इन्वेंट्री कंट्रोल क्या है? गोदाम लेखांकन के संचालन के तरीके। लेखांकन, जिम्मेदारी, कार्यक्रमों का संगठन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

एक उद्यम के सफल संचालन में विभिन्न कारकों का कुल प्रभाव और प्रमुख कार्यों का सक्षम प्रदर्शन शामिल है। उसी समय, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कंपनी के स्थिर संचालन के लिए मुख्य शर्तों में से एक के लिए माल के सही लेखांकन को जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

इन्वेंटरी प्रबंधन

इस अवधारणा का उपयोग गोदाम में किए गए निरंतर मात्रात्मक और विविध लेखांकन को परिभाषित करने के लिए किया जाता है। गोदाम में रखे सामान को ध्यान में रखे बिना उनकी सुरक्षा सुनिश्चित करना मुश्किल है। ऐसी प्रक्रिया के लिए, एक सामग्री सूची कार्ड का उपयोग किया जाता है, जो कि गोदाम में एक विशेष प्रकार, आकार और ग्रेड की सामग्री की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए कानून द्वारा अनुमोदित एक रूप है। वे सामग्री के प्रत्येक आइटम नंबर के लिए भरे हुए हैं। उनका रखरखाव एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जाता है, जैसे वेयरहाउस मैनेजर या स्टोरकीपर।

इससे पहले कि आप स्टोरकीपर को उद्यम के भौतिक स्टॉक को सौंपें, एक नियम के रूप में, उसके साथ एक समझौता किया जाता है। यह कर्मचारी द्वारा किए जाने वाले कार्य के प्रकार और गोदाम में संग्रहीत उत्पादों के नुकसान या क्षति के मामले में जिम्मेदारी की डिग्री का वर्णन करता है।

वेयरहाउस अकाउंटिंग का संगठन

एक सुव्यवस्थित लेखा प्रक्रियागोदाम के क्षेत्र में रखी गई सामग्री संगठन की गतिविधियों का एक बहुत ही महत्वपूर्ण और आवश्यक खंड है। गोदाम के कुशल संचालन के लिए, दो सामान्य लेखा प्रणालियों का उपयोग किया जाता है: बैच और क्रमबद्ध। लेकिन कोई फर्क नहीं पड़ता कि क्या चुनाव किया जाता है, वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मचारी कंपनी के उत्पादों के रिकॉर्ड को तरह से रखेंगे। यह प्रक्रिया इनकमिंग और आउटगोइंग कमोडिटी ऑर्डर का उपयोग करके की जाती है।

यदि हम कंपनी की इन्वेंट्री के लिए लेखांकन पर मैनुअल में निहित जानकारी को ध्यान में रखते हैं, तो हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि माल और सामग्री का विश्लेषणात्मक लेखांकन बैलेंस विधि या परक्राम्य चालान का उपयोग करके किया जाता है। इन दृष्टिकोणों के साथ, प्रत्येक भंडारण स्थान के संदर्भ में लेखांकन किया जाता है, साथ ही साथ उनके भीतर आइटम नंबर, विभिन्न उत्पाद समूहों, सिंथेटिक और उप-खातों के निर्धारण के साथ किया जाता है।

कार्ड का उपयोग करना

सामग्री का इन्वेंटरी अकाउंटिंग, जो टर्नओवर शीट पर आधारित है, ज्यादातर मामलों में उपरोक्त दो विधियों का उपयोग शामिल है। यह आपको गोदाम के संचालन को अनुकूलित करने और उच्च स्तर की उत्पादकता प्राप्त करने की अनुमति देता है।

पहले विकल्प में एक वेयरहाउस अकाउंटिंग कार्ड का उपयोग किया जाता है, जो वेयरहाउस में संग्रहीत प्रत्येक प्रकार की इन्वेंट्री आइटम के लिए खोला जाता है। यह मात्रात्मक-योग डेटा प्रदर्शित करता है, जो वास्तव में, सामग्री की गति है। ऐसे कार्ड भरने का आधार प्राथमिक लेखा हैदस्तावेज़।

कार्ड का उपयोग करके वेयरहाउस अकाउंटिंग में पहले दिन शेष राशि प्रदर्शित करना और महीने के टर्नओवर की गणना करना शामिल है। इस तरह के प्रलेखन की मदद से, प्रत्येक गोदाम के लिए अलग से टर्नओवर शीट संकलित की जाती है। इसके अलावा, उन कार्डों का डेटा जो लेखा विभाग में हैं, वेयरहाउस में दस्तावेज़ीकरण के विरुद्ध जाँच की जाती है।

यह भी संभव है कि लेखा विभाग में लेखा कार्ड का रखरखाव नहीं किया जाता है। इस मामले में, आउटगोइंग और इनकमिंग दस्तावेज़ों को आइटम नंबरों द्वारा समूहीकृत किया जाता है। उसके बाद, इन दस्तावेजों की मदद से, महीने के परिणामों की गणना की जाती है, और खर्च और प्राप्तियों के आंकड़े अलग से दर्ज किए जाते हैं। इसके अलावा, यह जानकारी टर्नओवर शीट में प्रदर्शित की जाती है। इन बयानों में प्रदर्शित की गई शेष राशि की तुलना गोदाम में लेखा कार्ड में दर्ज शेष राशि से की जाती है।

बैलेंस अकाउंटिंग

वेयरहाउस अकाउंटिंग का यह रूप पिछले वाले से अलग है। मुख्य अंतर यह है कि लेखा विभाग में माल और सामग्री के संदर्भ में कोई गुणात्मक और कुल लेखांकन नहीं है। कारोबार विवरण, क्रमशः, भी संकलित नहीं हैं।

गोदाम के इस प्रकार के संगठन के साथ, माल और सामग्री के लिए लेखांकन उप-खातों, कमोडिटी समूहों और बैलेंस शीट के संदर्भ में किया जाता है, जिसका उपयोग विशेष रूप से मौद्रिक शर्तों में इन्वेंट्री आइटम के लिए किया जाता है। लेखांकन वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा किया जाता है। इस प्रक्रिया के लिए, इन्वेंट्री लेज़र या उपयुक्त जर्नल का उपयोग किया जाता है।

अकाउंटिंग विभाग के लिए, यह प्राथमिक के स्वागत से संबंधित हैवित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों से लेखांकन दस्तावेज और बाद में प्राप्त आंकड़ों की जांच करता है। जब सुलह प्रक्रिया पूरी हो जाती है, तो पहले दिन दर्ज की गई सामग्री के शेष को बैलेंस शीट में स्थानांतरित कर दिया जाता है।

पार्टी लेखा

इस मामले में व्यापार और गोदाम को इस तरह व्यवस्थित किया जाता है कि माल का एक विशिष्ट बैच अलग से संग्रहीत किया जाता है। और उनमें से प्रत्येक के लिए, स्टोरकीपर दो प्रतियों में एक बैच कार्ड लिखता है। ऐसे कार्डों को पंजीकृत करने के लिए एक विशेष पुस्तक का उपयोग किया जाता है। इस मामले में, यह स्वीकृत बैच की संख्या है जो इस पुस्तक में पंजीकरण संख्या है। आवश्यक जानकारी दर्ज करने के बाद, एक प्रति लेखा विभाग को स्थानांतरित कर दी जाती है, और दूसरी गोदाम में रह जाती है और गोदाम लेखा रजिस्टर का कार्य करती है।

यह बात ध्यान देने योग्य है कि एक ही नाम के सामान और सामग्री को एक बैच के रूप में निर्धारित किया जाता है। इस उत्पाद की आपूर्ति एक आपूर्तिकर्ता द्वारा की जानी चाहिए। प्रसव की संख्या के लिए, कई हो सकते हैं।

बैच कार्ड भरते समय, गोदाम कार्यकर्ता को संकलन की तारीख, उसकी संख्या, माल प्राप्त करने का समय, परिवहन का प्रकार, आपूर्तिकर्ता का विवरण, संख्या और तारीख का संकेत देना चाहिए। चालान का, उत्पाद का नाम, प्रस्थान का स्थान, साथ ही वजन और ग्रेड।

बैच विधि का उपयोग करने वाली सामग्रियों का वेयरहाउस लेखांकन, इस कार्रवाई की तारीख के माल की रिहाई के दौरान प्रतिबिंब, उपभोज्य वस्तु दस्तावेज़ की संख्या, परिवहन का तरीका, प्राप्तकर्ता का नाम दर्शाता है, बेचे गए उत्पादों की मात्रा और ग्रेड। उसी समय, व्यय दस्तावेज़ इंगित करता हैपार्टी कार्ड नंबर।

जब किसी विशेष बैच के सभी स्टॉक समाप्त हो जाते हैं, तो गोदाम प्रबंधक और व्यापारी कार्ड पर अपने हस्ताक्षर करते हैं और इसे लेखा विभाग में स्थानांतरित कर देते हैं, जहां बाद में इसकी जांच की जाएगी।

जांच के दौरान किसी कमी का खुलासा हो सकता है। इस मामले में, गोदाम लेखांकन निम्नलिखित क्रियाओं का तात्पर्य है: अगली सूची से पहले, लेखाकार वितरण लागत में कमी को लिखता है, लेकिन केवल इस शर्त पर कि यह प्राकृतिक नुकसान की सीमा के भीतर था। यदि मानदण्डों का उल्लंघन किया गया हो तो कमी की पूर्ति उन व्यक्तियों से की जानी चाहिए जो गोदाम में भंडारित उत्पादों के लिए आर्थिक रूप से जिम्मेदार हैं।

यह जानकारी पर विचार करने योग्य भी है कि बैच इन्वेंट्री सिस्टम में माल और सामग्री के पूरी तरह से उपयोग किए जाने वाले बैच के लिए एक अधिनियम तैयार करना शामिल है।

वेयरहाउस जर्नल्स का उपयोग सॉर्टिंग के लिए कैसे किया जाता है?

यदि इस लेखांकन पद्धति का उपयोग किया जाता है, तो स्टोरकीपर प्रत्येक किस्म और उत्पाद के नाम के लिए कमोडिटी जर्नल में एक या अधिक पृष्ठ खोलता है। एक अलग कार्ड भी दर्ज किया जा सकता है। पृष्ठों की संख्या प्राप्ति और उपभोग पर किए गए संचालन की मात्रा पर निर्भर करती है।

किसी पत्रिका के कार्ड या पृष्ठ के शीर्षक में, आपको उस लेख, नाम, विविधता और अन्य विशेषताओं को इंगित करना होगा जो किसी विशेष उत्पाद को अलग करती हैं। पृष्ठ पर शेष स्थान का उपयोग प्राप्तियों, व्यय और उत्पाद शेष को दर्शाने के लिए किया जाता है।

इन्वेंटरी बुक (जर्नल) प्रत्येक रसीद या व्यय को दर्ज करते समय डेटा रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक हैदस्तावेज़.

विधान पत्रिकाओं के विभिन्न रूपों के उपयोग की अनुमति देता है। एक उदाहरण एन एमएक्स-2 के रूप में एक व्यापार पत्रिका है। यह एक स्टोरकीपर या अन्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा किया जाना चाहिए। इसे भरने का आधार माल और सामग्री की स्वीकृति और जारी करने के दस्तावेज हैं, जो पहले जमा किए गए थे। ऐसे लॉग में निम्न डेटा होता है:

- वह तारीख जब माल और सामग्री को भंडारण के लिए स्वीकार किया गया था;

- वह इकाई जिसने इन्वेंट्री आइटम को वेयरहाउस में स्थानांतरित किया;

- नाम, मूल्य, मात्रा, माल और सामग्री के लिए माप की इकाइयाँ;

- उत्पादों को जारी करने और प्राप्त करने के दौरान उपयोग किए गए दस्तावेजों की संख्या और तारीख;

- भंडारण स्थान।

माल को भंडारण के लिए स्वीकार करने और बाद में जारी करने के लिए, स्टोरकीपर और वेयरहाउस मैनेजर के हस्ताक्षर के साथ संबंधित दस्तावेज को प्रमाणित करना आवश्यक है।

एक मात्रात्मक प्रकार के गोदाम लेखांकन को उचित रूप से व्यवस्थित करें, जिसमें उत्पादों की आवाजाही और संतुलन दर्ज किया जाता है, विभिन्न प्रकार की कमोडिटी पत्रिकाएं मदद करेंगी, जिनकी मदद से इन्वेंट्री आइटम को भंडारण स्थानों में रखा जाता है, साथ ही फिक्सिंग भी की जाती है उनकी खपत। ऐसी जानकारी को कथनों के रूप में भी प्रदर्शित किया जा सकता है।

इन्वेंट्री मार्कडाउन कैसे किया जाता है?

व्यापार और भंडारण अनिवार्य रूप से ऐसी घटनाओं से जुड़े होते हैं जैसे माल का अप्रचलन, साथ ही उनकी मांग में कमी या गुणवत्ता का नुकसान। इन मुद्दों को नज़रअंदाज़ नहीं किया जा सकता है और इन्हें प्रभावी ढंग से संबोधित करने के लिए मार्कडाउन प्रक्रिया का उपयोग किया जाता है। इसके पंजीकरण के लिए, आपको भौतिक संपत्ति के मूल्यह्रास के एक अधिनियम की आवश्यकता होगी।

इसे तैयार किया जाना चाहिए और दो प्रतियों में हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। यह एक विशेष आयोग का प्रतिनिधित्व करने वाले जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा किया जाता है। एक प्रति गोदाम प्रबंधक के पास रहती है (इसे अवश्य रखना चाहिए), दूसरी लेखा विभाग को भेजी जाती है। कुछ स्थितियों में, डिलीवरी नोट के साथ एक प्रति संलग्न की जा सकती है। यह इस दस्तावेज़ को बाद में छूट वाले सामान की बिक्री में लगे संगठन को या निर्माता को वापस करने के उद्देश्य से स्थानांतरित करने के लिए किया जाता है।

वेयरहाउस मैनेजमेंट सिस्टम

किसी भी व्यवसाय के प्रमुख कार्यों में से एक उद्यम की सभी आंतरिक प्रक्रियाओं का स्वचालन और अनुकूलन है। इससे समय की बचत होगी और सेवा की गुणवत्ता में सुधार होगा।

वेयरहाउस कोई अपवाद नहीं है। माल की प्राप्ति और खपत से संबंधित विभिन्न प्रक्रियाओं को तेज करने के लिए, एक गोदाम लेखा कार्यक्रम का उपयोग किया जाता है। यह एक अलग रूप और संरचना हो सकता है, लेकिन ऐसे सॉफ़्टवेयर के कार्य समान रहते हैं।

हम निम्नलिखित अवसरों के बारे में बात कर रहे हैं:

- भंडारण कक्षों, बैचों और जिम्मेदार व्यक्तियों द्वारा गोदाम में उत्पादों का वितरण;

- स्टॉक बैलेंस के गतिशील पुनर्गणना की संभावना;

- यातायात मार्गों पर कार्गो को ट्रैक करना;

- वस्तुओं के मूल्य निर्धारण के विभिन्न तरीकों का उपयोग;

- इन्वेंट्री और उसके परिणामों के अनुसार प्रासंगिक रिपोर्टिंग का बाद का गठन;

- रसीद और गोदाम आदेश का गठन;

- इसका मूल्य बनाने वाले विभिन्न कारकों के प्रभाव के कारण माल का पुनर्मूल्यांकन;

- गोदाम प्रबंधन।

एक अच्छी तरह से डिज़ाइन किया गया इन्वेंट्री कंट्रोल प्रोग्राम आपको ट्रांज़िट वेयरहाउस के साथ-साथ सामान्य प्रयोजन के वेयरहाउस के कुशल संचालन को स्थापित करने की अनुमति देता है। वेयरहाउस अकाउंटिंग कार्ड के इलेक्ट्रॉनिक एनालॉग का उपयोग करने का भी अभ्यास किया जाता है, जिसमें सभी प्रासंगिक फिल्टर होते हैं। हम निम्नलिखित क्षेत्रों में ट्रैकिंग जानकारी के बारे में बात कर रहे हैं:

- माल के लिए भुगतान की जाने वाली मुद्रा (संयोजन विवरण के अनुसार, अधिशेष और कमी का कार्य, वास्तविक उपलब्धता विवरण, आदि);

- उत्पादों का बैच, इसके भंडारण की शर्तें, प्रमाणपत्रों की समाप्ति तिथि;

- माल और सामग्री के साथ विभिन्न प्रकार के संचालन;

- उद्देश्य;

- छँटाई;

- आर्थिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति;

- गोदाम में भौतिक संपत्ति के स्टाफिंग और निराकरण का संचालन।

एक नियम के रूप में, इस तरह के स्वचालित गोदाम लेखांकन को एक विशेष ग्राहक के व्यवसाय की व्यक्तिगत विशेषताओं को ध्यान में रखते हुए, डेवलपर द्वारा अंतिम रूप दिया जाता है।

वर्तमान कार्यक्रम

वेयरहाउस के काम को प्रभावी ढंग से व्यवस्थित करने के लिए विभिन्न सॉफ्टवेयर का उपयोग किया जा सकता है। लेकिन सबसे लोकप्रिय विकल्पों में से एक "1C वेयरहाउस अकाउंटिंग" है। इस सॉफ़्टवेयर के कुछ लाभ हैं जो कई कंपनियों को आकर्षित करते हैं जो इस कार्यक्रम को अपने गोदामों में एकीकृत करते हैं।

मुख्य कार्य इस तरह दिखते हैं:

- भौतिक संपत्ति, उनके आगमन और आवाजाही का त्वरित और समय पर लेखा-जोखा;

- सभी वेयरहाउस दस्तावेज़ों का सटीक रखरखाव;

-वेयरहाउस जर्नल (कार्ड) का समय पर और सुविधाजनक रखरखाव;

- सही सूची के लिए सभी आवश्यक उपकरणों की उपलब्धता;

- गोदाम प्रणाली का प्रतिनिधित्व और प्रसंस्करण।

इस सॉफ्टवेयर की मदद से आप उद्यम की आर्थिक गतिविधि के कई क्षेत्रों को गुणात्मक रूप से कवर कर सकते हैं। हम बिक्री नियमों, स्टॉक, वित्त, खरीद और माल की डिलीवरी के प्रबंधन के बारे में बात कर रहे हैं। "1C" के मुख्य लाभों में कार्यक्रम के उपयोग में आसानी, किसी विशेष संगठन की जरूरतों को ध्यान में रखते हुए इसके सुधार की संभावना और रूसी कानून के मानदंडों का पूर्ण अनुपालन शामिल है।

यदि आप चाहें, तो आप अन्य कार्यक्रमों का उपयोग कर सकते हैं: "सुपर वेयरहाउस", "गुड्स-मनी-गुड्स" और अन्य।

निष्कर्ष

जाहिर है, एक प्रभावी कंपनी के निर्माण में गोदाम का काम महत्वपूर्ण भूमिका निभाता है। इसलिए, सेवा की गुणवत्ता, वितरण की गति और बिक्री प्रक्रिया की स्थिति समग्र रूप से गोदाम कार्यों के संगठन के स्तर पर निर्भर करती है। इस प्रकार, बिक्री चक्र और उत्पाद वितरण को सफलतापूर्वक बनाने में रुचि रखने वाली किसी भी कंपनी को माल के लेखांकन को ठीक से व्यवस्थित करना चाहिए।