अग्रिम रिपोर्ट है अग्रिम रिपोर्ट: नमूना भरना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

व्यय रिपोर्ट एक दस्तावेज है जो जवाबदेह कर्मचारियों को जारी किए गए धन के व्यय की पुष्टि करता है। यह धन प्राप्त करने वाले द्वारा तैयार किया जाता है और सत्यापन के लिए लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है। उसके बाद, अग्रिम रिपोर्ट प्रबंधक को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत की जाती है। दस्तावेज़ में दर्शाए गए खर्च PBU द्वारा स्थापित तरीके से राइट-ऑफ़ के अधीन हैं। आइए आगे अग्रिम रिपोर्ट भरने की विशेषताओं और नमूने पर विचार करें।

वितरण

एक जवाबदेह कर्मचारी द्वारा नकद की प्राप्ति उद्यम के कैश डेस्क पर की जाती है। इसका आधार व्यय आदेश है। यह धन के उद्देश्य को इंगित करना चाहिए।

उद्यम का मुखिया एक आदेश जारी करता है जिसमें वह घरेलू जरूरतों के लिए धन प्राप्त करने के हकदार कर्मचारियों की सूची को ठीक करता है। वही स्थानीय अधिनियम उन शर्तों को स्थापित करता है जिनके लिए राशि जारी की जा सकती है।

अग्रिम रिपोर्ट दर्ज करना

यह दस्तावेज़ उस अवधि के अंत से तीन दिनों के भीतर लेखा विभाग को प्रस्तुत किया जाता है जिसके लिए धन जारी किया गया था। पैसे के खर्च की पुष्टि करने वाले कागजात के साथ फॉर्म जमा किया जाता है। उसी समय, कर्मचारी लागतों की गणना करता है औरसंतुलन।

व्यय रिपोर्ट टेम्प्लेट: सामने की ओर

दस्तावेज़ एक प्रति में प्रदान किया गया है।

यदि आप कोई नमूना व्यय रिपोर्ट लेते हैं, तो आप देख सकते हैं कि यह दोनों तरफ से भरा हुआ है। जवाबदेह कर्मचारी के मोर्चे पर इंगित करता है:

• दस्तावेज़ संख्या।
• खर्च रिपोर्ट के पूरा होने की तिथि।
• एफ. I. O., पद और विभाग जिसमें वह काम करता है।
• कार्मिक संख्या (यदि उपलब्ध हो)।
• अग्रिम का आवंटन।

बाएं तरफ उसी तरफ आपको टेबल भरनी है। यह पिछले अग्रिम, वर्तमान में प्राप्त धन, खर्च, अधिक खर्च और शेष राशि को सूचीबद्ध करता है।

रिवर्स साइड

खर्च रिपोर्ट के नमूने का उल्टा भाग लागत की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की सूची को इंगित करने के लिए है। वे हो सकते हैं:

• यात्रा आईडी।
• केकेएम जांच।
• रसीदें।
• कमोडिटी, वेसबिल।
• चालान, आदि

जवाबदेह कर्मचारी दस्तावेजों पर खर्च की राशि का भी संकेत देता है। रिपोर्ट से जुड़े कागजातों की संख्या उस क्रम में की जाती है जिस क्रम में उन्हें फॉर्म में दर्शाया गया है।

बारीकियां

आगे की तरफ लाइन 1ए है, और पीछे की तरफ - 6 और 8. अग्रिम रिपोर्ट में, ये फ़ील्ड भरे जाते हैं यदि विदेशी मुद्रा में जवाबदेह व्यक्ति को धन जारी किया गया था। उदाहरण के लिए, एक कर्मचारी को विदेश व्यापार यात्रा पर भेजा गया था।

एकाउंटेंट के लिए सिफारिशें

विशेषज्ञ पहले भरता हैप्रपत्र के सामने की ओर। सबसे पहले, "लेखा प्रविष्टि" तालिका में संबंधित खातों की संख्या और राशियों के बारे में जानकारी दर्ज करना आवश्यक है।

फॉर्म का उल्टा हिस्सा लेखांकन के लिए स्वीकृत खर्चों को दर्शाता है। अग्रिम रिपोर्ट में, यह जानकारी कॉलम 7 और 8 में दर्ज की गई है। इसके अलावा, खातों (उप-खातों) को इंगित किया जाता है, जिसके डेबिट पर लागतें पोस्ट की जाती हैं (कॉलम 9)।

उसके बाद, सहायक दस्तावेज तैयार किए जाते हैं, फॉर्म की शुद्धता और धन के लक्षित खर्च की जाँच की जाती है। सभी प्रक्रियाओं को पूरा करने के बाद, लेखाकार रिपोर्ट पर एक निशान लगाता है। यह इंगित करता है कि दस्तावेज़ की जाँच कर ली गई है और खर्चों की राशि को मंजूरी दे दी गई है (यह संख्याओं और शब्दों में लिखा गया है)।

आगे की तरफ एक रसीद भी भरी जाती है, जो जवाबदेह कर्मचारी को ट्रांसफर कर दी जाती है।

प्रपत्र उस कर्मचारी द्वारा हस्ताक्षरित होना चाहिए जिसने दस्तावेज़ की जाँच की और Ch. प्रतिलेख के साथ लेखाकार।

यदि आवश्यक हो, शेष राशि या अधिक खर्च की जानकारी, दस्तावेजों (आदेशों) का विवरण जिसके लिए अंतिम निपटान किया जाएगा, रिपोर्ट फॉर्म में दर्ज किया गया है।

प्रबंधक द्वारा स्वीकृति और राशियों का बट्टे खाते में डालना

संगठन के निदेशक को एक सत्यापित रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है। उसे इस पर हस्ताक्षर करना चाहिए। इसके लिए दस्तावेज़ के सामने की तरफ ऊपरी हिस्से में एक संबंधित कॉलम होता है। फॉर्म पर न केवल प्रमुख द्वारा, बल्कि अधिकार के साथ किसी अन्य कर्मचारी द्वारा भी हस्ताक्षर किए जा सकते हैं। अनुमोदन के बाद, धन डेबिट करने के लिए लेखांकन के लिए रिपोर्ट स्वीकार की जाती है।

अग्रिम की शेष राशि उद्यम के कैश डेस्क में जमा की जाती है।

निषेध

जवाबदेह व्यक्ति हो तोपहले प्रदान किए गए अग्रिमों पर ऋण है, धन जारी करने की अनुमति नहीं है। इसके अलावा, कर्मचारियों द्वारा प्राप्त धन को तीसरे पक्ष को हस्तांतरित करना मना है।

शेल्फ लाइफ

वे कानून द्वारा स्थापित हैं। विभिन्न दस्तावेजों की अपनी अवधारण अवधि होती है। एक नियम के रूप में, उद्यम अधिकतम अवधि चुनते हैं।

उप के आधार पर। अनुच्छेद टीसी के अनुच्छेद 23 के 8 1, कर और लेखा पत्र और अन्य प्रमाण पत्र कम से कम 4 साल के लिए रखे जाने चाहिए। संहिता के मानदंड के अनुच्छेद 4,283 में नुकसान की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के लिए 10 साल की अवधि का प्रावधान है। गौरतलब है कि खर्च की जानकारी का उपयोग संगठनों द्वारा कर आधार को कम करने के लिए किया जाता है।

FZ No. 402 यह स्थापित करता है कि प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण रिपोर्टिंग अवधि के अंत से कम से कम 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

"1सी" में कार्य

अग्रिम रिपोर्ट, एक नियम के रूप में, कंप्यूटर पर तैयार की जाती है। ऐसा करने के लिए, आप प्रोग्राम एक्सेल या "1C" का उपयोग कर सकते हैं। उत्तरार्द्ध का उपयोग अधिकांश उद्यमों में किया जाता है। संक्षेप में "1सी" में डिजाइन योजना पर विचार करें।

काम करने के लिए, आपको "अग्रिम रिपोर्ट" दस्तावेज़ खोलना होगा। इसे "उत्पादन" या "कैश डेस्क" टैब से बनाया गया है। मेनू में वांछित वस्तु का चयन करें।

इससे डॉक्यूमेंटेशन लॉग खुल जाएगा। यह वह जगह है जहां सभी रिपोर्ट डेटा संग्रहीत किया जाता है। एक नया दस्तावेज़ बनाने के लिए, "जोड़ें" बटन पर क्लिक करें। इसके बाद, आपको "व्यक्तिगत" का चयन करना होगा।

उसके बाद, आवश्यक दस्तावेज़ प्रकार का चयन किया जाता है। उदाहरण के लिए, "बस्तियों के लिए बॉक्स ऑफिस पर धन जारी करना"। इसके बाद, ऑर्डर लॉग खुल जाएगा। वांछित दस्तावेज़ यहाँ चुना गया है।

सारणी अनुभाग आदेशों में निहित जानकारी को दर्शाता है।

उसके बाद दूसरा टैब भर जाता है। यहां आपको जवाबदेह कर्मचारी द्वारा खरीदे गए उत्पादों को निर्दिष्ट करने की आवश्यकता है। उदाहरण के लिए, यह रूप हो सकते हैं। "+" पर क्लिक करके आप एक नई स्थिति जोड़ सकते हैं।

यदि खरीद के दौरान वापसी योग्य पैकेजिंग का उपयोग किया गया था, तो यह जानकारी उपयुक्त कॉलम में दिखाई देनी चाहिए।

खाते का उपयोग करके सामग्री और सामान पोस्ट करते समय। 631 "भुगतान" टैब का उपयोग किया जाता है। कॉलम "अन्य" अतिरिक्त लागतों के बारे में जानकारी दर्शाता है। उदाहरण के लिए, यह ईंधन और स्नेहक, इंटरनेट उपयोग आदि की लागत हो सकती है।

दस्तावेज़ को कागज़ पर प्रिंट करने के लिए, आपको "प्रिंट" बटन पर क्लिक करना होगा।