कैश बुक को सही तरीके से कैसे रखें। कैश बुक: नमूना भरना

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

घरेलू कानून के अनुसार, सभी संगठनों को बैंक में मुफ्त वित्त रखना आवश्यक है। इसी समय, कानूनी संस्थाओं के अधिकांश निपटान गैर-नकद रूप में आपस में किए जाने चाहिए। नकदी प्रवाह के लिए, आपको एक कैश डेस्क, एक कर्मचारी जो इसके साथ काम करेगा, और एक किताब की आवश्यकता है जिसमें लेनदेन दर्ज किया जाएगा। इसके बाद, हम दस्तावेज़ीकरण को भरने की सुविधाओं के बारे में अधिक विस्तार से विचार करेंगे।

कैश बुक: इसकी आवश्यकता क्यों है और इसे कैसे रखें?

जैसा कि अभ्यास से पता चलता है, अधिकांश संगठनों में धन का कारोबार गैर-नकद रूप में किया जाता है। हालांकि, इसका मतलब यह बिल्कुल नहीं है कि इन कंपनियों की गतिविधियों के दौरान नकदी का उपयोग नहीं किया जाता है। यदि बैंक नोटों का उपयोग करके संपन्न लेनदेन का कम से कम प्रतिशत है, तो उद्यम के पास एक रोकड़ बही होनी चाहिए। इस पत्रिका को कैसे रखें? इसमें जानकारी किसे दर्ज करनी चाहिए? ये सवाल कई उद्यमियों को चिंतित करते हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि. के अनुसार2014 के बाद से, जिन व्यवसायों में आय और व्यय का खाता है, वे नकद लेनदेन के लिए वारंट जारी नहीं कर सकते हैं। तदनुसार, रोकड़ बही, जिसके नमूने भरने का विवरण नीचे दिया जाएगा, उनके द्वारा अनुरक्षित नहीं किया जा सकता है। हालांकि, कुछ उद्यमी इसका उपयोग करना जारी रखते हैं। हालांकि, कई संगठन इसे गलत तरीके से संकलित करते हैं। कर कार्यालय, प्रतिबंधों और अन्य दंडों की समस्याओं से बचने के लिए, आपको किए गए कार्यों पर ध्यान से विचार करना चाहिए और पता होना चाहिए कि कैश बुक को सही तरीके से कैसे रखा जाए।

नियामक ढांचा

नकदी लेनदेन के लिए लेखांकन पर नई सिफारिशें लागू होने से पहले, कानून में कोई प्रत्यक्ष संकेत नहीं थे कि सभी उद्यमियों के पास कैश बुक होनी चाहिए। भरण पैटर्न भी निर्धारित नहीं किया गया था। मध्यस्थता अदालतों के अभ्यास में, ऐसे मामले थे जब निर्णय उन उद्यमियों के पक्ष में किया गया था जिन्होंने पत्रिका में नकद लेनदेन को ध्यान में नहीं रखा था। 2012 से रोकड़ बही भरने की प्रक्रिया अपनाई गई है। निर्देश सभी उद्यमियों के लिए एक लेन-देन जर्नल की अनिवार्य उपस्थिति निर्धारित करता है, भले ही वे नकद लेनदेन करते समय किस कराधान प्रणाली का उपयोग करते हैं। दस्तावेज़ीकरण और लेखा अनुशासन के अन्य उल्लंघनों की गलत तैयारी के लिए जो ऑडिट के दौरान सामने आएंगे, संगठन पर जुर्माना लगाया जा सकता है।

दस्तावेज़ सुविधा

कैश बुक को सही तरीके से रखने का तरीका बताने से पहले,समझाना चाहिए कि यह क्या है। उपरोक्त जानकारी से यह स्पष्ट है कि यह सभी नकद लेनदेन को रिकॉर्ड करने के लिए एक विशेष पत्रिका है। इसके अलावा, रोकड़ बही लेखांकन प्रलेखन की सूची में शामिल है। राज्य सांख्यिकी समिति के संकल्प ने लेखा पत्रिका के रूप को मंजूरी दी। इसे केओ-4 कहा जाता है। रोकड़ बही भरने की सही प्रक्रिया संबंधित विनियमों द्वारा निर्धारित की जाती है। निर्देश 2011 में सेंट्रल बैंक द्वारा अनुमोदित किए गए थे। रोकड़ बही को सही तरीके से रखने का तरीका जानना बहुत महत्वपूर्ण है, क्योंकि नियंत्रक निरीक्षक इसकी अक्सर जांच करते हैं। प्रत्येक वर्ष के लिए एक नया दस्तावेज़ तैयार किया जाता है।

नकदी बही भरने और बनाए रखने के लिए नमूना: बुनियादी प्रावधान

एक दस्तावेज़ में 50 या 100 पृष्ठ होते हैं। जहाँ तक इस प्रश्न के लिए कि कब रोकड़ बही रखना आवश्यक है, कानून के अनुसार, यह स्थापित किया जाता है कि पत्रिका वर्ष की शुरुआत से और आरोही क्रम में संकलित की जाती है। शीर्षक पृष्ठ दस्तावेज़ की वैधता की अवधि को इंगित करता है। यदि पत्रिका वर्ष के अंत से पहले समाप्त हो जाती है, तो एक नया संकलित किया जाता है। रिकॉर्डिंग बाधित नहीं होती है और कालानुक्रमिक क्रम में जारी रहती है। नई पत्रिका का शीर्षक पृष्ठ इसके संकलन की शुरुआत और समाप्ति तिथि को इंगित करता है। इस मामले में, दस्तावेजों का क्रम निर्धारित करना आसान होगा। एक नियम के रूप में, एक उद्यम एक प्रिंटिंग हाउस में मुद्रित एक तैयार कैश बुक प्राप्त करता है, जिसमें पंक्तिबद्ध कॉलम और ग्राफ़ होते हैं। आप इलेक्ट्रॉनिक रूप में एक दस्तावेज़ भी तैयार कर सकते हैं (इस प्रारूप में कैश बुक को सही तरीके से कैसे रखा जाए, इसका वर्णन नीचे किया जाएगा)। पूरे पत्रिका में सभी पृष्ठों को तुरंत क्रमांकित किया जाता है। कुल गणनापत्रक अंत में (अंतिम पृष्ठ पर) चिपकाए जाते हैं। संकेतित मात्रा को प्रमुख और जिम्मेदार व्यक्ति के हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित किया जाता है। सिले हुए किताब को मोम या मैस्टिक सील से सील कर दिया जाता है।

जिम्मेदार व्यक्ति

उद्यम में कैश बुक का प्रभारी कर्मचारी होता है। इस लॉग को ठीक से कैसे बनाए रखा जाए, यह प्रासंगिक सिफारिशों में इंगित किया गया है जो कर्मचारी को पता होना चाहिए। यह कर्मचारी नकद लेनदेन करता है और दस्तावेज़ में उनके बारे में जानकारी दर्ज करता है। पूर्ण शीट एक हस्ताक्षर द्वारा प्रमाणित है। इसका मतलब है कि कर्मचारी प्रदर्शन किए गए कार्यों और दर्ज की गई जानकारी के लिए पूरी जिम्मेदारी लेता है। कार्य दिवस के अंत में, कर्मचारी नकद शेष राशि को लेखा विभाग में स्थानांतरित करता है। इसके साथ, सभी दस्तावेज प्रेषित किए जाते हैं - प्राथमिक रसीदें और डेबिट आदेश। पुस्तक की पूरी शीट पर स्वीकारकर्ता लेखाकार द्वारा भी हस्ताक्षर किए जाते हैं। यदि बाद वाला उद्यम में नहीं है, तो मुखिया हस्ताक्षर करता है। यह प्रक्रिया प्रतिदिन की जाती है। नकद लेनदेन करने के लिए, प्रमुख द्वारा अधिकृत एक जिम्मेदार कर्मचारी को हस्ताक्षर के खिलाफ अपने कर्तव्यों, अधिकारों और जिम्मेदारियों से परिचित होना चाहिए। अगर हम एक व्यक्तिगत उद्यमी की रोकड़ बही को कैसे रखा जाए, इस बारे में बात करते हैं, तो प्रक्रिया स्वयं एक संगठन के समान होती है। हालांकि, एक व्यक्तिगत उद्यमी के पास हमेशा एक कर्मचारी नहीं होता है, और विशेष रूप से, नकद लेनदेन के प्रदर्शन और लेखांकन के लिए जिम्मेदार व्यक्ति जरूरी नहीं है। यदि व्यक्तिगत उद्यमी अकेले काम करता है, तो वह प्राप्त करता है और उपभोग करता हैधन। तदनुसार, वह स्वयं जर्नल में प्रविष्टियां करता है और पूर्ण पृष्ठों पर हस्ताक्षर करता है। उन लोगों के लिए जो कैश बुक को ठीक से बनाए रखना नहीं जानते हैं, नीचे एक एकाउंटेंट के लिए टिप्स आपको आवश्यकताओं को नेविगेट करने में मदद करेंगे।

शीर्षक पृष्ठ

इस पृष्ठ में निम्नलिखित जानकारी होनी चाहिए:

1. एक कानूनी इकाई के लिए - संगठन का पूरा नाम, एक व्यक्तिगत उद्यमी के लिए - उद्यमी का पूरा नाम, इकाई का नाम (यदि यह एक शाखा है)।
2. पत्रिका वैधता अवधि। यदि कई दस्तावेज़ हैं तो यह एक वर्ष या एक विशिष्ट तिथि हो सकती है।
3. ओकेपीओ।

दस्तावेज़ के अंदर

कैश बुक को सही तरीके से कैसे तैयार किया जाए, इस बारे में बात करते हुए, यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रविष्टियां, दोनों व्यय और आय, एक पृष्ठ पर दर्ज की जाती हैं। दिन के अंत में, शेष घटा दिया जाता है और कुल योग किया जाता है। किए गए लेनदेन पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है। पुस्तक की प्रत्येक शीट में आंसू रेखा के साथ दो भाग होते हैं। पहली छमाही एक लॉग पेज है जिसमें संचालन के बारे में जानकारी होती है। दूसरा भाग कैशियर की रिपोर्ट है। आप शीट को आंसू रेखा के साथ मोड़ सकते हैं और कार्बन पेपर नोट रख सकते हैं। जानकारी दर्ज करने के बाद शीट को काट दिया जाता है। पृष्ठ का पहला भाग बाध्य होना चाहिए। रिपोर्ट के साथ संलग्न दस्तावेज हैं जो संचालन के संचालन की पुष्टि करते हैं (इन कागजात को "प्राथमिक" कहा जाता है)। उदाहरण के लिए, यह एक आदेश से उद्धरण, एक नकद रसीद आदेश, एक अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन, एक मुख्तारनामा, आदि हो सकता है।

कॉलम में जानकारी दर्ज करना

पेज में सबसे ऊपर होना चाहिएसूचना दर्ज करने की तिथि। शीट को भरना एक कॉलम से शुरू होता है जो शिफ्ट की शुरुआत में शेष राशि को दर्शाता है। यहां राशि दर्ज की जाती है, जिसे पिछले पृष्ठ के अंत से स्थानांतरित किया जाता है। इसके बाद, कैश वारंट के लिए सीरियल नंबर दर्ज करें। यह "दस्तावेज़ संख्या" कॉलम में इंगित किया गया है। अगली पंक्ति उस व्यक्ति द्वारा दर्ज की जाती है जिसे यह पेपर जारी किया गया था या जिससे यह पेपर प्राप्त हुआ था। यदि यह एक व्यक्ति है, तो पूरा नाम दर्ज किया जाता है, यदि कानूनी इकाई संगठन का नाम है। अगले कॉलम में संबंधित खाते या उप-खाते की संख्या इंगित करें। जानकारी दर्ज करें जो नकदी की प्राप्ति या व्यय की विधि को इंगित करती है। उदाहरण के लिए, r / s - sch। 51, वेतन - एससी। 70, ग्राहक और खरीदार - sch। 62. यहां यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ये लाइनें व्यक्तिगत उद्यमियों द्वारा नहीं भरी जाती हैं।

अगले कॉलम "व्यय" और "आय" हैं। वे आंकड़ों में रूबल में राशि का संकेत देते हैं। अल्पविराम के बाद पेनीज़ का संकेत दिया जाता है। उदाहरण के लिए, जारी की गई धनराशि की राशि इस प्रकार है: 129.05 पी। प्रत्येक लेनदेन पूरा होने के तुरंत बाद दर्ज किया जाता है। प्रविष्टियां केवल प्राथमिक दस्तावेजों के आधार पर की जाती हैं। कॉलम "ट्रांसफर" में पिछली पंक्तियों पर संचालन की मात्रा के बारे में जानकारी है। अंत में, आपको कुल परिणाम की गणना करने की आवश्यकता है। यह "दिन के लिए कुल" कॉलम में दर्ज किया गया है। परिणाम की गणना जारी किए गए धन और प्राप्त धन के लिए अलग से की जाती है। अगला "शेष" है। पिछले दिन से आने वाली और बनी हुई सभी नकदी को जोड़ना आवश्यक है। इस राशि सेवितरित धन वापस ले लिया जाता है। पुस्तक में दर्ज किया गया आंकड़ा हाथ में नकदी की वास्तविक स्थिति से मेल खाना चाहिए। जो रेखाएँ मुक्त रहती हैं उन्हें काट देना चाहिए। यह आवश्यक है ताकि कोई भी खाली कॉलम न भरें। यह Z अक्षर से किया जाता है। पृष्ठ के अंत में, कैशियर और एकाउंटेंट के नाम इंगित किए जाते हैं। इसके अलावा, प्रति दिन तैयार किए गए इनकमिंग और आउटगोइंग ऑर्डर की संख्या इंगित की गई है। यदि दिन के दौरान कोई नकद लेनदेन नहीं किया गया था, तो पृष्ठ खाली छोड़ दिया जाता है। साथ ही, दिन के अंत में उपलब्ध शेष राशि को बिना समायोजन के अगले स्थान पर स्थानांतरित कर दिया जाता है।

इलेक्ट्रॉनिक संस्करण

कंप्यूटर प्रौद्योगिकी की व्यापक शुरूआत ने कैश बुक को दरकिनार नहीं किया है। पत्रिका को संकलित करने का इलेक्ट्रॉनिक संस्करण कर्मचारियों के काम को बहुत सुविधाजनक बनाता है। पुस्तक को बनाए रखने के लिए एक विशेष कार्यक्रम का उपयोग किया जाता है। यह कंप्यूटर स्क्रीन पर लॉग प्रदर्शित करता है। कॉलम उसी तरह से भरे गए हैं जैसे ऊपर वर्णित है। हर दिन, जिम्मेदार कर्मचारी आवश्यक जानकारी दर्ज करता है, और शिफ्ट के अंत में एक शीट प्रिंट करता है। पेपर संस्करण में दो भाग होने चाहिए: रिपोर्ट ही और अनुपूरक आधा। कैशियर पृष्ठ पर हस्ताक्षर करता है। यदि कर्मचारी के पास इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर हैं, तो उसे इसका उपयोग करने की अनुमति है, साथ ही साथ एक नियमित भी। ऐसा प्रत्येक पृष्ठ क्रमांकित है। वर्ष के अंत में मुद्रित शीटों से एक पुस्तक का निर्माण होता है। अंतिम पृष्ठ सम्मिलन की कुल संख्या दिखाता है। यह उद्यम के हस्ताक्षर और मुहर द्वारा प्रमाणित है। ई-बुक को साल में नहीं, बल्कि तिमाही में एक बार संकलित करने की अनुमति है। रिपोर्ट और साथ के दस्तावेज वित्त विभाग को भेजे जाते हैं।

आय और व्यय

नकद की रसीद नकद रसीद आदेश द्वारा जारी की जाती है। रसीद - उसका फाड़ा भाग - बैंक विवरण के साथ दर्ज किया जाना चाहिए। निधियों के निपटान के लिए संचालन क्रमशः एक या अधिक व्यय आदेशों द्वारा निष्पादित किए जाते हैं। जब नकद बैंक को सौंप दिया जाता है, तो कर्मचारी को एक रसीद और एक आदेश जारी किया जाता है। पहला कैशियर को और दूसरा स्टेटमेंट के लिए दायर किया जाता है।

पत्रिका में सुधार

अगर किताब में कोई ऐसी गलती हो गई है जिसका रिपोर्टिंग पर कोई खास असर नहीं पड़ता है तो उसे सुधारा जा सकता है. पत्रिका के पन्नों को फाड़ना सख्त मना है। इसे स्ट्रोक, मार्कर, ब्लेड से पोंछने, इरेज़र और अन्य समान जोड़तोड़ का उपयोग करने की भी अनुमति नहीं है। यदि टाइपो किसी भी अवधि के अवशेषों में परिवर्तन नहीं करता है, तो इसका सुधार निम्नानुसार किया जाता है: गलत प्रविष्टि को सावधानीपूर्वक पार किया जाता है, और सही को उसके बगल में रखा जाता है। संशोधन अनिवार्य रूप से हस्ताक्षरों द्वारा प्रमाणित होना चाहिए। कैशियर और एकाउंटेंट को हस्ताक्षर करना चाहिए। यदि पृष्ठ पर कई सुधार हैं, तो उनमें से प्रत्येक को प्रमाणित किया जाना चाहिए। यदि कोई गंभीर गलती की जाती है, तो कैशियर मुख्य लेखाकार को संबोधित एक आवेदन तैयार करता है। उद्यम का प्रमुख एक कमीशन इकट्ठा करता है जो सुधार के लिए जिम्मेदार होगा। त्रुटि के आधार पर, एक लेखा विवरण तैयार किया जाता है। यह अशुद्धि की प्रकृति और इसे ठीक करने की विधि का वर्णन करता है।

रिपोर्टिंग अनुशासन की जाँच करना

सही ड्रिब्लिंगकैश जर्नल को उद्यम के खाते की सेवा करने वाले बैंकिंग संगठन को नियंत्रित करने का अधिकार है। प्रबंधक को अधिसूचना द्वारा सूचित किया जाएगा कि एक ऑडिट किया जाएगा। यदि रिपोर्ट के तहत पैसा जारी किया गया था, तो बैंक को ढीली शीट, पूरी तरह से निष्पादित, कैशियर की रिपोर्ट के साथ संलग्न दस्तावेज और अग्रिम कागजात के साथ मूल्यांकन के लिए प्रदान करना आवश्यक होगा। यदि चेक चालू वर्ष को प्रभावित करेगा, तो पत्रिका को सिलाई करने की कोई आवश्यकता नहीं है (यह वर्ष के अंत में किया जाता है)। नियंत्रण गतिविधियों के पूरा होने पर, पुस्तक उद्यम को वापस कर दी जाएगी। इस मामले में, अधिकृत निकाय रिपोर्टिंग अनुशासन के पूर्ण सत्यापन पर एक अधिनियम जारी करेगा। यदि दस्तावेज़ में टिप्पणियां हैं, तो उन्हें पर्यवेक्षी प्राधिकरण द्वारा स्थापित अवधि के भीतर समाप्त कर दिया जाना चाहिए। साथ ही, कर कार्यालय द्वारा रोकड़ बही भरने की शुद्धता की जाँच की जा सकती है। नियंत्रण गतिविधियों के दौरान पहचाने गए उल्लंघनों के लिए प्रतिबंध लागू किए जा सकते हैं। वहीं यह भी कहा जाए कि प्रवेश के दो माह के भीतर त्रुटि पाई जाने पर निरीक्षक उद्यम पर जुर्माना लगा सकता है।