लेखांकन की दक्षता: दस्तावेजों के भंडारण की अवधि

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

उद्यम में जमा होने वाले दस्तावेजों के भंडारण के सक्षम संगठन द्वारा लेखांकन की दक्षता काफी हद तक प्रभावित होती है। इसलिए, समस्याओं से बचने के लिए, किसी भी एकाउंटेंट को निश्चित रूप से रूसी संघ के कानून के अनुसार दस्तावेजों को संग्रहीत करने की शर्तों और प्रक्रिया की आवश्यकताओं से परिचित होना चाहिए।

दस्तावेजों को किस क्रम में संग्रहीत किया जाता है?

2013 से संघीय कानून के लिए आवश्यक है कि कोई भी उद्यम सभी प्राथमिक दस्तावेज, वित्तीय विवरण, लेखा रजिस्टर और कार्य मानकों के साथ-साथ इस आर्थिक इकाई की गतिविधियों से संबंधित किसी भी अन्य दस्तावेज को रखे। यह नियम इलेक्ट्रॉनिक रूप में दस्तावेजों के भंडारण की अवधि पर भी लागू होता है, जो विभिन्न संगठनात्मक और कानूनी रूपों के उद्यमों की आर्थिक गतिविधियों में तेजी से उपयोग किया जाता है।

कितना समय लगता हैदस्तावेज़ संग्रहीत करें?

दस्तावेजों की अवधारण अवधि - कम से कम पांच वर्ष, या अधिक (संगठन द्वारा स्थापित नियमों के अनुसार)। दिलचस्प बात यह है कि टैक्स कोड भंडारण की अन्य अवधि (चार साल) के लिए प्रदान करता है। यह सभी वित्तीय विवरणों पर लागू होता है, और अवधि की गणना इसके अंतिम उपयोग के क्षण से की जाती है। बेशक, दस्तावेजों को पांच साल तक रखना सबसे अच्छा है, जो कुछ होने पर आपका बहुत समय और नसों को बचाएगा! विदेश व्यापार लेनदेन पर दस्तावेजों पर अलग से विचार किया जाना चाहिए। यदि एक विदेशी प्रतिपक्ष राज्य रूसी संघ की तुलना में दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए लंबी अवधि प्रदान करता है, तो इसे चुनना बेहतर है, और यह उम्मीद नहीं है कि भविष्य में लेनदेन में कोई समस्या नहीं होगी। और यह उद्यम के आंतरिक नियमों में प्रदान किया जाना चाहिए, जो कर्मचारियों द्वारा कई गलतियों को रोकेगा।

दस्तावेजों को संग्रहीत करने के लिए कौन जिम्मेदार है?

कानून के "पत्र" के अनुसार, संगठन के मुखिया, यानी। इसके सीईओ उद्यम के अभिलेखागार में दस्तावेजों के संरक्षण के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं। यदि दस्तावेजों के भंडारण की अवधि या दस्तावेज़ संचलन के संगठन का पालन नहीं किया जाता है, तो उद्यम से दस हजार रूबल का जुर्माना और बार-बार उल्लंघन के लिए तीस हजार रूबल का जुर्माना लगाया जाएगा। इस घटना में कि इस तरह की गैरजिम्मेदारी के कारण कर राशि को कम करके आंका जाता है, तो अवैतनिक कर का बीस प्रतिशत भुगतान करना होगा, लेकिन यह जुर्माना चालीस हजार रूबल से कम नहीं हो सकता है। रूसी संघ का कानून भी अलग से दंड स्थापित करता हैउद्यम में दस्तावेज़ भंडारण के अक्षम संगठन के कारण होने वाले नुकसान के लिए अधिकारी।

मैं उन दस्तावेज़ों को कैसे नष्ट कर सकता हूँ जो पहले ही समाप्त हो चुके हैं?

सबसे पहले, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कुछ दस्तावेजों को नष्ट नहीं किया जाता है, लेकिन नगरपालिका संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है, इसलिए न केवल उन्हें शेल्फ जीवन के साथ चिह्नित करना बहुत महत्वपूर्ण है, बल्कि उन्हें रखने का भी ध्यान रखना है। शिलालेख "विशेषज्ञ समीक्षा आयोग" (EPK)। यदि दस्तावेजों को संग्रह में स्थानांतरित करने की कोई आवश्यकता नहीं है, तो संगठन के प्रमुख को दस्तावेजों के विनाश पर एक अधिनियम जारी करना होगा। यदि ऐसा कोई अधिनियम तैयार नहीं किया गया है, तो दस्तावेजों को गायब माना जाता है, और इस तरह के नुकसान की जांच के लिए एक आयोग नियुक्त करने के लिए एक आदेश की आवश्यकता होती है।