इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन: फायदे और नुकसान, सिस्टम का सार, कार्यान्वयन के तरीके

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

अधिक से अधिक कंपनियां इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच कर रही हैं, जिसमें दस्तावेज़ बनाने और संग्रहीत करने के लिए विभिन्न कार्यक्रमों का उपयोग शामिल है। उसी समय, संगठन के पास दस्तावेजों की कागजी प्रतियों वाला संग्रह नहीं होता है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई फायदे हैं, जिसके कारण उद्यमी कागज़ के दस्तावेज़ों के उपयोग से इनकार करने में प्रसन्न होते हैं। लेकिन इस पर स्विच करने के लिए, आपको काम करने वाले कंप्यूटरों पर विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित करने की जरूरत है, साथ ही एक जिम्मेदार कर्मचारी नियुक्त करना होगा जो इस वर्कफ़्लो से निपटेगा।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन की अवधारणा

यह विभिन्न दस्तावेजों के साथ काम करने की एक आधुनिक पद्धति द्वारा दर्शाया गया है। किसी भी संगठन की गतिविधि के दौरान, बहुत सारे अलग-अलग पेपर सामने आते हैं, जिन्हें लगातार प्रिंट करके एक अलग कमरे में लंबे समय तक संग्रहीत करना पड़ता है।

यदि किसी उद्यमी या कंपनी ने ठीक से क्रियान्वित किया हैइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर, कौन से दस्तावेज इलेक्ट्रॉनिक रूप में प्रमाणित हैं, तो इस दस्तावेज को कागज पर मुद्रित करने की आवश्यकता नहीं है।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ

ईडीएस द्वारा प्रमाणित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण पर स्विच करने के कई फायदे हैं। यह कई सकारात्मक मापदंडों की उपस्थिति के कारण है कि अधिक से अधिक उद्यमी दस्तावेज़ीकरण की इस पद्धति पर स्विच कर रहे हैं। लेकिन पहले आपको इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे और नुकसान का मूल्यांकन करना चाहिए। प्रमुख लाभों में शामिल हैं:

• भंडारण की सक्षम संरचना और विश्वसनीयता के कारण आवश्यक दस्तावेज की तुरंत खोज करता है;
• कार्यप्रवाह संरचना केंद्रीकृत है;
• सभी दस्तावेजों को विभिन्न मीडिया और यहां तक कि रिमोट सर्वर पर इलेक्ट्रॉनिक रूप से संग्रहीत किया जा सकता है, इसलिए यदि कार्यालय में आग लग जाती है, तो आपको चिंता करने की ज़रूरत नहीं है कि कोई भी महत्वपूर्ण दस्तावेज नष्ट हो जाएगा;
• सभी दस्तावेज़ आसानी से पंजीकृत और स्वीकृत हैं;
• सभी कागजात इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से भेजने के आधार पर हस्ताक्षरित होते हैं, जो किसी भी उद्यम के कर्मचारियों के लिए महत्वपूर्ण समय और प्रयास बचाता है;
• यदि आवश्यक हो, तो आप कुछ ही सेकंड में वांछित दस्तावेज़ की प्रतिलिपि बना सकते हैं;
• ऑडिट बहुत सरल है, क्योंकि यह इलेक्ट्रॉनिक रूप में किया जाता है, और आप इन उद्देश्यों के लिए काम पर रखे गए विशेषज्ञों को भी आमंत्रित कर सकते हैं जो इलेक्ट्रॉनिक चैनलों के माध्यम से दस्तावेज प्राप्त करते हैं।

लाभइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणालियाँ महत्वपूर्ण और निर्विवाद हैं, लेकिन उन्हें अपनाने से पहले, आपको प्रत्येक सिस्टम के नकारात्मक पहलुओं का मूल्यांकन करना चाहिए।

सिस्टम की खामियां

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली को लागू करने के लाभ निर्विवाद हैं, लेकिन इस प्रक्रिया के कुछ नुकसान हैं। इनमें शामिल हैं:

• एक इलेक्ट्रॉनिक डिजिटल हस्ताक्षर पंजीकृत करने की आवश्यकता है, जिसके निर्माण के लिए बड़ी राशि का भुगतान किया जाता है;
• यदि भागीदारों ने इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन पर स्विच नहीं किया है तो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ों का उपयोग करने का कोई अवसर नहीं है;
• अतिरिक्त सॉफ़्टवेयर स्थापित करने और सभी इलेक्ट्रॉनिक रिकॉर्ड रखने वाले विश्वसनीय कर्मचारी को काम पर रखने में बहुत पैसा और समय खर्च होता है;
• इस तरह के वर्कफ़्लो का कोई भी कड़ाई से एकीकृत प्रारूप अभी तक तय नहीं किया गया है;
• कई ठेकेदारों और खरीदारों को ईडीएस के साथ हस्ताक्षरित इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के उपयोग पर संदेह है।

इसलिए, सही और प्रासंगिक निर्णय लेने के लिए प्रत्येक उद्यमी को पहले इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के फायदे और नुकसान का अध्ययन करना चाहिए।

विकास का कारण

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभ असंख्य और महत्वपूर्ण हैं। यह इस तथ्य की ओर जाता है कि यह लगातार विकसित हो रहा है और विभिन्न उद्यमों के काम में पेश किया जा रहा है, जो न केवल हैंवाणिज्यिक, लेकिन सार्वजनिक भी। इसके प्रभावी और सतत विकास के लिए मुख्य पूर्वापेक्षाओं में शामिल हैं:

• कर कानून में इसके लागू होने की संभावना पर विचार किया गया है। कुछ प्रकार के टैक्स रिटर्न केवल इलेक्ट्रॉनिक रूप से जमा किए जा सकते हैं। यह कर्मचारियों के लिए पीएफ में सूचीबद्ध बीमा प्रीमियम की रिपोर्ट के साथ-साथ उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी के लिए संघीय कर सेवा को प्रस्तुत 3-एनडीएफएल घोषणा पर लागू होता है। यहां तक कि कंपनी के सभी कर्मचारियों के लिए एसजेडवी-एम रिपोर्ट इलेक्ट्रॉनिक रूप से प्रस्तुत की जाती है यदि संगठन 25 से अधिक लोगों को रोजगार देता है। इसलिए, कुछ कंपनियों को केवल इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण पर स्विच करने के लिए मजबूर किया जाता है, क्योंकि उन्हें वैसे भी एक ईडीएस जारी करना होता है।
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के मुख्य लाभों में लेखांकन में इसे ठीक करने की संभावना शामिल है। संघीय कानून संख्या 402 के आधार पर, प्राथमिक लेखा दस्तावेज न केवल कागज के रूप में, बल्कि इलेक्ट्रॉनिक रूप में भी उत्पन्न किया जा सकता है, यदि इसे इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के साथ समर्थन करना संभव है।
• 2017 से कानूनी कार्यवाही में इस दस्तावेज़ प्रवाह का प्रभावी विकास शुरू हो गया है। अब अदालत के हर फैसले को खुले स्रोतों में प्रकाशित किया जाना चाहिए। इसके अलावा, सभी फर्मों और व्यक्तियों के पास इलेक्ट्रॉनिक रूप से दावा या शिकायत दर्ज करने का अवसर होता है, जिसके लिए ईडीएस की आवश्यकता होती है। इसलिए, इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर न केवल बड़ी कंपनियों द्वारा, बल्कि व्यक्तियों द्वारा भी जारी किए जाते हैं।
• इलेक्ट्रॉनिक प्रौद्योगिकियों का विकास तेजी से हो रहा है, इसलिए अब लगभग सभी की इंटरनेट तक पहुंच है, जो दूसरों के साथ संचार की प्रक्रिया को बहुत सरल करता है।लोग और सरकारी अधिकारी।

इसलिए, यह तर्क दिया जा सकता है कि ऐसे वर्कफ़्लो का उपयोग अधिक से अधिक मांग में होता जा रहा है।

एक और महत्वपूर्ण लाभ

इसके अतिरिक्त, कई कंपनियां अन्य क्षेत्रों या देशों में स्थित उद्यमों के साथ सहयोग करती हैं, इसलिए इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन करते समय विभिन्न दस्तावेज़ों का आदान-प्रदान करना बहुत आसान है। यह आपको बिक्री बाजारों में उल्लेखनीय वृद्धि करने और प्रत्यक्ष निर्माताओं के साथ संपर्क स्थापित करने की अनुमति देता है।

यह इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का एक अतिरिक्त महत्वपूर्ण लाभ है। एक उपयुक्त प्रणाली की शुरूआत के पहले दिन से प्रबंधन की गुणवत्ता में सुधार देखा गया है।

कैसे प्रवेश करें?

शुरुआत में, उद्यम का प्रमुख इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन प्रणाली के फायदे और नुकसान का मूल्यांकन करता है। यदि इसे कंपनी में पेश करने का निर्णय लिया जाता है, तो इसके लिए निम्न चरणों को लागू किया जाता है:

• शेयरधारकों की एक बैठक आयोजित की जाती है, जहां इस प्रणाली के कार्यान्वयन के लिए मतदान किया जाता है।
• निर्णय सकारात्मक होने पर संबंधित आदेश कंपनी के निदेशक द्वारा जारी किया जाता है।
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के उपयोग के नियमों को नियंत्रित करने वाले आंतरिक विनियमन को विकसित करने की सलाह दी जाती है।
• उस हस्ताक्षर का चयन करें जिसका उपयोग विभिन्न दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की प्रक्रिया में किया जाएगा।
• यदि एक साधारण हस्ताक्षर का चयन किया जाता है, तो इसे कोड और पासवर्ड के साथ-साथ अन्य माध्यमों और उस तक पहुंच के आधार पर चिपका दिया जाता हैसीमित है, इसलिए, एक विशिष्ट व्यक्ति को नियुक्त किया जाता है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के अनुमोदन से निपटेगा।
• प्रमाणन प्राधिकारी का चयन किया गया है। इसका प्रतिनिधित्व एक विशेष संगठन द्वारा किया जाता है जो इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन से संबंधित है। ऐसी कंपनी चुनना महत्वपूर्ण है जिसके साथ सहयोग करना लाभदायक और आरामदायक हो। आपको दी जाने वाली सेवाओं की लागत के साथ-साथ सहयोग के दौरान उपयोग किए जा सकने वाले विभिन्न कार्यों का अग्रिम मूल्यांकन करना चाहिए। यह निर्धारित किया जाता है कि इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन को बनाए रखने की प्रक्रिया में उत्पन्न होने वाली विभिन्न त्रुटियों के लिए चयनित केंद्र की क्या जिम्मेदारी है।
• दस्तावेज तैयार किए जा रहे हैं जिसके आधार पर चयनित केंद्र के साथ समझौता किया जाता है।
• चयनित संगठन के साथ अनुबंध के बारे में बताया जा रहा है। उसके बाद, केंद्र अपने क्लाइंट को एक ईडीएस कुंजी प्रमाणपत्र बनाता है और जारी करता है।
• संगठन के कार्य में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का प्रत्यक्ष परिचय है। ऐसा करने के लिए, सभी कागजी दस्तावेजों को इलेक्ट्रॉनिक रूप में परिवर्तित किया जाता है, और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के आदान-प्रदान के लिए एक प्रक्रिया स्थापित की जा रही है।

चालान इलेक्ट्रॉनिक रूप से तैयार किए जा सकते हैं, लेकिन आपको पहले यह सुनिश्चित करना चाहिए कि ऐसे दस्तावेज़ीकरण का उपयोग प्रतिपक्ष के लिए सुविधाजनक होगा। यह इस तथ्य के कारण है कि कंपनी के पास इन दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए तकनीकी साधन होने चाहिए।

ईडीएस का चुनाव

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों में भी शामिल है, तैयारी की लागत कम हैकई कागजी दस्तावेज। लेकिन किसी भी मामले में, आपको कुछ लागतें उठानी पड़ेगी। वे इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के अनुमोदन की प्रक्रिया में प्रयुक्त इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर के निष्पादन से संबंधित हैं।

ETS अयोग्य या योग्य रूप में प्रस्तुत किया जा सकता है।

अयोग्य

यह क्रिप्टोग्राफिक डेटा ट्रांसफॉर्मेशन का उपयोग करके जारी किया जाता है, जिसके लिए एक विशेष कुंजी का उपयोग किया जाता है, जो ईडीएस के मालिक के लिए उपलब्ध है। यह पहले से तय करना महत्वपूर्ण है कि कंपनी में कौन इलेक्ट्रॉनिक कागजात पर हस्ताक्षर करेगा।

इस तरह के हस्ताक्षर की सहायता से, आप दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने के बाद उसमें किए गए विभिन्न परिवर्तनों का पता लगा सकते हैं।

योग्य

ऐसा करने के लिए, कंपनी को एक विशेष प्रमाणपत्र प्राप्त होता है जिसमें EDS सत्यापन कुंजी होती है। इस तरह के हस्ताक्षर बनाने के लिए, संघीय कानून संख्या 63 में सूचीबद्ध आवश्यकताओं को ध्यान में रखा जाता है।

आमतौर पर ऐसे ईडीएस का उपयोग बड़ी कंपनियों में किया जाता है जो व्यापार को गुप्त रखना चाहते हैं, इसलिए उन्नत योग्य ईडीएस के कारण, इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित की जाती है।

एक विशिष्ट प्रकार के इलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर को चुनने के बाद, चयनित प्रमाणन केंद्र के साथ एक समझौता किया जाता है।

कंपनी के काम में सिस्टम शुरू करने के नियम

कागज की तुलना में इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के लाभों को नकारा नहीं जा सकता है, लेकिन अक्सर किसी संगठन के कार्य में इसके कार्यान्वयन की प्रक्रिया में, कुछ कठिनाइयाँ उत्पन्न होती हैं। इसलिए, इस प्रक्रिया के नियमों में शामिल हैं:

• शुरुआत में एक विशेषज्ञ को प्रमुख के आदेश से नियुक्त किया जाता है, जो कागज के दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक रूप में अनुवाद में लगा रहेगा;
• प्रत्येक काम कर रहे कंप्यूटर पर विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित है, जो आपको पहले जारी किए गए ईडीएस के साथ दस्तावेजों पर हस्ताक्षर करने की अनुमति देता है;
• विभिन्न दस्तावेजों को संकलित, संसाधित और सहमत करते समय, कार्यालय के काम के बुनियादी नियमों को ध्यान में रखा जाता है, जो कागजी दस्तावेजों पर भी लागू होते हैं;
• इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों में सभी आवश्यक विवरण, मुहर और ईडीएस होना चाहिए;
• इन दस्तावेजों के साथ कार्रवाई की पुष्टि करने के किन तरीकों को लागू किया जाएगा, इसके बारे में कंपनी के नियमों में जानकारी दर्ज की जा सकती है।

इस प्रक्रिया को अगर अच्छी तरह से समझ लिया जाए तो इसे बहुत कठिन नहीं माना जाता है।

अन्य कंपनियों के साथ सहयोग के नियम

प्रत्येक कंपनी जो अपने काम में इस तरह की प्रणाली को लागू करती है, वह अपने मुख्य प्रतिपक्षों के सहयोग से इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण का उपयोग करना चाहती है। ऐसा करने के लिए, किसी अन्य कंपनी के साथ एक समझौता करते समय, दस्तावेज़ के पाठ में एक खंड शामिल किया जाना चाहिए जिसमें कहा गया हो कि सभी कागजात इलेक्ट्रॉनिक संचार चैनलों के माध्यम से प्रसारित किए जाएंगे। उसके बाद, पहले से जारी ईडीएस द्वारा आवश्यक दस्तावेज संकलित और हस्ताक्षरित किए जाते हैं। सभी ईडीएस उपकरण प्रमाणित होने चाहिए, अन्यथा कंपनी के संचालन के दौरान उनका उपयोग नहीं किया जा सकता है।

विभिन्न सरकारी एजेंसियों के साथ इस तरह के वर्कफ़्लो को स्थापित करना बहुत आसान है, उदाहरण के लिए, फेडरल टैक्स सर्विस या पेंशन फंड के साथ। यह इस तथ्य के कारण है कि ऐसे संगठनों के पास पहले से ही आवश्यक सॉफ्टवेयर हैइलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण के साथ काम करें।

दस्तावेजों को कैसे संग्रहीत किया जाता है?

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन का मुख्य लाभ यह है कि संगठन में संग्रह बनाने के लिए एक अलग कमरा आवंटित करने की आवश्यकता नहीं होती है, क्योंकि सभी कागजात कंप्यूटर, सर्वर या विभिन्न इलेक्ट्रॉनिक मीडिया पर संग्रहीत होते हैं। लेकिन फिर भी, प्रत्येक कंपनी को दस्तावेज़ीकरण के उचित भंडारण का भुगतान करना होगा ताकि अनधिकृत व्यक्तियों या संगठनों द्वारा इसे एक्सेस न किया जा सके।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों के भंडारण के दौरान, निम्नलिखित नियमों को ध्यान में रखा जाता है:

• पूरी कंपनी के लिए मामलों का एक नामकरण अनिवार्य रूप से संकलित किया गया है, और इसकी उपस्थिति और सामग्री उस गतिविधि के क्षेत्र पर निर्भर करती है जिसमें कंपनी संचालित होती है;
• दस्तावेजों के मूल्य की जांच की जा रही है;
• प्रत्येक दस्तावेज़ को इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के उपयोग के साथ चिह्नित किया गया है;
• सभी दस्तावेजों को संग्रहित किया जाना चाहिए।

जब इन नियमों को ध्यान में रखा जाता है, तो दस्तावेज़ीकरण को इलेक्ट्रॉनिक रूप में सही ढंग से संग्रहीत करना मुश्किल नहीं होगा।

निष्कर्ष

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन के कई लाभ हैं। कंपनी के काम की गुणवत्ता में सुधार इसके कार्यान्वयन का परिणाम है। ऐसा करने के लिए, उद्यम के प्रबंधन के लिए उचित निर्णय लेना, प्रमाणन केंद्र का चयन करना और ईडीएस जारी करना महत्वपूर्ण है। कंप्यूटर पर विशेष सॉफ्टवेयर स्थापित किया जाता है, और कंपनी के नियामक स्थानीय कृत्यों में आवश्यक परिवर्तन किए जाते हैं।

इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ीकरण की मदद से इसे बहुत सरल बनाया गया हैकंपनी का संचालन, साथ ही अन्य फर्मों और सरकारी संगठनों के साथ सहयोग में आसानी।