अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें? पैटर्न और नियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

व्यय रिपोर्ट लेखांकन कार्यप्रवाह में प्राथमिक दस्तावेज है। इसका मुख्य उद्देश्य जिम्मेदार व्यक्ति द्वारा खर्च की गई राशि की पुष्टि करना है।

द्विपक्षीय एकीकृत प्रपत्र संख्या AO-1 - स्वामित्व के किसी भी रूप की प्रत्येक कानूनी इकाई के लिए एकल प्रपत्र। केवल अपवाद राज्य कर्मचारी हैं जो 2002 से एक विशेष प्रपत्र "0504049" का उपयोग कर रहे हैं।

व्यय रिपोर्ट हर उस कर्मचारी की जिम्मेदारी है जो व्यापार यात्रा या किसी सामग्री या उत्पाद (जैसे कार्यालय की आपूर्ति या भोजन) की खरीद के लिए धन प्राप्त करता है।

यात्री की व्यय रिपोर्ट

अगर किसी कर्मचारी को किसी संगठन द्वारा दूसरे शहर में किसी कार्य को करने के लिए भेजा गया है तो अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें?

एक व्यापार यात्रा कंपनी के स्थान के बाहर अपने काम के कर्तव्यों को पूरा करने के लिए एक कर्मचारी की यात्रा है। यह कभी भी खर्चों के बिना नहीं होता है, जो कर्मचारी को वर्तमान के अनुसार मुआवजे के अधीन होता हैविधान।

यात्रा व्यय में शामिल हैं:

• राउंड ट्रिप, लेकिन तभी जब कार्यकर्ता के पास टिकट हो।
• रेंटल हाउसिंग (चेक या रसीद की आवश्यकता है)।
• प्रति दिन अतिरिक्त खर्च शामिल है।
• टेलीफोन कॉल, मेल, मुद्रा विनिमय, ट्रांजिट और कमीशन शुल्क, बैगेज टिकट और कोई अन्य कार्यक्रम, जिसके बिना यात्रा का मुख्य उद्देश्य प्राप्त नहीं होगा।

उपरोक्त सभी खर्चों का दस्तावेजीकरण किया जाना चाहिए। यदि हम दैनिक भत्तों के बारे में बात करते हैं, तो उनका आकार आमतौर पर प्रत्येक उद्यम द्वारा जारी किए गए व्यापार यात्रा के क्रम में या स्थिति में निर्दिष्ट किया जाता है। कर्मचारी जहां गया था उसके आधार पर राशि भिन्न हो सकती है: क्षेत्र के भीतर, रूसी संघ के किसी अन्य विषय या विदेश में।

कानून अधिकतम दैनिक भत्ता स्थापित नहीं करता है, लेकिन यदि देश के भीतर उनका मूल्य 700 रूबल से अधिक है, और इसके बाहर - 2500 रूबल, तो उन्हें व्यक्तिगत आयकर के अधीन होना चाहिए। व्यावसायिक यात्रा से लौटने के बाद अग्रिम रिपोर्ट को ठीक से कैसे तैयार किया जाए, इसमें कोई समस्या नहीं होनी चाहिए। दस्तावेज़ की डिलीवरी की समय सीमा - आगमन की तारीख से तीन दिनों से अधिक नहीं। यदि जवाबदेह राशि पूरी तरह से खर्च नहीं की गई थी, तो अंतर को कैशियर को आने वाले नकद आदेश के माध्यम से वापस किया जाना चाहिए, और यदि, इसके विपरीत, एक ओवररन था, तो कर्मचारी को आउटगोइंग कैश का उपयोग करके हर चीज के लिए मुआवजा दिया जाता है। आदेश।

गलत अग्रिम रिपोर्ट के क्या परिणाम होते हैं?

सही ढंग से अग्रिम रिपोर्ट तैयार करेंकर्मचारी को तीन दिनों के भीतर व्यावसायिक यात्रा पर जाना होगा, अन्यथा पर्यवेक्षी प्राधिकरण इस राशि को आय के रूप में मान सकता है, जिस पर व्यक्तिगत आयकर और बीमा प्रीमियम अर्जित किया जाना चाहिए।

वैसे, 03 जुलाई 2016 के कानून संख्या 290-एफजेड के नए संस्करण को अपनाने में कुछ समायोजन शामिल हैं, उदाहरण के लिए, एक अनुचित चेक प्रदान करने के लिए एक गंभीर जुर्माना। यात्रा व्यय के भुगतान के लिए अंतरराष्ट्रीय मानक वीज़ा और मास्टरकार्ड का अनुपालन करने वाले विशेष बैंक कार्ड का उपयोग शुरू करने की भी योजना है।

सामान्य नियम

अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें? आपको बस निम्नलिखित में से प्रत्येक बिंदु का पालन करने की आवश्यकता है:

1. रिपोर्ट इस समय से तीन कार्य दिवसों के बाद तैयार की जानी चाहिए:

• फंड जारी करने के लिए आवेदन में कर्मचारियों द्वारा बताई गई अवधि समाप्त हो गई है;
• एक कर्मचारी काम पर चला गया अगर उस अवधि की समाप्ति जिसके लिए पैसा जारी किया गया था, छुट्टी या बीमारी पर गिर गया;
• कर्मचारी व्यापार यात्रा से लौटे।

2. रिपोर्ट तैयार करने के लिए, एकीकृत फॉर्म नंबर AO-1 या उद्यम द्वारा अपनाए गए फॉर्म का उपयोग करें।

3. एक कर्मचारी, एक लेखाकार के साथ, जो जानता है कि अग्रिम रिपोर्ट कैसे ठीक से तैयार की जाती है (इस्तेमाल किए गए कार्यक्रम में एक उदाहरण स्पष्ट रूप से उपलब्ध है), को दस्तावेज़ भरना होगा।

4. रिपोर्टिंग पेपर को मंजूरी देने के लिए प्रबंधक जिम्मेदार है।

5. किसी भी अग्रिम दस्तावेज के साथ चेक, चालान,टिकट और अन्य कागजात जो पुष्टि करते हैं कि व्यक्ति ने वास्तव में जवाबदेह धनराशि खर्च की है।

आदेश भरना

अग्रिम रिपोर्ट कैसे तैयार करें?

पहला या अगला भाग एक लेखाकार द्वारा पूरा किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ के विवरण (संख्या और तिथि), उद्यम और जवाबदेह व्यक्तियों के बारे में जानकारी, जारी किए गए अग्रिम भुगतान की राशि, सारांश जानकारी: खर्च किए गए धन और लेखांकन खातों को निर्दिष्ट किए बिना करना असंभव है, जिसके आधार पर कोई भी कर सकता है आंदोलन और राइट-ऑफ का न्याय करें। इसके अलावा, अधिक खर्च या धनवापसी अप्रयुक्त अग्रिम का उल्लेख यहां किया जाना चाहिए।

दूसरा भाग एक फाड़ रसीद है जिसमें कहा गया है कि सत्यापन के लिए अग्रिम रिपोर्ट स्वीकार कर ली गई है। भरने के बाद, लेखाकार को इसे काटकर जवाबदेह कर्मचारी को देना होगा।

तीसरा भाग (फॉर्म एओ-1 का पिछला भाग) सामूहिक रूप से भरा जाना चाहिए। जवाबदेह कर्मचारी का कार्य विवरण को प्रतिबिंबित करना और अग्रिम रिपोर्ट के लिए प्रत्येक सही ढंग से निष्पादित बिक्री रसीद संलग्न करना है। लेखाकार को राशि और खाता भरना होगा, जो खर्च किए गए धन को दर्शाएगा।

दस्तावेज़ पर कर्मचारी, लेखाकार और मुख्य लेखाकार के हस्ताक्षर होने चाहिए। उसके बाद ही इसे मुखिया द्वारा अनुमोदित किया जा सकता है।

उचित अधिक खर्च

खर्च रिपोर्ट पर अधिक खर्च कैसे दर्ज करें? पहले आपको यह सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि यह उचित है:

• खर्च अधिक हैअधिकारियों की ओर से कार्य को पूरा करने के लिए आवंटित किया गया था;
• कर्मचारी के पास सहायक कागजात हैं।

यदि कम से कम एक शर्त पूरी नहीं की जाती है, तो राशि वापस नहीं की जा सकती।

चेकआउट पर अधिक खर्च की भरपाई के लिए प्रक्रिया

ओवरस्पेंडिंग के मामले में, एकाउंटेंट को इस सवाल का सामना करना पड़ता है: व्यय रिपोर्ट को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए। एक खाता नकद वारंट फॉर्म नंबर KO-2 का एक नमूना इंटरनेट के विशाल विस्तार पर आसानी से पाया जा सकता है। इस दस्तावेज़ का विवरण रिपोर्ट में इंगित किया जाना चाहिए - लाइन "नकद आदेश द्वारा जारी ओवररन"।

किसी कर्मचारी द्वारा अधिक खर्च किए गए धन के मुआवजे की अवधि कानून द्वारा स्थापित नहीं है। इसलिए, यदि लेखाकार ने अग्रिम रिपोर्ट में जारी आदेश के बारे में तुरंत जानकारी नहीं दी, तो इसके लिए कोई दंड नहीं लगेगा।

वेतन कार्ड पर अधिक खर्च के लिए मुआवजे की शर्तें

वर्तमान में, लगभग सभी संगठन बैंक कार्ड पर कर्मचारियों को वेतन हस्तांतरित करते हैं। क्या कर्मचारी को व्यय रिपोर्ट के अनुसार अधिक खर्च की गई राशि को उसी तरह वापस करना संभव है?

कानून के पास स्पष्ट जवाब नहीं है। दस्तावेज़ में ही अत्यधिक खर्च की गई जवाबदेह राशि की प्रतिपूर्ति का केवल एक रूप सुझाया गया है - नकद।

रूस के सेंट्रल बैंक ने 2006 में अपने पत्र संख्या 36-3/2408 में भी यही राय साझा की थी। उसी समय, उनके पत्र, लेकिन दिनांक 24 दिसंबर, 2008 नंबर 14-27 / 513 में इस प्रश्न के बारे में जानकारी है: क्या भुगतान के लिए बैंक कार्ड का उपयोग करना संभव हैजवाबदेह राशि सेंट्रल बैंक की क्षमता के भीतर नहीं है। उस नेटवर्क उद्यम को इस मामले में अपनी समस्याओं से स्वतंत्र रूप से निपटना चाहिए। और ताकि नियंत्रक एजेंसी के पास अनावश्यक प्रश्न न हों, कैश डेस्क का उपयोग करने की अनुशंसा की जाती है।

किसी कर्मचारी के निजी पैसे की भरपाई कैसे करें?

किसी संगठन का कर्मचारी स्वयं अपने खर्च पर आवश्यक सामान (कार्य, सेवाएं) खरीदने जा सकता है। इस मामले में, अग्रिम रिपोर्ट भरने की कोई आवश्यकता नहीं है। उपरोक्त चरणों को कैसे व्यवस्थित करें?

खरीद की पुष्टि करने वाला एक आवेदन और दस्तावेज (नकद रसीद, चालान, सख्त रिपोर्टिंग फॉर्म, यात्रा दस्तावेज, आदि) काफी पर्याप्त होंगे।

1С में अग्रिम रिपोर्ट जारी करना

प्रत्येक लेखाकार को व्यय रिपोर्ट के रूप में ऐसे दस्तावेज़ से परिचित होना चाहिए। 1सी में व्यवस्था कैसे करें? कार्यक्रम में दस्तावेज़ का स्थान "बैंक और कैश डेस्क" अनुभाग है।

बनाई गई विंडो में, आपको पहले संगठन और जवाबदेह व्यक्तियों के बारे में जानकारी निर्दिष्ट करनी होगी। "जोड़ें" बटन एक तालिका उपलब्ध कराएगा जिसमें आपको जारी किए गए धन के बारे में सभी जानकारी दर्शाने की आवश्यकता होगी।

अग्रिम भुगतान तीन प्रकार के होते हैं:

• पैसा दस्तावेज। इसमें हवाई और रेलवे टिकट, वाउचर, डाक टिकट आदि को ध्यान में रखा जाता है।
• नकद। दस्तावेज़ का मुख्य उद्देश्य नकद बट्टे खाते में डालना है।
• निपटान खाता। निपटान से गैर-नकद राशि के राइट-ऑफ को ध्यान में रखने के लिए दस्तावेज़ आवश्यक हैकंपनी खाते।

नकदी निकासी की जानकारी उत्पन्न करने के लिए, आपको एक नया आउटगोइंग कैश ऑर्डर बनाकर शुरू करना होगा। भरने के बाद, दस्तावेज़ को मुद्रित किया जाना चाहिए और जवाबदेह व्यक्ति को सौंप दिया जाना चाहिए, ताकि बाद वाला धन और संकेत प्राप्त होने पर लाइन को भर दे। तभी आप दस्तावेज़ को सहेज और पोस्ट कर सकते हैं।

नकद प्राप्ति के सारणी अनुभाग में उत्तरदायी व्यक्ति द्वारा क्रय किये गये माल एवं सामग्री की जानकारी अंकित की जाये। यदि माल की खरीद के साथ चालान जारी किया गया था, तो एसएफ ध्वज लगाना आवश्यक है, आपूर्तिकर्ता का चयन करें और उसका विवरण भरें।

"वापसी योग्य पैकेजिंग" अनुभाग को उस पैकेजिंग के बारे में जानकारी भरने की आवश्यकता है जिसका आपूर्तिकर्ता वापस इंतजार कर रहा है।

"भुगतान" अनुभाग पहले खरीदे गए सामान के लिए आपूर्तिकर्ता को भुगतान की गई राशि को रिकॉर्ड करता है। अग्रिम भुगतान डी 60.02 के 71.01 पोस्टिंग में परिलक्षित होता है।

“अन्य” टैब को एक जवाबदेह व्यक्ति के अन्य खर्चों (व्यापार यात्रा, यात्रा, ईंधन खर्च, आदि) के लिए डिज़ाइन किया गया है।