व्यापार प्रक्रिया: व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण। विवरण, आवेदन, परिणाम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी उद्यमी को कम से कम परोक्ष रूप से यह जानना आवश्यक है कि व्यवसाय प्रक्रिया क्या है। व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण लागत को कम करने, लाभप्रदता बढ़ाने और अंततः उद्यम के लाभ को बढ़ाने में मदद करता है। आर्थिक साहित्य में, यह अवधारणा पहली बार पिछली शताब्दी के 80 के दशक में शोधकर्ताओं के कार्यों में सामने आई थी। यह तब था जब संयुक्त राज्य अमेरिका में पहली बार उन्होंने सोचा था कि सभी उत्पादन की दक्षता व्यापार प्रक्रिया नामक परस्पर संबंधित क्रियाओं के एक सेट पर निर्भर करती है।

परिभाषाएं

व्यापार प्रक्रिया एक जटिल अवधारणा है। व्यवसाय का विकास परस्पर संबंधित कार्यों, प्रक्रियाओं और गतिविधियों पर अत्यधिक निर्भर है। कच्चे माल की आपूर्ति, उनके प्रसंस्करण, मशीनों पर श्रमिकों और लेखाकारों के बिना एक संयंत्र की कल्पना करना असंभव है। एक उद्यम एक बंद प्रणाली है जो एक अभिन्न जीव के रूप में कार्य करता है। और बिना किसी रुकावट और देरी के सब कुछ सही ढंग से काम करने के लिए, आपको एक मुख्य मस्तिष्क की आवश्यकता है - एक अनुभवी प्रबंधक जो सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं के सामंजस्य का विश्लेषण और निगरानी करेगा।

यदि आप आर्थिक दृष्टिकोण से देखें, तो सभी संभावित गतिविधियों की परस्पर संबद्धता, जिसके दौरान उपभोक्ता के लिए पर्यावरणीय संसाधनों का अंतिम उत्पाद में प्रसंस्करण, एक व्यावसायिक प्रक्रिया कहलाती है। व्यावसायिक प्रक्रिया विश्लेषण उत्पादन से संबंधित किसी विशेष क्रिया, संचालन या घटना की प्रभावशीलता का आकलन है।

वे किस लिए हैं

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करना बहुत आसान है। लेकिन सबसे बड़ी वास्तविकता समस्या यह है कि हमारे देश में किसी भी उद्यम में ऐसा व्यक्ति मिलना दुर्लभ है जो वास्तव में विभिन्न उत्पादन प्रक्रियाओं की दक्षता में सुधार करने में रुचि रखता हो। छोटे और मध्यम आकार के व्यवसाय लागत कम करने के लिए लंबे समय से पुराने तरीकों का उपयोग करने की कोशिश कर रहे हैं, जबकि पश्चिम में वे लंबे समय से समझते हैं कि किसी व्यवसाय की सफलता एक सक्षम किराए के प्रबंधक पर निर्भर करती है जो अपने काम से अधिकतम परिणाम प्राप्त करने में रुचि रखता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं का निर्माण एक स्पष्ट समझ देता है: कौन किस चरण के लिए जिम्मेदार है, वह किस पद पर है और क्या किया जाना चाहिए। इस तरह की संरचना उत्पादन के संगठन को पारदर्शी बनाती है और इसे प्रबंधित करना आसान बनाती है। कर्मचारियों के लिए लक्ष्यों के पेड़ को संप्रेषित करके, आप यह प्रदर्शित करके उनकी प्रेरणा बढ़ा सकते हैं कि उनका काम सामान्य लक्ष्यों के उद्देश्य से है। इसके अलावा, इस तरह से एक व्यवसाय को व्यवस्थित करने से वित्तीय और समय संसाधनों की अनावश्यक लागतों की पहचान करने में मदद मिलेगी।

कैसे बनाएं

चाहे व्यवसाय बड़ा हो या छोटा, विस्तृत योजना बनाने का तरीका एक ही होता है। विचार करनाविशिष्ट उदाहरण। एक कंपनी है जो सोफा बेचती है। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख एक पेड़ के समान है। मुख्य शाखाएँ प्रमुख विशेषताओं की मेजबानी करती हैं जो शाखा को छोटी शाखाओं में विभाजित करती हैं। तो, खुदरा विक्रेता के लिए व्यवसाय प्रक्रिया के मुख्य चरण क्या हैं?

1. माल की खरीदी। यह पहली और केंद्रीय व्यावसायिक प्रक्रिया है। इसके उप-चरण क्या हैं?

• आपूर्तिकर्ता विश्लेषण।
• निर्माण संयंत्रों के साथ अनुबंध तैयार करना।
• परिवहन कंपनियों के साथ अनुबंध तैयार करना।

2. सोफा प्लेसमेंट। इस समय, ऐसे क्षण हैं:

• कमरा चुनना।
• परिसर का निर्माण या किराया।
• बिक्री के लिए स्थितियां बनाना।

3. बिक्री प्रक्रिया।

• भर्ती।
• नकदी रजिस्टर ख़रीदना।
• बिक्री के लिए माहौल और डिजाइन बनाना।

4. विपणन और विज्ञापन।

• चिन्ह लगाना।
• बिजनेस कार्ड, बुकलेट, ब्रोशर, कैटलॉग आदि बनाएं।
• विज्ञापन प्लेसमेंट।

सूची लंबी हो सकती है। यह समझना महत्वपूर्ण है कि व्यावसायिक प्रक्रियाएं कैसे बनाई जाती हैं। और फिर हम व्यवसाय को सफल बनाने के लिए कुछ सुनहरे नियम देंगे।

नियम 1

प्रत्येक चयनित व्यावसायिक चरण के लिए एक विशिष्ट व्यक्ति जिम्मेदार होता है। उन्हें योजना के निर्माण में शामिल करें। यह कर्मचारियों को रुचि रखने और सामान्य लक्ष्यों को प्राप्त करने के उद्देश्य से उनकी प्रेरणा को बढ़ाने के लिए प्रक्रिया को और अधिक विस्तार से समझने का अवसर प्रदान करेगा। यह उद्यम के गठन के शुरुआती चरणों में विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। व्यवसाय शुरू करना हमेशा से जुड़ा होता हैबड़ी कठिनाइयाँ, और विशिष्ट चरणों के लिए समय पर लक्ष्य निर्धारित करने से कार्रवाई के लिए अधिक विस्तृत योजना मिलेगी।

नियम 2

स्वचालित प्रोग्राम का उपयोग करें और अपने सर्किट की कल्पना करें। आज तक, कई तैयार कार्यक्रम हैं जो संरचना की जानकारी में मदद करते हैं। छोटे और मध्यम व्यवसाय हर जगह उनका उपयोग करते हैं।

यदि आप एक समूह में काम कर रहे हैं, तो सब कुछ लिखने के लिए एक बोर्ड या कागज के टुकड़े लें और आगे बढ़ते हुए अपनी प्रक्रियाओं का एक पेड़ बनाएं। बड़े कार्यों से शुरू करें और उन्हें छोटे में तोड़ दें। बड़े उद्यमों के लिए, व्यावसायिक प्रक्रियाओं का निर्माण एक बहुत बड़ा श्रमसाध्य कार्य है जिसमें सभी कर्मचारियों के कार्यों के अधिकतम एकाग्रता और समन्वय की आवश्यकता होती है।

नियम 3

व्यावसायिक प्रक्रियाओं को तैयार करते समय, कंपनी की रणनीति द्वारा निर्देशित होना चाहिए, न कि इसके संगठनात्मक ढांचे द्वारा। वही कार्य स्थापित विभागों से आगे जा सकता है। उदाहरण के लिए, जब किसी आपूर्तिकर्ता से उत्पाद वितरित किया जाता है, तो कोई व्यवसाय प्रक्रिया की सीमा पर विचार कर सकता है जब तक कि उत्पाद खुदरा आउटलेट को नहीं छोड़ता है, अर्थात, जब इसे अलमारियों पर रखा जाता है और उपभोक्ता के लिए उपलब्ध होता है। इस प्रक्रिया में कई विभाग शामिल हैं जो संगठनात्मक संरचना का हिस्सा हैं।

नियम 4

अपनी योजना के बारे में ज्यादा विस्तार से न बताएं। यदि आप अनावश्यक जानकारी के साथ आरेख को अधिभारित करते हैं, तो इससे सामान्य भ्रम और जिम्मेदार कर्मचारियों पर भारी बोझ पड़ेगा। यदि आप किसी विशेष खंड में परिवर्तन करने की योजना बना रहे हैं, तो इस भाग को विस्तृत करने की आवश्यकता है, और बाकी सभी पर विचार किया जाना चाहिए।केवल सतही तौर पर, विवरण में जाए बिना। व्यावसायिक प्रक्रियाओं की दक्षता पारेतो कानून "20/80" के अधीन है, जब विस्तृत विवरण का 20% पूरे ऑपरेशन की सफलता का 80% लाएगा।

नियम 5

सच से डरो मत और जो वास्तव में है उसके आधार पर एक योजना बनाओ। यह स्थिति बहुत बार होती है। व्यवसाय प्रक्रिया आरेख बनाने के लिए मुख्य प्रबंधक अपने अधीनस्थों से उनके विभागों के बारे में पूछता है। वे कोशिश करते हैं और बताते हैं कि वे कैसे अच्छा कर रहे हैं। हालांकि वास्तव में वास्तविक स्थिति आदर्श से कोसों दूर है। लेकिन झूठे आंकड़ों के आधार पर गलत योजना बनाई जाएगी, जिसके बाद अयोग्य निर्णय किए जाएंगे और सारा काम बेकार चला जाएगा।

"जैसा है", "जैसा होना चाहिए" और "जैसा मैं चाहता हूं" को भ्रमित न करें। सब कुछ कितना भी बुरा क्यों न हो, इस स्थिति को बेहतर बनाने के लिए व्यावसायिक प्रक्रियाओं को ठीक से संकलित किया जाता है। इसलिए, केवल वास्तविक जीवन की स्थिति का वर्णन करना अनिवार्य है।

बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन

कंपनी के भीतर होने वाली सभी घटनाओं के बाद बहुत मुश्किल है, खासकर जब बड़े निगमों और सिंडिकेट की बात आती है। स्वचालित कार्यक्रमों की एक पूरी प्रणाली के बिना बड़े व्यवसाय की कल्पना करना कठिन है जो आपको निर्णय लेने के लिए आने वाले डेटा का विश्लेषण करने की अनुमति देता है। इसलिए, आज हम अक्सर व्यावसायिक प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के बारे में बात कर रहे हैं।

व्यवहार में, इसका मतलब है कि एक विशेष कंप्यूटर प्रोग्राम है जो एक व्यावसायिक प्रक्रिया प्रदान करने वाले सभी प्रकार के सूचना प्रवाह को संसाधित करता है। व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण ऑफ़लाइन होता हैमोड, और व्यक्ति केवल परिणामों से परिचित हो जाता है और उचित निष्कर्ष निकालता है।

विश्लेषण पद्धति का चुनाव

जब इस सवाल का सामना करना पड़ता है कि स्वचालित तरीके से व्यावसायिक प्रक्रियाओं का सबसे अच्छा वर्णन कैसे किया जाए, तो एक घरेलू उद्यमी को कई विकल्प मिलेंगे जो रूसी बाजार के लिए अच्छी तरह से अनुकूलित नहीं हैं। लगभग सभी प्रस्तावित सॉफ्टवेयर पश्चिमी कंपनियों के लिए बनाए गए थे जिनके पास उत्पादन को अनुकूलित करने का अनुभव है। लेकिन कुछ डेटा का विश्लेषण करने के बाद, हमने व्यावसायिक प्रक्रिया को लागू करने वाले कार्यक्रमों की अपनी सूची बनाई।

1. BEST-5 "मेरा व्यवसाय" एक ऐसा सॉफ़्टवेयर है जो अक्सर छोटे और मध्यम व्यवसायों द्वारा उपयोग किया जाता है। कार्यक्रम किसी भी कंप्यूटर के लिए उपलब्ध है और इसका उपयोग करना बहुत आसान है। इसका लाभ यह है कि यह एक छोटे उद्यम के डेटा की छोटी मात्रा का विश्लेषण कर सकता है।
2. कॉर्पोरेट मॉडलर। अक्सर आधुनिक उद्यमों में उपयोग किया जाता है, मुख्यतः क्योंकि यह सस्ती है। इस कार्यक्रम के साथ व्यवसाय शुरू करना आसान है, क्योंकि व्यवसाय प्रक्रिया आरेख बनाना बहुत सुविधाजनक है, लेकिन यह व्यावहारिक रूप से विश्लेषण नहीं करता है।
3. आईग्राफ्स एंटरप्राइज सेंट्रल। बहुत अच्छा कनाडाई डिजाइन। न केवल व्यावसायिक योजनाओं को पहचान और तैयार कर सकता है, बल्कि इनपुट डेटा की सरणियों का सफलतापूर्वक विश्लेषण भी कर सकता है। हमारे देश में, इसका वितरण बहुत कम है, हालांकि उत्पाद बहुत योग्य है।
4. बिजनेस स्टूडियो। सबसे प्रसिद्ध रूसी विकास। अन्य MS Office उत्पादों (Word, Excel, Visio) के साथ एकीकृत। के लियेमूल्य-परिणाम अनुपात के मामले में घरेलू उद्यमी सबसे अच्छा विकल्प है। उत्कृष्ट व्यवसाय प्रक्रिया विश्लेषण। कार्यक्रम से प्राप्त परिणामों के कारण उत्पादन को सफलतापूर्वक अनुकूलित किया जा सकता है।

व्यावसायिक प्रक्रियाओं के निर्माण के लिए प्रौद्योगिकी

आज सबसे आम "बिजनेस प्रोसेस" योजना के निर्माण की स्वचालित और मैन्युअल पद्धति का एकीकरण है। इस मामले में व्यावसायिक प्रक्रियाओं का विश्लेषण दो चरणों में किया जाता है: पहला कंप्यूटर पर प्राप्त परिणामों की मदद से, दूसरा - प्रबंधक द्वारा मैन्युअल रूप से।

आइए ग्राफ़ और चार्ट बनाने के दो मुख्य तरीकों पर विचार करें। इस मामले में, निम्न विधियों का उपयोग करके व्यवसाय प्रक्रिया प्रौद्योगिकी का निर्माण किया जाएगा:

1. डीएफडी (डेटा फ्लो डायग्रामिंग)।
2. WFD (वर्क फ्लो डायग्राम)।

पहली DFD पद्धति में डेटा प्रवाह का आरेख बनाना शामिल है। उनमें शामिल हैं: प्रक्रिया के काम का विवरण, जिम्मेदार कर्मचारी, आवश्यक दस्तावेज। ऐसा निर्माण कंपनी की गतिविधियों, उसके आसपास के इनपुट और आउटपुट डेटा, उत्पादन प्रक्रिया के सभी तत्वों और उनके बीच संबंधों की पूरी तस्वीर देता है। यह दृष्टिकोण आपको मुफ्त (अतिरिक्त) व्यावसायिक प्रक्रियाओं को उजागर करने की अनुमति देता है जो परिणाम की प्रभावशीलता को कम करते हैं और विभिन्न तरीकों से अनुकूलित किया जा सकता है।

WFD - वर्कफ़्लो आरेख जो निचले स्तर की व्यावसायिक प्रक्रियाओं का वर्णन करते हैं। व्यवसाय विकास महत्वपूर्ण रूप से बदल सकता है यदि आप न केवल कार्यों के ऊर्ध्वाधर पदानुक्रम को जानते हैं, बल्कि क्षैतिज भी जानते हैं। इसका क्या मतलब है?

देखो तोस्पष्ट रूप से, WFD-आरेख समय सीमा का एक ग्रिड है, जिसका प्रत्येक ग्राफ एक विशेष प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार होता है। मान लीजिए कि माल की डिलीवरी दो दिनों तक चलती है - ग्राफ प्रक्रिया की शुरुआत और अंत दिखाता है। इसके बाद ट्रेडिंग फ्लोर पर प्रोडक्ट प्लेसमेंट की घटना आती है, और यह प्रक्रिया डिलीवरी खत्म होने के बाद ही शुरू होगी। डेटा को ग्राफ पर क्रमिक रूप से प्लॉट किया जाता है। घटनाओं, कार्यों और कार्यों को एक साथ किया जा सकता है यदि वे एक साथ किए जाते हैं। एक पूर्ण उत्पादन चक्र के लिए कितने समय की आवश्यकता है, यह निर्धारित करते हुए, इस तरह से शुरुआती चरणों में व्यवसाय विकसित करना शुरू करना सुविधाजनक है।

निष्कर्ष

छोटे या बड़े, नए या पुराने के लिए, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि व्यवसाय प्रक्रिया क्या है। फर्म के जीवन चक्र के किसी भी चरण में, उत्पादन का अनुकूलन आगे के विकास को महत्वपूर्ण रूप से प्रभावित कर सकता है। आखिरकार, आज किसी भी संगठन के अस्तित्व का मुख्य लक्ष्य उपभोक्ता की जरूरतों को पूरा करना है। और अगर ग्राहक संतुष्ट है, तो वह लाभ कमाएगा। यहां निर्भरता सीधे आनुपातिक है। उपभोक्ता संतुष्टि का स्तर जितना अधिक होगा, फर्म का लाभ उतना ही अधिक होगा। और यह केवल उद्यम के भीतर विश्लेषण और फिर प्रक्रिया को बदलकर प्राप्त किया जा सकता है।