स्थिति का विश्लेषण: विश्लेषण के विकल्प, विशेषताएं, चरण और परिणाम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

नेताओं को अक्सर मौजूदा योजना के अनुसार नहीं, बल्कि वर्तमान स्थिति के आधार पर निर्णय लेने के लिए मजबूर किया जाता है। यह विभिन्न कारणों से होता है। प्रबंधक का मुख्य कार्य उत्पन्न होने वाली समस्याओं को हल करने के लिए स्थिति का विश्लेषण करना, विकसित करना और कार्रवाई का सबसे इष्टतम तरीका अपनाना है।

यह क्या है

स्थिति विश्लेषण जानकारी को संसाधित करने का एक तरीका है जो पहले इसे भागों में विभाजित करता है, और फिर किसी समस्या को खोजने और उसे हल करने के लिए प्रत्येक तत्व की व्यक्तिगत रूप से सावधानीपूर्वक जांच करता है। उदाहरण के लिए, बढ़ती लागत या राजस्व में कमी, प्राप्य खातों में वृद्धि और अन्य कारकों के कारण एक उद्यम का लाभ घट सकता है। यह निर्धारित करने के लिए कि किस कारक ने लाभ में परिवर्तन को प्रभावित किया, इन कारकों का अध्ययन करना आवश्यक है।

कारण की पहचान होने के बाद ही निर्णयकर्ता (डीएम) एक कार्य योजना विकसित करने और समस्या का समाधान करने में सक्षम होंगे। स्थिति का विश्लेषण करने के लिए, अधिकृत व्यक्ति विशेषज्ञों की एक टीम को इकट्ठा करता है जो डेटा का मिलान करता है और विश्लेषणात्मक संचालन करता हैप्रक्रियाओं, प्रत्येक के अपने विशेषज्ञता और कौशल के क्षेत्र में।

विश्लेषण कौन करता है

विशिष्ट स्थितियों का विश्लेषण एक व्यक्ति द्वारा नहीं, बल्कि कई समूहों द्वारा किया जाता है। उनका नेतृत्व एक प्रबंधक या एक निर्णय निर्माता (DM) द्वारा किया जाता है। टीम में शामिल हैं:

• प्रथम स्तर के विशेषज्ञ। वे प्राथमिक जानकारी एकत्र और संसाधित करते हैं।
• दूसरे स्तर के विशेषज्ञ। रिपोर्ट की जांच करें और समस्या को हल करने के लिए विचार विकसित करें।
• विश्लेषणात्मक समूह। उन विचारों की जांच करता है जो दूसरे स्तर के विशेषज्ञों ने विकसित किए हैं और घटनाओं के विकास के लिए उनके दृष्टिकोण से सबसे यथार्थवादी विकल्प चुनते हैं। विश्लेषकों ने व्यावसायिक रणनीतियां और समस्या समाधान रणनीतियां विकसित की हैं।
• निर्णयकर्ता प्रस्तावित विकास रणनीति विकल्पों में से एक को चुनता है, जो उनकी राय में, वर्तमान स्थिति में समस्याओं को हल करने के लिए सबसे उपयुक्त है। इसकी पूरी जिम्मेदारी उन्हीं पर है।

केवल एक बड़ी कंपनी ही विशेषज्ञों के कई समूहों का उपयोग करके बड़े पैमाने पर काम कर सकती है। ज्यादातर मामलों में, कंपनी के प्रमुख एक समूह - विभागों के विशेषज्ञों की भागीदारी के साथ स्थिति का विश्लेषण करते हैं। दूसरे समूह और विश्लेषकों का काम उन लोगों द्वारा किया जाता है जो कंपनी के प्रबंधन, लेखाकार, विपणक और इंजीनियरों के सदस्य हैं। वे एक व्यापार बैठक के लिए इकट्ठा होते हैं, स्थिति पर चर्चा करते हैं और समस्याओं के समाधान की तलाश करते हैं।

कार्यवाही

विश्लेषण की शुरुआत नियोजित लोगों से कंपनी के प्रदर्शन के विचलन की पहचान के साथ होती है। उदाहरण के लिए, रिपोर्टिंग तिमाही में, राजस्व में 30% की कमी का पता चला था, और प्रबंधक कारणों की व्याख्या नहीं कर सकताइस स्तर की गिरावट। इस मामले में, उसे विशेषज्ञों के एक समूह को इकट्ठा करना चाहिए और स्थिति का अध्ययन करना चाहिए। इस प्रक्रिया में स्थिति विश्लेषण के निम्नलिखित चरण शामिल हैं:

1. संकेतकों के विचलन की पहचान - समस्या की पहचान।
2. नेता द्वारा विशेषज्ञों के समूह का संगठन।
3. कार्य के लिए साइट के प्रत्येक विशेषज्ञ को असाइनमेंट।
4. विभाग द्वारा जानकारी एकत्रित करना।
5. विशेषज्ञ अपने विशेष ज्ञान और कौशल का उपयोग करके प्राप्त जानकारी को संसाधित करते हैं।
6. विशेषज्ञों द्वारा प्रगति रिपोर्ट तैयार करना।
7. प्रमुख द्वारा इन रिपोर्टों का अध्ययन, रिपोर्ट की सामग्री की आम बैठक में चर्चा।
8. किसी समस्या का समाधान विकसित करना और एक या अधिक को व्यवहार में लाना।

रिपोर्ट की तैयारी और उसकी प्रस्तुति

नेता हमेशा काम में व्यस्त रहते हैं, इसलिए उनके पास लंबी-चौड़ी रिपोर्ट पढ़ने का समय नहीं होता। इससे पता चलता है कि रिपोर्ट में दी गई जानकारी को संक्षिप्त, संक्षिप्त और अधिमानतः एक दृश्य और सुविधाजनक तरीके से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। यह बेहतर है कि सैकड़ों लिखित पृष्ठों और संख्याओं के स्तंभों के बजाय, रिपोर्ट में रेखांकन, आरेख, गणना परिणाम और किसी विशेष क्षेत्र में विश्लेषण करने वाले विशेषज्ञ की राय शामिल हो। स्वाभाविक रूप से, रिपोर्ट को सूचना के स्रोतों और सबसे महत्वपूर्ण संकेतकों को इंगित करना चाहिए, जो विशेषज्ञ की राय में, कंपनी के काम में विचलन का कारण बने। इसलिए, ऐसी स्थिति उत्पन्न होने से पहले समस्याग्रस्त स्थितियों के विश्लेषण की तकनीक पर काम किया जाना चाहिए। कंपनी के पास के लिए विशेष सॉफ्टवेयर वाले कंप्यूटर होने चाहिएइसी तरह की समस्याओं को हल करना।

प्रत्येक रिपोर्ट की प्रस्तुति में 15 मिनट से अधिक समय नहीं लगना चाहिए ताकि स्थिति के विश्लेषण के परिणामों का अध्ययन और चर्चा कई दिनों तक न खिंचे। रिपोर्टें तथ्यात्मक होनी चाहिए और तैयारी और प्रस्तुति के समय जानकारी वर्तमान होनी चाहिए।

प्राप्त जानकारी का नेता क्या करता है

एक रिपोर्ट के रूप में स्थिति के विश्लेषण के परिणाम प्राप्त करना केवल आधी लड़ाई है। इसके अलावा, कंपनी के प्रमुख द्वारा इस जानकारी का अध्ययन और विश्लेषण किया जाना चाहिए। और यहाँ बहुत कुछ उसके ज्ञान और अनुभव पर निर्भर करता है। उसी समय, अनुभव का अर्थ न केवल उसका व्यक्तिगत अनुभव है, बल्कि यह भी है कि वह इस बारे में कितनी अच्छी तरह जानता है कि अन्य उद्यमों में इसी तरह की स्थितियों का समाधान कैसे किया गया। अंतिम निर्णय लेने से पहले प्रबंधक आमतौर पर अन्य प्रबंधकों और विशेषज्ञों से मिलता है, जिनमें वे लोग भी शामिल हैं जो क्षेत्र विश्लेषण और रिपोर्टिंग में शामिल हैं।

किस तरह के हालात हैं

समस्या स्थितियां मानक और गैर-मानक हैं। मानक समस्याओं को हल करने के लिए, प्रबंधक सादृश्य द्वारा स्थिति विश्लेषण के तरीकों का उपयोग करते हैं। यही है, वे अन्य उद्यमों पर उनके पास मौजूद डेटा की तुलना उन लोगों से करते हैं जो उनकी कंपनी के अध्ययन के परिणामस्वरूप प्राप्त हुए थे। यदि परिस्थितियाँ समान हैं, तो वे समस्या को हल करने के लिए समान विधियों का उपयोग करते हैं।

यदि स्थिति गैर-मानक है, तो विशिष्ट स्थितियों के विश्लेषण के तरीकों को लागू करें। ऐसा करने के लिए, संभावित विकास विकल्पों को मॉडल करने, गणना करने, अध्ययन की गतिशीलता आदि के लिए विभिन्न कंप्यूटर प्रोग्रामों का उपयोग किया जाता है।ऐसा करने के लिए, प्रबंधक दर्ज किए गए डेटा के आधार पर विशेष कंप्यूटर सिमुलेशन प्रोग्राम का उपयोग कर सकता है। उदाहरण के लिए, प्रोजेक्ट एक्सपर्ट का उपयोग न केवल व्यावसायिक योजनाओं को विकसित करने के लिए किया जाता है, बल्कि मौजूदा उद्यमों के काम की भविष्यवाणी करने के लिए भी किया जाता है।

समस्या को कंप्यूटर प्रोग्राम की मदद के बिना हल किया जा सकता है, लेकिन यह पहले से ही जटिल गणनाओं को जटिल बना देगा। इसके अलावा, विशेषज्ञों को एक रिपोर्ट तैयार करने के लिए ग्राफ और आरेख बनाने की आवश्यकता होगी। इसमें बहुत समय लगेगा। प्रबंधक विशेष सॉफ़्टवेयर का उपयोग नहीं कर सकता है, लेकिन केवल उस स्थिति में जब कंप्यूटर पर मॉडलिंग करना अव्यावहारिक हो। उदाहरण के लिए, अप्रत्याशित घटना के मामले में, यदि आपको जल्दी से कार्य करने की आवश्यकता है और समाधान अतीत की स्थिति या गतिशीलता पर निर्भर नहीं करता है। साथ ही, आने वाली जानकारी की मात्रा और गुणवत्ता कंप्यूटर पर मॉडल बनाने के लिए पर्याप्त नहीं है।

समाधान विधि के रूप में विचार मंथन

कठिन परिस्थितियों में, जब एक प्रबंधक को एक जटिल समस्या के असाधारण समाधान की आवश्यकता होती है, तो वह एक विशिष्ट स्थिति का विश्लेषण करने की इस पद्धति का उपयोग कर सकता है - सभी विशेषज्ञों, विभागों के प्रमुखों को इकट्ठा करने और "विचार-मंथन" की व्यवस्था करने के लिए। इस पद्धति का सार यह है कि बैठक में प्रत्येक प्रतिभागी समस्या के संभावित कारण और इसे हल करने के तरीके के बारे में अपनी राय व्यक्त करता है। अपनी राय और विचार व्यक्त करने का अधिकार सभी को दिया गया है, जबकि किसी भी प्रतिभागी को नियमों के अनुसार दूसरे की राय के बारे में व्यंग्यात्मक नहीं होना चाहिए।

स्वाभाविक है कि समस्या की चर्चा व्यापार शिष्टाचार के ढांचे के भीतर होनी चाहिए औरसाइन अप करें। हालाँकि, निर्णय अभी भी प्रमुख या इसके लिए नियुक्त व्यक्ति द्वारा किया जाता है। विचार-मंथन के परिणामस्वरूप, प्रबंधक को एक साथ कई मूल्यवान विचार प्राप्त होंगे। इस तरह के विश्लेषण के फायदे और नुकसान दोनों हैं। मुख्य प्लस गति और बड़ी संख्या में विकल्प हैं, माइनस यह है कि स्थिति का ऐसा विश्लेषण हमेशा वास्तविक स्थिति को प्रतिबिंबित नहीं करता है और अक्सर निष्पक्षता की कमी से ग्रस्त होता है।

इवेंट मॉडलिंग की समस्या

केस विश्लेषण तकनीक की मुख्य समस्या यह है कि विशेषज्ञों को बड़ी मात्रा में सूचनाओं के साथ काम करना पड़ता है, जिससे त्रुटियाँ हो सकती हैं। बड़ी मात्रा में डेटा जिन्हें थोड़े समय में संसाधित करने की आवश्यकता होती है, वे भी घटनाओं के विकास के मॉडलिंग में एक समस्या पैदा करते हैं। या तो विश्लेषण में अधिक समय लगेगा और परिणाम प्रासंगिकता खो देगा, या सीमित मात्रा में जानकारी के कारण विश्लेषण के परिणाम उच्च स्तर की विकृति के साथ प्राप्त होंगे। नतीजतन, मॉडल सबसे अच्छा अक्षम हो सकता है, कम से कम - दिवालिएपन की ओर ले जाता है।

तीन मुख्य कारक विश्लेषण की प्रभावशीलता को प्रभावित करते हैं। ये विशेषज्ञ की योग्यताएं हैं, जितनी जानकारी वह संसाधित कर सकता है, और स्थिति का विश्लेषण करने के लिए उपलब्ध समय है।

स्वॉट विश्लेषण

SWOT-विश्लेषण उद्यम की ताकत और कमजोरियों का अध्ययन और मूल्यांकन है, साथ ही इसके विकास के अवसर और इसके सामने आने वाले खतरों का भी अध्ययन है। SWOT विश्लेषण करने के लिए नीचे एक मैट्रिक्स है।

ऊपरी बाएँ सेल कंपनी की ताकत और अवसरों को इंगित करता है और जिन्हें निगरानी के दौरान और स्थिति विश्लेषण के पहले चरण में पहचाना गया था। एक उदाहरण ऐसी स्थिति होगी जहां यह ज्ञात हो कि कुछ उत्पादों के उत्पादन के लिए एक कंपनी का बाजार में एकाधिकार है, और एक निश्चित तकनीक के कारण, वह इसे और भी सस्ता उत्पादन कर सकती है। विश्लेषण से यह पहचानने में मदद मिलेगी कि प्रतियोगियों के बाजार में प्रवेश करने से पहले यह किस प्रकार का उत्पाद है।

शीर्ष दायां सेल ताकत और खतरों को इंगित करता है। उदाहरण के लिए, फर्म के कुछ बुनियादी उत्पादों के लिए, जिनसे यह सबसे अधिक लाभ कमाता है, कई प्रतिस्पर्धी फर्में उभरी हैं जो समान उत्पादों का उत्पादन करती हैं और उन्हें सस्ता बेचती हैं।

निचला बायां सेल उद्यम के नुकसान और अवसरों को सूचीबद्ध करता है। उदाहरण के लिए, उच्च लागत के बावजूद, कंपनी द्वारा निर्मित उत्पाद मांग में है।

निचला दायां सेल कमजोरियों और खतरों को इंगित करता है। पहले उत्पादों की उच्च लागत या उनकी कम गुणवत्ता हो सकती है, और खतरों के रूप में - प्रतिस्पर्धियों की कार्रवाई या उपभोक्ताओं की शोधन क्षमता। SWOT विश्लेषण कैसा दिखता है, इसे ऊपर दी गई तालिका में देखा जा सकता है।

स्थिति का विश्लेषण और आकलन करते समय SWOT विश्लेषण का लाभ यह है कि यह न केवल आंतरिक, बल्कि बाहरी कारकों का भी आकलन करना संभव बनाता है, जो आंतरिक कारकों से भी अधिक महत्वपूर्ण हो सकते हैं।

कारक विश्लेषण

कारक विश्लेषण एक स्थिति विश्लेषण पद्धति है जिसमें के आधार पर गणना करना शामिल हैउद्यम के काम और वर्तमान स्थिति के एक बहुक्रियाशील मॉडल के निर्माण और उद्यम के आगे के विकास पर डेटा। आमतौर पर, इस पद्धति का उपयोग कंपनी की वित्तीय स्थिति का आकलन करने के लिए किया जाता है। तरलता, लाभप्रदता, वित्तीय मजबूती और दिवालियापन की संभावना जैसे संकेतकों की गणना की जाती है।

मामले का विश्लेषण

यह विश्लेषण का एक तरीका है, जब उद्यम की वर्तमान स्थिति पर रिपोर्ट पढ़ने के बाद, बैठक के प्रतिभागियों को समूहों में विभाजित किया जाता है और प्राप्त जानकारी की समूह चर्चा के लिए फैलाया जाता है। उसके बाद, वे फिर से मिलते हैं, और प्रत्येक समूह अपने विचारों को सार्वजनिक चर्चा में लाता है।

औसत समूह का आकार तीन से सात लोगों का होता है। वे अपने विचारों को आम बैठक में और सीधे उस व्यक्ति को व्यक्त कर सकते हैं जिसे निर्णय लेना चाहिए। एक केस विश्लेषण में समस्या का विवरण, समान मामलों के साथ इसकी तुलना और एक समाधान शामिल होता है। यानी समूहों को यह बताना चाहिए कि वे स्थिति को कैसे देखते हैं, यह उन्हें कैसा दिखता है और समस्या के समाधान के लिए क्या कदम उठाने चाहिए।

प्राप्त परिणामों का मूल्यांकन

स्थिति के विश्लेषण के परिणामस्वरूप विकसित गतिविधियों को अंजाम देने के बाद, इन परिणामों का मूल्यांकन करना, यानी पुन: विश्लेषण करना आवश्यक हो जाता है। केवल इस मामले में, यह उद्यम की स्थिति की जाँच नहीं की जाती है, बल्कि समाधान के बाद के प्रभाव को व्यवहार में लागू किया गया है। ऐसा करने के लिए, परिवर्तनों से पहले और बाद में जो था उसकी तुलना करने की विधि का उपयोग करें।

कंपनी के काम में विश्लेषण की भूमिका

बिना शारीरिक रूप से स्थिति के नियमित विश्लेषण केउद्यम का सामान्य विकास असंभव है। प्रबंधक को हमेशा पता होना चाहिए कि क्या हो रहा है और न केवल कंपनी की स्थिति का निर्धारण करने में सक्षम होना चाहिए, बल्कि इसके विकास की संभावनाएं क्या हैं। यह न केवल यह पता लगाने में मदद करता है कि उद्यम के काम में क्या कमियां हैं, बल्कि बाहरी खतरों और इसकी प्रतिस्पर्धा और विकास को बढ़ाने के अवसरों की पहचान करने में भी मदद करता है। हालांकि, यह जल्दी और न्यूनतम लागत पर किया जाना चाहिए। त्वरित विश्लेषण कंपनी की वित्तीय स्थिरता को बनाए रखना, काम में मौजूदा कमियों की पहचान करना और उनके उन्मूलन के लिए भंडार खोजना संभव बनाता है। भविष्य में, प्रबंधक उन लाभों का उपयोग करने में सक्षम होगा जो उसे कार्य के परिणामस्वरूप प्राप्त अनुभव और ज्ञान प्रदान करते हैं।