बजटीय संस्था में इन्वेंटरी: नियम और कार्यान्वयन के चरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी उद्यम में कोई भी व्यावसायिक गतिविधि उसकी संपत्ति में विशिष्ट बचत की उपस्थिति का अनुमान लगाती है। इसमें मूर्त और अमूर्त संपत्ति, अचल संपत्ति, तैयार उत्पाद या बिक्री के लिए माल, मौद्रिक संपत्ति और अन्य संपत्ति शामिल हैं। कंपनी जो भी हो - बड़ी या छोटी, औद्योगिक या वाणिज्यिक, राज्य या निजी - उसे एक सूची के माध्यम से उस पर मौजूद संपत्ति की सूची को अनिवार्य रूप से पुनर्गणना करना चाहिए। बजटीय संस्थाओं में इस प्रक्रिया को विशेष सावधानी से किया जाता है।

इन्वेंट्री कॉन्सेप्ट

इन्वेंटरी, इसकी प्राथमिक परिभाषा के अनुसार, एक विशिष्ट तुलना के साथ उद्यम की संपत्ति के खाते में दर्ज नकद पदों की पुनर्गणना का मतलब हैपिछले चेक के साथ परिणाम प्राप्त किया। यह शब्द शुरू में "इन्वेंट्री" नामक एक परिचित शब्द का सुझाव देता है। लेकिन यह ध्यान देने योग्य है कि एक बजटीय संस्थान में एक इन्वेंट्री आयोजित करने की प्रक्रिया में न केवल आर्थिक संपत्ति या इन्वेंट्री ऑब्जेक्ट्स का एक मात्रात्मक माप शामिल है जो कि वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्तियों को सौंपा गया है, बल्कि बैंक खातों और नकद में संग्रहीत धन की सूची भी शामिल है। (हाथ पर), देनदारों और लेनदारों के साथ-साथ वित्तीय देनदारियों के साथ समझौता। इस घटना का मुख्य उद्देश्य आर्थिक गतिविधि के दौरान उत्पन्न होने वाले अधिशेष या कमी की पहचान करना है, साथ ही साथ उद्यम के आर्थिक कामकाज के विभिन्न क्षेत्रों के कर्मचारियों द्वारा की गई संभावित गलतियों की खोज करना है। एक बजटीय संस्थान में इन्वेंट्री के परिणामों के आधार पर, कमी के लिए जिम्मेदार लोगों को फटकार या बोनस कटौती के साथ-साथ नुकसान के मुआवजे के रूप में अनुशासनात्मक दंड के अधीन किया जाता है।

उद्यम के लिए मूल्य

राज्य निधि की कीमत पर बनाए गए उद्यमों में नियमित जांच करना उनकी आर्थिक गतिविधि की एक अभिन्न प्रक्रिया है। बजटीय संस्थानों में इन्वेंट्री का महत्व उन संभावित स्थितियों की सूची के कारण है जो प्रबंधन द्वारा अनिवार्य नियंत्रण के अधीन हैं, अर्थात्:

• किराए पर एक बजटीय उद्यम की संपत्ति के हस्तांतरण के लिए शर्तें;
• बजटीय संपत्ति की बिक्री या मोचन के लिए शर्तें;
• संपत्ति की स्थिति की निगरानी करना औरएक सार्वजनिक संस्थान की देनदारियां;
• जिम्मेदार व्यक्ति का परिवर्तन और मामलों का स्थानांतरण;
• चोरी, सत्ता के दुरुपयोग और क़ीमती सामान को नुकसान के तथ्यों की उपस्थिति;
• आग, प्राकृतिक आपदाओं और अन्य आपात स्थितियों की स्थिति।

बजटीय संस्थान की संपत्ति के सबसे महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण घटकों का अनिवार्य रूप से आविष्कार किया जाता है, जिसकी सूची में शामिल हैं:

• एंटरप्राइज कैश डेस्क;
• दवाएं;
• अचल संपत्ति;
• इन्वेंट्री;
• लाइब्रेरी फंड;
• कीमती धातुओं और पत्थरों की सूची।

नियम

बजटीय संस्थान में एक इन्वेंट्री आयोजित करने के नियम वर्तमान कानून द्वारा विनियमित होते हैं। राज्य संपत्ति के निरीक्षण के सही संचालन के लिए मुख्य आवश्यकताओं में से एक आयोग की संरचना का अनिवार्य गठन है। एक बजटीय संस्था में एक सूची आदेश विशिष्ट व्यक्तियों को स्थापित करता है जो इस आयोग के सदस्य होंगे। सत्यापन के लिए प्रस्तुत किए गए व्यक्तियों के सर्कल में केवल इस उद्यम के कर्मचारियों के कर्मचारी शामिल हैं, लेकिन विशेषज्ञ मूल्यांककों के रूप में तीसरे पक्ष, राज्य निरीक्षण के कर्मचारी आदि नहीं हैं। आयोग के अनिवार्य प्रतिनिधि मुख्य और साधारण लेखाकार होते हैं, और इसके प्रमुख और उनके उप प्रमुख होते हैं। यह ध्यान रखना महत्वपूर्ण है कि भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति निरीक्षकों का हिस्सा नहीं हो सकते हैं। समीक्षा दल के सदस्यों के अलावा, संस्था के निदेशक को स्वीकृत किया जाता हैनिरीक्षण के लिए विशिष्ट तिथियों का आदेश दें। एक बजटीय संस्था में संपत्ति की सूची के अंत में, कमी और अधिशेष का विश्लेषण किया जाता है, दोषियों की पहचान की जाती है, दोषी व्यक्तियों से प्रशासनिक जुर्माना लगाया जाता है, यदि कोई हो।

कार्यान्वयन के चरण

एक राज्य संस्था की संपत्ति में नकद और गैर-नकद पदों की जाँच के सभी कार्य कई चरणों में विभाजित हैं।

पहला चरण तैयारी है। लेखा परीक्षा की शुरुआत तक, लेखा विभाग को भौतिक संपत्तियों की प्राप्ति और जारी करने पर सभी दस्तावेजों के साथ काम पूरा करना होगा, साथ ही विश्लेषणात्मक लेखा रजिस्टरों की सूची में आवश्यक प्रविष्टियां करनी होंगी, जो कि अग्रिम में शेष राशि का निर्धारण करती हैं। लेखा परीक्षा।

दूसरा चरण एक बजटीय संस्थान में प्रत्यक्ष सूची है। निरीक्षण के परिणामों पर डेटा दर्ज करने के लिए प्रासंगिक प्रपत्र तैयार किए जाते हैं, आयोग के सदस्यों के नाम दर्ज किए जाते हैं, सूची के अधीन विशिष्ट वस्तुओं को गिना जाता है, तौला जाता है, मापा जाता है, जिसके बाद निरीक्षण के अधीन परिसर को जालसाजी या जालसाजी को रोकने के लिए सील कर दिया जाता है। बाद में माल की चोरी।

तीसरा चरण इन्वेंट्री रिकॉर्ड का पंजीकरण है। वर्तमान कानून द्वारा विशेष रूप से स्थापित प्रपत्र अचल संपत्तियों, अमूर्त संपत्ति, अन्य अमूर्त संपत्ति और स्टॉक, धन और क़ीमती सामानों की उपलब्धता, साथ ही सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म, देनदारों और लेनदारों के साथ एक ऑडिट के परिणामों के पूरा होने को नियंत्रित करते हैं। और भंडारण में मूर्त संपत्ति।

चौथा चरण पूर्ण माल का सत्यापन है। यह एक बजटीय संस्था, देनदारियों, परिसंपत्तियों और नकदी में अचल संपत्तियों की सूची के परिणामों को सारांशित करता है। इस स्तर पर, उद्यम की संपत्ति के अधिशेष और कमी का पता चलता है।

ओएस इन्वेंटरी

बजटीय संस्थानों में अचल संपत्तियों की सूची लेखा परीक्षा आयोग के काम में सर्वोच्च प्राथमिकता और जिम्मेदार क्षेत्रों में से एक है। आखिरकार, यहां न केवल उद्यम में संपत्ति की वास्तविक उपस्थिति का विश्लेषण और गणना करना आवश्यक है, बल्कि सत्यापित की जाने वाली प्रत्येक वस्तु की भौतिक स्थिति का भी निर्धारण करना है। इसके लिए प्रमुख द्वारा चुने गए आयोग के सदस्यों के अनुभव और कुछ कौशल की आवश्यकता होती है, क्योंकि अचल संपत्तियों की सूची अक्सर बहुत बड़ी होती है: इसमें अचल संपत्ति से लेकर स्टेशनरी पेन और पेंसिल तक बहुत सारी चीज़ें शामिल होती हैं।

एक बजटीय संस्था में अचल संपत्तियों के साथ-साथ एक निजी अनिर्धारित निरीक्षण के लिए वार्षिक सूची आयोजित करने की प्रक्रिया में सर्वेक्षण के उद्देश्य का विश्लेषण करने के लिए विशिष्ट सिद्धांत शामिल हैं। ऐसे चेक का उद्देश्य है:

• अचल संपत्तियों की वास्तविक उपलब्धता की पुनर्गणना और निर्धारण;
• 1C कार्यक्रम में पहले दर्ज की गई लेखांकन जानकारी के साथ प्राप्त डेटा की तुलना;
• विसंगतियों की पहचान करना और कमी और अधिशेष की पहचान करना, यदि कोई हो;
• अनुपयोगी वस्तुओं की जाँच करना;
• संपत्ति, संयंत्र और उपकरण की पहचान जो मान्यता मानदंडों को पूरा नहीं करते हैं।

वस्तुउनके भवनों, संरचनाओं, अचल संपत्ति के साथ भूमि भूखंड अनिवार्य वार्षिक सत्यापन के अधीन नहीं हैं, और एक बजटीय संस्थान सालाना ऐसे फंडों की एक सूची आयोजित करने के लिए बाध्य नहीं है - यह हर तीन साल में एक बार उनकी जांच करने के लिए पर्याप्त है।

चेकआउट इन्वेंटरी

एक राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम के काम में एक समान रूप से महत्वपूर्ण बिंदु कैश रजिस्टर और उसमें संग्रहीत धन का सत्यापन है। एक बजटीय संस्थान में कैश रजिस्टर इन्वेंट्री का उद्देश्य नकद लेनदेन की वर्तमान साइट पर वास्तविक लेखांकन की जांच करना है, साथ ही वास्तविक नकदी के साथ नकद दस्तावेजों में जानकारी के पत्राचार की पहचान करना है। लेकिन किन मामलों में नकद चेक अनिवार्य है? यह निम्नलिखित स्थितियों से पहले है:

• खरीदार के किराए या स्वामित्व के लिए राज्य के स्वामित्व वाली संपत्ति का हस्तांतरण;
• वार्षिक खातों की पूर्व संध्या;
• एमओएल बदलें;
• चोरी, चोरी, संपत्ति को नुकसान के संकेतों का पता लगाना;
• अप्रत्याशित घटना;
• प्राकृतिक आपदाएं;
• दुर्घटनाएं;
• आपात स्थिति;
• उद्यम का परिसमापन या पुनर्गठन।

चेक से पहले, कैश डेस्क पर आवाजाही पर सभी प्रक्रियाएं रोक दी जाती हैं, कैशियर सभी पीकेओ, कैश रजिस्टर, कैश स्टेटमेंट का एक सेट के साथ कमीशन प्रदान करता है। एक वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति होने के नाते, वह यह भी पुष्टि करता है कि उसने सभी नकद दस्तावेज लेखा विभाग या आयोग के सदस्यों को स्वयं जमा कर दिए हैं, और यह भी जानकारी प्रदान करता है कि जो भी धनराशि आ गई है उसे क्रेडिट कर दिया गया है, और जो बच गया है उसे जमा कर दिया गया है। भट्टे - खाते में डाला गया। इसके बाद आता है का सीधा आचरणसत्यापन, जिसका तात्पर्य कैश डेस्क पर उनके विशिष्ट मूल्यवर्ग के साथ सभी नकद बैंकनोटों की अनिवार्य पुनर्गणना है, और गणना के परिणामस्वरूप प्रकट की गई राशि की तुलना कैश रजिस्टर में कैशियर द्वारा इंगित की गई है और अंत में शेष राशि है अवधि। यदि कंपनी के पास कैश रजिस्टर हैं, तो चेक की शुरुआत चेक और प्रोग्राम में डेटा के साथ दर्ज की गई राशियों की जांच से होती है। वे कैश डेस्क पर एक सीमा की अनुपस्थिति को दरकिनार नहीं करते हैं - शेष राशि की राशि इसके सीमा मूल्य से अधिक नहीं होनी चाहिए। यह भी ध्यान दिया जाना चाहिए कि नकद दस्तावेजों में धब्बा, त्रुटियां और विलोपन अस्वीकार्य हैं। दो प्रतियों में नकदी की सूची के अंत में, आयोग एक सूची अधिनियम तैयार करता है। उनमें से एक को लेखा विभाग में स्थानांतरित कर दिया जाता है, दूसरा खजांची के व्यक्ति में एमओटी के पास रहता है।

देनदारियों की सूची

एक बजटीय संस्थान में देनदारियों की सूची का उद्देश्य रिपोर्टिंग और लेखांकन पर विश्वसनीय वित्तीय जानकारी स्थापित करना है, जिसके दौरान विशेषज्ञ राज्य के स्वामित्व वाले उद्यम के ऋणों की उपस्थिति और स्थिति का निर्धारण करते हैं। दायित्वों की सूची द्वारा किन वस्तुओं की जाँच की जाती है? इनमें शामिल हैं:

• ऋण, ऋण, ऋण की वस्तुएं;
• विशिष्ट कर और शुल्क;
• सामाजिक बीमा आइटम;
• माल की डिलीवरी;
• कार्यों और सेवाओं का प्रदर्शन,
• वेतन स्तर।

ऑडिट के दौरान, निदेशक ऑडिट कमीशन की संरचना का निर्धारण करता है। बदले में, वह वैधता का मूल्यांकन करने में लगी हुई हैलेखांकन किया। ऋणों के समय पर भुगतान और ऋणों पर ब्याज के लिए बकाया की पहचान की जाती है, अनुबंधों और वित्तीय विवरणों में आंकड़ों का पत्राचार निर्धारित किया जाता है। इन्वेंट्री टैक्स रिपोर्टिंग पर भी लागू होती है - उप-खातों में पोस्ट की गई राशि और घोषणा में दर्ज की गई जानकारी के अनुरूप होनी चाहिए।

सामाजिक निधियों के ऋणों की पहचान करने की प्रक्रिया में, हस्तांतरित धनराशि की जाँच की जाती है, और ऋण मांगे जाते हैं। स्थापित कम भुगतान और अधिक भुगतान पर विशेष ध्यान देते हुए, प्रत्येक कर्मचारी के वेतन पर विचार करने के लिए कोई कम सावधान दृष्टिकोण नहीं है।

अन्य बातों के अलावा, हम खरीदारों, आपूर्तिकर्ताओं, ग्राहकों, ठेकेदारों के साथ बस्तियों की निगरानी और विश्लेषण करते हैं। भुगतान आदेशों के भुगतान की शर्तों का विश्लेषण किया जाता है, और जमा की गई अग्रिम रिपोर्ट की जाँच की जाती है।

वार्षिक संपत्ति पुनर्गणना

तकनीकी सूची ब्यूरो के प्रतिनिधियों को कभी-कभी राज्य उद्यम की संपत्ति का वार्षिक पुनर्गणना करने के लिए आमंत्रित किया जाता है। बजट संस्थान प्रत्येक वर्ष के 1 अक्टूबर (रिपोर्टिंग अवधि की चौथी तिमाही की शुरुआत) के अनुसार एक अनिवार्य वार्षिक लेखा परीक्षा आयोजित करता है। पुनर्गणना के लिए उपरोक्त विकल्पों के अलावा, वार्षिक सूची एक राज्य उद्यम की आर्थिक संपत्ति के निम्नलिखित घटकों के सत्यापन के लिए प्रदान करती है:

• जमीन, अचल संपत्ति (हर तीन साल में);
• इन्वेंटरी, जैविक संपत्ति, पहले से उल्लिखित प्राप्य, देय, आस्थगित आय और व्यय, अन्यदायित्वों (वार्षिक);
• अचल संपत्ति, उपकरण, सूची (वार्षिक);
• निवेश, नकद, कार्य प्रगति पर (वार्षिक);
• कृषि सुविधाएं (सालाना);
• मधुमक्खी पालन, नर्सरी (सालाना)।

वार्षिक सूची के दौरान, आयोग निम्नलिखित कार्य करता है:

• निरीक्षकों के लिए ब्रीफिंग;
• इन्वेंट्री का ही संगठन;
• निरीक्षण का नियंत्रण;
• नियंत्रण अंतर का सही निर्धारण;
• संपत्ति की प्रारंभिक गणना में त्रुटि के मामले में फिर से जाँच करें;
• अंतर के कारणों की पहचान करना;
• एक सूची सूची भरकर प्रबंधन को सूचना की सूचना देना।

इन्वेंट्री की कमी

बजटीय संस्था की सूची के दौरान पहचानी गई कमी विश्लेषण के अधीन है। अपने आप में, कमी की परिभाषा ऑडिट के दौरान पहचानी गई इन्वेंट्री आइटमों की कमी और उनकी प्रत्यक्ष पुनर्गणना है। यदि कमी की गणना प्राकृतिक नुकसान के मानदंडों के भीतर की जाती है, तो भौतिक रूप से जिम्मेदार व्यक्ति पर दंड लागू नहीं होता है। इस मामले में, कमी या क्षतिग्रस्त इन्वेंट्री की राशि को एक विशिष्ट लागत पर लेखांकन खाते से डेबिट किया जाता है, जिसमें अनुबंध मूल्य और इन इन्वेंट्री पर खर्च की गई परिवहन लागत का हिस्सा शामिल होता है। यदि कमी प्राकृतिक हानि की दर से अधिक है, तो दोषी व्यक्ति की पहचान की जाती है और उससे प्राप्त राशि की राशि में जुर्माना वसूल किया जाता है।कमी की जाँच।

इन्वेंट्री सरप्लस

बजटीय संस्था में इन्वेंट्री के दौरान पहचाना गया, अधिशेष पूंजीकरण के अधीन है। अचल संपत्तियों, सूची, नकद और अन्य परिसंपत्तियों पर लेखा परीक्षा के परिणामस्वरूप प्राप्त अतिरिक्त राशि को बैलेंस शीट में ले जाया जाता है। यह ऑपरेशन वर्तमान बाजार मूल्य पर लेखांकन के लिए अधिशेष को स्वीकार करके किया जाता है (यदि हम नकदी के बारे में बात नहीं कर रहे हैं, तो वे उस मूल्यवर्ग में आते हैं जिसमें वे अधिक होते हैं, और उन पर डेटा कैश इन्वेंट्री अधिनियम में दर्ज किया जाता है)। अनुभवहीन नौसिखिया लेखाकार या छात्र जिन्होंने अपनी पढ़ाई पूरी नहीं की है, जो एक बजटीय संगठन में काम करने के लिए आए और एक सूची पर काम करना शुरू कर दिया, गलती से मानते हैं कि अधिशेष की कमी नहीं है, उनमें कुछ भी भयानक नहीं है। लेकिन ऐसा नहीं है। खासकर जब बात बॉक्स ऑफिस की हो।

इस घटना में कि राज्य निरीक्षणालय के प्रतिनिधियों के साथ एक अनिर्धारित अचानक निरीक्षण उद्यम पर उतरा, नकद रजिस्टर में पाया गया अधिशेष, यहां तक कि एक दुर्भाग्यपूर्ण पैसा की राशि में भी, उद्यम पर जुर्माना लगाया जाता है। कैश डेस्क पर अपने स्वयं के फंड या डिलीवर किए गए परिवर्तन को रखना सख्त मना है। रोकड़ रजिस्टर में नकदी का स्तर संबंधित नकदी दस्तावेज में दर्ज आंकड़ों से स्पष्ट रूप से मेल खाना चाहिए। अगर हम बात कर रहे हैं, उदाहरण के लिए, अचल संपत्तियों के बारे में, तो वे उद्यम की बैलेंस शीट पर आते हैं, लेकिन संस्था के प्रमुख से अभी भी प्रासंगिक प्रश्न पूछे जाएंगे।वित्तीय रूप से जिम्मेदार व्यक्ति जिन्होंने कंपनी के रिकॉर्ड में अतिरिक्त अचल संपत्ति को सही समय पर नहीं रखा।