2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
लेखांकन प्रलेखन के भंडारण का उचित संगठन अनुशासन के उल्लंघन के लिए जुर्माने की अनुपस्थिति की गारंटी है। महत्वपूर्ण दस्तावेजों की अनस्टैप्ड शीट कागजों के साथ जोड़तोड़ की अनुमति देती है, अर्थात जालसाजी और प्रतिस्थापन। इसलिए, नियोक्ता रिपोर्टिंग अवधि के अंत में दस्तावेजों को क्रम में रखने के लिए बाध्य है, अर्थात यह सोचने के लिए कि पुस्तक को कैसे स्टेपल किया जाए।
दस्तावेज़ प्रवाह नियम
कागजी कार्रवाई निर्देशों में उल्लिखित सामान्य दिशानिर्देशों के अलावा, दस्तावेजों को स्टेपल करने के लिए कोई निर्धारित दिशानिर्देश नहीं हैं। कर अधिकारियों के लिए आवश्यक है कि वित्तीय दस्तावेजों को नुकसान और जालसाजी की संभावना से बचाया जाए। बैलेंस शीट और ऑर्डर जर्नल जैसे दस्तावेजों के लिए ऐसी कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि वे वास्तव में माध्यमिक हैं।
लेकिन प्राथमिक दस्तावेज बाध्य होने चाहिए। रोकड़ बही और आय की बही को फ्लैश करना सुनिश्चित करें। लेकिन अगर कानून नियमों को निर्धारित नहीं करता है तो किताब कैसे बांधें?
नकदी प्रवाह लेखांकन के क्षेत्र में रोकड़ बही को एक महत्वपूर्ण उपकरण माना जाता है, इसलिए इसे सख्त अनुशासन में रखा जाना चाहिए। रोकड़ बही को एक प्रति में संकलित किया जाता है, और यह सभी उद्यमों के साथ-साथ व्यक्तिगत रूप से भी होना चाहिएउद्यमी अगर नकदी के साथ काम करते हैं।
कैश बुक रखने पर सामान्य प्रश्न
यदि कंपनी के कई विभाग हैं, तो मूल रोकड़ बहियों को कार्य स्थल पर नकद के साथ संग्रहित किया जाता है। केवल प्राथमिक दस्तावेजों की प्रतियां प्रधान कार्यालय को प्रदान की जाती हैं। आप एक रोकड़ बही रख सकते हैं:
- लेखा कार्यक्रम में;
- एकीकृत रूप में इलेक्ट्रॉनिक रूप से या हाथ से।
नकदी अनुशासन के नियमानुसार पुस्तक को वर्ष भर में वृद्धि के साथ रखा जाता है। ऑर्डर नंबर हर साल एक से शुरू होते हैं। निरंतर अंकन का उपयोग किया जाता है। कैशियर की रिपोर्ट और कैश बुक के लिए प्रभारी व्यक्ति को शीट्स को दो प्रतियों में प्रिंट करना होगा। प्रत्येक शीट को क्रमांकित किया जाना चाहिए।
अगर कैश रजिस्टर को अकाउंटिंग प्रोग्राम में रखा जाए तो ये क्रियाएं मुश्किल नहीं हैं। प्रोग्राम स्वचालित रूप से पेज नंबरिंग को नीचे रखता है, दस्तावेजों को क्रम में नंबर असाइन करता है और एक एकीकृत रूप के अनुसार तैयार शीट को प्रिंट करता है। कार्यक्रम में पुस्तक का शीर्षक पृष्ठ बनता है, जिसमें आवश्यक गुण होने चाहिए:
- ओकेपीओ कंपनी;
- कंपनी का नाम या पूरा नाम आईपी;
- समय अवधि;
- उपखंड का नाम, यदि उपलब्ध हो।
कैश बुक को किस अवधि के लिए सिलाई करना है
वर्ष के लिए रोकड़ बही को कैसे सिलना है, इस पर विचार करते हुए, आपको सबसे पहले यह तय करने की आवश्यकता है कि क्या ऐसी समयावधि निर्धारित करने की आवश्यकता है। टर्नओवर के आकार के आधार पर, रोकड़ बही को स्टेपल किया जा सकता हैविभिन्न अवधियों:
- मासिक।
- त्रैमासिक।
- साल में एक बार।
यह काम की सुविधा के कारण है, क्योंकि बहुत सारे ऑपरेशन होने पर सब कुछ एक भारी मात्रा में डालने का कोई मतलब नहीं है। भारी मोटाई कार्रवाई को "अपने हाथों से एक किताब कैसे सीना है" कड़ी मेहनत में बदल देगी। प्रलेखन के साथ काम करने की सूक्ष्मताओं को संगठन की लेखा नीति में और नकद अनुशासन स्थापित करने के क्रम में लिखा जाना चाहिए।
यदि संगठन ने एक वर्ष नहीं, बल्कि एक महीने या एक चौथाई समय अवधि के लिए अपनाया है, तो कैश बुक में पृष्ठों की संख्या रिपोर्टिंग तिथि से शुरुआत से ही शुरू होनी चाहिए। यह नियम नकद आदेशों की संख्या पर लागू नहीं होता है।
सब कुछ खुद कैसे सिलें?
पुस्तक को गोंद, टेप या स्टेपल से बांधना निश्चित रूप से वर्जित है, केवल धागे की अनुमति है। यदि किसी लेखा कार्यक्रम में रोकड़ बही का रख-रखाव किया जाता है तो उसे सही ढंग से कैसे सिलाई जाए? स्लिप शीट और कैशियर की रिपोर्ट का प्रतिदिन प्रिंट आउट लेना आवश्यक है। इन्सर्ट शीट से कैश बुक बनती है, लेकिन रिपोर्टिंग अवधि के अंत में उन्हें एक साथ सिलना चाहिए।
सभी शीटों को क्रम से मोड़ना आवश्यक है, शीर्ष पर एक उचित रूप से डिज़ाइन किया गया शीर्षक संलग्न करें और उठाएं:
- इग्लू;
- आउल;
- छेद पंच।
कौन सा टूल इस्तेमाल करना है यह इस बात पर निर्भर करता है कि बंडल को बांधा जा रहा है या नहीं। धागे का गंभीर उपयोग किया जाता है। यदि वे पर्याप्त मजबूत नहीं हैं, तो पुस्तक गिर सकती है।
आपको कितने छेद चाहिए?
किताब में कितने छेद करने हैं, इस बारे में अलग-अलग मत हैं। मूल रूप से, यदि नहींविश्वास है कि ब्रोशर विश्वसनीय होगा, आप 5 छेद कर सकते हैं। लेकिन 3 छेद करना मना नहीं है। कई संगठन एक छेद पंच के साथ दो छेद बनाते हैं। हालाँकि, यह डिज़ाइन पुस्तक में चादरों को बदलना आसान बनाता है, इसलिए यह समीक्षकों के उत्साह से नहीं मिलता है।
इसलिए, चादरों को एक समान ढेर में मोड़ना चाहिए ताकि पुस्तक एक व्यवस्थित रूप में दिखाई दे। छेद बाईं ओर सख्ती से लंबवत रूप से बनाए जाते हैं। फिर एक धागा या सुतली को दो बार छेदों में खींचा जाता है ताकि युक्तियाँ गलत तरफ हों। कैश बुक कैसे सीना है इसका एक उदाहरण ऊपर की तस्वीर में देखा जा सकता है। धागों के सिरों को कई बार एक मजबूत गाँठ से बांधा जाता है ताकि सब कुछ सुरक्षित रूप से पकड़ में रहे।
जो सिल दिया जाता है उसे कैसे बांधें
वर्ड प्रोग्राम या किसी अन्य समकक्ष में, पुस्तक के गलत साइड पर एक स्टिकर बनाया जाता है। स्टिकर की सामग्री इस प्रकार होनी चाहिए: "बंडल में क्रमांकित, सज्जित, हस्ताक्षरित और मुहर लगी _ शीट।" नीचे दी गई रेखा अधिकृत व्यक्ति और मुख्य लेखाकार की स्थिति और हस्ताक्षर की प्रतिलिपि निर्धारित करती है।
स्टिकर बहुत बड़ा या छोटा नहीं होना चाहिए। इसका आकार गांठों और धागों के हिस्से को बंद करने के लिए पर्याप्त होना चाहिए। धागों के सिरे स्टिकर के नीचे से थोड़े बाहर निकलते हैं। अच्छी स्टेशनरी गोंद का उपयोग करने की सलाह दी जाती है ताकि लेबल को बदलना मुश्किल हो। स्टिकर पर शीट की संख्या और अधिकृत व्यक्ति के हस्ताक्षर चिपकाए जाने के बाद, एक मुहर शीर्ष पर रखी जाती है ताकि प्रिंट का हिस्सा किताब पर और स्टिकर पर हो।
अगर कैश बुक नहीं है तो कैसे सिलाई करेंएक लेखा कार्यक्रम में आयोजित किया गया? प्रक्रिया समान होगी, केवल आपको प्रत्येक शीट को हाथ से नंबर देना होगा और शीर्षक भरना होगा। जब आपको किसी कैशियर की रिपोर्ट सिलने की आवश्यकता होती है, तो आपको यह याद रखना होगा कि न केवल कैश डेस्क पर टर्नओवर वाली शीट को क्रमांकित किया गया है, बल्कि एप्लिकेशन के साथ सभी ऑर्डर भी दिए गए हैं।
अगर किताब हाथ से रखी जाए
यदि बिना कंप्यूटर की सहायता के रोकड़ बही का रख-रखाव किया जाता है, तो इन उद्देश्यों के लिए एक मानक पत्रिका खरीदी जाती है। यह प्रश्न ही नहीं उठता कि हाथ से भरी हुई पुस्तक की सिलाई कैसे की जाती है, क्योंकि पत्रिका पहले से ही सिल दी जाती है। पुस्तक की शुरुआत में सभी शीटों को क्रमांकित और सील कर दिया गया है। जर्नल के अंदर एक पर्ची शीट और एक खजांची की रिपोर्ट क्षैतिज रूप से होती है। रिकॉर्डिंग शुरू करने से पहले, कैशियर की रिपोर्ट को फाड़ दिया जाता है, और उस पर प्रविष्टियों को कार्बन कॉपी के लिए स्लिप शीट से डुप्लिकेट किया जाता है। बेशक, खजांची की रिपोर्ट खुद ही दिखानी होगी।
बुक बाइंडिंग प्रक्रिया में अधिक श्रम की तीव्रता के मामले में, आप मुद्रण सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं। कार्डबोर्ड कवर और हार्डकवर कैश बुक को अतिरिक्त सुरक्षा प्रदान करेगा। इसके अलावा, चादरों को बदलने के लिए बंधन को काटना संभव नहीं होगा। पुस्तक के स्व-बाध्यकारी होने पर शीट बदलने के जोखिम को बाहर नहीं किया जा सकता है। अंत में, धागों को बाहर निकाला जा सकता है और फिर से मोड़ा जा सकता है।
क्या मुझे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के साथ स्टेपल करने की आवश्यकता है
हाल ही में, कागजी कार्रवाई को कम करने के लिए संगठनों ने सक्रिय रूप से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच करना शुरू कर दिया है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में कई लाभ हैं:
- हस्ताक्षर करने के लिए कागजात ले जाने की आवश्यकता नहीं है;
- नहींबहुत सारे कागज और टोनर पर पैसा खर्च करना;
- दस्तावेज़ वितरण की आवश्यकता नहीं है।
लेकिन यह नकद अनुशासन के अनुपालन पर सवाल खड़ा करता है। यदि डिजिटल हस्ताक्षर का उपयोग किया जाता है तो पुस्तक की सिलाई कैसे करें? इलेक्ट्रॉनिक टर्नओवर सिस्टम में उत्पादित रोकड़ बही मुद्रित या स्टेपल नहीं है। ऐसे तकनीकी साधन हैं जिनके द्वारा पुस्तक को हस्तक्षेप से बचाया जाता है और डिजिटल रूप से हस्ताक्षरित किया जाता है।
खास तौर पर स्वरोजगार करने वालों के लिए
सरलीकृत कराधान प्रणाली का उपयोग करने वाले व्यक्तिगत उद्यमियों को आय और व्यय की एक पुस्तक रखने की आवश्यकता होती है। इस लेखांकन प्रारूप का उपयोग कर आधार की गणना के लिए किया जाता है। कानून के अनुसार, उद्यमियों को बहीखाता में डेटा बदलने से मना किया जाता है, क्योंकि इससे कर योग्य राशि का विरूपण हो सकता है।
कानून स्पष्ट रूप से नियंत्रित करता है कि आय और व्यय की पुस्तक को कैसे ठीक से सिलाई जाए। वित्त मंत्रालय का एक विशेष आदेश है, जो एक सरलीकृत प्रणाली और एक पेटेंट पर काम करने वाले व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए लेखांकन और रिपोर्टिंग के रूपों को मंजूरी देता है। आदेश में कहा गया है कि आय और व्यय की पुस्तक को अंकित, क्रमांकित, हस्ताक्षरित और सील किया जाना चाहिए, यदि कोई हो।
पुस्तक हस्तलिखित या इलेक्ट्रॉनिक हो सकती है। इसे लेखा कार्यक्रम में रखने की भी संभावना है। यदि पुस्तक इलेक्ट्रॉनिक रूप से रखी जाती है, तो वर्ष के अंत में इसका प्रिंट आउट लिया जाता है। सभी शीटों को क्रमांकित किया गया है और बड़े करीने से स्टैक किया गया है।और एक साथ सिल दिया। शीर्षक पृष्ठ पहले जाना चाहिए।
उल्लेखनीय है कि पुस्तक के खाली पन्नों को भी एक ही पंक्ति में मुद्रित और स्टेपल किया जाना चाहिए। यहां तक कि अगर कोई संगठन या व्यक्तिगत उद्यमी शून्य शेष राशि सौंपते हैं और गतिविधियों का संचालन नहीं करते हैं, तब भी उन्हें पुस्तक को प्रिंट और स्टेपल करना होता है। फॉर्म को अंतिम शीट पर प्रमुख (उद्यमी) द्वारा सील और हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। ऐसा करने के लिए, एक स्टिकर का उपयोग करें जिसमें कैश बुक पर समान शीट काउंट डेटा हो।
पेटेंट पंजीकरण फॉर्म
अगर उद्यमी पेटेंट सिस्टम का इस्तेमाल करते हैं, तो उन्हें केवल आय का एक बुक रखने की जरूरत होती है। लेखांकन के इस रूप का उपयोग केवल उनकी प्राप्ति के समय पेटेंट से होने वाली आय को दर्शाने के लिए किया जाता है। यदि आप पहले से अध्ययन किए गए दस्तावेजों की सिलाई के सिद्धांतों को जानते हैं, तो आय की एक किताब को कैसे सीना है, इस सवाल से बचा जा सकता है। आदेश अलग नहीं है। पुस्तक को पूरे वर्ष इलेक्ट्रॉनिक या हस्तलिखित रूप में भी रखा जा सकता है। उसे चाहिए:
- क्रमांकित;
- सिलाई;
- सिर द्वारा हस्ताक्षरित और मुहरबंद।
यदि एक व्यक्तिगत उद्यमी, पेटेंट गतिविधियों के अलावा, काम के अन्य क्षेत्रों में है, तो समानांतर में उसे आय और व्यय की एक किताब रखनी होगी। यह पेटेंट से होने वाली आय को छोड़कर, सभी लेन-देन को प्रतिबिंबित करेगा।
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