कर्मचारियों की आवश्यकता का निर्धारण: अवधारणा, योजना के तरीके और इसे कवर करने के तरीके

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी कंपनी के सबसे मूल्यवान संसाधनों में से एक उसका स्टाफ होता है। हालांकि, यह काफी महंगा है। इसलिए, कर्मचारियों की संख्या निर्धारित करना अत्यंत महत्वपूर्ण है जिसमें आप न्यूनतम लागत पर अधिकतम आर्थिक प्रभाव प्राप्त कर सकते हैं। इसके लिए विशेष तरीकों और तरीकों का इस्तेमाल किया जाता है। कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण करना प्रबंधन के प्राथमिक कार्यों में से एक है। इस प्रक्रिया को कैसे अंजाम दिया जाता है, इस पर बाद में चर्चा की जाएगी।

श्रम की जरूरतों के प्रकार

कर्मचारियों की आवश्यकता निर्धारित करने की प्रक्रिया अंतर्निहित व्यापक उपायों की एक प्रणाली है। इसका कार्य उत्पादन प्रक्रिया के लिए विशिष्ट लक्ष्यों को प्राप्त करना है। यह एक जटिल प्रक्रिया है, क्योंकि न केवल उन कर्मचारियों की संख्या निर्धारित करना आवश्यक है जो आवश्यक प्रदर्शन करेंगेकार्य, लेकिन यह भी सबसे कुशल उत्पादन प्रणाली बनाने के लिए। इसलिए, कर्मियों का चयन भी उनकी योग्यता और अनुभव के अनुसार किया जाता है। आवश्यकतानुसार प्रशिक्षण प्रदान किया जाता है।

एक संगठन में, नियोजन में विकास के कई अलग-अलग क्षेत्रों को शामिल किया जाना चाहिए। ऐसे में श्रम संसाधनों के क्षेत्र में नियोजन की प्रक्रिया यथासंभव प्रभावी होगी।

स्टाफिंग की जरूरतों को निर्धारित करने के लिए अलग-अलग दृष्टिकोण और तरीके हैं। अक्सर उन्हें 2 मुख्य प्रकारों में विभाजित किया जाता है:

• आशा है। इस दृष्टिकोण को रणनीतिक भी कहा जाता है। यह संगठन के भविष्य से संबंधित है। इस मामले में कर्मियों की आवश्यकता संगठन के चुने हुए पाठ्यक्रम के अनुसार निर्धारित की जाती है। इसी समय, लंबी अवधि में, न केवल श्रम संसाधनों की संख्या की गणना की जाती है, बल्कि कर्मचारियों की योग्यता के स्तर की भी गणना की जाती है।
• स्थितिजन्य। इस तरह की योजना अल्पावधि में आवश्यक मात्रा में संसाधनों के साथ उत्पादन प्रदान करने की अनुमति देती है। इस दृष्टिकोण के साथ, कर्मचारियों के कारोबार पर ध्यान दिया जाता है, साथ ही छुट्टियों की संख्या, बीमार छुट्टी, मातृत्व और लंबी अवधि के अवकाश, कटौती, और इसी तरह के संकेतकों पर ध्यान दिया जाता है।

योजना प्रक्रिया अलग-अलग समय अवधि में लगातार की जाती है। तो, एक समान प्रक्रिया हो सकती है:

• अल्पकालिक - 12 महीने तक।
• मध्यावधि - 1 वर्ष से 5 वर्ष तक।
• दीर्घकालिक - 5 वर्ष से अधिक।

साथ ही, अनुभवी प्रबंधक कर्मचारियों की गुणात्मक और मात्रात्मक आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं। मेंदूसरे मामले में, आप कंपनी के कर्मचारियों की सटीक संख्या निर्धारित कर सकते हैं। गुणात्मक मूल्यांकन में, एक निश्चित योग्यता के कर्मियों की आवश्यकता निर्धारित की जाती है।

मात्रात्मक आवश्यकता

गुणात्मक और मात्रात्मक स्टाफिंग जरूरतों की परिभाषा काफी अलग है। योजना दोनों तरह से चलती है। मात्रात्मक संकेतकों का निर्धारण करते समय, एक विधि चुनी जाती है जिसके द्वारा राज्य में कर्मचारियों की इष्टतम संख्या की गणना करना संभव होता है। इस मान का निर्धारण एक निश्चित समय सीमा के भीतर किया जाता है।

कई बुनियादी संकेतकों की मदद से कर्मियों की मात्रात्मक आवश्यकता का निर्धारण होता है:

• कर्मचारियों की नियमित संख्या। यह एक विशिष्ट तिथि के लिए सूची में कर्मचारियों की संख्या है। यह विश्लेषण के दिन छोड़ने और आने वाले कर्मचारियों की संख्या को ध्यान में रखता है।
• अटैचमेंट नंबर। उन कर्मचारियों की संख्या जो कंपनी की स्थिति में हैं और जिन्हें उस दिन काम पर आने के लिए अपनी नौकरी के कर्तव्यों का पालन करना होगा। यदि हम औसत संख्या और उपस्थिति संख्या के बीच का अंतर पाते हैं, तो हमें छुट्टी, व्यापार यात्रा, कर्मचारियों की बीमारी के कारण पूरे दिन के डाउनटाइम का एक संकेतक मिलता है।
• कर्मचारियों की औसत संख्या। इस सूचक का उपयोग एक निश्चित अवधि के लिए कर्मचारियों की संख्या को ट्रैक करने के लिए किया जाता है। इसका उपयोग औसत वेतन, श्रम उत्पादकता, टर्नओवर अनुपात, स्टाफ टर्नओवर आदि की गणना के लिए किया जाता है। यदि आपको औसत संख्या ज्ञात करने की आवश्यकता हैएक महीने या किसी अन्य अवधि के लिए कर्मचारियों, प्रत्येक दिन के लिए कर्मचारियों की संख्या को दिनों की संख्या से विभाजित करके जोड़ा जाता है। इसमें सप्ताहांत और छुट्टियां शामिल हैं। यदि आपको वर्ष के लिए औसत निर्धारित करने की आवश्यकता है, तो प्रत्येक माह के लिए कर्मचारियों की औसत संख्या का योग करें। परिणाम को 12 से विभाजित किया जाता है।

प्रस्तुत संकेतकों को निर्धारित करने के लिए, उत्पादन पेरोल और उपस्थिति को रिकॉर्ड करता है। उसी समय, सूचना का स्रोत किसी पद से नियुक्ति और बर्खास्तगी, स्थानांतरण, प्रतिस्थापन, किसी अच्छे कारण से कर्मचारी की अस्थायी अनुपस्थिति आदि के आदेश हैं।

एक विशिष्ट तिथि पर कर्मचारियों की संख्या की गणना करने के लिए, कर्मचारियों की आवश्यकता को निर्धारित करने के लिए विभिन्न तरीकों का उपयोग किया जाता है:

1. श्रम तीव्रता की विधि। कार्य प्रक्रिया के समय के बारे में जानकारी के उपयोग को मानता है।
2. गणना के तरीके। सेवा दरों, नौकरियों, संख्याओं और प्रबंधनीयता पर डेटा का उपयोग करें।
3. स्टोकेस्टिक तरीके। आपको सहसंबंध या प्रतिगमन विश्लेषण का उपयोग करके संख्यात्मक विशेषताओं को निर्धारित करने की अनुमति देता है।
4. विशेषज्ञ अनुमानों की विधि। सरल या विस्तारित (एकल, एकाधिक) गणना शामिल है।

गुणवत्ता संकेतक

कर्मचारियों की गुणात्मक आवश्यकता का निर्धारण महत्वपूर्ण कठिनाइयों की विशेषता है। विश्लेषक को इस तरह के एक अध्ययन के दौरान न केवल कर्मियों की संख्या, बल्कि व्यावसायिकता की डिग्री, श्रमिकों की योग्यता जो संगठन की आवश्यकता होती है, का निर्धारण करना चाहिए।

कठिनाई इस तथ्य में निहित है कि फिलहाल काम की गुणवत्ता, कर्मचारियों की क्षमता को निर्धारित करने के लिए एक भी प्रणाली नहीं है। केवल विशेषताओं और गुणों की एक बुनियादी सूची है जो एक कर्मचारी की योग्यता, कौशल की डिग्री निर्धारित करती है:

• आर्थिक। वे उस कार्य की जटिलता को निर्धारित करते हैं जो कर्मचारी करता है, उसकी योग्यता, काम करने की स्थिति, सेवा की लंबाई और उद्योग संबद्धता।
• व्यक्तिगत। कुछ कौशल, अनुशासन, दक्षता, अपने कर्तव्यों के कर्तव्यनिष्ठ प्रदर्शन, रचनात्मकता और रचनात्मकता की उपस्थिति।
• संगठनात्मक और तकनीकी। श्रम के तकनीकी उपकरण, इसका आकर्षण, उत्पादन प्रौद्योगिकी के संगठन का स्तर, युक्तिकरण।
• सामाजिक-सांस्कृतिक। सामाजिक गतिविधि, सामूहिकता, नैतिक और सामान्य सांस्कृतिक विकास।

गुणात्मक आधार पर संगठन के कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण निम्नलिखित आंकड़ों पर आधारित है:

• संगठनात्मक संरचना।
• पेशेवर योग्यता स्तर के आधार पर कर्मचारियों का विभाजन (उत्पादन और तकनीकी दस्तावेज में दर्शाया गया है)।
• नौकरियों के लिए आवश्यकताएँ।
• कंपनी के संरचनात्मक प्रभागों के कर्मचारी।
• संगठनात्मक और प्रबंधकीय प्रक्रियाओं के नियम।

प्रत्येक गुणवत्ता सुविधा के लिए, कर्मियों की संख्या की आवश्यकता निर्धारित की जाती है। संगठन के समुचित संचालन के लिए आवश्यक कर्मचारियों की कुल संख्या परिणामों के योग द्वारा निर्धारित की जाती हैप्रत्येक मानदंड के लिए। इसके लिए निम्नलिखित संगठनात्मक दस्तावेज विकसित किए जा रहे हैं:

• सिस्टम लक्ष्य जिसके आधार पर कंपनी का संगठनात्मक ढांचा बनाया गया है।
• उद्यम और उसके प्रभागों की सामान्य संगठनात्मक संरचना।
• स्टाफिंग।
• नौकरी का विवरण। उनका उपयोग मुख्य और प्रबंधन कर्मचारियों के कार्यों की श्रम तीव्रता की गणना में भी किया जाता है।

श्रम संसाधनों की आवश्यकता को प्रभावित करने वाले कारक

ऐसे कुछ कारक हैं जो कार्यबल नियोजन प्रक्रियाओं और कर्मचारियों की आवश्यकताओं को प्रभावित करते हैं।

वे प्रत्यक्ष या अप्रत्यक्ष, आंतरिक या बाहरी हो सकते हैं। निम्नलिखित कारकों का सबसे अधिक प्रभाव पड़ता है:

• श्रम बाजार की स्थिति। वे कई विशेषताओं द्वारा परिभाषित किए गए हैं। शर्तों में जनसांख्यिकीय स्थिति, बेरोजगारी, शिक्षा की गुणवत्ता, विभिन्न क्षेत्रों में श्रम की आपूर्ति और मांग, प्रशिक्षण विशेषज्ञों की प्रक्रियाओं में रोजगार सेवा की भागीदारी शामिल है।
• तकनीकी नवाचार। आधुनिक दुनिया में सक्रिय प्रगति मानव श्रम के सरलीकरण की ओर ले जाती है, इसकी सामग्री को बदल देती है। इसके लिए योग्य विशेषज्ञों के समय पर पुनर्प्रशिक्षण की आवश्यकता है।
• कानून के क्षेत्र में परिवर्तन। इस कारक की भविष्यवाणी करना मुश्किल है। यह श्रम सुरक्षा और रोजगार के क्षेत्र में कानून को संदर्भित करता है।
• प्रतियोगी भर्ती दृष्टिकोण। संगठन को कर्मियों के साथ काम करने के तरीकों और दृष्टिकोणों की लगातार निगरानी और अध्ययन करना चाहिएप्रतियोगी। इस जानकारी के आधार पर, संगठन की अपनी कार्मिक नीति को समायोजित किया जा रहा है।
• कंपनी के लक्ष्य। वे अल्पकालिक या दीर्घकालिक हो सकते हैं और एक सामान्य रणनीति का पालन कर सकते हैं।
• फंडिंग। प्रत्येक संगठन की कुछ वित्तीय क्षमताएं होती हैं। इसी के आधार पर संगठन की कार्मिक नीति भी चुनी जाती है।
• कार्मिक क्षमता। यह विपणन योजना के कार्यान्वयन की सफलता का आधार है। यदि उद्यम का कार्मिक विभाग विकास क्षेत्र, कर्मियों की क्षमताओं पर विचार कर सकता है, तो यह आपको समय पर उभरती हुई रिक्तियों को बंद करने की अनुमति देता है।

काम के चरण

स्टाफिंग की जरूरतों को निर्धारित करने में कई बुनियादी कदम हैं। अक्सर, एक समान कार्य करने के दौरान तीन बड़ी प्रक्रियाएं सामने आती हैं।

पहले चरण में कंपनी अपने संसाधनों का विश्लेषण करती है। यह निर्धारित करने के लिए आवश्यक है कि भविष्य में ऐसी जरूरतों को स्वयं पूरा करना संभव है या नहीं। इस मामले में, महत्वपूर्ण संकेतक कंपनी के लाभ, कारोबार हैं। उसके पास अपने कर्मचारियों को भुगतान करने के लिए पर्याप्त संसाधन होने चाहिए।

अगला, दूसरे चरण में, पिछली अवधि में कर्मियों की आवश्यकता का विश्लेषण किया जाता है। निष्कर्ष श्रम संसाधनों के उपयोग की समीचीनता और दक्षता के बारे में किया गया है। विश्लेषक इस प्रक्रिया में कमजोरियों की पहचान करता है। एक दीर्घकालिक योजना विकसित की जा रही है जो आपको निवारक कारकों के नकारात्मक प्रभाव को पूरी तरह समाप्त करने या कम करने की अनुमति देती है।

तीसरे चरण में इसे स्वीकार किया जाता हैफिलहाल कार्मिक नीति के क्षेत्र में विशिष्ट कार्यों पर निर्णय। यह संगठन के समग्र लक्ष्यों और उद्देश्यों को ध्यान में रखता है। कुछ कर्मचारियों के प्रतिधारण और कमी पर निर्णय किए जाते हैं। कर्मियों की आवश्यकता के निर्धारण के विश्लेषण के बाद, कई निर्णय किए जा सकते हैं:

• कर्मचारियों की कमी;
• बाहर से कर्मियों को आकर्षित करना;
• कार्मिकों का प्रशिक्षण और पुनर्प्रशिक्षण।

इसके अलावा, सूचीबद्ध कार्यों को एक साथ किया जा सकता है। यह उस स्थिति पर निर्भर करता है जो संगठन में विकसित हुई है।

आवश्यकता निर्धारित करने के तरीके

कर्मचारियों के लिए एक उद्यम की जरूरतों का निर्धारण कुछ तरीकों के अनुसार किया जाता है।

कई लोकप्रिय तकनीकें हैं:

1. कार्य दिवस की फोटो खींचना। यह एक प्रभावी लेकिन बहुत समय लेने वाली विधि है। एक कर्मचारी के पास कई तरह की जिम्मेदारियां होती हैं। उनके निष्पादन के दौरान, समय दर्ज किया जाता है। यह दृष्टिकोण आपको अनावश्यक कार्यों की पहचान करने की अनुमति देता है। कुछ मामलों में, समग्र उत्पादन प्रक्रिया में किसी विशेष कर्मचारी के काम की आवश्यकता या इस तरह की रिक्ति के बारे में निर्णय लिया जाता है। कम मात्रा में काम के लिए दो कर्मचारी इकाइयों को एक में मिलाना आवश्यक हो सकता है।
2. सेवा मानकों के अनुसार गणना। प्रत्येक कर्मचारी के लिए, विभिन्न मानकों और नियमों के आधार पर कुछ प्रदर्शन संकेतक निर्धारित किए जाते हैं। उत्पादन की दैनिक दर के बारे में जानकारी होने पर, प्रबंधक कर्मचारियों की आवश्यकता की गणना कर सकते हैंकुछ समय।
3. विशेषज्ञ आकलन। यह सबसे लोकप्रिय तरीकों में से एक है। इसका उपयोग विभिन्न कंपनियां करती हैं। कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण करने में प्रबंधकों की राय निर्णायक होती है। लेकिन साथ ही, प्रबंधकों को उच्च स्तर के प्रशिक्षण और व्यावसायिकता की विशेषता होनी चाहिए। भविष्य में इस उद्योग के विकास की स्पष्ट समझ होना महत्वपूर्ण है।
4. एक्सट्रपलेशन। वर्तमान आंकड़ों के आधार पर, एक दीर्घकालिक पूर्वानुमान लगाया जाता है। यह संभावित परिवर्तनों को ध्यान में रखता है। यह कीमतों में वृद्धि, इस उद्योग में राज्य के नियोजित कार्य, भविष्य में इसका विकास आदि हो सकता है। इस दृष्टिकोण का उपयोग संगठन की आंतरिक और बाहरी स्थिति स्थिर होने पर किया जाता है। हमारे देश में इसका इस्तेमाल सिर्फ शॉर्ट टर्म प्लानिंग के लिए ही किया जा सकता है।
5. कंप्यूटर मॉडल बनाना। विभागों के प्रमुख सूचना प्रसारित करते हैं, जिसके आधार पर किसी दिए गए परिप्रेक्ष्य के लिए संगठन की श्रम शक्ति की जरूरतों का एक कंप्यूटर पूर्वानुमान बनाया जाता है। यह एक अपेक्षाकृत नई विधि है, इसलिए इसके पास महत्वपूर्ण वितरण हासिल करने का समय नहीं है। इसके लिए महत्वपूर्ण वित्तीय लागतों के साथ-साथ काम में संबंधित विशेषज्ञों की भागीदारी की आवश्यकता होती है। तकनीक बड़े उद्यमों के लिए अधिक उपयुक्त है।

गणना सूत्र

विशेष गणनाओं का उपयोग करके कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण किया जाता है।

एक सूत्र चुनने से पहले, आपको यह निर्धारित करने की आवश्यकता है कि कंपनी अपनी कार्मिक नीति के संचालन की प्रक्रिया में क्या अधिक इच्छुक है:

• बढ़ाने के लिएउत्पादन की मात्रा, जिसमें अतिरिक्त कर्मचारियों की भागीदारी की आवश्यकता होती है।
• उत्पादन की मात्रा को कम करने के लिए, जिससे श्रम संसाधनों की रिहाई होती है।
• उत्पादन की मात्रा बदलने की योजना नहीं है। कर्मियों की आवश्यकता बर्खास्तगी, डिक्री, सेवानिवृत्ति की आयु, आदि की स्थिति में कर्मियों के प्राकृतिक आंदोलन द्वारा निर्धारित की जाती है।

इसलिए, उद्यमों के नियोजन विभागों में, उत्पादन वृद्धि की गणना और औचित्य होता है। उत्पादकता बढ़ाने के लिए सभी कारकों को ध्यान में रखा जाता है। कर्मचारियों की नियोजित संख्या निर्धारित करने के लिए, सूत्र लागू करें:

Chpsp=ChbpI + OI, जहां एनएसपीपी नियोजन अवधि में औसत नियोजित कर्मचारियों की संख्या है, एनबीपी अतीत (आधार) अवधि में हेडकाउंट है, मैं भविष्य में उत्पादन की मात्रा में बदलाव का सूचकांक है, ओआई में हेडकाउंट में कुल परिवर्तन है आधार अवधि।

कर्मचारियों की औसत संख्या

कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण दूसरे सूत्र का उपयोग करके किया जा सकता है। आप कर्मचारियों की औसत संख्या निम्नानुसार निर्धारित कर सकते हैं:

Chss=च्यवKss, जहां एनएसएस औसत कर्मचारियों की संख्या है, न्याय एक शिफ्ट के दौरान कार्य को पूरा करने के लिए आवश्यक कर्मचारियों की संख्या है, केएसएस औसत कर्मचारियों की संख्या का गुणांक है।

जरूरत पूरी करने के तरीके

जब श्रम संसाधनों की आवश्यकता निर्धारित की जाती है, तो इसे कवर करने के तरीकों की रूपरेखा तैयार करें:

• बाहरी। इस मामले में, विशेष शैक्षणिक संस्थानों के स्नातकों, कार्मिक प्रशिक्षण केंद्रों के साथ-साथ प्रस्तावों पर ध्यान दिया जाता हैभर्ती एजेंसियां, खुला श्रम बाजार।
• घरेलू। कंपनी के कर्मचारी पुनर्प्रशिक्षण से गुजरते हैं, उनके कौशल में सुधार करते हैं। इस उद्देश्य के लिए, कैरियर के विकास की संभावना के लिए व्यावसायिक विकास किया जाता है। यह दृष्टिकोण कर्मचारियों के कारोबार को कम करता है।

सहायक कर्मचारियों की संख्या

सहायक कर्मियों की आवश्यकता का निर्धारण भी एक सरल सूत्र के अनुसार किया जाता है:

Chsvr=KrmRSKss, जहाँ Nvvr सूचीबद्ध सहायक कर्मचारियों की संख्या है, Krm सहायक कर्मचारियों के लिए नौकरियों की संख्या है, RS एक दिन में कार्य शिफ्ट की संख्या है।