संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: यह कैसे काम करता है?

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन (ईडीएम) आभासी हस्ताक्षर वाले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों के उपयोग के आधार पर सूचनाओं के आदान-प्रदान का एक तेज़ तरीका है। इसने लंबे समय से दुनिया के विकसित देशों में परिचालन व्यवसाय के लिए एक प्रभावी उपकरण के रूप में मान्यता प्राप्त की है।

सार

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दस्तावेज़ बनाने, संसाधित करने, भेजने, स्थानांतरित करने, प्राप्त करने, संग्रहीत करने, उपयोग करने और नष्ट करने के लिए प्रक्रियाओं का एक समूह है। इन सभी प्रक्रियाओं को अखंडता की जांच और दस्तावेजों की प्राप्ति की पुष्टि के बाद किया जाता है।

कानूनी संस्थाओं के बीच दस्तावेज़ प्रवाह के कार्यान्वयन के नियम पार्टियों के समझौते से किए जाते हैं। सूचना का आदान-प्रदान दूरसंचार साधनों का उपयोग करके किया जाता है, और दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत किया जाता है। लेखांकन जानकारी के भंडारण की अवधि कानून द्वारा स्थापित अवधि से अधिक नहीं होनी चाहिए।

संगठनआपस में प्रतिभागियों के हस्ताक्षर के साथ औपचारिक और अनौपचारिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान कर सकते हैं। उद्यमशीलता गतिविधि के क्षेत्र में, ये हो सकते हैं: चालान, समझौते, चालान, अनुबंध, समझौते, आदेश, सूचनाएं, अटॉर्नी की शक्तियां, आदि। सूचना पाठ, सारणीबद्ध और ग्राफिक फाइलों के रूप में प्रेषित की जा सकती है।

ईडीआई कार्यान्वयन का उद्देश्य

ईडीआई की शुरूआत के लिए पूर्वापेक्षाएँ हो सकती हैं:

• नियमित काम कम करना;
• दस्तावेज़ हानि को कम करें;
• "पारदर्शी" दस्तावेजों के साथ काम;
• प्रदर्शन अनुशासन में सुधार - समय पर दस्तावेज उपलब्ध कराना, आदि

मात्रात्मक लक्ष्यों में निम्नलिखित हैं:

• दस्तावेज़ प्रसंस्करण समय को 10 गुना कम करें।
• कार्यालय का खर्च आधा कर दें।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: यह कैसे काम करता है

घरेलू कानून के अनुसार, संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन दोनों पक्षों के समझौते से किया जाता है। डेटा का आदान-प्रदान करने के लिए, यह आवश्यक है कि सभी प्रतिभागी एक ऑपरेटर के उपकरण से जुड़े हों। इसके बाद, उपयोगकर्ता को प्रतिपक्षों की सूची में जोड़े जाने के लिए एक अनुरोध भेजने की आवश्यकता है। अनुरोध की पुष्टि करने के बाद, सिस्टम प्रतिभागी डेटा का आदान-प्रदान कर सकते हैं।

ईडीआई मॉड्यूल को निम्नलिखित कार्य करने होंगे:

• प्रतिपक्षियों को डेटा का आदान-प्रदान करने के लिए आमंत्रित करें।
• पता पुस्तिका बनाएं।
• अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर के साथ एकीकृत करें,उदाहरण के लिए, 1С.
• दस्तावेज़ीकरण पर हस्ताक्षर करें और एन्क्रिप्ट करें।
• पत्राचार को व्यवस्थित करें।
• ईमेल स्थिति ट्रैक करें।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रमाणपत्रों की सहायता से किया जाता है। सर्वर से कनेक्शन और प्रमाणीकरण एक व्यक्तिगत डिजिटल प्रमाणपत्र के माध्यम से किया जाता है। सिस्टम के प्रत्येक उपयोगकर्ता को एक ईडीएस जारी किया जाता है, जो इलेक्ट्रॉनिक टोकन वाहक पर संग्रहीत होता है और एक पिन कोड द्वारा संरक्षित होता है। उपयोगकर्ता को व्यक्तिगत खाते में अपना लॉगिन, पासवर्ड दर्ज करना होगा। उसके बाद ही उसके पास अपने दस्तावेजों तक पहुंच होगी।

सिस्टम से जुड़ा संगठन का कोई भी कर्मचारी विनिमय प्रक्रिया शुरू कर सकता है। प्रतिपक्ष को दस्तावेज़ भेजने से पहले, इसे डिजिटल हस्ताक्षर में हस्ताक्षरित किया जाना चाहिए। यह ऑपरेशन क्रिप्टोप्रो प्रोग्राम का उपयोग करके किया जाता है। दस्तावेज़ ईडीआई के माध्यम से भेजा जाता है। प्रतिपक्ष के एक कर्मचारी को एक नए दस्तावेज़ की प्राप्ति के बारे में एक सूचना प्राप्त होती है। अगर वह इसे स्वीकार करता है, तो वह एक ईडीएस भी लगाता है। यदि आपको दस्तावेज़ में परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो एक नया इलेक्ट्रॉनिक संस्करण बनाया जाता है। संपादन पूरा होने पर, आपको ईडीएस का उपयोग करके सभी परिवर्तनों को सहेजना होगा। फिर परिवर्तन के साथ दस्तावेज़ प्रतिपक्ष को भेजा जाता है। यदि आवश्यक हो, सूचना का इलेक्ट्रॉनिक समन्वय किया जाता है।

यदि आपको फिर से परिवर्तन करने की आवश्यकता है, तो पूरी प्रक्रिया फिर से दोहराई जाती है। यदि नए संस्करण के बारे में कोई शिकायत नहीं है, तो दस्तावेज़ का सम्मान किया जाता है। अंतिम नमूने को दो डिजिटल हस्ताक्षरों द्वारा हस्ताक्षरित माना जाता है। दस्तावेज़ के सभी संस्करण सर्वर पर संग्रहीत हैं और देखने के लिए उपलब्ध हैं। जैसे ही नमूना को वैध का दर्जा दिया जाता है, संशोधन करेंदस्तावेज़ काम नहीं करेगा। बाधित अनुबंधों को "रद्द" का दर्जा दिया जाता है। इस प्रकार संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन किया जाता है।

उपकरण

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए क्या आवश्यक है? सबसे पहले, आपको एक दूरसंचार ऑपरेटर का चयन करने और सूचना विनिमय के लिए विशेष सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता है। दूसरे, प्रत्येक प्रतिपक्ष के साथ जिसके साथ संगठन इलेक्ट्रॉनिक पत्राचार करने का इरादा रखता है, "इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान पर एक समझौता" समाप्त करना आवश्यक है।

एक EDI सर्वर स्थापित करना भी आवश्यक है जहाँ सभी दस्तावेज़ संग्रहीत किए जाएंगे। यह क्लाइंट उपकरण और "क्लाउड" स्टोरेज दोनों हो सकता है। संगठन के कर्मचारियों के उपकरण पर स्थापित एक एप्लिकेशन के माध्यम से बाहर से सिस्टम डेटा तक पहुंच प्राप्त की जाती है। सर्वर के साथ कंप्यूटर का इंटरेक्शन अतिरिक्त एसएसएल 128 एन्क्रिप्शन के साथ HTTP प्रोटोकॉल के माध्यम से किया जाता है। दस्तावेजों तक पहुंच केवल एप्लिकेशन इंटरफेस के माध्यम से और प्रमाणीकरण पारित करने के बाद की जाती है।

ईडीएफ परियोजना

एक प्रक्रिया स्वचालन परियोजना में कुछ महीनों से लेकर कुछ वर्षों तक का समय लग सकता है। यह शब्द सीधे उन प्रक्रियाओं की संख्या पर निर्भर करता है जिन्हें स्वचालित होने की आवश्यकता है, संगठन के संसाधन और वित्तीय क्षमताएं। ईडीआई की शुरूआत के लिए एक संक्षिप्त योजना इस प्रकार है:

• कार्य समूह बनाना।
• लक्ष्यों का निर्माण, समय सीमा और परियोजना बजट।
• मौजूदा प्रक्रियाओं पर शोध करें।
• कार्य विकसित करें।
• चुनेंईडीआई सिस्टम।
• ईडीएस के कार्यान्वयन पर एक समझौते पर हस्ताक्षर करना।
• कार्य विनियमों का अनुमोदन।
• सिस्टम निर्देशिका भरना।
• स्टाफ प्रशिक्षण।
• प्रारंभिक परीक्षण।
• ईडीएस की शुरूआत पर एक आदेश जारी करना।
• सॉफ़्टवेयर और संचालन प्रक्रियाओं को परिष्कृत करना।
• पायलट प्रोजेक्ट की शुरुआत।
• ईडीआई में पूर्ण पैमाने पर संक्रमण।

ईडीआई कार्यान्वयन में त्रुटियां

दस्तावेजों को स्वचालित करने की प्रक्रिया में, उन प्रक्रियाओं पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए जिनमें कानून द्वारा कागज की उपस्थिति आवश्यक है। आप इलेक्ट्रॉनिक रूप से किसी कागजी दस्तावेज़ की नकल नहीं कर सकते। यह कार्य प्रक्रिया को महत्वपूर्ण रूप से धीमा कर देता है और समग्र रूप से स्वचालन प्रक्रिया के प्रति नकारात्मक दृष्टिकोण का कारण बनता है। दोहरा काम करने के लिए कोई अतिरिक्त भुगतान नहीं करता है।

कार्यान्वयन की प्रक्रिया में, दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए एक नई प्रक्रिया विकसित करना आवश्यक है, कर्मचारियों को प्रशिक्षित करें, और उसके बाद ही पूर्ण कार्यान्वयन में संलग्न हों। यह तभी हासिल किया जा सकता है जब कर्मचारियों को नई तकनीकों के उपयोग के लाभों के बारे में बताया जाए।

एक और लोकप्रिय गलती ईडीएमएस के लिए आवश्यकताओं का कमजोर अध्ययन है। यदि उपयोगकर्ताओं को एक अपुष्ट प्रणाली में काम करना है, तो EDI प्रक्रिया संगठन में अपनाई गई प्रक्रिया से भिन्न होती है।

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: पक्ष और विपक्ष

लाभ:

• मेल द्वारा मूल दस्तावेज भेजने की लागत कम करना।
• दस्तावेज़ीकरण के लिए संग्रहण स्थान की बचत। यह सब इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत है।
• उपयोग में आसान। दस्तावेज़ एक कार्यस्थल से भेजा जाता है। दस्तावेज़ की त्वरित खोज स्थिति (भेजे, प्राप्त, स्वीकृत, आदि) द्वारा की जाती है।
• तत्काल डिलीवरी। सभी भेजी गई जानकारी कुछ ही सेकंड में प्राप्तकर्ता को मिल जाती है।
• एक दस्तावेज़ को तब तक खोया नहीं जा सकता जब तक कि सिस्टम में इसकी अवधारण अवधि समाप्त न हो जाए।

खामियां:

• उपकरण का उपयोग करने के लिए, आपको एक लाइसेंस खरीदना होगा, जिसमें बहुत पैसा खर्च होता है।
• अक्सर, डेटा का आदान-प्रदान केवल उसी सिस्टम के सदस्यों के बीच किया जा सकता है।
• 1C या किसी अन्य सॉफ़्टवेयर का उपयोग करने वाले संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पहले उपयोग की गई योजना से भिन्न होता है। नए एल्गोरिथम के आने से सभी कर्मचारियों के पास काम के संचालन को लेकर सवाल होंगे।
• तकनीकी उपकरण। ईडीआई की शुरुआत से पहले, संगठन को नई प्रणाली का प्रबंधन करने के लिए उपकरण खरीदने और कर्मचारियों को प्रशिक्षित करने की आवश्यकता है।
• EDI एक EDS का उपयोग करके किया जाता है, जिसकी वैधता 1 वर्ष है। प्रमाणपत्रों को समयबद्ध तरीके से ट्रैक और अद्यतन करने की आवश्यकता है। कर संबंधी समस्याओं से बचने के लिए प्रतिपक्ष प्रमाणपत्रों की वैधता अवधि को नियंत्रित करना भी आवश्यक है।

कानूनी विनियमन

संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को कौन से नियम विनियमित करते हैं? रूसी संघ के कानून में संघीय कानून संख्या 63 "इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर पर" शामिल है, संघीय कर सेवा को दस्तावेज जमा करने के नियम वित्त मंत्रालय संख्या MMV-7-2 / 168 के आदेश में निर्धारित हैं। ईदोसंगठनों के बीच वित्त मंत्रालय संख्या 50n के आदेश के आधार पर किया जाता है। इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्राथमिक लेखा दस्तावेजों के आदान-प्रदान के नियम संघीय कर सेवा संख्या ММВ-7-6/36@ के क्रम में निर्धारित हैं। सभी ईडीआई ऑपरेटरों को उनकी गतिविधियों के दौरान फेडरल टैक्स सर्विस नंबर ММВ-7-6/253@. के आदेश द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए।

एसबीआई

एसबीआईएस संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन ग्राहकों को निम्नलिखित लाभ देता है:

• आप रूसी संघ के क्षेत्र में पंजीकृत किसी भी संगठन को दस्तावेज़ भेज सकते हैं। यदि प्रतिपक्ष एसबीआईएस प्रणाली का सदस्य नहीं है, तो कंपनी का एक कर्मचारी केवल संगठन के प्रतिनिधि से संपर्क करेगा और अपने ई-मेल पर सिस्टम में भाग लेने के लिए निमंत्रण भेजेगा। अनुरोध की पुष्टि के तुरंत बाद, प्रतिभागियों के बीच सूचना का आदान-प्रदान बिचौलियों के बिना किया जाएगा।
• आपको अपने कंप्यूटर पर सॉफ़्टवेयर स्थापित करने की आवश्यकता नहीं है। ब्राउज़र का अप-टू-डेट संस्करण और इंटरनेट तक पहुंच होना पर्याप्त है।
• डेटा के साथ काम करने के लिए आपको किसी विशेष कार्यक्रम की आवश्यकता नहीं है। यदि रिपोर्ट शुरू में तृतीय-पक्ष सॉफ़्टवेयर में तैयार की जाती है, उदाहरण के लिए, 1C, तो आप VLIS सिस्टम के साथ डेटा एकीकरण सेट कर सकते हैं।
• विशिष्ट दस्तावेज़ प्रपत्र स्थापित नहीं है। आप टेक्स्ट, स्प्रेडशीट, इमेज और बहुत कुछ भेज सकते हैं।

एसकेबी "कोंटूर"

रूस में पहले सॉफ्टवेयर डेवलपर्स में से एक संगठनों के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लिए उपकरणों की आपूर्ति भी करता है। "कोंटूर" ने डायडोक प्रणाली विकसित की है, जिसकी मदद से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान किया जाता है।प्रणाली की एक विशेषता यह है कि विदेश में रहते हुए डेटा तक पहुंच प्राप्त की जा सकती है। कंपनी ने विशेष रूप से इस उद्देश्य के लिए रोमिंग टैरिफ विकसित किए हैं। आप चाहें तो एपीआई के जरिए डेटा एक्सेस कर सकते हैं।

आपको क्या चाहिए?

ईडीआई को जोड़ने के लिए, एक संगठन को खरीदना होगा:

• लाइसेंस प्राप्त सॉफ्टवेयर;
• सर्वर;
• उपकरणों का उन्नयन;
• ट्रेन स्टाफ;
• ईडीएमएस को आंतरिक अनुप्रयोगों के साथ काम करने के लिए सेट अप और एकीकृत करें।

संगठन के बीच इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को जोड़ने के लिए इस तरह के निवेश की आवश्यकता है? तकनीकी सहायता परामर्श, ईडीएमएस और सॉफ्टवेयर अपडेट की लागत में शामिल करना निवेश का दूसरा चरण है। इन लागतों का मासिक भुगतान करना होगा।

निष्कर्ष

पेपर वर्कफ़्लो को इलेक्ट्रॉनिक द्वारा प्रतिस्थापित किया जा रहा है। यह न केवल संगठन की प्रक्रिया लागत को कम करता है, बल्कि समग्र रूप से व्यवसाय की दक्षता को भी बढ़ाता है। ईडीआई सफलतापूर्वक कार्य करने के लिए, सिस्टम को लागू करने के लक्ष्यों को स्पष्ट रूप से तैयार करना और उपकरण को ठीक से कॉन्फ़िगर करना आवश्यक है।