परियोजना के हितधारक। लेखक और परियोजना नेता

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

आज के बाजार में सफलतापूर्वक प्रतिस्पर्धा करने और अपने प्रयासों में सफल होने के लिए, कई कंपनियां परियोजना पद्धति का उपयोग करती हैं। यह आपको सीमित समय में तैयार उच्च गुणवत्ता वाला उत्पाद प्राप्त करने की अनुमति देता है। इस प्रक्रिया को प्रभावी बनाने के लिए, आपको इसके सार, विशिष्टताओं और कार्यान्वयन विशेषताओं को जानना होगा।

अवधारणा की परिभाषा

“प्रोजेक्ट” शब्द अंग्रेजी से आया है। परियोजना, अक्षांश से। प्रोजेक्टस "आगे फेंका, फैला हुआ" और उस क्षेत्र के आधार पर कई अर्थ हैं जिसमें इसे लागू किया जाता है। प्रबंधन में, यह समय में सीमित उद्यम है, जिसका उद्देश्य एक नया, अद्वितीय उत्पाद, सेवा या परिणाम बनाना है। गतिविधियों के इस सेट का कार्यान्वयन परियोजना के मुख्य हितधारकों (ग्राहकों, निवेशकों, आपूर्तिकर्ताओं) के लिए लाभ की प्राप्ति के लिए प्रदान करता है। काम के इस रूप का व्यापक रूप से निर्माण, इंजीनियरिंग, उद्यम सॉफ्टवेयर या विपणन कंपनियों द्वारा उपयोग किया जाता है, लोगों के कुछ समूह और सफल कंपनियां अपनी गतिविधियों में इस पद्धति का सहारा लेती हैं।व्यक्तित्व।

विशेषताएं

यह एक परियोजना है, न कि निष्पादित किए जाने वाले कार्यों का एक समूह, यदि की जाने वाली गतिविधि में कई विशेषताएं हैं, अर्थात्:

• सीमित समय (एक कल्पित घटना की एक आरंभ तिथि और अंतिम परिणाम की प्राप्ति की तारीख होती है, या एक निश्चित उत्पाद या सेवा के परिणामस्वरूप अपेक्षित होता है);
• विशिष्टता इसके कार्यान्वयन की मुख्य विशिष्ट विशेषताओं में से एक है, जबकि यह केवल आयोजक या परियोजना प्रतिभागियों के लिए नई हो सकती है, सभी कर्मचारियों के लिए नहीं;
• इस प्रक्रिया को पूरा करने के लिए आवश्यक धन और अन्य संसाधनों की सीमा (समय, धन, श्रम, तकनीकी सहायता)।

एक सामान्य व्यक्ति के जीवन में, एक परियोजना दूसरे शहर में जा सकती है, नया घर खरीद सकती है, नौकरी की तलाश कर सकती है, व्यवसाय शुरू कर सकती है, आदि व्यवसाय में यह एक नया उत्पाद बना रही है, विस्तार कर रही है बाजार, एक नया विज्ञापन अभियान शुरू करना, नई उत्पादन क्षमताएं बनाना। यह वह तरीका है जो आपको संगठनों या व्यक्तियों की गतिविधियों में नए कदम उठाने की अनुमति देता है, इसलिए परियोजना के हितधारक किसी भी नवाचार को विकसित करते समय इसका उपयोग करते हैं।

प्रक्रिया में प्रमुख प्रतिभागी

इस श्रेणी में वे लोग (संगठन) शामिल हैं जो इच्छित उद्यम के कार्यान्वयन से सीधे लाभान्वित होते हैं। इनमें शामिल हैं:

• आरंभकर्ता - वे लोग जो किसी परियोजना की आवश्यकता पर बहस करते हैं। वे कंपनी के अंदर और बाहर किसी भी स्तर के कर्मचारी हो सकते हैं।
• प्रायोजक मुख्य रूप से उच्चतर के कर्मचारी हैंकंपनी का लिंक जो ग्राहक की ओर से इसके पाठ्यक्रम की निगरानी करता है। वे गतिविधियों के इस सेट के कार्यान्वयन की देखरेख करते हैं और परियोजना के वित्तपोषण, सामग्री और अन्य प्रकार के समर्थन के स्रोत प्रदान करते हैं, साथ ही संगठन के लिए नियोजित लाभ प्राप्त करते हैं। प्रायोजक एक प्रबंधक नियुक्त करते हैं जो प्रक्रिया का नेतृत्व करेगा, उसे सभी आवश्यक धन प्रदान करेगा और वरिष्ठ प्रबंधन (सीईओ, निदेशक मंडल, आदि) को कार्रवाई की प्रगति पर रिपोर्ट करेगा।
• परियोजना प्रबंधक दिए गए उद्यम के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार प्रबंधक है। इसके कार्य हैं: समय पर अंतिम परिणाम की उपलब्धि पर नियंत्रण, प्रदान किए गए संसाधनों की सीमा के स्तर को बचाना और अंतिम उत्पाद या सेवा की उच्च गुणवत्ता। वह दैनिक आधार पर परियोजना से निपटता है, टीम के कार्यों का प्रबंधन करता है, निर्धारित आवश्यकताओं की पूर्ति को नियंत्रित करता है, सभी इच्छुक पार्टियों की इच्छाओं को ध्यान में रखता है और सहमत होता है, और यदि आवश्यक हो, तो व्यवस्थापक या ए से सहायता प्राप्त करता है। कार्यों को हल करने के लिए अस्थायी रूप से बनाई गई विशेषज्ञों की टीम।

ये परियोजना प्रतिभागी अंततः अंतिम उत्पाद (परिणाम) के मालिक बन जाते हैं, इसलिए, वे परियोजना के लिए अपनी आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं, अपने स्वयं के या बाहरी धन का निवेश करके इसे वित्तपोषित करते हैं, और नियोजित के लिए आवश्यक ठेकेदारों के साथ अनुबंध भी समाप्त करते हैं। गतिविधियों।

योजना के साकार

योजना टीम के सदस्य ऐसे व्यक्ति या संस्थाएं हैं जो उद्यम में भाग लेते हैं, या वे पक्ष जोजिनके हित लक्ष्य की प्राप्ति से प्रभावित हो सकते हैं।

इस प्रकार की गतिविधि में शामिल होने की डिग्री के अनुसार, समान विचारधारा वाले लोगों के तीन मुख्य समूह हैं:

• मुख्य टीम कर्मचारी (संगठन) हैं जो सीधे योजना के कार्यान्वयन में शामिल हैं।
• विस्तारित टीम - पेशेवर जो अप्रत्यक्ष रूप से पेशेवर सहायता प्रदान करते हैं।
• परियोजना के हितधारक (आंतरिक और बाहरी) - संगठन या कर्मचारी जो पहले और दूसरे समूहों के प्रतिनिधियों को प्रभावित करते हैं, जबकि प्रत्यक्ष प्रतिभागियों के साथ सीधे बातचीत में शामिल नहीं होते हैं। वे प्रक्रिया के दौरान अपना समायोजन स्वयं करते हैं या अपनी गतिविधियों पर योजना के कार्यान्वयन के प्रभाव को सीधे महसूस करते हैं।

उद्यम में संभावित प्रतिभागी

कभी-कभी बाहरी व्यक्ति या संगठन इस आयोजन को सफल बनाने के लिए शामिल होते हैं। अर्थात्:

• निवेशक वे लोग हैं जो किसी परियोजना में निवेश करते हैं, उदाहरण के लिए, ऋण के रूप में। कभी-कभी निवेशक ग्राहक होता है, अन्यथा वे बैंक, फंड और अन्य बड़ी कंपनियां हैं।
• ठेकेदार - पक्ष जो अनुबंध (अनुबंध) के अनुसार काम करने के लिए दायित्वों को मानते हैं। यह या तो कार्यों का हिस्सा हो सकता है, या पूरी परियोजना। मुख्य ठेकेदार और उपठेकेदार को आवंटित करें, जो उसके साथ एक संविदात्मक संबंध में प्रवेश करता है और सहमत सेवाओं का हिस्सा प्रदान करता है।
• आपूर्तिकर्ता - परियोजना के हितधारक, ग्राहक को आवश्यक सामग्री, तकनीकी उपकरण आदि प्रदान करते हैं।
• सरकारी निकाय - बंदोबस्त का प्रशासनिक तंत्र,जो सामाजिक, पर्यावरण, समुदाय और सरकारी आवश्यकताओं के कार्यान्वयन की निगरानी करता है।
• उपभोक्ता - वे लोग जो तैयार उत्पाद खरीदते हैं या अंतिम परिणाम का उपयोग करते हैं जो किसी उत्पाद या सेवा की इच्छा को निर्धारित करता है और उनकी मांग प्रदान करता है।

परियोजना में इन पार्टियों की भागीदारी की संभावना इसके प्रकार, प्रकार, पैमाने और जटिलता की डिग्री पर निर्भर करती है। एक प्रबंधक का कार्य आवश्यक रूप से सभी इच्छुक पार्टियों को कवर करना चाहिए और उनकी आवश्यकताओं के समन्वय के लिए प्रदान करना चाहिए।

प्रक्रिया की देखरेख कौन करता है?

परियोजनाओं के लेखक, एक नियम के रूप में, विशेषज्ञ (वास्तुकार, डिजाइनर, बिल्डर) हैं, और प्रबंधक नियोजित उद्यम के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करता है। यह प्रबंधकीय स्तर का कर्मचारी है, विभाग का प्रमुख है। उनकी जिम्मेदारियों में समय पर योजना के कार्यान्वयन की निगरानी, उपलब्ध संसाधनों का उपयोग और अंतिम उत्पाद की गुणवत्ता शामिल है।

प्राथमिकता पहला पहलू है, क्योंकि यह आपको काम के दौरान अधिक लागत और समस्याओं से बचने की अनुमति देता है। इसलिए, किसी प्रोजेक्ट का प्रबंधन करते समय, हमेशा एंटरप्राइज़ शेड्यूल पर ध्यान केंद्रित किया जाता है।

परियोजना प्रबंधक कार्य

उद्यम प्रबंधन की प्रभावशीलता सीधे सरल कलाकारों, प्रमुख टीम के सदस्यों और प्रबंधक के बीच शक्ति के सही वितरण पर निर्भर करती है। उत्तरार्द्ध के लिए शक्तियां और कार्यात्मक जिम्मेदारियां या तो ग्राहक या परियोजना चार्टर द्वारा निर्धारित की जाती हैं (यदि इसे कंपनी के भीतर किया जाता है)।

केएक प्रबंधक की मुख्य जिम्मेदारियों में शामिल हैं:

• अवधारणा संरचना को व्यवस्थित करें और उद्यम प्रबंधन टीम बनाएं।
• इसके कार्यान्वयन के लिए आवश्यक धन और संसाधनों की खोज करें।
• प्रक्रिया की प्रगति पर परियोजना हितधारकों के प्रभाव का विश्लेषण।
• कार्यों को पूरा करने के लिए आवश्यक कर्मचारियों को प्रशिक्षण देना, उनकी प्रेरणा।
• परियोजना प्रबंधन टीम की जिम्मेदारी के स्तर का निर्धारण, सभी प्रतिभागियों के लिए संदर्भ की शर्तों और जिम्मेदारियों का निर्माण।
• बिजनेस प्लान और शेड्यूल विकसित करना, बजट और बजट की गणना करना, संभावित जोखिमों का विश्लेषण करना और उन्हें खत्म करने के तरीके खोजना।
• योजना के अनुसार सभी प्रकार के कार्यों के क्रियान्वयन की निगरानी करना।
• कार्यों के निष्पादन के लिए अनुबंधों पर हस्ताक्षर करना, उनके निष्पादन की निगरानी करना और समय पर बंद करना।
• प्रबंधन टीम और अन्य परियोजना प्रतिभागियों के बीच संचार स्थापित करना।
• रिपोर्टिंग सामग्री की प्राप्ति और उनका विश्लेषण।
• ग्राहक के साथ संचार उसके लिए रुचि की सभी जानकारी प्रदान करने के लिए, साथ ही अंतिम परिणाम के लिए इच्छाओं या आवश्यकताओं के बारे में जानकारी प्राप्त करने के लिए।
• सभी परियोजना प्रतिभागियों के काम की निगरानी और इसे समय पर बंद करना।

एक प्रबंधक के कार्यात्मक कर्तव्यों की सीमा काफी बड़ी है, और केवल विशिष्ट ज्ञान और उसकी गतिविधियों के सावधानीपूर्वक संगठन के साथ, वह उद्यम की सफलता सुनिश्चित कर सकता है।

कलाकारों का समाज

प्रोजेक्ट को लागू करने के लिए मैनेजर 2. बनाता हैकर्मचारियों के समूह: परियोजना टीम और प्रबंधकीय लिंक। अंतिम परिणाम काफी हद तक इन दो संगठनात्मक संरचनाओं द्वारा किए गए कार्य की गुणवत्ता पर निर्भर करता है।

प्रोजेक्ट टीम - ये विशेषज्ञ और / या संगठन हैं जो उद्यम के भीतर काम करते हैं और उनके कार्यान्वयन और गुणवत्ता के लिए प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं। यह समूह नियोजित गतिविधियों की अवधि के लिए बनाया गया है। इसमें आंतरिक और आकर्षित श्रमिक दोनों कर्मचारी (समूह) शामिल हो सकते हैं।

प्रबंधन टीम में पहले समूह के कर्मचारी शामिल हैं जो सीधे प्रक्रिया की निगरानी और प्रबंधन निर्णय लेने से संबंधित हैं। उपक्रम की सफलता, समस्याओं को हल करने के दौरान उत्पन्न होने वाले जोखिमों और समस्याओं की संख्या इस बात पर निर्भर करती है कि प्रबंधक इस समूह में कलाकारों का सही चयन कैसे करता है।

प्रबंधकीय स्तर के कर्मचारी, किसी अन्य की तरह, अपने कार्यक्षेत्र के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार नहीं हैं, जिसका पैमाना भिन्न हो सकता है: एक दस्तावेज़ तैयार करने से लेकर एक तैयार उपप्रोजेक्ट तक। कभी-कभी उद्यम का प्रमुख प्रमुख कर्मियों (उपटीम) का एक समूह इकट्ठा करता है, जो आवश्यक कार्य या उप-परियोजनाओं के पैकेज के अनुसार बनता है।

निर्धारित योजना के समय पर कार्यान्वयन को सुनिश्चित करने के लिए, यह आवश्यक है कि प्रत्येक कर्मचारी अपने कार्यात्मक कर्तव्यों के दायरे, प्रदर्शन किए गए कार्य की आवश्यकताओं, व्यक्तिगत जिम्मेदारी के स्तर, समय और रूपों को जानता हो उनकी गतिविधियों पर रिपोर्टिंग।

परियोजना हितधारकों की पहचान

कार्यों के किसी भी सेट का उद्देश्य अंतिम परिणाम प्राप्त करना है।अंतिम उत्पाद ग्राहक की दृष्टि है। किसी कार्यक्रम को शुरू करते समय यह कहना मुश्किल है कि क्या परिणाम उम्मीदों पर खरा उतरेगा। योजना को सफल बनाने के लिए अनिश्चितता के स्रोतों की पहचान की जानी चाहिए। अक्सर विफलता के कारणों में परियोजना से अपेक्षाएं चूक जाती हैं, जिससे काम के दौरान बदलाव करना पड़ता है। ऐसे परिवर्तनों के आरंभकर्ता अक्सर परियोजना हितधारक होते हैं। एक उदाहरण प्रायोजक, आपूर्तिकर्ता, प्राधिकरण, आदि होंगे। उन्हें परिणामों के लिए अपनी इच्छा रखने का अधिकार है, जो एक दूसरे से भिन्न हो सकते हैं।

यदि उपरोक्त व्यक्ति या संगठन परियोजना के पाठ्यक्रम को प्रभावित कर सकते हैं, और प्रबंधक को यह नहीं पता था या इस पर ध्यान नहीं दिया, तो उनका हस्तक्षेप पूरे नियोजित उद्यम के पाठ्यक्रम को बदल देगा, और उसके पास होगा रास्ते में समायोजन करने के लिए। प्रबंधक के कार्य में कोई कमी नहीं होनी चाहिए।

ऐसे एजेंटों या कंपनियों की पहचान करने के कई तरीके हैं जिनके लिए इरादे की प्राप्ति का महत्व हो सकता है:

• वर्गीकरण, यानी उन सभी उद्यमों, समूहों, व्यक्तियों को अलग करना जिनका परियोजना से कोई संबंध है। इसमें शामिल हैं: प्रायोजक, ग्राहक, आपूर्तिकर्ता, उत्पाद उपयोगकर्ता, प्रबंधक, प्रतियोगी, कार्यकारी, व्यावसायिक भागीदार, मीडिया, प्राधिकरण, आदि। सभी संभावित हितधारकों की एक पूरी सूची यहां संकलित की गई है और क्या उनके लिए कोई लाभ निर्धारित किया गया है।
• नामांकन, जिसका सार यह है कि नेता मुख्य हितधारक को निर्धारित करता है, उदाहरण के लिए, प्रायोजक, कंपनी का प्रमुख, जो सभी प्रतिभागियों की एक सूची संकलित करता है, जिसके बल परउद्यम के पाठ्यक्रम को प्रभावित करें।
• अध्ययन दस्तावेज।

उपक्रम की सफलता और उत्पन्न होने वाली समस्याओं की संख्या परियोजना के हितधारकों की परिभाषा की पूर्णता पर निर्भर करती है।

योजना के क्रियान्वयन पर नियंत्रण

योजना की पूर्ति की निगरानी टीम बैठकें करके की जाती है, जिसके सदस्य प्रदर्शन किए गए कार्य की मात्रा के बारे में जानकारी प्रदान करते हैं और साथ ही यह इंगित करते हैं कि कार्यों को समय पर पूरा करने के लिए अभी कितना समय चाहिए। ये डेटा कैलेंडर शेड्यूल के विरुद्ध चेक किए जाते हैं। यदि देरी का अनुमान लगाया जाता है, तो समस्या को हल करने के लिए विभिन्न विकल्पों पर विचार किया जाता है, और उनमें से एक निष्पादन के लिए लिया जाता है। उसी तरह, इस मुद्दे को प्रदान की गई धनराशि और संसाधनों की मात्रा के साथ-साथ गुणवत्ता के अंतिम स्तर से विचलन के साथ हल किया जाता है।

परियोजना कार्यान्वयन उन संगठनों के लिए एक अच्छा तरीका है जिनकी गतिविधियों का उद्देश्य कंपनी का विकास करना है। डिजाइन प्रक्रिया के घटकों को जानने से आप कम समय में न्यूनतम लागत पर अच्छे परिणाम प्राप्त कर सकते हैं, और परियोजना हितधारकों के साथ समन्वित बातचीत से व्यवसाय करने के नए क्षितिज खुलते हैं।