युवा पेशेवरों के लिए: दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलें

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी संस्था में बड़ी मात्रा में दस्तावेज उपलब्ध होते हैं। उन सभी को फर्मवेयर की आवश्यकता नहीं है। शुरुआती लोगों के लिए, यह ऑपरेशन पूरी तरह से समझ से बाहर और अपरिचित हो सकता है। इसलिए, आइए जानें कि दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे स्टेपल किया जाए, और सामान्य तौर पर, यह क्यों आवश्यक है।

फर्मवेयर हर संस्था में होना चाहिए। यह प्रक्रिया दस्तावेजों की सुरक्षा और सुरक्षित भंडारण सुनिश्चित करती है। कोई विशिष्ट एल्गोरिथम नहीं है जिसके अनुसार इसे सख्ती से निष्पादित किया जाना चाहिए। प्रत्येक संगठन और विभिन्न प्राधिकरणों की अपनी आवश्यकताएं होती हैं।

फ्लैशिंग के लिए आपको आवश्यकता होगी: दस्तावेज़, नायलॉन धागे (या सुतली), कैंची, गोंद, एक कठोर कार्डबोर्ड कवर और एक सील के साथ एक सुई। इसके बाद, दस्तावेज़ों को ठीक से स्टेपल करने के निर्देशों का पालन करें।

चरण 1. प्रारंभिक चरण। स्टेपलिंग शुरू करने से पहले, आपको सभी दस्तावेजों का सावधानीपूर्वक निरीक्षण करना चाहिए और उनमें से धातु की वस्तुओं (स्टेपल, पेपर क्लिप) को हटा देना चाहिए।

चरण 2. दस्तावेज़ीकरण को क्रम में व्यवस्थित करें।

चरण 3. फिर ऊपरी दाएं कोने मेंनंबर शीट, पेज नहीं। यदि कागज के पीछे की तरफ जानकारी है, तो नंबरिंग अलग से की जाती है। कई शीटों से युक्त आरेखों या मानचित्रों के एक सेट को एक माना जाता है। इस क्रिया के पूरा होने के बाद, ग्लूइंग के पीछे सटीक संख्या नोट की जानी चाहिए।

चरण 4. अब आइए जानें कि दस्तावेज़ों को ठीक से कैसे सिलना है। बाईं ओर, खेतों के केंद्र में, 3 से 5 छेद सख्ती से लंबवत रूप से बनाए जाने चाहिए ताकि आप दस्तावेज़ देख सकें। यह एक बाध्यकारी मशीन, एक awl का उपयोग करके किया जा सकता है, या एक ड्रिल के साथ ड्रिल किया जा सकता है या एक छेद पंच के साथ भागों में छिद्रित किया जा सकता है।

चरण 5. छेद के माध्यम से धागे या सुतली की दो परतों को पास करें।

चरण 6. शीट के पीछे से बीच के छेद से सिरों को सीधा करें और गाँठ को ठीक करें। धागे का एक खाली टुकड़ा 6 सेंटीमीटर लंबा छोड़ दें।

चरण 7. कागज पर डेटा 4x5 सेंटीमीटर आकार में रखें: क्रमांकित शीटों की संख्या, फर्मवेयर तिथि। दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति को स्पष्ट रूप से हस्ताक्षर करना चाहिए। उसके बाद संस्था की मुहर लगाई जाती है।

चरण 8. कागज़ को इस प्रकार चिपका दें कि वह गाँठ को ढँक दे।

चरण 9. अगला, प्रबंधक या अन्य अधिकृत कर्मचारी ग्लूइंग को प्रमाणित करता है। प्रिंट लेबल और शीट के हिस्से पर होना चाहिए।

दस्तावेजों को ठीक से स्टेपल करने का तरीका यहां बताया गया है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि यह एल्गोरिथ्म संगठन द्वारा प्रदान किए गए नियमों के आधार पर भिन्न हो सकता है। उपरोक्त सभी को एक विशेषज्ञ द्वारा किया जाना चाहिए जो इसमें संकेत दिया गया हैदस्तावेजों को फ्लैश करने के लिए नौकरी विवरण कर्तव्य।

शेल्फ लाइफ

कानून के अनुसार, उद्यमों को एक निश्चित या बहुत लंबी अवधि के लिए प्राथमिक प्रतिभूतियों की सुरक्षा सुनिश्चित करना आवश्यक है। अचल संपत्तियों की प्रारंभिक लागत पर दस्तावेज राइट-ऑफ के बाद 4 साल के लिए रखे जाते हैं। नुकसान की पुष्टि करने वाला एक आयकर रिटर्न उस अवधि के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए जिसके लिए वह कर आधार को कम करता है। पेंशन फंड, सोशल इंश्योरेंस फंड और एफएफओएमएस में बीमा योगदान पर लेखांकन जानकारी छह साल तक रखी जानी चाहिए (अनुच्छेद 28 संख्या 212 एफजेड के पैराग्राफ 2)।