिया जाता है। हालांकि, जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, संगठन की लेखा नीति में ऐसी अनुसूची को शामिल करना सबसे सही है, जिसे तब कंपनी के मुख्य अधिकारी द्वारा हस्ताक्षरित विशेष रूप से जारी आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

अनुसूची की सहायता से, आप संगठनात्मक प्रक्रियाओं में सामंजस्य स्थापित कर सकते हैं और उद्यम में नियोजन के कार्य को सरल बना सकते हैं। प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के लिए वर्कफ़्लो शेड्यूल कलाकारों की एक सूची है, वह समय अंतराल जिसके भीतर कागजात लेखा विभाग को भेजे जाने चाहिए, और वह समय सीमा जिसके लिए लेखाकार उन्हें संसाधित करते हैं। बैलेंस शीट सहित रिपोर्टिंग अवधियों का वर्णन करना सुनिश्चित करें। अक्सर, लेखांकन नीति में प्राथमिक दस्तावेजों के लिए भंडारण अवधि का विनियमन होता है, और यह अवधि याकानून द्वारा स्थापित के बराबर, या कंपनी की गतिविधियों की बारीकियों के अनुसार यदि आवश्यक हो तो उच्चतर सेट करें। जब वर्ष के लिए रिपोर्टिंग प्रस्तुत की जाती है, तो प्रलेखन निर्धारित तरीके से तैयार किया जाता है और अभिलेखीय भंडारण में स्थानांतरित कर दिया जाता है। उसी समय, यह ध्यान में रखा जाता है कि भविष्य में भंडारण के लिए स्थानांतरित मात्रा से उपयोगी डेटा निकालना आवश्यक हो सकता है। इसके लिए, मामलों को फ़ोल्डरों में विभाजित करने की प्रथा है, जबकि समूह को सामग्री द्वारा समझाया गया है। प्रत्येक फ़ोल्डर के लिए एक प्रासंगिक शीर्षक निर्दिष्ट करना सुनिश्चित करें।

केस स्टोरेज सुविधाएँ

उद्यम की गतिविधियों के दौरान उत्पन्न सभी दस्तावेज, जैसा कि ऊपर उल्लेख किया गया है, अस्थायी भंडारण और स्थायी के लिए अभिप्रेत है। दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करते समय, इन श्रेणियों में से प्रत्येक को अलग-अलग सौंपना आवश्यक है, बिना आधिकारिक कागजात को एक ही फ़ोल्डर में मिलाए। इस मामले में, प्रतियां मूल से अलग रखी जानी चाहिए। इसके अलावा, अलग-अलग फ़ोल्डरों में, आपको रिपोर्टिंग, वर्ष के लिए योजनाओं और तिमाहियों, महीनों के लिए दस्तावेज दिखाने वाले दस्तावेज़ों को सॉर्ट करना होगा। एक फ़ाइल में एक दस्तावेज़ होना चाहिए।

एक मामले को समूहबद्ध करने के लिए, आप एक अवधि (तिमाही, वर्ष, माह) में उत्पन्न दस्तावेजों का उपयोग कर सकते हैं। अपवाद तथाकथित क्षणिक श्रेणियां हैं - उदाहरण के लिए, व्यक्तिगत फाइलें, जिन्हें बंद करना कैलेंडर वर्ष के साथ मेल खाने का समय नहीं है। यदि फ़ाइल में कई महीनों में उत्पन्न दस्तावेज़ शामिल हैं, तो प्रत्येक महीने को एक विशेष शीट के साथ दूसरों से अलग करना आवश्यक है, यह तय करते हुए कि ब्लॉक किस अवधि के बाद दस्तावेज़ करता है।इस मामले में, इसे एक मामले में 250 शीट तक समूहित करने की अनुमति है। फोल्डर की मोटाई 4 सेमी या उससे कम हो सकती है।

और क्या देखना है?

जैसा कि संग्रह के नियमों से देखा जा सकता है, यदि दस्तावेज़ में परिशिष्ट हैं, तो वे (चाहे वे वास्तव में संकलित किए गए हों) उनके साथ आने वाले दस्तावेज़ों के साथ संलग्न होना चाहिए। सामान्य तौर पर, लेखांकन प्रलेखन के संग्रह का क्रम बहुत महत्वपूर्ण है, इसलिए इसे सख्ती से देखा जाना चाहिए। एक नियम के रूप में, बयान पहले पोस्ट किए जाते हैं, फिर व्याख्यात्मक नोट, जिसके बाद बैलेंस शीट, संलग्न दस्तावेजों द्वारा पूरक।

कंपनी के कर्मचारियों के व्यक्तिगत खातों के भंडारण का आयोजन करते समय, इसके लिए एक अलग मामला आवंटित करना आवश्यक है, जिसमें सख्त कालक्रम के साथ दस्तावेज वर्ष के अनुसार निर्धारित किए जाते हैं। वार्षिक पत्राचार कैलेंडर वर्ष को इंगित करने वाले फ़ोल्डरों में बनता है और तिथियों के अनुसार व्यवस्थित भी किया जाता है। प्रत्येक अनुरोध के बाद प्रतिक्रिया अवश्य दी जानी चाहिए।

कुछ विशेषताएं

टैक्स कोड में निर्धारित प्रतिधारण अवधि लेखांकन की गतिविधियों को नियंत्रित करने वाले कानूनों में निर्दिष्ट अवधि से भिन्न हो सकती है। इस तरह की विसंगति का अवलोकन करते समय, सबसे पहले, लंबी अवधि का निरीक्षण करने की सिफारिश की जाती है - यह अनुमति देगा, यदि आवश्यक हो, तो दस्तावेज़ीकरण को संदर्भित करने के लिए, इसका उपयोग करें, भले ही, वर्तमान नियमों में से एक के अनुसार, समय सीमा पहले ही समाप्त हो चुका है। इसके अलावा, निरीक्षकों के पास शिकायत करने के लिए कुछ भी नहीं होगा। भंडारण की अवधि को इंगित करते हुए 2000 में प्रकाशित एक विशेष सूची को याद रखना भी आवश्यक हैकुछ विशिष्ट दस्तावेज़ीकरण समूह। यह सूची नियमित रूप से अद्यतन और पूरक है, इसलिए उद्यम के मुख्य लेखाकार और दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए जिम्मेदार विभाग को अप-टू-डेट जानकारी का पालन करना चाहिए।

यदि भंडारण की शर्तों का उल्लंघन किया गया है, तो इसके लिए जिम्मेदारी कंपनी के प्रमुख के पास है, इस तथ्य के बावजूद कि सुरक्षा का मुद्दा मुख्य रूप से मुख्य लेखाकार की जिम्मेदारी है। यदि आदेश, भंडारण की अवधि का उल्लंघन किया जाता है, तो कंपनी पर जुर्माना लगाया जाता है। एक अधिकारी के लिए, सजा आमतौर पर दो से तीन हजार रूबल तक होती है। लेकिन अगर प्राथमिक दस्तावेज बिल्कुल नहीं रखे जाते हैं, तो उन्हें पांच हजार रूबल या उससे अधिक के जुर्माने से दंडित किया जा सकता है।