कार्मिक ऑडिट है परिभाषा, प्रकार, तरीके, कार्य और लक्ष्य

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कार्मिक ऑडिट विशेष रूप से नामित कर्मचारियों या किसी तीसरे पक्ष द्वारा किए गए कर्मचारियों के काम की प्रभावशीलता की जांच है। लेखांकन में प्रयुक्त क्लासिक ऑडिट के विपरीत, कार्मिक ऑडिट अनिवार्य नहीं है और रूसी संघ के विशेष कानूनों और कानूनी कृत्यों द्वारा विनियमित नहीं है। यह कुछ समस्याओं को हल करने के लिए उद्यम के प्रमुख की पहल पर किया जाता है। इस तरह के ऑडिट का मुख्य उद्देश्य, अक्सर, कंपनी के कर्मियों की स्थिति की पहचान करना होता है। इसका उपयोग उत्पादकता बढ़ाने और उत्पादन लागत को कम करने के तरीके खोजने के लिए भी किया जाता है।

कैसे वर्गीकृत करें

निरीक्षण इस तरह के मापदंडों के अनुसार एक या दूसरे प्रकार के कार्मिक लेखा परीक्षा से संबंधित हैं:

• उपयोग की गई डेटा अवधि: अल्पकालिक, दीर्घकालिक और अल्पकालिक।
• सूचना प्राप्त करने की विधि: मौखिक या वृत्तचित्र
• जांच की जा रही जानकारी की प्रकृति: कानूनी, योग्य या मिश्रित;
• समीक्षकों के लिए: आंतरिक और बाहरी।

कार्मिक ऑडिट दो दिशाओं में किया जाता है: कानूनी उल्लंघनों की पहचान औरश्रम अनुशासन के उल्लंघन की पहचान - अनुचित लागत ओवररन की खोज, सरल, विवाह आदि के कारणों की पहचान। इसलिए, गतिविधि की दिशा में कार्मिक लेखा परीक्षा मुख्य रूप से कानूनी, योग्यता और मिश्रित में विभाजित है।

कानूनी कर्मियों का ऑडिट

कानूनी कार्मिक ऑडिट के दौरान, वे कार्मिक विभाग के दस्तावेज़ीकरण, कार्यशालाओं की समय-पत्रक, उपलब्ध सामग्रियों और उपकरणों के साथ चालान और रसीदों की जांच करते हैं। रोजगार अनुबंधों, कार्यपुस्तिकाओं, कार्यकारी आदेशों को भरने की शुद्धता की जाँच करें। जाँच कर रहा है कि कर्मचारी नौकरी के विवरण का पालन कर रहे हैं या नहीं। वे सर्वेक्षण करते हैं और रूसी संघ के श्रम कानून के उल्लंघन की पहचान करने के लिए सर्वेक्षण करते हैं, साथ ही गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में अपनाए गए नियमों और मानकों का पालन करते हैं जिनका कर्मचारियों को पालन करना चाहिए। उदाहरण के लिए, खाद्य उद्योग में स्वच्छता मानकों की आवश्यकताएं, GOST, गुणवत्ता मानक और नियमों का अनुपालन।

एक कानूनी कार्मिक ऑडिट का मुख्य कार्य ऑडिट के दौरान एक विशेष आयोग द्वारा उल्लंघनों का पता लगाने से पहले उनकी पहचान करना है। यह कानून के साथ समस्याओं से बचने और उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार करने में मदद करेगा।

योग्यता कर्मियों का ऑडिट

कर्मियों के काम में कमियों की पहचान करने और उन्हें खत्म करने के तरीके निर्धारित करने के लिए संगठन का योग्यता कार्मिक ऑडिट किया जाता है। यह एक कार्यकर्ता की अपर्याप्त योग्यता की उपस्थिति की पहचान करना भी संभव बनाता है याइसके विपरीत, सबसे मूल्यवान कर्मियों की पहचान करने के लिए जिन्हें पदोन्नत या अधिक भुगतान करने की आवश्यकता है ताकि वे और भी बेहतर प्रदर्शन कर सकें और अधिक कर सकें।

योग्यता कार्मिक ऑडिट गतिविधि के उन क्षेत्रों में सबसे अधिक प्रासंगिक है जहां उद्यम की सफलता पूरी तरह से कर्मचारी के पेशेवर गुणों पर निर्भर करती है। उदाहरण के लिए, व्यापार में। यदि विक्रेता अज्ञानता या अक्षमता के कारण खरीदारों के साथ गलत व्यवहार करता है, तो यह सीधे उद्यम के वित्तीय परिणाम को प्रभावित करता है - राजस्व कम हो जाता है, समाप्त हो चुके उत्पादों की मात्रा बढ़ जाती है। वहीं, एक चेक से ही पता चल सकता है कि राजस्व में कमी का कारण कर्मचारी की कम योग्यता है, न कि कोई अन्य कारक। इस उदाहरण में, एक कार्मिक ऑडिट एक बेईमान कर्मचारी की पहचान करने और उसे समय पर बदलने में मदद करेगा, इससे पहले कि ट्रेडिंग कंपनी दिवालिया होने की कगार पर थी।

व्यापक कार्मिक लेखा परीक्षा

व्यापक कार्मिक ऑडिट में कानूनी और योग्यता ऑडिट दोनों के उपयोग के साथ-साथ जानकारी का आकलन और विश्लेषण करने के लिए सभी उपलब्ध तरीके शामिल हैं। इस तरह की जांच से कर्मियों की स्थिति का आकलन करना और कंपनी की कर्मियों की क्षमता की पहचान करना, उद्यम में मौजूदा कानूनी उल्लंघनों की पहचान करना और अवांछनीय वित्तीय और कर्मियों के नुकसान की ओर जाने से पहले उन्हें हटाना संभव हो जाता है।

कार्मिक ऑडिट करने की इस पद्धति में सूचीबद्ध लाभों के अलावा, दो नुकसान हैं - इसमें अधिक लागत आएगी और अधिक समय लगेगा, क्योंकि बड़ी मात्रा में डेटा की जांच करने के लिए अधिक प्रतिभागी शामिल होंगे। इसीलिएयह केवल आपातकालीन मामलों में ही करना समझ में आता है: दिवालियापन के मामले में या वित्तीय संकट के दौरान, जब बाजार संकुचित हो जाता है और प्रतिस्पर्धा तेज हो जाती है।

निरीक्षण कौन कर सकता है

कार्मिक प्रणाली का ऑडिट कंपनी और तीसरे पक्ष के संगठनों दोनों के कर्मचारियों द्वारा किया जा सकता है। उसी समय, निरीक्षक की क्षमता के स्तर को निर्धारित करने में समस्या उत्पन्न होती है, क्योंकि कार्मिक लेखा परीक्षा की अवधारणा कानूनी व्यवहार में तय नहीं होती है, और जो निर्देश, मानक और नियम मौजूद हैं, वे लेखांकन गतिविधियों में लेखा परीक्षा के लिए अभिप्रेत हैं। लेकिन जानकारी कितनी पूर्ण और विश्वसनीय होगी और इसका विश्लेषण और मूल्यांकन कैसे किया जाएगा, यह इस बात पर निर्भर करता है कि कर्मियों के साथ स्थिति में सुधार के लिए उद्यम का प्रमुख क्या कदम उठाएगा।

हालांकि, एक रास्ता मिल गया था। इसलिए, एक उद्यम में एक कार्मिक लेखा परीक्षा के आयोजन के लिए बुनियादी निर्देशों और नियमों के रूप में, वित्तीय लेखा परीक्षा की मूल बातें ली जा सकती हैं, और विशेष रूप से, प्राप्त और प्रदान की गई जानकारी के लिए ऐसी आवश्यकताएं:

• निष्पक्षता;
• विश्वसनीयता;
• समयबद्धता;
• ईमानदारी;
• पूर्णता।

तदनुसार, ऑडिटर को न केवल पेशेवर नैतिकता के नियमों का पालन करना चाहिए, ईमानदार और उद्देश्यपूर्ण होना चाहिए, बल्कि जानकारी एकत्र करने और संसाधित करने के साथ-साथ ऑडिट रिपोर्ट तैयार करते समय कुछ नियमों का भी पालन करना चाहिए। साथ ही, उसे कार्मिक लेखा परीक्षा जैसी गतिविधि में शामिल होने के लिए अपने साथ कोई विशेष प्रमाणपत्र रखने की आवश्यकता नहीं है। लेकिन इसका मतलब यह नहीं हैजिसे कोई भी कर्मचारी कर सकता है। कार्मिक ऑडिट के कार्यों को हल करने के लिए, निरीक्षक के पास एक निश्चित स्तर का ज्ञान और योग्यता होनी चाहिए।

कर्मचारियों का ऑडिट करना या तो किसी विशेष कंपनी का कर्मचारी हो सकता है, या उद्यम के कर्मियों में से कोई व्यक्ति पर्याप्त स्तर की शिक्षा और क्षमता वाला हो सकता है। अक्सर, ये विभाग प्रमुख, लेखाकार और अन्य उच्च योग्य विशेषज्ञ होते हैं। और यहां उद्यम के प्रमुख के सामने एक दुविधा उत्पन्न होती है: क्या बेहतर है, एक विशेष संगठन को किराए पर लेना या स्वयं एक लेखा परीक्षा करना? इस प्रश्न का उत्तर कारकों पर निर्भर करता है जैसे:

• कार्मिक ऑडिट में शामिल उच्च योग्य कर्मियों की लागत और ऑडिट कंपनी की सेवाओं की लागत;
• प्रसंस्करण की आवश्यकता वाली जानकारी की मात्रा और इसके प्रसंस्करण के लिए स्वीकार्य शर्तें।

आमतौर पर यह माना जाता है कि किसी उद्यम के कर्मचारियों द्वारा किया गया कार्मिक ऑडिट सस्ता होता है, जो हमेशा सच नहीं होता है। बाहरी विशेषज्ञों की भागीदारी अक्सर अधिक लाभदायक होती है यदि किसी बड़े उद्यम में ऑडिट करना आवश्यक हो, जहां सूचना की मात्रा बहुत बड़ी हो। ऑडिट सेवाएं प्रदान करने वाली फर्मों के पास अधिक अनुभव है, उनके कर्मचारी अधिक योग्य हैं, कम से कम कार्मिक ऑडिट के क्षेत्र में, तो ऑडिट में लागत कम और बेहतर होगी, और कम समय लगेगा।

ह्यूमन रिसोर्स ऑडिट खुद करें, कैसे करें

यदि उद्यम के प्रमुख ने फिर भी अपने कर्मचारियों की मदद से ऑडिट करने का निर्णय लिया है,उसे कुछ विशेषताओं को जानने की जरूरत है। आमतौर पर, इस मामले में एक कार्मिक ऑडिट का लक्ष्य उद्यम के समग्र रूप से नहीं, बल्कि कुछ अलग विभाग के काम का अध्ययन करना है, जबकि सूचना की गोपनीयता के अधिकतम स्तर को सुनिश्चित करना आवश्यक है।

शुरू करने के लिए, प्रबंधक को एक कार्य समूह बनाना होगा, आमतौर पर इसमें 4-5 लोग शामिल होते हैं, और ऑडिट करने और ऑडिट रिपोर्ट तैयार करने के लिए जिम्मेदार व्यक्ति का निर्धारण करते हैं। तैयारी और आचरण की पूरी प्रक्रिया को कार्मिक लेखा परीक्षा के निम्नलिखित चरणों में विभाजित किया जा सकता है:

1. कार्य योजना विकसित करना।
2. नमूना आकार का निर्धारण: साक्षात्कार किए गए कर्मचारियों की संख्या, जांचे गए दस्तावेजों की मात्रा और प्रकार। नमूना जितना बड़ा होगा, परिणाम उतना ही सटीक होगा, लेकिन सत्यापन प्रक्रिया में उतना ही अधिक समय लगेगा।
3. प्रश्नावली प्रपत्रों का विकास, प्रश्नों की तैयारी।
4. कार्मिक विभाग के दस्तावेज़ों की जाँच करना, साथ ही जाँच किए जा रहे क्षेत्र में दस्तावेज़।
5. उद्यम के कर्मचारियों का सर्वेक्षण और पूछताछ।
6. संग्रहीत जानकारी का विश्लेषण, जिसमें कंप्यूटर प्रौद्योगिकी और विशेष कार्यक्रमों का उपयोग शामिल है।
7. ड्राफ्टिंग, ऑडिट के दौरान प्राप्त जानकारी के आधार पर, एक ऑडिट रिपोर्ट, जिसमें उद्यम में कार्मिक ऑडिट के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति कर्मियों की स्थिति, उनकी योग्यता और काम करने की संतुष्टि पर अपनी राय व्यक्त करता है। शर्तें।

ऑडिट रिपोर्ट लिखित रूप में तैयार की जाती है, किए गए कार्य पर रिपोर्ट के रूप में इसके साथ साक्ष्य संलग्न किया जाता है। रिपोर्ट के सभी पृष्ठों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और एक फ़ोल्डर में दर्ज किया जाना चाहिए। सामान्य तौर पर, कोई भीया निष्कर्ष निकालने के साथ-साथ इसे संचालित करने के लिए कोई सख्त नियम नहीं हैं, क्योंकि कार्मिक ऑडिट का उद्देश्य आंतरिक उपयोगकर्ताओं के लिए जानकारी प्राप्त करना है, इसलिए, इस तरह के ऑडिट के परिणामस्वरूप प्राप्त डेटा कहीं भी प्रकाशित नहीं होता है, और अधिकतर वे कड़ाई से गोपनीय होते हैं और उनका प्रकटीकरण अस्वीकार्य है। इसके अलावा, योजना चरण और सत्यापन के परिणाम दोनों में सूचना की गोपनीयता सुनिश्चित की जानी चाहिए। यह वांछनीय है कि उद्यम के कर्मचारियों को आगामी निरीक्षण के बारे में पता न हो। इससे उनके बीच मिलीभगत से बचने में मदद मिलेगी, जिसका अर्थ है कि प्राप्त जानकारी की निष्पक्षता और विश्वसनीयता को बढ़ाना संभव होगा।

सूचना संग्रह और प्रसंस्करण के तरीके

एचआर ऑडिट के तरीके अकाउंटिंग ऑडिट में इस्तेमाल होने वाले तरीकों से अलग नहीं हैं, केवल एक अलग प्रकृति और उद्देश्य की जानकारी प्राप्त की जाती है। वे मुख्य रूप से प्रश्नावली के पूर्व-तैयार रूपों और प्रश्नों की सूची का उपयोग करते हैं। उद्यम के कर्मचारियों के बारे में लेखा परीक्षा के दौरान प्राप्त जानकारी की तुलना विशेष मैनुअल, नौकरी विवरण और कार्य गुणवत्ता मानकों में निर्धारित बुनियादी आवश्यकताओं के साथ की जाती है।

अंकेक्षण के दौरान प्राप्त प्रश्नों और अन्य दस्तावेजों के उत्तर के अभिलेखों के रूप में अंकेक्षण के दौरान प्राप्त जानकारी को उस समय और स्थान के अनुसार एकत्र, क्रमबद्ध और तुलना की जाती है जब कार्मिक लेखा परीक्षा आयोजित की गई थी। लेखापरीक्षा के परिणामों के आधार पर संकलित रिपोर्ट में, यदि सभी दस्तावेज नहीं हैं, तो उनमें से सबसे महत्वपूर्ण होना चाहिए।

कौन से काम हल हो सकते हैंकार्मिक लेखा परीक्षा

कार्मिक प्रणाली का ऑडिट कंपनी की क्षमता और कर्मचारियों की योग्यता का बेहतर आकलन करने में मदद करता है। इससे कार्यबल में सबसे मूल्यवान कर्मचारियों की पहचान करना संभव हो जाता है और उन्हें उनके स्तर के अनुरूप नौकरी और मजदूरी प्रदान करना संभव हो जाता है।

जैसा कि अनुभव से पता चलता है, एक प्रबंधक के लिए यह अधिक लाभदायक है कि जो पहले से ही उद्यम में काम करते हैं उन्हें कैरियर की सीढ़ी पर ऊपर उठाने के लिए एक नया काम करने की तुलना में। एक ओर, इससे अन्य कर्मचारियों पर प्रतिफल में वृद्धि होगी, क्योंकि वे कैरियर की संभावनाओं को देखेंगे, दूसरी ओर, एक नया कर्मचारी टीम में जड़ नहीं ले सकता है, और इससे कर्मचारियों का कारोबार बढ़ जाता है, जो उनके प्रदर्शन को नकारात्मक रूप से प्रभावित कर सकता है। उद्यम। स्टाफ टर्नओवर गलत कार्मिक नीति का परिणाम भी हो सकता है। उदाहरण के लिए, यदि कार्य की जटिलता या जिम्मेदारी का स्तर और भुगतान का स्तर मेल नहीं खाता है। यह केवल कर्मियों के काम का लेखा-जोखा प्रकट कर सकता है।

इस तरह की जांच न केवल सबसे मूल्यवान कर्मचारियों की पहचान करने या कम से कम मूल्यवान लोगों से छुटकारा पाने में मदद करती है, बल्कि उन समस्याओं को हल करने में भी मदद करती है जो इस तथ्य से सीधे संबंधित हैं कि उद्यम में श्रम का संगठन गलत तरीके से किया जाता है।. उदाहरण के लिए, एक कार्यशाला में निरीक्षण के दौरान, यह पता चला कि सामग्री के अनुचित स्थान के कारण, श्रमिकों ने दिन में दो घंटे तक उन्हें प्रसंस्करण स्थलों तक पहुंचाने में खर्च किया, क्योंकि उन्हें दूर के गोदाम में संग्रहीत किया गया था। नतीजतन, समय और प्रयास बर्बाद हो गया। कार्यकर्ता तेजी से थक गए और एकाग्रता खो दी। इससे उत्पादों की गुणवत्ता और मात्रा प्रभावित हुई। कार्मिक ऑडिट के बिना, यह सिस्टम त्रुटिउत्पादन तय नहीं होगा, जिसका अर्थ है कि संसाधन बर्बाद होंगे।

लेखा परीक्षकों की जिम्मेदारी

ऑडिटर केवल अपनी राय के लिए जिम्मेदार है जैसा कि ऑडिटर की रिपोर्ट में व्यक्त किया गया है। अंत में, कार्मिक परिवर्तन पर निर्णय उद्यम के प्रमुख द्वारा किया जाता है, और लेखा परीक्षक का कार्य केवल उसे उद्यम के कर्मियों की स्थिति के बारे में बताना है कि उनकी योग्यता का स्तर क्या है, क्या उल्लंघन हैं कानून, श्रम अनुशासन, सुरक्षा उपाय, क्या वास्तव में उच्च योग्य विशेषज्ञ हैं। कर्मचारियों के काम और काम के समय के तर्कसंगत उपयोग को नकारात्मक या सकारात्मक रूप से प्रभावित करने वाले कारकों को इंगित करें।

परिणामस्वरूप, ऑडिटर एक ऑडिट रिपोर्ट तैयार करता है जिसमें वह इंगित करता है:

• कौन से कार्यक्रम आयोजित किए गए;
• कितना काम हुआ;
• अपने काम के दौरान उन्हें किन समस्याओं और जोखिमों का सामना करना पड़ा;
• कर्मचारियों की स्थिति या कार्मिक नीति नकारात्मक होने पर स्थिति को ठीक करने के लिए क्या करने की आवश्यकता है;
• उल्लंघन को ठीक नहीं करने पर संभावित परिणाम।

अपने आप में, निरीक्षण अनुचित रूप से चयनित कर्मियों या उद्यम के कर्मचारियों के गलत कार्यों, सुरक्षा नियमों के उल्लंघन या निर्देशों और तकनीकी नियमों का पालन न करने की समस्या का समाधान नहीं करता है। कार्मिक ऑडिट का उद्देश्य उद्यम में मौजूदा कार्मिक प्रणाली की ताकत और कमजोरियों की पहचान करना और कमियों को खत्म करने और इस प्रणाली में सुधार करने के बारे में सिफारिशें देना है। लेखा परीक्षक नहीं करता हैलेखापरीक्षा के परिणामों के आधार पर प्रबंधक द्वारा किए जाने वाले कार्मिक नीति और निर्णयों की स्थिति के लिए जिम्मेदारी।

कर्मचारियों की जांच के लिए लेखा परीक्षकों को कहां और कैसे नियुक्त करें

इस तरह की सेवा मुख्य रूप से परामर्श देने वाली कंपनियों और भर्ती एजेंसियों द्वारा प्रदान की जाती है जो अन्य उद्यमों के लिए परामर्श और भर्ती में विशेषज्ञ हैं। लगभग हर बड़े शहर में ऐसे संगठन हैं। वे अक्सर स्थानीय विज्ञापन समाचार पत्रों और पत्रिकाओं में या इंटरनेट पर विशेष विज्ञापन दीवारों पर अपनी सेवाओं का विज्ञापन करते हैं। कुछ के पास कंपनी की आधिकारिक वेबसाइट है।

काम पर रखते समय, एक उद्यम और कार्मिक लेखा परीक्षा सेवाएं प्रदान करने वाली कंपनी के बीच एक समझौता किया जाता है, जिसमें पार्टियों के अधिकारों और दायित्वों को निर्दिष्ट करना चाहिए और सेवा के लिए भुगतान करना चाहिए। आमतौर पर, अनुबंध करने वाले पक्ष अनुबंध तैयार करने से पहले कई बार मिलते हैं, बारीकियों और संभावित जोखिमों पर चर्चा करते हैं। क्या गतिविधियां की जाएंगी। एक अनुमानित कार्य योजना पर बातचीत की जाती है (परामर्श कंपनी एचआर ऑडिट योजना के लिए एक प्रॉस्पेक्टस भी जमा कर सकती है)।

एक कार्मिक ऑडिट आयोजित करने के लिए तीसरे पक्ष के विशेष संगठन को शामिल करने का मुख्य लाभ ऑडिट की स्वतंत्रता है। यदि किसी उद्यम का कर्मचारी, एक तरह से या किसी अन्य, प्रबंधक और कार्यबल दोनों पर निर्भर करता है, तो बाहरी लेखा परीक्षक को लगभग पूर्ण स्वतंत्रता है। उनकी राय केवल देखे गए तथ्यों पर आधारित है।

एचआर ऑडिट किसी संगठन की कार्मिक प्रणाली की जांच करने के सबसे आसान और सबसे किफायती तरीकों में से एक है औरउद्यम की मौजूदा मानव संसाधन क्षमता का निर्धारण। सत्यापन की यह विधि कंपनी के प्रबंधन लेखांकन का एक अभिन्न अंग है और इसकी गतिविधियों के वित्तीय परिणाम की परवाह किए बिना इसे नियमित रूप से किया जाना चाहिए।