इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली (ईडीएमएस): यह क्या है, विशेषताएं और सिफारिशें

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

कई साल पहले, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियों के बारे में एक उज्ज्वल भविष्य के रूप में बात की जाती थी। आज वे पहले से ही निजी और सार्वजनिक उद्यमों में सक्रिय रूप से उपयोग किए जा रहे हैं। लेकिन सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि ईडीएमएस की मांग लगातार बढ़ रही है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली क्या है और यह कैसे काम करती है, आइए रूसी संघ में चल रहे सिस्टम के उदाहरण पर विचार करें।

पृष्ठभूमि

ईडीएमएस प्रोग्राम कैसे काम करता है, इसे बेहतर ढंग से समझने के लिए बुनियादी अवधारणाओं और कार्यों की समीक्षा करना आवश्यक है। प्रमुख कारक वे हैं जो किसी विशेष प्रणाली की पसंद को निर्धारित करते हैं।

यदि कोई संगठन अनौपचारिक प्रबंधन की शर्तों के तहत कार्य कर सकता है, तो दस्तावेज़ प्रबंधन की कोई आवश्यकता नहीं है। व्यावसायिक प्रक्रियाओं के आगमन के साथ, व्यवस्थित प्रलेखन की सहायता से तंत्र का प्रबंधन करने की आवश्यकता है। यदि आप समय पर कागजों का निपटारा नहीं करते हैं, तो वे जमा होने लगेंगे और खो जाएंगे।

पेपर मीडिया के विकल्प के रूप में एक विशेष फाइल स्टोरेज स्कीम का उपयोग किया जाता हैसर्वर पर। लेकिन यह भी लंबे समय तक काम नहीं करता है। जैसे-जैसे कंपनी का वॉल्यूम बढ़ता है, सूचनाओं को संग्रहीत करने और सिंक्रनाइज़ करने की आवश्यकता बढ़ जाती है।

एक दुविधा है: पुराने पेपर मीडिया का उपयोग करना है या जानकारी संग्रहीत करने के लिए ईडीएमएस। इलेक्ट्रॉनिक सिस्टम की बदौलत आपको क्या इतना महत्वपूर्ण मिल सकता है? संगठन की दक्षता बढ़ाएँ।

आर्थिक प्रभाव

कार्य कुशलता को दो तरीकों से बढ़ाया जा सकता है: लागत कम करना या परिणाम बढ़ाना। दस्तावेज़ ईडीएमएस आपको एक साथ दो लक्ष्य प्राप्त करने की अनुमति देता है। अर्थात्, प्रणाली के कार्यान्वयन से संगठन को कम खर्च करने, लेकिन अधिक कमाने की अनुमति मिलती है।

कागजी की कम लागत, समय की बर्बादी, संचार में तेजी लाने, कंपनी संस्कृति को बदलने के माध्यम से लागत कम करना।

ईडीएमएस कार्यक्रम की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करने के लिए, आपको कागजी कार्रवाई पर खर्च किए गए समय की गणना करने की आवश्यकता है। कंसल्टिंग कंपनियों का अनुमान है कि इस तरह के ऑपरेशन में काम करने में 20% समय लगता है। रूसी नौकरशाही की प्रणाली में, इसमें और भी अधिक समय लगता है - 60% समय। ईडीएमएस की शुरूआत से इन लागतों में कम से कम 10 गुना की कमी आएगी।

कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह

दोनों शब्द आपस में जुड़े हुए हैं। रिकॉर्ड कीपिंग एक ऐसा शब्द है जो दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए नियमों के औपचारिक सेट को संदर्भित करता है। कुछ ईडीएमएस सिस्टम को ऑफिस वर्क के नियमों के अनुसार कस्टमाइज किया जा सकता है, लेकिन कुछ सिस्टम ऐसे भी होते हैं जिनके आधार पर ऑफिस वर्क पहले से ही बनता है।

दस्तावेज एक ईडीएमएस में सूचना भंडारण की एक इकाई है। दस्तावेज़ प्रवाह से बनता हैविभिन्न स्रोत: अन्य सिस्टम, एप्लिकेशन, ई-मेल, लेकिन सबसे ऊपर - स्कैन किए गए पेपर मीडिया से। इसलिए, स्कैनर और अन्य उपकरण ईडीएमएस का एक अभिन्न अंग हैं। सिस्टम सभी दस्तावेजों को संग्रहीत करता है, उनके इतिहास को बनाए रखता है, संगठन के माध्यम से आवाजाही सुनिश्चित करता है, और उनके साथ व्यावसायिक प्रक्रियाएं करता है।

ऐसे डेटाबेस में SED का एक निर्णय, एक निर्देश और एक आदेश होता है। इनके माध्यम से संस्था का संचालन होता है। किसी भी दस्तावेज़ को "सहायता" के साथ आपूर्ति की जाती है। प्रपत्र में फ़ील्ड का सेट दस्तावेज़ के प्रकार पर निर्भर करता है। इस तरह के कार्ड के प्रत्येक क्षेत्र के डेटाबेस के रूप में जानकारी सिस्टम में संग्रहीत की जाती है।

ईडीएमएस के कार्य और कार्य

दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यक्रम निम्नलिखित कार्यों को हल करने के लिए डिज़ाइन किया गया है:

• दस्तावेजों के साथ काम का व्यवस्थितकरण।
• टेम्पलेट्स के अनुसार दस्तावेज़ बनाना, उनका पंजीकरण भंडारण;
• अकाउंटिंग ऑटोमेशन;
• दस्तावेज़ वर्गीकरण।

आइए एसईडी के कार्यों पर करीब से नज़र डालते हैं। वर्कफ़्लो प्रोग्राम का उपयोग निम्न के लिए किया जाता है:

• कार्ड बनाना।
• दस्तावेज़ का टेक्स्ट बनाना;
• डेटा को पीडीएफ या एमएस वर्ड के रूप में सेव करें;
• उपयोगकर्ता पहुंच अधिकार प्रबंधन;
• मार्ग बनाना;
• दस्तावेज़ प्रवाह नियंत्रण;
• सूचनाएं, रिमाइंडर भेजना;
• जर्नलिंग, डायरेक्टरी, क्लासिफायर;
• आदेश पीढ़ी;
• दस्तावेज खोजें और हस्ताक्षर करें;
• रिपोर्ट जनरेशन।

सामान्य सिस्टम फ़ंक्शंस में शामिल हैं:

• दूरस्थदस्तावेजों के साथ काम करें;
• डेटा स्टोर करने के लिए DBMS का उपयोग करना;
• ईडीएमएस के साथ एक साथ काम;
• प्रमाणपत्र, बारकोड और निजीकरण के माध्यम से सुरक्षित।

फायदे और नुकसान

SED में स्विच करने से नुकसान की तुलना में अधिक फायदे हैं। हालांकि, एक खराब संगठित परियोजना स्वचालन के सभी लाभों को नष्ट कर सकती है। ईडीएमएस के कार्यान्वयन के उद्देश्यों को प्राप्त करने योग्य होना चाहिए। लाभों में शामिल हैं:

• सूचना का केंद्रीकृत संरचित भंडारण;
• दस्तावेजों के निर्माण और प्रसंस्करण के लिए समान दृष्टिकोण;
• टेम्पलेट्स का उपयोग करना;
• खोज;
• ऑडिट एक्सेस।

नुकसान में उच्च स्टार्ट-अप लागत और कठोर उपयोगकर्ता प्रशिक्षण शामिल हैं।

दस्तावेज़ प्रक्रिया

ईडीएमएस में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन कई चरणों से गुजरता है, जिसके दौरान दस्तावेज़ को कुछ गुण सौंपे जाते हैं। प्रसंस्करण मैन्युअल और स्वचालित दोनों तरह से किया जाता है। दूसरे मामले में, सेट करें:

• चरणों के बीच संक्रमण के लिए शर्तें;
• मार्ग अलगाव;
• मशीनिंग साइकिल;
• उपप्रक्रियाओं, टाइमर, प्रसंस्करण प्रक्रियाओं को प्रारंभ करें;
• उपयोगकर्ता भूमिकाएं निर्धारित हैं।

उपचार के प्रकार:

• दस्तावेज़ बनाना।
• संपादन.
• नाम बदलना।
• हटो।
• सहेजें।
• इंडेक्सिंग।
• हटाना।

एसईडी की लागत

दस्तावेज़ प्रबंधन सभी उपयोगकर्ताओं के लाइसेंस, सर्वर, पूर्ण सेटअप और प्रशिक्षण के बिना पूरी तरह से कार्य नहीं कर सकता है। इनमें से प्रत्येक तत्व के लिए एक बड़े नकद परिव्यय की आवश्यकता होती है। इसके अलावा, हमें अन्य प्रणालियों के साथ ईडीएमएस के एकीकरण, डेटाबेस और सॉफ्टवेयर को अद्यतन करने, तकनीकी सहायता परामर्श और अन्य रखरखाव लागतों के बारे में नहीं भूलना चाहिए।

ईडीएमएस का परिचय

प्रोजेक्ट के क्रियान्वयन में कई महीने लग सकते हैं। प्रक्रिया प्रलेखन प्रक्रियाओं की संख्या और वित्तीय, संगठनात्मक और संसाधन क्षमताओं दोनों पर निर्भर करती है। कार्यान्वयन निम्नलिखित एल्गोरिथम के अनुसार किया जाता है:

• कार्य समूह का निर्माण, एक नेता की पहचान;
• लक्ष्यों और उद्देश्यों को परिभाषित करें;
• मौजूदा दस्तावेज़ीकरण प्रक्रियाओं की जाँच करना;
• संदर्भ की शर्तों का विकास;
• एसईडी विकल्प;
• ईडीएस के कार्यान्वयन के लिए एक अनुबंध का निष्कर्ष;
• कार्य विनियमों का विकास और अनुमोदन;
• निर्देशिकाओं की प्रारंभिक सामग्री की जाँच करना;
• ईडीएस पूर्व परीक्षण;
• नौकरी पर प्रशिक्षण स्टाफ;
• ईडीएमएस का परीक्षण कार्यान्वयन;
• परीक्षा परिणामों का विश्लेषण;
• त्रुटि सुधार;
• ईडीएमएस का पूर्ण कार्यान्वयन।

कार्यान्वयन त्रुटियां

उन प्रक्रियाओं पर विशेष ध्यान देना चाहिए जिनके लिए कागजी दस्तावेज की आवश्यकता होती है। मुख्य गलती एक इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ के साथ एक पेपर दस्तावेज़ का दोहराव है। यह काम को जटिल बनाता है और स्वचालन के प्रति नकारात्मक दृष्टिकोण का कारण बनता है। दोहरा काम करने के लिए कोई अतिरिक्त भुगतान नहीं करता है। बिना स्वचालन प्रक्रियाओं का निर्माण करना आवश्यक हैदोहराव दूसरी गलती कर्मियों की तैयारी की कमी है। सबसे अधिक बार, नई प्रक्रियाओं को शत्रुता के साथ माना जाता है। इसलिए, कर्मचारियों को यह समझाना आवश्यक है कि एक ईडीएमएस बिल्कुल क्यों पेश किया जा रहा है, ताकि वे सचेत रूप से सीखने की प्रक्रिया को अपना सकें।

दस्तावेज़ भंडारण तकनीक

ईडीएमएस में, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन में विशेषताएँ होती हैं, जिसके आधार पर खोज, वर्गीकरण, समूहीकरण और रिपोर्टिंग की जाती है। कभी किसी टेम्पलेट के अनुसार दस्तावेज़ बनाया जाता है, तो कभी डेटाबेस से डेटा स्थानांतरित करके। विशेषताएँ तालिकाओं में संग्रहीत हैं। फाइल को स्टोरेज फोल्डर में ही रखा जाता है, इससे मिलने वाली जानकारी को डीबीएमएस डायरेक्टरी में रखा जाता है। केवल ईडीएमएस उपयोगकर्ता ही डेटा तक पहुंच सकते हैं।

इनलाइन स्कैनिंग क्या है?

दस्तावेजों का पूर्ण प्रसंस्करण उनके नमूनों को संग्रह में बाद में रखने के साथ स्कैनर का उपयोग करके किया जाता है। स्कैनिंग प्रक्रिया के दौरान, दस्तावेज़ पर स्वचालित रूप से एक बारकोड बनाना और निर्दिष्ट मार्ग के साथ बाद की दिशा के साथ डेटाबेस में इसे पंजीकृत करना संभव है।

ऑप्टिकल टेक्स्ट रिकग्निशन

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली ईडीएमएस किसी दस्तावेज़ की इलेक्ट्रॉनिक छवि को फोटो या जेपीईजी प्रारूप में टेक्स्ट प्रारूप में परिवर्तित करता है। इस मामले में, विशेष सॉफ्टवेयर का उपयोग स्टैंड-अलोन एप्लिकेशन या एकीकृत ESCOM. BPM के रूप में EDMS में किया जाता है। ESCOM. BPM क्या है? यह विभिन्न फोंट में टाइप किए गए दस्तावेजों को पहचानने का एक कार्यक्रम है। हालांकि, यह ध्यान देने योग्य है कि स्टैंडअलोन एप्लिकेशन में अधिक विशेषताएं हैं और यहां तक कि हस्तलिखित पाठ को भी पहचानते हैं।

बारकोडिंग

यह तकनीक किसी दस्तावेज़ में ग्राफिक बारकोड बनाने और लागू करने के लिए प्रक्रियाओं का एक सेट प्रदान करती है। सिस्टम सर्वर के माध्यम से एक अद्वितीय बारकोड उत्पन्न होता है। यह दस्तावेज़ पहचान, डेटाबेस में इसकी त्वरित खोज और भंडारण स्थानों में वितरण भी प्रदान करता है। दस्तावेज़ पंजीकृत करते समय, लेबल पर इलेक्ट्रॉनिक कार्ड पहचानकर्ता के अनुरूप एक बारकोड मुद्रित होता है। यह दस्तावेज़ के पेपर संस्करण से चिपका हुआ है।

ईडीएस

डिजिटल हस्ताक्षर आपको दस्तावेज़ की शुद्धता और डेटा की अपरिवर्तनीयता को सत्यापित करने की अनुमति देता है। एक क्रिप्टोग्राफिक प्रदाता और एक सॉफ्टवेयर कुंजी - एक प्रमाण पत्र की मदद से हस्ताक्षर किए जाते हैं। उत्तरार्द्ध एक विशेष प्रारूप में एक फ़ाइल है, जिसे लाइसेंस जारी करने के केंद्र में पुन: उत्पन्न किया जाता है। जानकारी की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए, आपको प्रमाणपत्र को स्मार्ट कार्ड या आई-टोकन कुंजियों पर संग्रहीत करना चाहिए। वे एक पिन द्वारा सुरक्षित हैं। यदि पिन कई बार गलत तरीके से दर्ज किया जाता है, तो प्रमाणपत्र स्वतः अवरुद्ध हो जाएगा।

पूर्ण पाठ और विशेषता खोज

विशेष रूप से कार्ड फ़ील्ड से कई मानों का उपयोग करके विशेषता खोज की जाती है। उदाहरण के लिए, "खाता" मानदंड "प्राप्तकर्ता" या "प्रेषक" फ़ील्ड में डेटा की खोज करता है। उसी समय, सिस्टम कार्ड में डेटा के साथ दर्ज किए गए मानदंड की तुलना करता है और परिणाम में उन कार्डों को दर्ज करता है जो मेल खाते हैं। खोज एक सटीक या आंशिक मिलान पर आधारित है।

में डेटा के अनुसार पूर्ण-पाठ खोज की जाती हैदस्तावेज़, जिसमें MS SQL सर्वर, ORACLE जैसे अंतर्निहित DBMS टूल के माध्यम से शब्द प्रपत्र शामिल हैं। एक पूर्ण खोज के लिए, फ़ाइलों को एक दस्तावेज़ (doc), तालिका (xls), प्रस्तुतियों, संदेशों के प्रारूप में डेटाबेस में दर्ज किया जाना चाहिए।