2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
गुणवत्ता प्रबंधन, एक गुणवत्ता मैनुअल का विकास - आज प्रदान किए गए उत्पादों या सेवाओं की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में ये सबसे महत्वपूर्ण कार्य हैं। इस मुद्दे का अधिक विस्तार से विश्लेषण करने की सलाह दी जाती है, इसके सभी पहलुओं पर अलग से विचार करें।
दस्तावेज़ विकास के लिए एक दृष्टिकोण चुनना
एक तरह से या किसी अन्य, एक संगठन के गुणवत्ता मैनुअल का विकास एक विशिष्ट दृष्टिकोण की पसंद से पहले होता है। दूसरे शब्दों में, आपको यह पता लगाने की आवश्यकता है कि कौन से बिंदु दस्तावेज़ में वर्णन करने योग्य हैं, और कौन से नहीं हैं। किसी भी कंपनी के कर्मचारियों को अपनी व्यावसायिक गतिविधियों में इस "संदर्भ पुस्तक" का उपयोग करना चाहिए, इसलिए इसे बनाते समय इस कारक को ध्यान में रखा जाना चाहिए। गुणवत्ता प्रबंधन मैनुअल के विकास को कैसे व्यवस्थित करें ताकि यह प्रभावी और कुशल हो?
किसी भी दस्तावेज़ के प्रभावी होने के लिए, यह समझना चाहिए कि यह समझने योग्य और व्यापक दोनों होना चाहिए। उसे जरूरउपयोग करने के लिए सुविधाजनक हो। इसलिए, एक गुणवत्ता मैनुअल विकसित करने की प्रक्रिया में, यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि इसमें, एक नियम के रूप में, संरचना की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली के बारे में सभी बुनियादी जानकारी शामिल है। यदि आवश्यक हो, तो अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण के लिंक प्रासंगिक हो जाते हैं। प्रस्तुति और स्पष्टता की सरलता गुणवत्ता के क्षेत्र में काम करने वाले विशेषज्ञों और कंपनी के अन्य कर्मचारियों दोनों के लिए मैनुअल का उपयोग करना संभव बनाती है। उपयोग में आसानी, जो एक गुणवत्ता मैनुअल के विकास में विचार करने के लिए बहुत महत्वपूर्ण है, यह सुनिश्चित करती है कि कर्मचारी इस दस्तावेज़ को अधिक बार देखें, न कि सहकर्मियों के माध्यम से या स्वयं समाधान की तलाश करें।
दिशानिर्देश विकास के लिए एक बुनियादी आवश्यकता के रूप में पूर्णता
एक प्रयोगशाला, निर्माण संयंत्र या अन्य कंपनी के लिए एक गुणवत्ता मैनुअल के विकास के लिए सिफारिशों में प्रस्तुत सामग्री की पूर्णता शामिल है। ऐसा लगता है कि यह आवश्यकता सबसे कठिन में से एक है। लेकिन आपको डरना नहीं चाहिए। सौभाग्य से, हमारे मामले में, एक कांटेदार रास्ता पहले ही पारित हो चुका है, क्योंकि वर्तमान में आईएसओ गुणवत्ता प्रबंधन मानक हैं। वे एक स्पष्ट विनियमन हैं कि किसी उद्यम की गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली में कौन से तत्व शामिल होने चाहिए। इसके अलावा, मानक आपको यह सोचने की अनुमति नहीं देते हैं कि यह प्रणाली कैसे बनाई गई है और इसे कैसे काम करना चाहिए।
एक गुणवत्ता प्रबंधन मैनुअल विकसित करते समय, आपको यह जानना होगा कि दस्तावेज़ का मुख्य भाग संरचना के लक्ष्यों का विवरण हैगुणवत्ता का क्षेत्र। दूसरे शब्दों में, हम उन विचारों के बारे में बात कर रहे हैं जिन्हें कंपनी एक विशिष्ट अवधि में लागू करने की योजना बना रही है। डेवलपर द्वारा नामित लक्ष्यों की उपलब्धि गुणवत्ता के क्षेत्र में आवश्यकताओं की सक्षम पूर्ति के कारण है। इसलिए, एक उद्यम के लिए एक गुणवत्ता मैनुअल विकसित करते समय, यह ध्यान देने योग्य है कि इस संरचना में इनमें से प्रत्येक आवश्यकता को अलग से कैसे लागू किया जाता है। आमतौर पर, आवश्यकताओं के शीर्षक प्रश्न में दस्तावेज़ के अनुभागों के शीर्षक होते हैं। यह जोड़ा जाना चाहिए कि मैनुअल तैयार करने की प्रक्रिया में, किसी को अनुभागों की संख्या के संबंध में अपनी स्वयं की कल्पना पर स्वतंत्र लगाम नहीं देनी चाहिए। गुणवत्ता मैनुअल विकसित करते समय, मानक में स्वीकृत संख्या से विचलित होने का कोई मतलब नहीं है। तभी अंतिम दस्तावेज कंपनी के कर्मचारियों और बाहरी लेखा परीक्षकों दोनों के बीच समझने योग्य और पहचानने योग्य होगा।
यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि कुछ लोग आमतौर पर उद्यम में मानक की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए जिम्मेदार होते हैं। तदनुसार, व्यक्तिगत आवश्यकताओं के विवरण के बाद, गुणवत्ता मैनुअल विकसित करते समय इन अधिकारियों को इंगित किया जाना चाहिए। प्रक्रियाओं के मालिक और दस्तावेज़ीकरण में वर्णित गतिविधियों का प्रबंधन करने वाले विशिष्ट अधिकारी दोनों जिम्मेदार हो सकते हैं।
दिशानिर्देश विकास के लिए एक आवश्यकता के रूप में स्पष्टता
एक प्रयोगशाला, विनिर्माण संयंत्र या अन्य संरचना के लिए एक गुणवत्ता मैनुअल विकसित करते समय, कई आवश्यकताओं पर विचार करना महत्वपूर्ण है। प्रस्तुति की पूर्णता के अलावा, द्वारा एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती हैसामग्री की समझ। एक तरह से या किसी अन्य, प्रबंधन को कंपनी में होने वाली प्रक्रियाओं और उनकी बातचीत का एक विचार बनाना चाहिए। यह मानक की आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए किया जाता है।
इसलिए, यदि कोई विशिष्ट प्रक्रिया है, जिसका कार्यान्वयन मानक की एक निश्चित आवश्यकता को पूरा करता है, तो दस्तावेज़ में न केवल प्रक्रिया को, बल्कि उसके मालिक को भी इंगित करना आवश्यक है। यदि किसी ऐसी गतिविधि के लिए आवश्यकता को पूरा किया जाता है जिसे एक प्रक्रिया के रूप में वर्णित नहीं किया गया है, तो इस गतिविधि के कार्यान्वयन के लिए निर्देशों के साथ एक दस्तावेजी प्रक्रिया निर्दिष्ट की जानी चाहिए, जिसमें उपयुक्त टिप्पणियां हों जो कारणात्मक हों।
नई आवश्यकताओं के लिए गुणवत्ता मैनुअल बनाते समय, यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि, एक नियम के रूप में, इन आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए अतिरिक्त दस्तावेज़ीकरण की आवश्यकता होती है। उदाहरण के लिए, ये प्रक्रिया नियम हैं जो जिम्मेदार लोगों की संरचना और प्रक्रियाओं के चरणों को स्वयं निर्दिष्ट करते हैं। यह जानना महत्वपूर्ण है कि मैनुअल में इन दस्तावेजों के संदर्भ अनिवार्य रूप से तय किए गए हैं। इन कार्यों के कार्यान्वयन के परिणामस्वरूप, किसी भी कर्मचारी को पहले पढ़ने से यह समझना चाहिए कि इस क्षेत्र में गुणवत्ता मानक और संबंधित लक्ष्यों की आवश्यकताओं को लागू करने के संदर्भ में उससे क्या अपेक्षा की जाती है। कर्मचारी को यह ध्यान में रखना चाहिए कि इन लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कम से कम अपने कार्यस्थल पर क्या तरीके हैं। एक गुणवत्ता मैनुअल के विकास पर इन सिफारिशों के कार्यान्वयन से संगठन के सभी कर्मचारियों को प्रदान किए गए उत्पादों या सेवाओं के गुणवत्ता मानकों के प्रबंधन की प्रक्रिया में शामिल करना संभव हो जाएगा।
उपयोग में आसानीमैनुअल
एक प्रयोगशाला, निर्माण उद्यम या अन्य संरचना के लिए एक गुणवत्ता मैनुअल के विकास के लिए एक और महत्वपूर्ण आवश्यकता इसके उपयोग में आसानी है। इस तथ्य के साथ बहस करना असंभव है कि सबसे शक्तिशाली कार पर भी आप दूर नहीं जा सकते हैं, और वास्तव में आप बिल्कुल भी नहीं छोड़ सकते हैं यदि इसका स्टीयरिंग व्हील ट्रंक में स्थापित है। और सभी प्रकार के सेकेंडरी सेंसर के साथ इंस्ट्रूमेंट पैनल को ओवरलोड करने से किसी तरह यह तथ्य सामने आएगा कि दिलचस्प संकेतक पढ़ने के लिए ड्राइवर अपने मामले में मुख्य प्रक्रिया से विचलित होना शुरू कर देगा।
एक आईएसओ गुणवत्ता मैनुअल का उदाहरण
एक विशिष्ट उदाहरण के साथ मैनुअल और उसके मानक अनुभागों की समीक्षा करना उपयोगी होगा। ऐसा करने के लिए, हम एक परीक्षण प्रयोगशाला लेंगे। दस्तावेज़ का पहला खंड एक परिचय है। इसमें लिखा है:
- संरचना का नाम पूर्ण और संक्षिप्त रूप में;
- प्रयोगशाला की गतिविधियों का विनियमन, जहां कागजात के नाम और उनकी पंजीकरण संख्या को इंगित करना आवश्यक है;
- कानूनी इकाई का स्थान, जहां आपको डाक और कानूनी पता दोनों निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है;
- संपर्क विवरण (ईमेल, फोन नंबर);
- कंपनी की संगठनात्मक संरचना, जो, एक नियम के रूप में, मुख्य दस्तावेज़ के परिशिष्टों में पाई जा सकती है।
वैसे, संगठनात्मक संरचना को योजनाबद्ध तरीके से प्रदर्शित करना सबसे अच्छा है।
आवेदन का दायरा
एक गुणवत्ता मैनुअल विकसित करने की प्रक्रिया में परिचय के बादपरीक्षण प्रयोगशाला के लिए कार्यक्षेत्र को इंगित करना महत्वपूर्ण है। यह विषय एक अलग खंड में निकाला जाता है, आमतौर पर एक पंक्ति में पहला। उदाहरण के लिए:
- यह दस्तावेज़ गुणवत्ता प्रबंधन नीति और प्रमुख सिद्धांतों और प्रथाओं को प्रस्तुत करता है जो एक शोध प्रयोगशाला में एक गुणवत्ता प्रणाली के कामकाज को सुनिश्चित करते हैं।
- मैनुअल एक या किसी अन्य कर्मचारी द्वारा विकसित किया गया है, अनुसंधान केंद्र के निदेशक द्वारा हस्ताक्षरित है, और संगठन के प्रबंधन द्वारा अनुमोदित और कानूनी इकाई की मुहर के माध्यम से सुरक्षित है।
- यह सुनिश्चित करने के लिए कि गुणवत्ता प्रणाली उच्च स्तर पर बनी हुई है और प्रभावी है, और सुधारात्मक कार्रवाई समय पर की जाती है, मैनुअल की समीक्षा की जाती है और यदि कोई कानूनी इकाई बदल जाती है या पुनर्गठित होती है, साथ ही साथ मैनुअल की समीक्षा की जाती है। संरचना की मान्यता के दायरे में बदलाव या गुणवत्ता प्रणाली में सुधार की स्थिति में।
- इस दस्तावेज़ को कुछ देश के कानूनों और विनियमों की आवश्यकताओं का अनुपालन करने के लिए संकलित किया गया है।
- गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली का दायरा प्रयोगशाला गतिविधियों के कार्यान्वयन के सभी बिंदुओं तक फैला हुआ है।
आदर्श संदर्भ
दस्तावेज़ के दूसरे खंड में आमतौर पर मानक संदर्भ होते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि गुणवत्ता मैनुअल की तैयारी में उपयोग किए जाने वाले सभी कानूनों, विनियमों, संदर्भ पुस्तकों और अन्य स्रोतों को स्पष्ट रूप से और विस्तार से वर्णित और चिह्नित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, मैनुअल के तीसरे खंड के साथ परिचित होने के लिए आगे बढ़ना उचित है, जो सभी नियमों और परिभाषाओं का वर्णन करता है,काम में इस्तेमाल किया।
नियम और परिभाषाएं
यह खंड काफी बड़ा है, तो आइए इसे अपनी प्रयोगशाला के एक विशिष्ट उदाहरण पर विचार करें। इस दस्तावेज़ में निम्नलिखित नियम और परिभाषाएँ लागू होती हैं:
- मान्यता कुछ मानदंडों के साथ एक कानूनी इकाई या व्यक्तिगत उद्यमी के अनुपालन की पुष्टि है।
- रजिस्टर से एक उद्धरण (दूसरे शब्दों में, एक मान्यता प्रमाण पत्र) एक दस्तावेज है जो मान्यता के क्षेत्र में राज्य सूचना प्रणाली के साधनों का उपयोग करके स्वचालित रूप से उत्पन्न होता है। यह एक प्रमाण पत्र है, गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र में मान्यता के तथ्य की पुष्टि।
- गुणवत्ता किसी वस्तु में निहित गुणों का एक समूह है। आमतौर पर, ये विशेषताएँ मूल रूप से स्थापित की गई ज़रूरतों को पूरा करने के लिए सुविधा की क्षमता को संदर्भित करती हैं।
- QCA, या मात्रात्मक रासायनिक विश्लेषण, प्रयोगात्मक रूप से गठित एक मात्रात्मक निर्धारण है और भौतिक या रासायनिक माध्यमों से एक नमूने के एक या अधिक घटकों की सामग्री को संदर्भित करता है।
- एक विश्लेषण तकनीक विशेष रूप से विशिष्ट संचालन का एक जटिल है, जिसके कार्यान्वयन से स्थापित सटीकता संकेतकों के साथ सीसीआई परिणाम प्राप्त होते हैं।
- ऑडिट, या आंतरिक समीक्षा, ऑडिट परिणाम प्राप्त करने और उन परिणामों का निष्पक्ष मूल्यांकन करने की एक प्रलेखित, स्वतंत्र, व्यवस्थित प्रक्रिया है ताकि यह स्थापित किया जा सके कि पहले से सहमत ऑडिट मानदंडों को किस हद तक पूरा किया गया है।
- ऑडिट प्रोग्राम हैएक या एक श्रृंखला के ऑडिट के लिए स्थापित मानदंडों का एक सेट जो एक निश्चित समय अवधि के लिए योजनाबद्ध है और मुख्य रूप से निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से है।
- ऑडिट मानदंड आवश्यकताओं, प्रक्रियाओं और नीतियों का एक समूह है जो संदर्भ के रूप में उपयोग किया जाता है। यह नोट करना महत्वपूर्ण है कि ऑडिट मानदंड का उपयोग उनके खिलाफ ऑडिट साक्ष्य से मिलान करने के लिए किया जाता है।
- एक ऑडिटर वह व्यक्ति होता है जो ऑडिट करने के लिए अपनी व्यक्तिगत विशेषताओं और क्षमता का प्रदर्शन करता है।
- ऑडिट टीम - एक या अधिक ऑडिटर जो ऑडिट में शामिल हैं।
नियमों और परिभाषाओं की सूची जारी रखी जा सकती है, लेकिन इस लेख का मुख्य उद्देश्य गाइड के प्रत्येक खंड में प्रकाशित सामग्री के अर्थ और प्रकृति को स्पष्ट करना है, इसलिए अगले पर जाने की सलाह दी जाती है पैराग्राफ।
प्रयोगशाला गुणवत्ता प्रबंधन आवश्यकताएँ
यह पैराग्राफ़ विचाराधीन दस्तावेज़ में अंतिम है। हालांकि, यह सबसे अधिक जानकारीपूर्ण है। आरंभ करने के लिए, यहां प्रयोगशाला के नाम को पहले खंड में इंगित करना आवश्यक है, और फिर संरचना के प्रबंधन के बारे में जानकारी प्रदान करना है, अर्थात्, आपको अनुसंधान केंद्र या गुणवत्ता के प्रमुख की स्थिति का वर्णन करने की आवश्यकता है। प्रबंधक और जिन्हें वे रिपोर्ट करते हैं। उसके बाद, संगठनात्मक संरचना और प्रबंधन कर्मियों को पदों और संबंधित पेशेवर जिम्मेदारियों के साथ चिह्नित करने की सलाह दी जाती है। इसके अलावा, यह याद रखना महत्वपूर्ण हैप्रतिस्थापन पथ, अर्थात् प्रयोगशाला के विभिन्न विभागों के उप निदेशक। इसके बाद, इस बारे में बात करें:
- गुणवत्ता प्रबंधन प्रणाली कर्मचारी के लिए जिम्मेदार। न केवल उसकी स्थिति, बल्कि रोजगार के लिए संबंधित आदेश का डेटा भी इंगित करना आवश्यक है।
- क्यूएमएस का कार्यान्वयन और इसके कामकाज की मूल बातें।
- अनुसंधान केंद्र के कर्मचारियों के बीच कर्तव्यों, अधिकारों और जिम्मेदारियों के वितरण सहित गुणवत्ता के क्षेत्र में अनुसंधान केंद्र के कर्मचारियों की जिम्मेदारियां और शक्तियां।
- संरचना की गतिविधियों के नियम।
- राइट रिसर्च सेंटर।
- गोपनीयता नीति, यहां तक कि तीसरे पक्ष से भी।
- प्रयोगशाला में आयोजित होने वाली गतिविधियों के लिए प्रबंधन की जिम्मेदारी।
- नियामक और तकनीकी दस्तावेज का एक सेट, जो किसी भी मामले में ग्राहक की संपत्ति के रूप में कार्य करता है। इसलिए, प्रयोगशाला में काम करने के बाद, यह दस्तावेज़ीकरण अनुसंधान केंद्र में रहता है या ग्राहक को पूर्व सहमति से लौटा दिया जाता है।
- प्रदर्शन किए गए कार्य के परिणाम और जारी किए गए कागजात, जो काम के भुगतान के बाद ही ग्राहक की संपत्ति के रूप में कार्य करते हैं।
और क्या?
उपरोक्त मदों के अलावा, प्रयोगशाला केंद्र के संबंध में "आवश्यकताएं" अनुभाग में, आपको निम्नलिखित निर्दिष्ट करना होगा:
- माप के कार्यान्वयन के लिए उप-अनुबंधों का निष्कर्ष। यह जोड़ा जाना चाहिए कि इस प्रक्रिया का उद्देश्य गुणवत्ता परीक्षण के परिणाम सुनिश्चित करना हैउपठेकेदार संरचनाओं के उनके कार्यान्वयन में शामिल होने के मामले में। एक तरह से या किसी अन्य, अनुसंधान प्रयोगशाला उपठेकेदार संगठन द्वारा किए जाने वाले कार्य के लिए पूरी तरह से जिम्मेदार है।
- उन परीक्षणों से संबंधित कार्य का प्रबंधन करना जो स्वीकृत आवश्यकताओं को पूरा नहीं करते हैं।
एक शोध केंद्र के उदाहरण का उपयोग करते हुए मैनुअल के सभी वर्गों का वर्णन करने और आज दस्तावेज़ के लिए सभी आवश्यकताओं के विस्तृत विश्लेषण के बाद, कुछ निष्कर्ष निकालने की सलाह दी जाती है।
मुख्य बिंदु प्रदान किए गए उत्पादों या सेवाओं की गुणवत्ता सुनिश्चित करने और सुधारने के क्षेत्र में की जाने वाली प्रक्रियाओं की पूरी श्रृंखला का दस्तावेजीकरण करने की आवश्यकता है। दस्तावेज़ प्रबंधन के मुद्दों को सामान्य रूप से प्रलेखित प्रक्रियाओं के हिस्से के रूप में विनियमित करने वाला दस्तावेज़ होना भी महत्वपूर्ण है।
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