फोन द्वारा व्यावसायिक संचार: सामान्य नियम और उदाहरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

व्यापार क्षेत्र में लोगों के बीच सक्रिय संचार शामिल है: कर्मचारी, सहकर्मी, भागीदार, ग्राहक और संभावित ग्राहक। यदि व्यक्तिगत रूप से महत्वपूर्ण मुद्दों पर चर्चा करना संभव या आवश्यक नहीं है, तो वे आमतौर पर वैज्ञानिक और तकनीकी प्रगति के उत्पादों का उपयोग करने का सहारा लेते हैं: ई-मेल, सामाजिक नेटवर्क, कॉर्पोरेट चैट, टेलीफोन।

आज हम फोन द्वारा व्यावसायिक संचार पर अधिक विस्तार से चर्चा करेंगे।

आधुनिक व्यक्ति के जीवन में फोन का महत्व

लोगों के जीवन में टेलीफोन के आगमन के साथ, संचार एक नए स्तर पर आ गया है। यदि पहले, बात करने के लिए, मिलना आवश्यक था, तो टेलीफोन सेट ने किसी भी महत्वपूर्ण मुद्दे को हल करना या बस चैट करना संभव बना दिया, एक निश्चित या काफी बड़ी दूरी पर। बेशक, यह पहले उपयोगकर्ताओं के लिए एक जिज्ञासा थी, और मध्य युग के कई निवासी शायद जल गए होंगेकिसी की आग जो सुझाव दे कि ऐसा संभव है।

लेकिन समय स्थिर नहीं रहता - टेलीफोन बदलने लगे, और टेलीफोन संचार में सुधार हुआ। अब हमारे पास स्मार्टफोन और यहां तक कि स्मार्ट घड़ियां भी हैं, जिनसे आप किसी से भी संपर्क कर सकते हैं।

दुर्भाग्य से, तकनीकी प्रगति यह गारंटी नहीं देती है कि मानव संबंधों में प्रगति होती है। सिर्फ इसलिए कि कोई व्यक्ति बहुत महंगे नवीनतम स्मार्टफोन का उपयोग करके किसी से बात कर रहा है, इसका मतलब यह नहीं है कि वे स्वचालित रूप से एक सुखद संवादी बन जाते हैं। सब कुछ भाषण की संस्कृति और बातचीत के दौरान इस्तेमाल की जाने वाली शब्दावली से तय होता है। खासकर जब व्यावसायिक संचार की बात आती है।

"व्यावसायिक संचार" का क्या अर्थ है?

सबसे पहले, यह इंगित करेगा कि समग्र रूप से व्यावसायिक क्षेत्र क्या है। सबसे पहले, यह व्यवसाय, उद्यमिता का क्षेत्र है।

इसके अलावा, सेवाओं के प्रावधान से संबंधित कोई भी गतिविधि, माल की बिक्री, किसी भी मुद्दे पर एक समझौते का निष्कर्ष (मौखिक या लिखित - कोई फर्क नहीं पड़ता) व्यापार क्षेत्र की परिभाषा के अंतर्गत आता है।

व्यावसायिक संचार, फोन पर बात करना और मेल करना अब एक विशेष संबंध है, क्योंकि लोगों के लिए अपने प्रश्न पूछने के लिए कॉल करना या लिखना आसान है, बजाय इसके कि वे व्यक्तिगत रूप से सलाहकारों से बात करने के लिए सड़क पर समय बिताएं।

वर्तमान व्यावसायिक फ़ोन स्थिति

इंटरनेट के विकास के साथ, संचार के लिए कई अनुप्रयोगों और तत्काल दूतों के उद्भव के साथ, टेलीफोन युग धीरे-धीरे व्यापार में फीका पड़ने लगा। संचार अब पसंद किया जाता है।ई-मेल के माध्यम से, कॉर्पोरेट चैट (उदाहरण के लिए, बिट्रिक्स सिस्टम में - इस समय व्यापार के लिए सबसे लोकप्रिय में से एक), सामाजिक नेटवर्क।

फ़ोन अभी भी संगठन में सबसे आम संपर्क है ताकि ग्राहक कॉल कर सकें। आपस में, कर्मचारी काम के मुद्दों को इस तरह से हल कर सकते हैं जो उनके अनुकूल हो।

कंपनी प्रबंधन संचार के संबंध में अपने स्वयं के नियम निर्धारित कर सकता है। निश्चित रूप से आपने अक्सर "बिट्रिक्स सिस्टम के माध्यम से संचार होता है", "Google डॉक्स का उपयोग करके कार्य सौंपे जाते हैं", "यदि साक्षात्कार सफल होता है, तो हम आपको सामान्य चैट में जोड़ देंगे" जैसे वाक्यांश देखे होंगे। शायद ये नियम महीनों या वर्षों के लिए "यह बस हुआ" के सिद्धांत पर निर्धारित किए गए थे - पहले कर्मचारियों को इस तरह से संवाद करना सुविधाजनक लगा, बाद में यह एक परंपरा बन गई।

दूसरे शब्दों में, कोई भी टेलीफोन संचार को मना नहीं करता है - संचार के अन्य साधनों के उद्भव के बावजूद यह आज भी प्रासंगिक है। इसलिए फोन पर व्यावसायिक संचार शिष्टाचार के सिद्धांतों को जानना महत्वपूर्ण है।

टेलीफोन और लाइव संचार के बीच अंतर

एक व्यक्तिगत बैठक में, हम वार्ताकार के हावभाव और चेहरे के भाव देखते हैं: इससे उसके बारे में और बातचीत की छाप को बेहतर, आसान और तेज़ बनाने में मदद मिलती है। एक बैठक में संचार विशेष रूप से कार्य को सुविधाजनक बनाता है यदि लोग किसी बात पर सहमत होते हैं (माल की आपूर्ति पर, सेवाओं के प्रावधान पर, काम पर रखने या फायरिंग पर, और इसी तरह)।

इसके अलावा अगर किसी चीज की जरूरत हो तोसमझाएं या पुष्टि करें, आमने-सामने की बातचीत में हम इशारों का उपयोग कर सकते हैं, जो फोन पर बात करते समय व्यर्थ है। नहीं, आप निश्चित रूप से कर सकते हैं, लेकिन वार्ताकार नहीं देखेगा। हालाँकि, इसका एक निर्विवाद प्लस है: आप अपने बॉस पर जितना चाहें उतना चेहरे बना सकते हैं, मुख्य बात समय पर रुकना है ताकि यह आदत न बन जाए।

औपचारिक संचार का वर्गीकरण

फोन द्वारा व्यावसायिक संचार के प्रकार:

• ग्राहकों से बात कर रहे हैं।
• साझेदारों के साथ बातचीत।
• अधीनस्थों से बातचीत।
• कर्मचारियों के साथ बातचीत।
• संभावित ग्राहकों से बात करना।
• शिकायतों का जवाब देना, समस्याओं का समाधान करना।

फोन द्वारा व्यापार संचार शिष्टाचार की विशेषताएं

यह पता चला है कि यदि आप फोन पर मुस्कान के साथ बोलते हैं, तो वार्ताकार द्वारा सकारात्मक दृष्टिकोण का संचार किया जाता है और महसूस किया जाता है। किसी भी मामले में, व्यावसायिक फोन शिष्टाचार के लिए आपसी सम्मान की आवश्यकता होती है। भले ही पार्टियों में से एक किसी कारण से बहुत सही ढंग से व्यवहार नहीं करता है, एक सभ्य व्यक्ति खुद को अशिष्टता और साधारण अशिष्टता के स्तर तक नहीं डूबने देगा।

कई कंपनियों में फोन द्वारा व्यावसायिक संचार की एक तकनीक है: तथाकथित "स्क्रिप्ट", विभिन्न स्थितियों में ग्राहकों से बात करने के उदाहरण। यदि भागीदारों या आपूर्तिकर्ताओं के साथ बातचीत की अपेक्षा की जाती है तो आमतौर पर ऐसी कोई "स्क्रिप्ट" नहीं होती है।

बिजनेस फोन पर बातचीत और अनौपचारिक बातचीत के बीच अंतर

अनौपचारिक संचार का तात्पर्य विचारों की अभिव्यक्ति का एक बिल्कुल मुक्त रूप है। हाँ,नियम हैं (उदाहरण के लिए, देर से कॉल न करें और किसी व्यक्ति को कई कॉलों से परेशान न करें जब यह स्पष्ट हो कि वह व्यस्त है), अच्छे व्यवहार वाले लोग उनका पालन करते हैं।

फोन द्वारा व्यावसायिक संचार की सुविधाओं में अधिक कड़े नियम हैं। हालांकि, अभ्यास से पता चलता है कि उनका अनुसरण करने से कार्यप्रवाह काफी प्रभावित होता है।

नियम

टेलीफोन व्यवसाय नैतिकता का तात्पर्य सामान्य नियमों का पालन करना है।

• अभद्र मत बनो। यह सामान्य रूप से व्यावसायिक क्षेत्र में स्वीकार्य नहीं है: न तो व्यक्तिगत रूप से बातचीत में, न ही पत्राचार में। यहां तक कि अगर आप किसी ऐसे व्यक्ति से बात कर रहे हैं जो अनुपयुक्त व्यवहार कर रहा है, तो भी आपका काम जितना हो सके शांत और विनम्र रहना है।
• अपनी बोली और बोलने की गति देखें। आप अपना और जिस संगठन का आप प्रतिनिधित्व करते हैं, उसकी एक छाप बनाते हैं। यदि आप एक व्यक्तिगत उद्यमी हैं, तो आपका कार्य वही रहता है - अपने बारे में सकारात्मक प्रभाव छोड़ना। फ़ोन पर बात करते समय, आपके पास किसी व्यक्ति को प्रभावित करने के केवल दो तरीके होते हैं: बातचीत और आपके द्वारा प्रदान की जाने वाली जानकारी। यदि आपका भाषण बहुत तेज या धीमा है, उच्चारण समझ से बाहर है, बहुत सारे परजीवी शब्द हैं, तो पंक्ति के दूसरे छोर पर मौजूद व्यक्ति को आपकी रुचि भी नहीं हो सकती है कि आप वास्तव में किस बारे में बात कर रहे हैं, क्योंकि वे आपको समझ नहीं पाएंगे। मृदु.
• संक्षिप्त और संक्षिप्त बोलें। यदि आवश्यक हो, तो ग्राहक को विस्तृत लिखित जानकारी उसके ई-मेल पर भेजने के लिए आमंत्रित करें।
• बातचीत को औपचारिक रखें। फोन पर संचार की व्यावसायिक शैली बोलचाल के भावों, अश्लील बयानों के उपयोग की अनुमति नहीं देती है।
• उस भाषा में बोलें जो आपका वार्ताकार समझता है। बातचीत की व्यावसायिक शैली में लिपिकवाद और विशिष्ट शब्दावली के व्यापक उपयोग की आवश्यकता नहीं होती है। इस तरह की अभिव्यक्तियों का उपयोग, यह जानते हुए कि वार्ताकार आपकी गतिविधि की शब्दावली में अक्षम है, एकमुश्त अनादर के बराबर है। अपवाद: यदि आप किसी ऐसे कर्मचारी को काम पर रख रहे हैं जिसे पेशेवर शर्तों की बारीकियों को समझना आवश्यक है।
• अपना परिचय अवश्य दें। कंपनी का नाम और वैकल्पिक रूप से अपना नाम और पद। यह आपके और कॉल करने वाले व्यक्ति दोनों के लिए समय बचाने में मदद करेगा, क्योंकि आपको यह पता लगाने की आवश्यकता नहीं है कि "वह वहां पहुंचा" और आपसे कैसे संपर्क किया जाए। इसके अलावा, यह पहले सेकंड से आपके और कंपनी के लिए सम्मान बनाता है। अभ्यास से पता चलता है कि विनम्र अभिवादन के बाद, कॉल करने वाले भी अधिक विनम्र हो जाते हैं और सांस्कृतिक संचार के लिए तैयार हो जाते हैं।
• पहले सेकंड में फोन का जवाब देने में जल्दबाजी न करें। एक या दो सेकंड में कोई समस्या नहीं होगी, और इस दौरान आप शांति से कॉल का जवाब देने के लिए उन चीजों को अलग रख सकते हैं जो आप कर रहे थे।
• फोन लेने से पहले ज्यादा देर न करें। यदि चार या अधिक फोन की घंटी बजने का समय बीत जाता है, तो यह अनैतिक है। उत्तर देने का इष्टतम समय तीसरी रिंग के आसपास है।
• यदि आप व्यावसायिक उद्देश्यों के लिए कॉल कर रहे हैं, तो "मारिया आपको परेशान कर रही है" जैसे वाक्यांशों से बचें। पहले सेकंड से, यह एक कष्टप्रद, असुरक्षित व्यक्ति के रूप में आपके बारे में एक अवचेतन (और कभी-कभी सचेत) छाप बनाता है। अपना परिचय देना बेहतर है: "नमस्ते, मेरा नाम मारिया है, मैं फोन कर रहा हूँप्रश्न…"।
• कॉल करते समय, जांच लें कि आपके वार्ताकार के पास बात करने का समय है या नहीं।
• यदि आपको अपने वार्ताकार के मुद्दे पर किसी सहकर्मी के साथ कुछ स्पष्ट करना है, कहीं जाना है, तो "होल्ड" फ़ंक्शन का उपयोग करने की सलाह दी जाती है। इस तरह व्यक्ति को पता चल जाएगा कि वे लाइन में हैं और उन्हें किसी सहकर्मी के साथ आपकी बातचीत या प्रिंटर की आवाज़ नहीं सुननी पड़ेगी।

उचित टेलीफोन वार्तालाप के उदाहरण

फोन पर व्यावसायिक संचार: बातचीत को ठीक से और गलत तरीके से कैसे बनाया जाए, इसके उदाहरण।

प्रकाशक को बुलाओ।

प्रबंधक:

- नमस्कार, प्रकाशन गृह "हम आपको प्रकाशित करेंगे", प्रबंधक ओल्गा। मैं आपकी कैसे मदद कर सकता हूँ?

ग्राहक:

- शुभ दोपहर, मैं आपकी सेवाओं के बारे में जानना चाहता हूं।

प्रबंधक:

- कृपया निर्दिष्ट करें कि आप किन सेवाओं में रुचि रखते हैं? हम पुस्तक प्रकाशन और प्रचार, पांडुलिपियों के प्रूफरीडिंग और संपादन, लेआउट, कवर डिजाइन, परिसंचरण और प्रचार मुद्रण की पेशकश करते हैं।

ग्राहक:

- मैं किताबें और फ़्लायर्स प्रिंट करना चाहूंगा।

प्रबंधक:

- हम 10 पीस से किताबों की कॉपी और 100 पीस से लीफलेट का एक सेट प्रिंट करते हैं। यदि पुस्तक हमारे विशेषज्ञों द्वारा बनाई गई है, तो मुद्रण पर छूट प्रदान की जाती है।

कानून कार्यालय को बुलाओ।

सचिव:

- शुभ दोपहर वकीलों यहाँ कंपनी।

ग्राहक:

- आपके कर्मचारी ने मेरे लिए बुरा अनुबंध किया! इसमें मेरी जरूरत की सभी चीजें नहीं हैं! मैंअगर आप मेरे पैसे वापस नहीं करेंगे तो मैं शिकायत करूंगा!

सचिव:

- मैं आपकी हताशा को समझता हूं। कृपया, आइए शांत हो जाएं और इसे समझने का प्रयास करें। क्या आप अनुबंध की प्रति के साथ कार्यालय जा सकते हैं?

सचिव:

- शुभ दोपहर, औरोरा कंपनी, मेरा नाम इगोर है।

आपूर्तिकर्ता:

- हैलो, मुझे विक्टर सर्गेइविच, आपका बॉस चाहिए।

सचिव:

- कृपया मुझे बताएं कि मैं किससे बात कर रहा हूं? आपका परिचय कैसे कराएं?

आपूर्तिकर्ता:

- मैं मैक्स हूं, आपके कार्यालय में कूलर की आपूर्ति कर रहा हूं।

सचिव:

- मिल गया। दुर्भाग्य से, विक्टर सर्गेयेविच अभी कार्यालय में नहीं है, वह लगभग दो घंटे में वापस आ जाएगा। कृपया 17:00 के आसपास वापस कॉल करें।

आपूर्तिकर्ता:

- ठीक है, धन्यवाद।

गलत व्यावसायिक टेलीफोन वार्तालापों के उदाहरण

प्रकाशक को बुलाओ।

प्रबंधक:

- हां?

ग्राहक:

- नमस्कार, मैं किताबें और फ़्लायर्स प्रिंट करना चाहूंगा।

प्रबंधक:

- क्या हम प्रिंट करते हैं?

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प्रबंधक:

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आपको क्या लगता है कि क्लाइंट पर इससे क्या प्रभाव पड़ेगाबातचीत?

कानून कार्यालय को बुलाओ।

सचिव:

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सचिव:

- व्यस्त! (हैंग हो जाता है)

सचिव:

- हां?

आपूर्तिकर्ता:

- हैलो, मुझे विक्टर सर्गेइविच, आपका बॉस चाहिए।

सचिव:

- वह चला गया है।

आपूर्तिकर्ता:

- यह कब होगा?

सचिव:

- दो घंटे।

आपूर्तिकर्ता:

- तो 14:00 एक घंटा पहले ही हो गया था।

सचिव:

- दो घंटे में आ रहा है!

टेलीफोन व्यावसायिक बातचीत और स्काइप, वाइबर और मैसेंजर पर बातचीत के बीच अंतर

फोन पर बातचीत सिर्फ आवाज की मदद से होती है।

कुछ एप्लिकेशन आपको वीडियो कॉल करने की अनुमति देते हैं, जब वार्ताकार एक दूसरे को सक्रिय और कनेक्टेड कैमरे से देख सकते हैं।

संदेशवाहकों में केवल पत्राचार शामिल होता है।

निष्कर्ष

फोन पर व्यापार संचार की संस्कृति को समझना उतना मुश्किल नहीं है जितना पहली नज़र में लगता है। यह समझने के लिए पर्याप्त है कि आप कंपनी का चेहरा हैं, और वार्ताकार की छाप आप पर निर्भर करती है।