संगठन के आंतरिक वातावरण के तत्व और उनकी विशेषताएं

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

स्वॉट विश्लेषण करने का एक अभिन्न अंग बाजार के अवसरों और खतरों की पहचान करना है, साथ ही कंपनी की ताकत और कमजोरियों का निर्धारण करना है, जिसके लिए संगठन के आंतरिक वातावरण के विभिन्न तत्वों का विश्लेषण किया जाता है।

संगठन का आंतरिक वातावरण क्या है?

जब किसी संगठन के आंतरिक वातावरण की बात आती है, तो इसका मतलब आमतौर पर ऐसे तत्वों का एक समूह होता है, जो पर्यावरणीय कारकों की तुलना में किसी न किसी तरह से प्रभावित हो सकते हैं, जिन्हें बदला नहीं जा सकता है। तो, संगठन के आंतरिक वातावरण में शामिल हैं:

1. लोग।
2. लक्ष्य।
3. कार्य।
4. प्रौद्योगिकी।
5. संरचना।

इन सभी तत्वों का संयोजन संगठन का सार है: लोग, एक निश्चित संरचना में एकजुट होकर, अंतिम लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए कुछ तकनीकों का उपयोग करके कार्यों की एक श्रृंखला करते हैं।

इस प्रकार, संगठन के आंतरिक वातावरण के तत्वों का संयोजन प्रभावी हो भी सकता है और नहीं भी। विश्लेषण का कार्य उन प्रक्रियाओं की पहचान करना है जो आदर्श रूप से स्थापित हैं, साथ ही उन प्रक्रियाओं की पहचान करना है जोकंपनी की समग्र लाभप्रदता कम करें।

आंतरिक वातावरण के तत्वों को कैसे वर्गीकृत किया जाता है?

संगठन के आंतरिक वातावरण के मुख्य तत्वों को आमतौर पर समूहों, या तथाकथित स्लाइस में वर्गीकृत किया जाता है:

• संगठनात्मक टुकड़ा;
• मार्केटिंग में कटौती;
• फ्रेम कट;
• उत्पादन टुकड़ा;
• वित्तीय टुकड़ा।

विश्लेषण की सुविधा के लिए प्रत्येक समूह के तत्वों को अलग-अलग माना जाता है। संगठनात्मक संदर्भ में, वे कंपनी की संगठनात्मक संरचना के दृष्टिकोण से उद्यम की विशेषताओं का अध्ययन करते हैं। कंपनी के भीतर पदानुक्रमित संबंधों और उद्यम की व्यक्तिगत संरचनाओं के बीच बातचीत की प्रणाली दोनों पर ध्यान दिया जाता है। मार्केटिंग स्लाइस उत्पादों की श्रेणी, उनकी विशेषताओं और लाभों, मूल्य निर्धारण कारकों के साथ-साथ बिक्री और विज्ञापन विधियों का एक विचार देता है।

वित्तीय कटौती पर विचार करते समय, वित्तीय विवरणों पर ध्यान दिया जाता है, लागत और लाभप्रदता के मुख्य संकेतकों की गतिशीलता। नकदी प्रवाह की दक्षता निर्धारित की जाती है। कार्मिक अनुभाग में, प्रबंधन और कार्यकारी कर्मियों के बीच संबंध पर विचार किया जाता है, और श्रम गतिविधि के परिणामों का विश्लेषण किया जाता है। इसमें संगठन की कॉर्पोरेट या संगठनात्मक संस्कृति, कर्मचारियों को प्रोत्साहित करने और प्रेरित करने के तरीके भी शामिल हैं।

पांचवां खंड - उत्पादन - माल के उत्पादन और उनके गुणवत्ता नियंत्रण के लिए प्रौद्योगिकियों, मानदंडों, नियमों और मानकों की एक सूची शामिल है। उत्पाद के उपयोगी गुणों में सुधार या विस्तार करने के उद्देश्य से विभिन्न प्रकार के नवीन विकास और वैज्ञानिक अनुसंधान भीउत्पादन में कटौती का संदर्भ लें।

आंतरिक वातावरण के एक तत्व के रूप में कार्मिक

विश्लेषण और प्रबंधन निर्णय लेने में स्थितिजन्य दृष्टिकोण का कार्य व्यक्तिगत कर्मचारियों, उनके समूहों के व्यवहार के साथ-साथ प्रबंधन कर्मियों के प्रभाव की प्रकृति पर विचार करना है। आर्थिक सिद्धांत के अनुसार, कार्मिक उत्पादन के मुख्य कारकों में से एक है, हालांकि, आधुनिक वास्तविकताओं में, कर्मचारियों की टीम रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण तत्व बन जाती है।

प्रबंधकीय कार्य कर्मियों के कार्य को यथासंभव कुशलता से व्यवस्थित करना है, जबकि इस प्रक्रिया के कई घटकों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

• भर्ती और भर्ती के सिद्धांत;
• नए कर्मचारियों का अनुकूलन;
• कार्मिक निगरानी, इसके तरीके;
• कर्मचारियों की प्रेरणा और उत्तेजना;
• प्रशिक्षण, स्टाफ विकास;
• कॉर्पोरेट संस्कृति बनाना और बनाए रखना।

इस प्रकार, संगठन की संगठनात्मक संस्कृति की प्रणाली, उद्यम में अनुचित रूप से समायोजित, इसका कमजोर पक्ष बन सकती है और परिणामस्वरूप, अल्पकालिक और दीर्घकालिक लक्ष्यों और मध्यवर्ती कार्यों दोनों को प्राप्त करना मुश्किल बना देती है।. टीम प्रबंधन नेताओं की रणनीतिक गतिविधियों में से एक है।

आंतरिक वातावरण के एक तत्व के रूप में कंपनी के लक्ष्य

कंपनी की स्थिति का विश्लेषण करते समय और आगे की रणनीति की योजना बनाते समय, एक या अधिक लक्ष्य निर्धारित किए जाते हैं। कंपनी के प्रबंधन का कार्य केवल प्राप्त करने योग्य लक्ष्यों को चुनना है जो बाजार की स्थिति के अनुरूप हों औरकंपनी।

पर्याप्त वित्तीय संसाधन होने, स्टाफिंग और प्रभावी योजना बनाने से सही लक्ष्य निर्धारण होता है। उसी समय, सामान्य लक्ष्यों की सूची को उप-लक्ष्यों या कार्यों में विभाजित किया जाना चाहिए, जिसके कार्यान्वयन की जिम्मेदारी संगठन के कर्मचारियों या विभागों के बीच वितरित की जाती है।

उदाहरण के लिए, कंपनी एक्स, बड़े पैमाने पर उत्पादित उत्पादों के साथ बाजार में प्रवेश करती है, एक लक्ष्य निर्धारित करती है: अल्पावधि में एक निश्चित बाजार में एक नेता बनने के लिए। उसी समय, कंपनी एक्स एक अलग खंड में संचालित हुई, और वित्तीय विवरणों का विश्लेषण करने पर, यह पाया गया कि बैंक से बड़ी राशि के लिए ऋण बकाया है। इसके अलावा, कार्मिक नीति के विश्लेषण से पता चला है कि बिक्री विभाग अपने कार्यों को अक्षम रूप से करता है और नियोजित संकेतक प्राप्त नहीं होते हैं। जाहिर सी बात है कि प्रबंधन ने जो लक्ष्य निर्धारित किया है, उसे हासिल करना न सिर्फ मुश्किल है, बल्कि लगभग नामुमकिन है.

सही ढंग से तैयार किए गए लक्ष्यों के उदाहरण:

• 60% ब्रांड जागरूकता तक पहुंचें;
• बाजार में हिस्सेदारी बढ़ाकर 16%;
• बाजार में शीर्ष तीन कंपनियों में प्रवेश करने के लिए;
• औसत बिल बढ़ाकर 1500 रूबल करें;
• प्रति दिन 2000 लोगों के लिए साइट ट्रैफ़िक बढ़ाएँ।

इस प्रकार, प्रभावी ढंग से लक्ष्य निर्धारित करने के लिए, कंपनी प्रबंधन को गहन बाजार अनुसंधान और उसमें कंपनी की वर्तमान स्थिति पर आधारित होना चाहिए।

आंतरिक वातावरण के एक तत्व के रूप में कंपनी के कार्य

कंपनी के लक्ष्यों की सूची तैयार करने के बाद, उन्हें कार्यों में, यानी घटकों में विभाजित करना आवश्यक है। किसी भी संगठन में दुर्लभकेवल एक लक्ष्य निर्धारित है। इसलिए, कंपनी के रणनीतिक लक्ष्यों को वर्ष, छमाही या तिमाही के लिए परिचालन लक्ष्यों में बदल दिया जाता है। इसके अलावा, लक्ष्य को विशिष्ट कार्यों की एक सूची में विभाजित किया गया है जिसे वांछित परिणाम प्राप्त करने के लिए पूरा किया जाना चाहिए।

प्रत्येक स्थापित कार्य का एक प्रलेखित अंतिम परिणाम होना चाहिए, साथ ही इसके कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार विभाग और विशिष्ट कर्मचारी। यहां एक लक्ष्य को कार्यों की सूची में बदलने का एक उदाहरण दिया गया है। इसलिए, बिक्री को 25% तक बढ़ाने के लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए, कंपनी कार्यों को इस तरह से वितरित कर सकती है:

1. प्रत्येक बिक्री प्रबंधक के लिए अपॉइंटमेंट शेड्यूल में 5% की वृद्धि करें। जिम्मेदारी और नियंत्रण विभाग के प्रमुख इवानोव आई.आई. के पास है
2. विपणन विभाग से बाजार की स्थिति का प्रारंभिक विश्लेषण, सिफारिशों के कार्यान्वयन की मासिक निगरानी के साथ एक विज्ञापन कंपनी का विकास। जिम्मेदार - विभागाध्यक्ष ए.पी. पेट्रोव।
3. साल के अंत तक 20 लोगों तक बिक्री टीम का विस्तार। जिम्मेदार - मानव संसाधन-प्रबंधक ए.आई. सिदोरोव।
4. छह माह में क्षेत्रों में 5 नई शाखाएं खोलना। जिम्मेदार - विकास के लिए उप निदेशक जी.आई. लापतेव, मानव संसाधन प्रबंधक ए.आई. सिदोरोव।

इस प्रकार, संगठन के प्रमुख चरणों में उद्यम के लक्ष्य को प्राप्त करने की प्रक्रिया को नियंत्रित कर सकते हैं, और कार्मिक प्रबंधकों का सही कार्य प्रत्येक कर्मचारी को समग्र परिणाम प्राप्त करने के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार होने की अनुमति देगा।

प्रौद्योगिकियां और आंतरिक वातावरण में उनका स्थान

प्रक्रियाकच्चे माल को तैयार उत्पादों में बदलने के लिए कुछ तकनीकों की आवश्यकता होती है। यदि यह एक कैनिंग कारखाना है, तो विशेष लाइनों, प्रशिक्षित कर्मियों, अनुमोदित मानकों और पंजीकृत पेटेंट की आवश्यकता होती है। उपरोक्त सभी उद्यम प्रौद्योगिकी पर लागू होते हैं।

यह कितना भी आश्चर्यजनक क्यों न हो, आंतरिक वातावरण के एक तत्व के रूप में प्रौद्योगिकी, छोटे उद्यमियों या फ्रीलांसरों में भी मौजूद है। उदाहरण के लिए, एक फोटोग्राफर या डिजाइनर अपने काम में विशेष सॉफ्टवेयर, उपकरण और प्रौद्योगिकी का उपयोग करता है, जिसके बिना बाजार में प्रतिस्पर्धी बने रहना असंभव है।

एक उद्यम की संरचना उसके आंतरिक वातावरण के एक तत्व के रूप में

उद्यम के आंतरिक वातावरण के विश्लेषण में पहला कदम संगठनात्मक संरचना की विस्तृत परीक्षा है। साथ ही, विपणक और प्रबंधक न केवल आंतरिक विभागों की एक सूची स्थापित करते हैं, बल्कि उनके बीच संबंध, पदानुक्रमित अधीनता और निर्भरता भी स्थापित करते हैं।

कर्मचारियों के काम के संगठन में पदानुक्रम काम को प्रभावी ढंग से वितरित करने में मदद करता है। कर्मचारियों को अलग-अलग समूहों और विभागों में अलग कर दिया जाता है, उन्हें विभिन्न विभागों को सौंपा जाता है। उद्यम में पदानुक्रम क्षैतिज और ऊर्ध्वाधर हो सकता है, और विश्लेषण में श्रम के वितरण की दक्षता और गुणवत्ता का पता चलता है।

इस तरह के विश्लेषण के महत्वपूर्ण घटकों में से एक संगठनात्मक इकाइयों के बीच सूचना और अन्य प्रवाह की प्रभावशीलता को निर्धारित करना हो सकता है। उदाहरण के लिए, एंटरप्राइज़ B में, जो इसके लिए पुर्जे बनाती हैवाहन, योजना के कार्यान्वयन में देरी लगातार दर्ज की जाती है। कर्मचारियों को कार्य समय कार्ड भरने के लिए कहा गया, दंड की शुरुआत की गई, लेकिन ऐसे प्रारंभिक टीम प्रबंधन उपाय प्रभावी नहीं थे।

कंपनी बी के विभागों के बीच संबंधों का विश्लेषण करने पर पता चला कि दोष उन कर्मचारियों का नहीं है जो पुर्जे बनाते हैं, बल्कि उस विभाग का है जो उपकरण की मरम्मत के लिए जिम्मेदार है। इसलिए, लंबी मरम्मत के कारण कई मशीनें निर्धारित समय से अधिक निष्क्रिय रहीं।

आप किसी उद्यम की ताकत और कमजोरियों का निर्धारण कैसे करते हैं?

एक प्रबंधकीय निर्णय को अपनाने से पहले आंतरिक वातावरण, बाहरी वातावरण के सभी तत्वों का गहन विश्लेषण किया जाता है, इसके बाद बाजार में उद्यम के स्थान और उसकी क्षमताओं के बारे में निष्कर्ष निकाला जाता है।

विश्लेषण के दौरान प्राप्त आंकड़ों को सूची के रूप में प्रस्तुत किया जाना चाहिए। उदाहरण के लिए, ये निम्नलिखित आइटम हो सकते हैं:

1. अयोग्य बिक्री कर्मचारी।
2. अपने स्वयं के संचित धन की कमी।
3. माल के उत्पादन में अभिनव विकास।
4. बैंक ऋण है।
5. उत्पादों की विस्तृत श्रृंखला।
6. अप्रचलित उत्पादन उपकरण।

ऐसी सूची तैयार करने के बाद, डेटा को गुणात्मक प्रभाव से अलग करना आवश्यक है, अर्थात यह निर्धारित करने के लिए कि कंपनी की गतिविधियों पर इस या उस कारक का सकारात्मक प्रभाव पड़ता है या नकारात्मक।

इसलिए, परिणामस्वरूप, प्रारंभिक सूची को दो भागों में विभाजित किया जाना चाहिए, और अगला चरण आंतरिक वातावरण के इन कारकों के संभावित प्रभाव का आकलन होना चाहिए।संगठन। हम 1 से 5 या 1 से 10 तक के पैमाने का उपयोग करने की सलाह देते हैं। सूची में प्रत्येक आइटम का मूल्यांकन अंकों में किया जाना चाहिए, यह इस बात पर निर्भर करता है कि यह कारक कंपनी की गतिविधियों को कितना प्रभावित करता है।

अगला कदम संभावित नुकसान का आकलन करना है जो सूची में प्रत्येक आइटम के कारण हो सकता है। नतीजतन, परिणामी सूची को दो संकेतकों - संभावनाओं और संभावनाओं के अनुसार क्रमबद्ध किया जाना चाहिए। यह विधि महत्वहीन डेटा को काटने और संगठन के आंतरिक वातावरण के कारकों के विश्लेषण में पाई गई मुख्य समस्याओं की एक सूची बनाने में मदद करेगी। संगठन के पर्यावरण के गुणात्मक विश्लेषण का एक उदाहरण प्रत्येक श्रेणी के लिए 10 से अधिक वस्तुओं की विशिष्ट सूची के साथ समाप्त होना चाहिए - कंपनी की कमजोरियां और ताकत।

आंतरिक वातावरण और SWOT विश्लेषण के बीच क्या संबंध है?

SWOT टूल में कंपनी के आंतरिक और बाहरी वातावरण का विश्लेषण शामिल है। संगठन के आंतरिक वातावरण के तत्व और उनकी विशेषताएं दर्शाती हैं कि प्रतिस्पर्धात्मक लाभ प्राप्त करने के लिए किन शक्तियों का उपयोग किया जा सकता है। विश्लेषण के दौरान प्राप्त कमजोरियों की सूची कंपनी की गतिविधियों को समायोजित करने में मदद करेगी ताकि उनके नुकसान को कम किया जा सके या आधुनिकीकरण और सुधार किया जा सके।

स्वोट विश्लेषण का परिणाम बाहरी वातावरण के खतरों और अवसरों की तुलना करने में मदद करता है, अर्थात, वह बाजार जिसमें कंपनी संचालित होती है या संचालित करने का इरादा रखती है, आंतरिक वातावरण के कारकों के साथ। एक बाज़ारिया, प्रबंधक या नेता का कार्य एक विपणन योजना इस तरह से तैयार करना है कि, शक्तियों का उपयोग करते हुएकंपनियां बाजार के खतरों से होने वाले नुकसान से बच सकती थीं। बाजार के अवसरों और कंपनी की ताकत के संयोजन के बारे में भी यही कहा जा सकता है - नेता को यह तय करना होगा कि उन्हें एक साथ कैसे उपयोग किया जाए।

स्वॉट विश्लेषण कैसे करें?

यह समझने के लिए कि SWOT विश्लेषण को ठीक से कैसे किया जाए, प्रबंधकों द्वारा इसे संचालित करते समय की जाने वाली सबसे आम गलतियों पर विचार करें।

कंपनी की ताकत या कमजोरियों की श्रेणी में आंतरिक वातावरण के तत्वों को अनुचित रूप से शामिल करने से योजना बनाने में त्रुटियां होती हैं। प्रत्येक तथ्य को विशिष्ट आंकड़ों और रिपोर्टिंग डेटा द्वारा समर्थित किया जाना चाहिए। यह निराधार रूप से कहा जा सकता है कि कंपनी एक मार्केट लीडर है, लेकिन वास्तव में इसकी पुष्टि केवल प्रमुख के शब्दों से होती है, न कि मार्केटिंग रिसर्च से।

उसी समय, विश्वसनीयता के अलावा, प्रत्येक कथित ताकत की तुलना प्रतियोगियों के बारे में ज्ञात डेटा से की जानी चाहिए। इससे उद्यम की वास्तविक ताकत का पता चलेगा, जिससे उसके लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद मिलेगी।

उदाहरण के लिए, कंपनी की ताकत कच्चे माल के संसाधनों का निकट स्थान था। जाहिर है, इससे कंपनी को कई फायदे मिलते हैं, जिससे वित्तीय लागत और समय दोनों की बचत होती है। हालांकि, प्रतिस्पर्धियों से मतभेदों के संदर्भ में इस जानकारी का विश्लेषण करते समय, यह पता चल सकता है कि सभी प्रमुख खिलाड़ी कच्चे माल के स्रोतों के करीब स्थित हैं। यह पता चला है कि बाजार में हर कंपनी के पास इतना मजबूत बिंदु है, और इसलिए प्रतिस्पर्धियों की तुलना में लाभ प्राप्त करना संभव नहीं होगा।

सुविधा के लिए और त्रुटियों को रोकने के लिए, आपको उपलब्ध खुले स्रोतों से प्रतिस्पर्धियों का विश्लेषण करना चाहिए और उनकी ताकत और कमजोरियों का निर्धारण करना चाहिए। अगला, यह एक परीक्षण तालिका संकलित करने के लायक है जिसमें प्रतियोगियों के साथ आंतरिक वातावरण के प्रत्येक तत्व की तुलना की जाती है। नतीजतन, यह पता चला है कि कंपनी इतने सारे फायदे नहीं समेटे हुए है।

कंपनी की ताकत और कमजोरियों को निर्धारित करने के लिए सभी सिफारिशों को बाजार में अवसरों और खतरों के विश्लेषण की प्रक्रिया के लिए भी जिम्मेदार ठहराया जा सकता है। सभी जानकारी सत्य और सटीक होनी चाहिए।

सामान्य जानकारी को इंगित करना एक सामान्य गलती है जो अप्रत्यक्ष रूप से कंपनी की गतिविधियों को प्रभावित करती है। या उनका प्रभाव सिद्ध होने के लिए बहुत छोटा है। उदाहरण के लिए, अनुभवहीन प्रबंधक ऐसे पर्यावरणीय कारकों का संकेत देते हैं:

• देश में संकट;
• अर्थव्यवस्था में कठिन स्थिति;
• अस्थिर विनिमय दर।

अगर हम अर्थव्यवस्था में संकट के बारे में बात करते हैं, तो किसी विशेष कंपनी की गतिविधियों के लिए उनके महत्व को मापना और योजना बनाना असंभव है। "संकट" कारक बल्कि अस्पष्ट है, इसलिए इसे विशिष्ट घटकों में विघटित किया जाना चाहिए जो वास्तव में उद्यम की स्थिति को प्रभावित करते हैं। यह संभव है कि राज्य स्तर पर अनिवार्य लाइसेंसिंग की शुरुआत की गई हो, या कुछ प्रकार की गतिविधियों के लिए कोटा निर्धारित किया गया हो।

अस्थिर विनिमय दर के लिए, इसका उल्लेख अक्सर उन कंपनियों द्वारा उनके SWOT-विश्लेषणों में किया जाता है जिनके पास मुद्रा निर्भरता नहीं होती है। यदि कंपनी आयात या निर्यात नहीं करती है, विदेशों से कच्चा माल नहीं खरीदती है,अन्य देशों में तैयार उत्पाद नहीं बेचता है, तो विनिमय दरों में उतार-चढ़ाव का प्रभाव उद्यम की गतिविधियों पर नगण्य प्रभाव डालता है।

समापन में

कंपनी का आंतरिक वातावरण एक महत्वपूर्ण रणनीतिक संसाधन है जो कंपनी की गतिविधियों में मदद कर सकता है या इसके विपरीत नुकसान पहुंचा सकता है। संगठन के आंतरिक वातावरण में कई बुनियादी तत्व शामिल हैं: लोग, प्रौद्योगिकी, संरचना, कार्य और लक्ष्य। तत्वों का ऐसा समूह आकस्मिक नहीं है, क्योंकि एक निश्चित संरचना वाला कोई भी संगठन ऐसे लोगों को नियुक्त करता है जो प्रौद्योगिकी की मदद से उद्यम के लक्ष्यों और समग्र लक्ष्यों को प्राप्त करते हैं।

प्रबंधकीय निर्णय लेने में संगठन के प्रमुख को उद्यम के आंतरिक और बाहरी वातावरण के विश्लेषण पर आधारित होना चाहिए। यदि बाजार में कोई स्पष्ट खतरा है, तो आंतरिक वातावरण के संसाधन उसे दूर करने में मदद करेंगे। यही बात बाजार के अवसरों पर भी लागू होती है, जिसे उद्यम के आंतरिक संसाधनों का उपयोग करके ही अधिकतम किया जा सकता है।

विश्लेषण में आंतरिक वातावरण के संसाधनों का मूल्यांकन उनके प्रभाव के संदर्भ में किया जाता है और कंपनी की ताकत और कमजोरियों में विभाजित किया जाता है। किसी संगठन की संगठनात्मक संरचना संगठन का कमजोर पक्ष हो सकती है, जबकि साथ ही, एक पेशेवर और कुशल विपणन विभाग को उद्यम की ताकत के लिए जिम्मेदार ठहराया जा सकता है।

विपणन योजना बनाते समय, कई सामान्य लक्ष्यों को विभागों, प्रभागों, समूहों और विशिष्ट कर्मचारियों के बीच कार्यों के रूप में वितरित किया जाता है। सही प्रणालीकर्मियों की प्रेरणा और उत्तेजना, टीम प्रबंधन प्रत्येक कार्य को कर्मचारी की व्यक्तिगत जिम्मेदारी देने में मदद करेगा। साथ ही, टीम में प्रत्येक कर्मचारी समझ जाएगा कि वे एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए काम कर रहे हैं।