व्यापार यात्रा पर अग्रिम रिपोर्ट। अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-17 18:52

संगठन के कर्मचारियों को यात्रा या अन्य जरूरतों के लिए जारी किए गए फंड के लिए एक विशेष फॉर्म का उपयोग किया जाता है। इसे "अग्रिम यात्रा रिपोर्ट" कहा जाता है। यह दस्तावेज़ धन के उपयोग का प्रमाण है। धन जारी करने का आधार मुखिया का आदेश है। इस लेख में आपको एक व्यापार यात्रा पर एक नमूना अग्रिम रिपोर्ट मिलेगी, फॉर्म जमा करने के नियम जानें।

दस्तावेज़ प्रवाह

बिजनेस ट्रिप पर भेजे जाने के लिए, आपको जारी करना होगा:

• आदेश;
• सेवा असाइनमेंट;
• आईडी.

वापसी पर, सेवा असाइनमेंट के पूरा होने पर एक रिपोर्ट जमा करनी होगी।

कर्मचारी को हमेशा अपने साथ एक यात्रा प्रमाण पत्र रखना चाहिए। प्रत्येक बिंदु पर, आगमन और प्रस्थान के समय के बारे में नोट किया जाता है। कला के अनुसार। रूसी संघ के श्रम संहिता के 168, नियोक्ता को ऐसे खर्चों के लिए कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करनी चाहिए: यात्रा, आवास, प्रति दिन, अन्य लागतें जो प्रबंधन के साथ सहमत थीं।

आमतौर पर पैसाप्रस्थान से पहले कर्मचारी को जारी किया गया। रूसी संघ के क्षेत्र में नकद लेनदेन करने पर विनियमों के अनुसार, इस ऑपरेशन को एक कर्मचारी के आवेदन के आधार पर नकद आदेश (आरकेओ) द्वारा निष्पादित किया जाता है, जो राशि और शर्तों को इंगित करता है। धनराशि प्रदान की जाती है: कैश डेस्क से नकद, बैंक चेक, कॉर्पोरेट कार्ड, मनी ऑर्डर।

डिजाइन

2002 से, सभी प्रकार के स्वामित्व वाली कानूनी संस्थाएं एक विशेष फॉर्म नंबर AO-1 का उपयोग कर रही हैं। एक व्यापार यात्रा पर अग्रिम रिपोर्ट, जिसका फॉर्म उद्यम के लेखा विभाग से लिया जा सकता है, वापसी की तारीख से तीन दिनों के भीतर एक प्रति में भर दिया जाता है। इसे सत्यापन के लिए वित्तीय विभाग को प्रस्तुत किया जाता है।

निम्न डेटा सामने की ओर इंगित किया गया है:

• संगठन का नाम;
• दस्तावेज़ संख्या और दिनांक;
• उपखंड का नाम;
• एफ. I. O कर्मचारी, उसकी स्थिति;
• निधि की नियुक्ति: घरेलू जरूरतें, व्यापार यात्रा, सामग्री की खरीद, आदि;
• पिछले अग्रिम भुगतान पर डेटा, यदि कोई हो, तालिका में घोषित किया गया है। जारी की गई राशि, खर्च किया गया हिस्सा, धन का संतुलन या अधिक खर्च (रूबल और कोप्पेक में) भी यहां इंगित किया गया है।

अग्रिम रिपोर्ट फॉर्म दोनों तरफ से भरा जाता है। पीठ में दस्तावेजों की एक सूची होती है जो खर्चों (चेक, टिकट, रसीदें, आदि), उनकी संख्या और तारीखों और खर्चों की राशि की पुष्टि करती है। तालिका के नीचे, जवाबदेह व्यक्ति को अपना हस्ताक्षर अवश्य करना चाहिए।

लेखा नोट

फॉर्म प्राप्त करने के बाद, वित्त अधिकारी को निम्नलिखित को पूरा करना होगाविवरण:

• "लेखा प्रविष्टि" - उप-खाता संख्याओं वाले लेनदेन जो खर्च की गई राशि को दर्शाते हैं;
• आवेदनों की संरचना - जमा किए गए दस्तावेजों की संख्या;
• खर्च की गई स्वीकृत राशि को मुख्य लेखाकार द्वारा दर्ज और हस्ताक्षरित किया जाता है;
• पेड बैलेंस या ओवरड्राफ्ट जारी;
• पीकेओ या आरकेओ की संख्या और तारीख;
• कट लाइन के तहत दस्तावेजों के सत्यापन के लिए स्वीकृति की रसीद है। यहां, लेखाकार कर्मचारी के आद्याक्षर, रिपोर्ट की संख्या और तारीख, खर्च की गई राशि (शब्दों में), प्रदान किए गए दस्तावेजों की संख्या को रिकॉर्ड करता है।

संगठन के प्रमुख को अनुमोदन के लिए पूर्ण यात्रा व्यय रिपोर्ट प्रस्तुत की जाती है।

व्यापार यात्रा से लौटने पर, कर्मचारी को सौंपना होगा:

• प्रमाणपत्र;
• सेवा असाइनमेंट;
• खर्च की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के साथ अग्रिम यात्रा रिपोर्ट।

यदि कार्ड का उपयोग किया गया था, तो एटीएम से चेक संलग्न किया जाना चाहिए। विदेश में व्यापार यात्रा के मामले में, कर्मचारी को सीमा पार करने की तारीख के साथ चिह्नित पासपोर्ट और पृष्ठों की प्रतियां प्रदान करनी होंगी।

यात्रा रिपोर्ट, जिसका एक उदाहरण नीचे प्रस्तुत किया जाएगा, प्रबंधक को अनुमोदन के लिए प्रस्तुत किया जाता है। धनराशि का अव्ययित भाग तुरंत खजांची को वापस कर दिया जाता है या मजदूरी से रोक दिया जाता है। अधिकतम राशि आय के 20% तक सीमित है, दुर्लभ मामलों में - 50%।

कार्यक्रम "1C लेखा" में डेटा दर्ज करना

पूर्ण और. के आधार परअनुमोदित अग्रिम रिपोर्ट, कार्यक्रम धन के उपयोग पर पोस्टिंग उत्पन्न करता है। इसके लिए उसी नाम का एक दस्तावेज़ दिया जाता है, जिसे टूलबार पर कैशियर मेनू के माध्यम से खोला जाता है।

जर्नल में आपको "Add" बटन पर क्लिक करके एक नया फॉर्म बनाना है। इसमें निम्नलिखित विवरण भरे गए हैं:

• "भौतिक। व्यक्ति" - कर्मचारी का पूरा नाम।
• "गंतव्य" - "यात्रा व्यय"।
• दस्तावेज़ के सारणी भाग के "अग्रिम" टैब पर, सीएससी की संख्या जिसके लिए धनराशि जारी की गई थी।
• विंडो के निचले भाग में, "एप्लिकेशन" फ़ील्ड में, सबमिट किए गए दस्तावेज़ों की संख्या दर्शाई गई है।
• "अन्य" टैब पर, दस्तावेज़ "यात्रा रिपोर्ट" में दर्शाए गए खर्चों पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

उदाहरण

टिकट नंबर 8956 03/20/14 से - 2500 रूबल। वैट के बिना।

आवास संख्या 1245 दिनांक 03/20/14 - 2400 रूबल के लिए रसीद। वैट के बिना।

संदर्भ-गणना (प्रति दिन) - 600 रूबल। वैट के बिना।

दस्तावेज़ पोस्ट करने के बाद, पोस्टिंग जेनरेट की जानी चाहिए: डीटी 26 केटी 71.01।

प्रति दिन भत्ता

यह लागत का एक अलग हिस्सा है, जो प्रलेखित नहीं है। पैसा कर्मचारी की अपनी जरूरतों के लिए जारी किया जाता है। दैनिक भत्ता सभी बस्तियों के लिए समान है। कानून के अनुसार, अधिकतम दैनिक भत्ता जो व्यक्तिगत आयकर के अधीन नहीं है, 700 रूबल है। इस आंकड़े से अधिक की राशि पर 13% की दर से कर लगाया जाना चाहिए। विदेशी व्यापार यात्राओं के लिए दैनिक भत्ता गंतव्य के देश पर निर्भर करता है। गणना कैलेंडर दिनों पर की जाती है, जिसमें सप्ताहांत भी शामिल है औरछुट्टियां, यात्रा का समय। भुगतान कर्मचारी के आवेदन के आधार पर या बैंक हस्तांतरण द्वारा नकद में किया जा सकता है। दूसरा विकल्प अधिक सामान्यतः उपयोग किया जाता है। लेकिन जब ऐसी राशियों को "वेतन" कार्ड में स्थानांतरित किया जाता है, तो कर जोखिम उत्पन्न हो सकते हैं जो धन के पुनर्प्रशिक्षण से जुड़े होते हैं। संघर्षों से बचने के लिए, संगठन को लेखा नीति में कर्मचारियों के किसी भी विवरण में धन हस्तांतरित करने की संभावना को प्रतिबिंबित करना चाहिए। अन्यथा, सरकारी एजेंसियां उनसे अतिरिक्त व्यक्तिगत आयकर, बीमा प्रीमियम, साथ ही दंड और जुर्माना वसूल सकती हैं।

विदेश व्यापार यात्राओं के बारे में कुछ शब्द। संगठन किसी कर्मचारी को रूबल में नकद, विदेशी मुद्रा या कार्ड में स्थानांतरण के रूप में धन जारी कर सकता है। दैनिक भत्ता सामूहिक समझौते या स्थानीय कानूनी कृत्यों द्वारा निर्धारित किया जाता है। व्यापार यात्रा पर ठहरने की अवधि की गणना पासपोर्ट में अंकों के अनुसार की जाती है। रास्ते में जबरन देरी की स्थिति में, प्रबंधन के विवेक पर प्रति डायम का भुगतान किया जाता है।

व्यापार यात्रा व्यय रिपोर्ट का उदाहरण

उद्यम का नामईडीआरपीओ नंबर

खर्च रिपोर्ट संख्या 10 2015-01-04

व्यक्ति: इवानोव ए.ए. विभाग: कार्यशाला की स्थिति: इलेक्ट्रीशियन

गंतव्य: घरेलू जरूरतें

बिजनेस ट्रिप नंबर _-_ या रिपोर्ट नंबर आरकेओ -15 दिनांक 2015-19-04 राशि 500 रूबल के लिए प्रदान किए गए धन के उपयोग पर रिपोर्ट। 00 कोप.

पिछली अग्रिम से शेष/अधिक खर्च	तारीख	लक्ष्य	राशि	बैलेंस / ओवररन
-	20.04.15	इंजन का तेल	500 रगड़।	0, 00
कुल			500

रिपोर्ट की जाँच की गई:कुल प्राप्त: 500 रगड़। 00 कोप.

अनुमोदन पर लौटाया गया कुल: 0 रगड़। 00 कोप.

(लेखाकार द्वारा पूरा किया जाना है)

कुल प्राप्त: RUB 500

500 रूबल खर्च किए। 00 कोप.

शेष: RUB 0.00

रिपोर्ट की पुष्टि: 500 रूबल की राशि में। 00 कोप.

ओवररन: 0 रूबल 00 कोप्पेक।

परिशिष्ट: 1 दस्तावेज़

1. चेक संख्या 1245 दिनांक 2015-20-04।

पीकेओ नंबर _ द्वारा जारी _ की राशि में भुगतान शेष _ओवररन द्वारा जारी: कैश रजिस्टर नंबर _ दिनांक _।

तिथि हस्ताक्षर

इस तरह से एडवांस रिपोर्ट फॉर्म भरा जाता है। सभी खर्चे कोपेक को ध्यान में रखकर तय किए गए हैं।

निष्कर्ष

यात्रा व्यय रिपोर्ट कर्मचारियों द्वारा धन के उपयोग की पुष्टि करती है। प्रपत्र इंगित करता है: किसके द्वारा, कब और कितना पैसा खर्च किया गया। इसके साथ सभी चेक और रसीदें जुड़ी होती हैं, जो पैसे के इस्तेमाल की पुष्टि करती हैं। फॉर्म को सत्यापन के लिए लेखा विभाग और फिर संगठन के प्रमुख के पास जमा किया जाता है।