इन्वेंटरी: यह क्या है, आचरण की विशेषताएं, आवश्यक रूप और अधिनियम

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

सभी लेखाकार जानते हैं कि रिकॉर्ड रखने के लिए इन्वेंट्री एक अनिवार्य और कड़ाई से आवश्यक उपाय है। जो लोग डिवीजनों, विभागों और कंपनी के प्रबंधन के लिए जिम्मेदार हैं, उन्हें इसके बारे में कम जानकारी नहीं है। विभिन्न विभागों के व्यक्तिगत विशेषज्ञ सूची में हिस्सा ले सकते हैं। कुछ उद्यमों में, यह सामग्री सहायता के एक विशेष विभाग की जिम्मेदारी है।

सामान्य जानकारी

कोई भी लेखाकार आपको बता सकता है कि एक सूची गतिविधियों का एक सख्त सीमित क्रम है, जिनमें से प्रत्येक परिणाम के लिए अत्यंत महत्वपूर्ण है। लेखापरीक्षा का मुख्य कार्य यह सुनिश्चित करना है कि उद्यम के पास कागज पर मौजूद सभी भौतिक संपत्तियां भौतिक रूप में मौजूद हैं।

साल दर साल इस तरह का ऑडिट कंपनी के वित्तीय दायित्वों और उसकी संपत्ति दोनों पर किया जाना चाहिए। अचल संपत्तियों और अन्य संपत्तियों को नियंत्रित करना आवश्यक है। आवृत्तिनिरीक्षण करना, उनके संगठन की बारीकियां, उन वस्तुओं की सूची जिन्हें स्पष्ट करने की आवश्यकता है, उद्यम के प्रबंधन कर्मियों द्वारा तैयार की जानी चाहिए। एक आंतरिक स्थिति बनाना आवश्यक है, एक लेखा नीति के साथ इसकी पुष्टि करें। इस स्थिति की पुष्टि करते हुए एक विषयगत आदेश जारी करना सुनिश्चित करें।

हमारे देश के कानून भी कहते हैं कि इन्वेंट्री एक आवश्यक और महत्वपूर्ण घटना है, जिसके बिना उद्यम में करना असंभव है। 402 वें नंबर के तहत प्रकाशित एक विशेष कानून अपनाया गया था। यह अनिवार्य सूची की आवश्यकता वाली स्थितियों को स्पष्ट करता है।

कानून इस तरह की जांच करने के लिए बाध्य है यदि कंपनी लेखाकारों की वार्षिक रिपोर्ट प्रस्तुत करने की तैयारी कर रही है, यदि बिक्री या पट्टे के समझौते के तहत कुछ वस्तुओं को बेचने, स्थानांतरित करने की योजना है। यदि वस्तुओं के भंडारण के लिए जिम्मेदार व्यक्ति बदल जाता है, यदि चोरी का पता चलता है, अगर कुछ गलत तरीके से इस्तेमाल किया गया था या खराब हो गया था, तो एक इन्वेंट्री की आवश्यकता होती है। प्रक्रिया संरचनात्मक परिवर्तन, आपात स्थिति के लिए निर्धारित है।

बारीकियां और रूप

एक उद्यम का कोई भी प्रमुख जानता है कि एक इन्वेंट्री न केवल एक ऐसी घटना है जिसकी पहले से योजना बनाई गई है, बल्कि एक ऐसी घटना भी है जिसे किसी और चीज की आवश्यकता होने पर अचानक आयोजित किया जा सकता है। विशेष रूप से, एक अनिर्धारित जांच की जाती है यदि यह पता चलता है कि ग्राहक को धोखा दिया गया है।

किसी कार्यक्रम के आयोजन की मुख्य शर्त वरिष्ठ कर्मचारियों की इच्छा होती है। किसी भी समय ऑडिट की व्यवस्था की जा सकती है। यह आवश्यक है यदि एक रिकॉर्ड न किए गए उत्पाद का उत्पादन किया जाता है, तो हैअनियोजित कार्यान्वयन। यदि प्रबंधन यह सुनिश्चित करना चाहता है कि उद्यम के एक निश्चित क्षेत्र के लिए जिम्मेदार व्यक्ति सक्षम है तो अचानक सूची की आवश्यकता होती है।

इन्वेंटरी को व्यवस्थित करने की जिम्मेदारी आयोग की होती है। इसमें तीन कर्मचारी या अधिक लोग शामिल होने चाहिए। मुखिया एक आदेश जारी करता है जिसके द्वारा वह आयोग में शामिल श्रमिकों की एक सूची स्थापित करता है। वह हमेशा सक्रिय रहती है।

जरूरत पड़ने पर अतिरिक्त अति विशिष्ट कर्मियों को समूह में शामिल किया जाता है। प्रत्येक जांच आयोग के सभी सदस्यों की भागीदारी से की जाती है। यदि कोई अनुपस्थित है, तो घटना का परिणाम अमान्य है। निरीक्षण में वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मियों को भी उपस्थित होना आवश्यक है। उनकी भागीदारी के बिना, परिणामों का कोई बल नहीं है।

इवेंट की परिभाषा

मासिक, वार्षिक सूची और एक अलग अवधि के साथ किया जाता है - यह एक ऐसी घटना है जिसमें कुछ मूल्यों, मौद्रिक प्रकार के दायित्वों की उपस्थिति की जाँच करना शामिल है। इसे एक खास तारीख के लिए बनाया गया है। प्राप्त संकेतकों की तुलना लेखांकन प्रलेखन की जानकारी से की जाती है, विसंगतियों की पहचान की जाती है।

इन्वेंटरी आपको भौतिक संपदा की सुरक्षा को नियंत्रित करने की अनुमति देती है। कई तरह के आयोजन होते हैं। आवधिकता आपको मामलों को नियोजित, अनुसूचित और अचानक में विभाजित करने की अनुमति देती है। वर्ष के लिए रिपोर्ट तैयार करते समय पहला सख्ती से अनिवार्य और आवश्यक है। प्रबंधन कर्मियों के गुप्त कार्यक्रम पर या कोई कारण होने पर अप्रत्याशित क्षण में अचानक किया जाता है।

सामग्री, वित्तीय इन्वेंट्री की गईप्रसिद्ध अनुसूची के बाहर, कर्मचारियों द्वारा उनके दायित्वों की पूर्ति के लिए जिम्मेदारी की पहचान करने के उद्देश्य से है। ऐसा चेक किसी ऐसे व्यक्ति के लिए अचानक होना चाहिए जो संपत्ति के लिए पदेन जिम्मेदार है - यह घटना की मुख्य शर्त है। परिणामों के आधार पर, वे यह निष्कर्ष निकालते हैं कि कोई व्यक्ति कितना सक्षम है, क्या वह कर्तव्यनिष्ठा से अपना कार्य करता है। उपयुक्त परिस्थितियाँ उत्पन्न होने पर अनियोजित गतिविधियों की आवश्यकता होती है। इस मामले में, कर्मचारी पहल कर सकते हैं और प्रबंधन को इन्वेंट्री व्यवस्थित करने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं।

बहुत या थोड़ा?

यह पूर्ण और आंशिक, चयनात्मक सूची प्रपत्रों को एकल करने के लिए प्रथागत है। पहले में वे गतिविधियाँ शामिल हैं जिनमें वे पुनर्गणना करते हैं, उन सभी चीज़ों की तुलना करते हैं जो उद्यम के मालिक हैं। इस तरह के चेक के साथ, कोई अपवाद नहीं हैं और न ही हो सकते हैं। आप आंशिक सूची व्यवस्थित कर सकते हैं। उसके लिए, वे यह निर्धारित करते हैं कि संपत्ति के कौन से समूह सत्यापन के अधीन हैं, और यह उनके साथ है कि वे काम करते हैं। चयनात्मक रूप में वस्तुओं, वस्तुओं, संपत्तियों के समूह से पदों का चयन शामिल है जो सत्यापन के अधीन हैं।

यदि दूसरे या तीसरे प्रकार के चेक का आयोजन किया जाता है, तो कुछ विसंगति का पता लगाना संभव था, पूर्ण चेक को समाप्त नहीं किया जा सकता है। मुख्य सत्यापन घटनाओं के बीच ठहराव के दौरान चयनात्मक रूप को अक्सर व्यवस्थित किया जाता है। ये उपाय आपको मूर्त संपत्तियों की सुरक्षा को नियंत्रित करने की अनुमति देते हैं। प्रबंधक इस बात पर नज़र रख सकते हैं कि रिकॉर्ड कैसे सही रखे जा रहे हैं।

प्रभारी कौन है?

लेखा, सूची - उद्यम के योग्य कर्मियों की जिम्मेदारी। विशेष आयोगउद्यम के मुख्य प्रमुख द्वारा जारी आदेश द्वारा निर्धारित। यह स्थायी है। कंपनी में जो भी इन्वेंट्री करने की योजना है, यह आयोग पूरी ताकत से कार्यक्रम में उपस्थित होने के लिए बाध्य है। वह इन्वेंट्री काउंट के बीच नियंत्रण की प्रभारी हैं।

यदि नियोजित निरीक्षण की मात्रा बहुत बड़ी है, तो अलग से विशेष आयोग बनाया जा सकता है। वर्कफ़्लो का ऐसा संगठन पूरी कंपनी को कड़ाई से निर्धारित समय के भीतर जांचना संभव बनाता है। यह विशेष रूप से सुविधाजनक है यदि कंपनी के विभिन्न हिस्से एक दूसरे से बहुत दूर हैं। विशेष रूप से, यदि किसी कानूनी इकाई में संरचनात्मक उपखंड हैं, तो कोई कार्य आयोगों के गठन के बिना नहीं कर सकता। कुछ मामलों में, एक बार के समूह का गठन सबसे अच्छा तरीका है। यह वर्तमान जांच के दौरान काम करता है, जिसके बाद यह समाप्त हो जाता है।

लक्ष्य और उद्देश्य

इन्वेंट्री का सही पंजीकरण, इस घटना के परिणामों का विश्लेषण यह स्पष्ट करने के लिए कड़ाई से आवश्यक है कि कंपनी की वास्तविक संपत्ति रिपोर्टिंग प्रलेखन में इसके बारे में जानकारी से कैसे मेल खाती है। आयोग का कार्य यह निर्धारित करना है कि क्या ऐसी वस्तुएं हैं जिन्हें ध्यान में नहीं रखा गया है, और यह गणना करना है कि उत्पादन प्रक्रिया में वास्तव में कितनी सामग्री की खपत होती है। इन्वेंटरी (लेखांकन) को सभी कमियों की पहचान करनी चाहिए, अधिकता का पता लगाना चाहिए, यह सुनिश्चित करना चाहिए कि संपत्ति के संबंध में परिचालन मानकों और नियमों का पालन किया जाता है। प्रारंभिक समीक्षा के लिए आयोग जिम्मेदार है।

अकाउंटिंग को पुनर्गणना, माप, वजन के स्पष्टीकरण के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है। वस्तुओंइन्वेंट्री को उन जगहों पर सख्ती से जांचा जाना चाहिए जहां वे सामान्य वर्कफ़्लो में स्थित हैं। निरीक्षण के दौरान, आपको क्षतिग्रस्त सब कुछ खोजने की आवश्यकता है। वे प्रकट करते हैं कि क्या अब उपयोग के लिए उपयुक्त नहीं है, साथ ही सामग्री, वस्तुएं, उत्पाद जिनकी समाप्ति तिथि समाप्त हो गई है।

मुख्य नियम

सूची सफल होने के लिए, यह निरंतर होना चाहिए। जिम्मेदार कर्मियों को हर समय साइट पर होना चाहिए। चेक की गई संपत्ति के लिए जिम्मेदार व्यक्ति के लिए चेक अचानक होना चाहिए। प्रबंधन द्वारा अनुमोदित आयोग को ही इसे संचालित करने का अधिकार है।

महत्वपूर्ण दस्तावेज

हमारे देश में एक इन्वेंट्री आयोजित करने की प्रक्रिया वित्त मंत्रालय की ओर से जारी आधिकारिक आदेशों, प्रस्तावों द्वारा निर्धारित की जाती है। लेखांकन नियमों को स्थापित करने वाले प्रावधानों के साथ-साथ कार्य के नियमन के लिए उद्यम के भीतर अपनाए गए स्थानीय दस्तावेजों द्वारा निर्देशित होना आवश्यक है।

सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि वित्त मंत्रालय के उस आदेश को ध्यान देने योग्य है जिसे 49वें अंक के तहत प्रकाशित 99वें में अपनाया गया था। लेखांकन पर 402 वें संघीय कानून में एक सूची की आवश्यकता का तथ्य निहित है। यदि इन कानूनों में कार्यप्रवाह के कुछ पहलुओं का उल्लेख नहीं किया गया है, यदि अन्य राज्य दस्तावेजों में कोई जानकारी नहीं है, तो आपको स्थानीय अधिनियम अपनाने की आवश्यकता है, लेखा नीति में प्रावधान करें।

फॉर्म के प्रमुख का कार्य घटना के नियमों को तैयार करना है। एक नमूने के रूप में, "दिशानिर्देश" का उपयोग करें। प्रत्येक कंपनी उद्यम की ख़ासियत को ध्यान में रखते हुए स्वतंत्र रूप से नमूने और इन्वेंट्री फॉर्म विकसित करती है।

नमूना दस्तावेज संकलित करते समयव्यापार के दायरे को ध्यान में रखा जाना चाहिए। दस्तावेज़ीकरण एकीकृत रूपों के माध्यम से कार्यान्वित किया जाता है। 1998 में, राज्य सांख्यिकी समिति ने डिक्री 88 जारी की, जिसने इन्वेंट्री के लिए आवश्यक कई टेम्पलेट्स को मंजूरी दी।

ईवेंट के बारे में विस्तार से

इन्वेंट्री का मुख्य विचार कंपनी के पास मौजूद हर चीज की पुनर्गणना करना है और यह जांचना है कि परिणाम मूल रूप से उपलब्ध दस्तावेज से कैसे भिन्न हैं। वस्तुओं को उनके स्थान के आधार पर गिनें। इन्वेंट्री के अनुसार, एक इन्वेंट्री नहीं की जाती है, क्योंकि इस तरह से अधिशेष खोजना संभव नहीं होगा। यदि किसी चीज़ को द्रव्यमान द्वारा ध्यान में रखा जाता है, तो आपको इसे तौलना होगा, यदि मात्रा, लंबाई से - ज्यामितीय मापदंडों को मापें।

कुछ वस्तुओं को भार इकाइयों में परिवर्तित किया जाता है। यह कृषि वस्तुओं की सूची की विशेषता है। यदि मूल्य पैकेजिंग क्षतिग्रस्त नहीं है, तो अलग-अलग ब्लॉक चुनिंदा रूप से खोले जाते हैं। यदि कोई शिलालेख नहीं है, तो सामग्री बाहर बताए गए लोगों से भिन्न है, आपको सभी पैकेज खोलने और कंपनी के पास जो कुछ भी है उसे गिनने की आवश्यकता है।

जैसा कि इन्वेंट्री के लिए उपयोग किए गए फॉर्म का विश्लेषण करके निष्कर्ष निकाला जा सकता है, और चेक को नियंत्रित करने वाले दस्तावेज़ीकरण का विश्लेषण करके भी समझा जा सकता है, शोध के दौरान सभी प्रतिभूतियों और नकदी की जांच करना आवश्यक है। ऐसी वस्तुओं की गिनती एक कागज के टुकड़े पर की जाती है।

यह अनुशंसा की जाती है कि मैट्रिस की घोषणा करने वाले एक समझौते में यह शर्त शामिल है कि व्यक्तिगत सामान को उस स्थान पर संग्रहीत करना असंभव है जहां एक व्यक्ति काम करता है। जो उपलब्ध है उसकी जाँच करते हुए, सभी डेटा को इन्वेंट्री में दर्ज किया जाता है। आमतौर पर, इस दस्तावेज़ को संकलित करने की ज़िम्मेदारी एकाउंटेंट के पास होती है। यह निषिद्ध हैपहले से गिनने के बिना दस्तावेज़ में कुछ भी न जोड़ें। आप कर्मचारियों की बात पर भरोसा नहीं कर सकते, चाहे वे कितने भी अच्छे क्यों न हों।

नियम: सख्त

इन्वेंटरी - वह अवधि जिसके लिए कुछ भी प्राप्त करना मना है। आप खर्च का लेन-देन नहीं कर सकते। जिस कमरे में चेक आयोजित किया जाता है वह सख्ती से सीमित है। बाहरी लोगों को अनुमति नहीं है। यदि आयोग विराम लेता है, तो आपको वस्तु को सील करने की आवश्यकता है। सूची से संबंधित सभी दस्तावेजों को केवल तिजोरी में रखा जाता है।

योजना और निर्देश

ये 49वें क्रम से निर्धारित होते हैं। ऋणों, अचल संपत्तियों, भौतिक संपत्तियों की एक सूची का आयोजन करते समय, वे पहले एक आदेश तैयार करते हैं, जिस पर कंपनी के प्रमुख द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं। दस्तावेज़ सत्यापन के तथ्य की घोषणा करता है। इसमें समय सीमा और प्रक्रियाएं होनी चाहिए। यह तय करता है कि आयोग में कौन शामिल है, किस प्रकार की संपत्ति की जाँच की जानी चाहिए। इसके अलावा, मूल्यों को प्रमुख विशेषताओं द्वारा क्रमबद्ध किया जाता है, यदि ऐसी घटना की आवश्यकता होती है, तो सब कुछ फिर से गिना जाता है और जानकारी को सूची में दर्ज किया जाता है। अगला कदम सुलह है। फिर योग करें।

इन्वेंट्री शीट को कंपनी के प्रभारी व्यक्ति द्वारा अनुमोदित किया जाना चाहिए। जब दस्तावेज़ तैयार किया जाता है और अनुमोदित किया जाता है, तो गतिविधियाँ बदलने लगती हैं और लेखांकन में सुधार होता है, लेखा विभाग में संग्रहीत जानकारी को स्पष्ट करता है। यदि अपराधी पाए जाते हैं, तो उन्हें जवाबदेह ठहराया जाना चाहिए। सत्यापन रिपोर्ट के रूप में संकलित दस्तावेजों को लंबी अवधि के भंडारण के लिए संग्रहीत किया जाना चाहिए।

ऑफ़-बैलेंस खाते

दूसरों को आश्चर्य है कि क्या इन्वेंट्री कार्य कर सकती हैऑफ-बैलेंस खातों की स्थिति की पहचान करने का एक साधन। विशेषज्ञ एक निश्चित उद्यम के स्वामित्व वाली सभी संपत्ति के आवधिक निरीक्षण की आवश्यकता पर ध्यान देते हैं।

यदि कुछ वस्तुएं संपत्ति में शामिल नहीं हैं, लेकिन कंपनी उनका उपयोग करती है, तो आपको एक चेक व्यवस्थित करने की भी आवश्यकता है। क्या किराए पर लिया गया है, क्या प्राप्त किया गया है और जिम्मेदारी के तहत जमा किया गया है, के सापेक्ष एक सूची की जाती है। तदनुसार, जो कुछ भी ऑफ-बैलेंस खातों से गुजरता है, उसे भी ध्यान में रखा जाता है और जाँच की जाती है।

सत्यापन का क्रम वही है जो पहले बताया गया है। विशेष रिपोर्ट तैयार की जा रही है। लेखांकन करते समय, विश्लेषण किए गए संपत्ति के संबंध में संरचनाओं के संबंध को विनियमित करने वाले समझौतों, हस्तांतरण के कृत्यों और अन्य दस्तावेजों द्वारा निर्धारित मूल्य महत्वपूर्ण है। प्रतियों में से एक मालिक को दी जाती है ताकि वह जानकारी की तुलना अपने स्वयं के क्रेडेंशियल्स से कर सके।

फार्मेसी

इन्वेंट्री अधिनियमों के नमूनों का उपयोग करके, पहले बताए गए नियामक दस्तावेज, आप फार्मेसी में एक निरीक्षण का आयोजन कर सकते हैं। ऐसी प्रक्रिया की एक विशिष्ट विशेषता सभी वित्तीय रूप से जिम्मेदार कर्मियों को शामिल करने की आवश्यकता है। जिस दिन इन्वेंट्री की जाती है, उस दिन दवाओं का वितरण नहीं किया जा सकता है। आप मैन्युअल जांच व्यवस्थित कर सकते हैं, आप लेबल स्कैन कर सकते हैं।

इवेंट की विशेषताओं के आधार पर, वे इन्वेंट्री एक्ट के उपयुक्त नमूने चुनते हैं। कभी-कभी घटना में फार्मास्युटिकल आउटलेट पर मौजूद धन को वर्णानुक्रम में गिनना शामिल होता है। क्योंकि कुछ दवाएंअलग से संग्रहीत, और कुछ उत्पादों को याद करना आसान है, ऐसी सूची अक्सर कमी दिखाती है। शेल्फ काउंटिंग को अधिक कुशल माना जाता है। साथ ही, आकस्मिक नुकसान से बचने के लिए सभी सामान स्थित हैं।

इन्वेंट्री और रिवीजन

इन दोनों घटनाओं में कुछ अंतर है। उन दोनों को संपत्ति की आवाजाही की जांच के लिए रखा जाता है, इसलिए वे कभी-कभी भ्रमित होते हैं। मुख्य अंतर परीक्षण का उद्देश्य है। इन्वेंट्री का उद्देश्य वास्तविक स्थिति और कागज पर दर्ज के बीच अंतर स्थापित करना है। लेखा विभाग के नेतृत्व में लेखांकन से त्रुटियों को दूर करने के लिए इस तरह की जांच की आवश्यकता है। एक ऑडिट, बदले में, उन कार्यों की पहचान करने के लिए आवश्यक है जो कानून की अवहेलना और बिना कारण के किए जाते हैं। ऑडिट का उद्देश्य मानकों के अनुपालन को निर्धारित करने के लिए गतिविधियों की वैधता का आकलन करना है।