परियोजना प्रबंधन - यह क्या है? फायदा और नुकसान

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2024-01-17 18:52

परियोजना प्रबंधन रूस में आधुनिक प्रबंधन प्रणाली का एक अभिन्न अंग है। कई घरेलू और विदेशी कंपनियां उत्पादों और सेवाओं की गुणवत्ता में सुधार, लागत कम करने, मुनाफा बढ़ाने के लिए परियोजना प्रबंधन का उपयोग करती हैं। परियोजना प्रबंधन क्या है और इसके मुख्य लाभ क्या हैं?

प्रोजेक्ट क्या है?

"परियोजना" की अवधारणा की व्याख्या पूरी तरह से अलग तरीके से की जा सकती है। पहले विकल्प में दस्तावेज़ीकरण के एक सेट के रूप में परियोजना की परिभाषा शामिल है, जिसके अनुसार भवन या संरचना का निर्माण संभव है। यह लेख "प्रोजेक्ट" शब्द के दूसरे अर्थ पर चर्चा करेगा।

एक परियोजना की बहुत सारी परिभाषाएँ हैं, हालाँकि वे सभी एक बात पर सहमत हैं: एक परियोजना एक विचार है जिसमें एक सीमित समय में एक विशिष्ट भौतिक कार्य का कार्यान्वयन शामिल है। इसी समय, परियोजना की मुख्य विशेषताएं कहलाती हैं:

• अद्वितीयता (एक परियोजना एक ऐसी चीज है जो पहली बार बनाई जाती है)।
• समय सीमित (परियोजना के कार्यान्वयन के लिए हमेशा समय सीमा होती है)।
• उद्देश्यपूर्णता (परियोजना हमेशा विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए की जाती है, एक नियम के रूप में, मात्रात्मक इकाइयों में व्यक्त की जाती हैमाप)

यदि तीनों शर्तें पूरी हों, तो गतिविधियों के समूह को प्रोजेक्ट कहा जा सकता है।

कार्यक्रम और पोर्टफोलियो

प्रोजेक्ट्स को अक्सर प्रोग्राम और पोर्टफोलियो में बांटा जाता है। इसी समय, कार्यक्रम परियोजनाओं का एक समूह है जो एक सामान्य लक्ष्य से एकजुट होते हैं। उदाहरण के लिए, जनसंख्या के लिए शिक्षा की गुणवत्ता में सुधार के लिए एक कार्यक्रम में शिक्षकों के वेतन में 20% की वृद्धि, 15 नए स्कूलों का निर्माण, बुनियादी विषयों में 26 नई पाठ्यपुस्तकों का विमोचन शामिल हो सकता है।

एक परियोजना पोर्टफोलियो एक ही स्रोत से वित्त पोषित परियोजनाओं को एक साथ लाता है, चाहे उनका उद्देश्य कुछ भी हो। उदाहरण के लिए, कंपनी N की परियोजनाओं के पोर्टफोलियो में दान के लिए परियोजनाएं, एक नए कॉर्पोरेट कार्यालय का निर्माण, निदेशक की वर्षगांठ का उत्सव और वार्षिक कारोबार में 10% की वृद्धि शामिल हो सकती है।

पोर्टफोलियो और कार्यक्रमों में परियोजनाओं में भी ऊपर वर्णित तीन मुख्य विशेषताएं होनी चाहिए।

परियोजना प्रबंधन के मूल सिद्धांत

प्रबंधन प्रक्रिया को सुविधाजनक बनाने के लिए डिज़ाइन की गई प्रौद्योगिकियों के लिए गतिशील रूप से विकासशील बाजार को देखते हुए, विशिष्ट तरीकों का नाम देना मुश्किल है जो पूरी तरह से परियोजना प्रबंधन का वर्णन करते हैं।

परियोजना प्रबंधन में कई दृष्टिकोण और उपकरण शामिल हैं और यह निम्नलिखित बुनियादी सिद्धांतों पर आधारित है:

• परिणाम उन्मुख। यह सिद्धांत "परियोजना" शब्द के अर्थ से निर्धारित होता है। परियोजना प्रबंधन केवल गुणवत्ता प्रबंधन नहीं है, यह परस्पर संबंधित कार्यों का एक उद्देश्यपूर्ण समूह है।
• "डिजाइन त्रिकोण" का सिद्धांत। परपरियोजना प्रबंधन को अन्योन्याश्रितताओं द्वारा निर्देशित किया जाना चाहिए: समय, बजट, परियोजना की गुणवत्ता। कारकों में से एक में परिवर्तन से अन्य में परिवर्तन होता है, जो उन्हें, जैसे कि, एक ही त्रिभुज की भुजाएँ बनाता है।



• परियोजना के जीवन चक्र के लिए लेखांकन। एक परियोजना का जीवन चक्र एक परियोजना बनाने के विचार के गठन के साथ शुरू होता है और परियोजना में निर्दिष्ट समय अवधि की समाप्ति पर समाप्त होता है। एक परियोजना का जीवन चक्र, एक नियम के रूप में, उस समय समाप्त होता है जब परियोजना के परिणामस्वरूप निर्मित उत्पाद जीवन चक्र शुरू होता है।
• प्रबंधन के लिए प्रक्रिया दृष्टिकोण। इस सिद्धांत में परियोजना का मूल्यांकन प्रक्रियाओं के एक समूह के रूप में शामिल है जो परस्पर जुड़े हुए हैं और अर्ध-तैयार उत्पादों या महत्वपूर्ण दस्तावेजों के रूप में मध्यवर्ती परिणामों में परिणत होते हैं। यह दृष्टिकोण आपको तथाकथित "अंधे क्षेत्रों" के बिना परियोजना को नियंत्रित करने की अनुमति देता है।

परियोजना प्रतिभागियों को प्रोत्साहित करने के तरीके

जब परियोजना प्रबंधन को विशिष्ट कार्यों को करने के लिए चुना जाता है तो आमतौर पर परियोजना प्रतिभागियों को प्रोत्साहित करने पर विशेष ध्यान दिया जाता है। परियोजना प्रबंधन में आमतौर पर मूर्त और अमूर्त प्रेरक तंत्र शामिल होते हैं।

सामग्री प्रोत्साहन में मध्यवर्ती कार्यों को जल्दी पूरा करने के लिए बोनस, जुर्माना, अतिरिक्त भुगतान शामिल हैं।

प्रेरणा के अमूर्त तरीकों में समय-समय पर प्रमाण पत्र और अनुशासनात्मक उपहार शामिल हैं, साथ ही प्रतिस्पर्धी प्रतियोगिता के हिस्से के रूप में परियोजना प्रतिभागियों के बीच प्रतिस्पर्धा की तैनाती शामिल है।

परियोजना प्रबंधन के मुख्य चरण

परियोजना प्रबंधन परियोजना जीवन चक्र के चरणों और प्रबंधन जटिलता के चरणों में होता है। चरणों और चरणों के बीच संबंध नीचे दी गई तालिका में दिखाया गया है।

चरण:	लागत प्रबंधन	उचित प्रबंधन	सामग्री प्रबंधन	जोखिम प्रबंधन
चरण:	1	2	3	4
दीक्षा	शुरुआती फंडिंग अनुमान	परियोजना समयरेखा का प्रारंभिक अनुमान	प्रमुख कार्यों की परिभाषा	संभावित नकारात्मक कारकों का प्रारंभिक विश्लेषण
योजना	बजट की गणना और फंडिंग के स्रोतों की खोज	प्रोजेक्ट शेड्यूल कैलकुलेशन	परियोजना लक्ष्यों की गणना	जोखिम समायोजन की गणना
कार्यान्वयन	परियोजना का चरण-दर-चरण वित्तपोषण	शेड्यूल के क्रियान्वयन की निगरानी	मध्यवर्ती संकेतकों की उपलब्धि की निगरानी	प्रमुख ड्राइवरों में परिवर्तन की निगरानी
समापन	लाभ/हानि का अनुमान	लेग/लीड स्कोर	परियोजना के उद्देश्यों के पूरा होने/असफल होने का आकलन	विश्लेषणगलतियाँ की गईं

इस प्रकार, परियोजना प्रबंधन के क्षेत्रों में वित्तीय, कार्मिक, संगठन के संरचनात्मक क्षेत्र शामिल हैं।

परियोजना प्रबंधन का दायरा

परियोजना प्रबंधन संरचना में संगठन के सभी कार्यों को परियोजनाओं में विभाजित करना शामिल है जो समय और लक्ष्य के संदर्भ में सीमित हैं। उसी समय, प्रत्येक परियोजना की एक टीम और परियोजना प्रबंधकों की एक टीम बनाई जाती है, जो प्रबंधक को अपनी परियोजना की प्रगति पर रिपोर्ट करती है।

इस संबंध में, एक साथ निष्पादित आदेशों की एक विस्तृत श्रृंखला के साथ, विभिन्न उद्योगों और आकारों के संगठनों में, एक नियम के रूप में, परियोजना प्रबंधन का उपयोग किया जाता है। हालांकि, छोटे व्यवसायों में, वह उत्पादन के आधुनिकीकरण की विशिष्ट समस्याओं को हल करने के लिए या उदाहरण के लिए, एक नया उत्पाद पेश करने के लिए परियोजना प्रबंधन का उपयोग करता है।

निर्माण उद्योग में परियोजना प्रबंधन

निर्माण उद्योग में, परियोजना प्रबंधन पद्धति का उपयोग विशेष रूप से प्रासंगिक है। एक ग्राहक या ठेकेदार के कार्यों को करने वाली कंपनियों में, परियोजना प्रबंधन परियोजनाओं में काम के एक प्राकृतिक विभाजन का उपयोग करता है (उत्पाद सिद्धांत के अनुसार, अर्थात प्रत्येक भवन का निर्माण एक अलग परियोजना है), और शीर्ष प्रबंधन की संरचना व्यावहारिक रूप से गंभीर पुनर्गठन की आवश्यकता नहीं है।

एक परियोजना संगठन का प्रबंधन भी अक्सर परियोजना सिद्धांत के अनुसार किया जाता है, सफलतापूर्वक पहले से गठित टीमों का उपयोग करकेएक परियोजना टीम के रूप में डिजाइनर।

राज्य संरचनाओं में परियोजना प्रबंधन

सरकार में परियोजना प्रबंधन हमारे समय का एक बिल्कुल नया चलन है। प्रबंधन की कार्यक्रम-लक्ष्य पद्धति, जो सोवियत काल से विकसित हो रही है, अब पूरे देश में परियोजना प्रबंधन का रूप ले चुकी है। अब, राज्य के लिए रणनीतिक रूप से महत्वपूर्ण कार्यों को हल करने के लिए, कार्यक्रमों का उपयोग किया जाता है जिसमें लक्ष्य संकेतक और कार्यान्वयन की समय सीमा के साथ व्यक्तिगत परियोजनाएं शामिल होती हैं। हालांकि, ऐसे कार्यक्रमों के प्रबंधन की पद्धति अभी भी आदर्श से बहुत दूर है और इसके लिए आधुनिकीकरण और अद्यतनीकरण की आवश्यकता है।

बेलगोरोद क्षेत्र में परियोजना प्रबंधन को लागू करने का अनुभव

परियोजना आधारित लोक प्रशासन ने पूरी दुनिया में खुद को साबित किया है। रूस में, बेलगोरोद क्षेत्र में इस तकनीक को लागू करने का अनुभव है।

इस बड़े पैमाने के प्रयोग ने बेलगोरोद क्षेत्र में सिविल सेवा के लगभग सभी पहलुओं को प्रभावित किया। मुख्य तत्वों में परियोजना प्रबंधन प्रशिक्षण, संगठनात्मक और कार्यप्रणाली समर्थन, साइट पर निरीक्षण, प्रेरणा, कर्मचारियों की दक्षताओं का आकलन, परियोजना समीक्षा के लिए विशेषज्ञ आयोग शामिल हैं।

बेलगोरोद क्षेत्र के परियोजना प्रबंधन में अब परियोजना प्रबंधन के कॉलेजियम निकाय शामिल हैं:

• परियोजना गतिविधियों का प्रबंधन करने वाला अंतरविभागीय आयोग।
• क्षेत्रीय विशेषज्ञ आयोग जो परियोजनाओं को खोलने/बंद करने का निर्णय लेते हैं।
• क्षेत्रीय परियोजना कार्यालय जो कार्यप्रणाली के अनुपालन को नियंत्रित करता हैपरियोजना प्रबंधन।

वन स्टॉप शॉप

यह परियोजना प्रबंधन के लिए संक्रमण के ढांचे के भीतर था कि बेल्गोरोड क्षेत्र, 2010 में वापस, "एक खिड़की" प्रणाली के माध्यम से निवेश परियोजनाओं के समन्वय के लिए स्विच किया गया, जो अब मास्को में अच्छी तरह से जाना जाता है। इस विंडो की भूमिका हाल ही में शुरू की गई सेवाओं में से एक - क्षेत्रीय परियोजना कार्यालय द्वारा की जाती है। अब, परियोजना कार्यालय में आवेदन करने के ठीक एक महीने बाद, व्यवसाय इकाई को एक अनुमोदन दस्तावेज़ प्राप्त होता है।

स्वचालित सूचना प्रणाली "परियोजना प्रबंधन"

बेलगोरोड क्षेत्र में परियोजना प्रबंधन के लिए सूचना और तकनीकी सहायता स्वचालित सूचना प्रणाली (एआईएस) "परियोजना प्रबंधन" के माध्यम से की जाती है। यह एक बिना सॉफ्टवेयर वाला वेब एप्लिकेशन है जो परियोजनाओं, पोर्टफोलियो और कार्यक्रमों के लिए निम्नलिखित कार्य करता है:

• रजिस्ट्री (डेटाबेस) को बनाए रखना।
• शेड्यूलिंग।
• बजट।
• क्षेत्रीय और नगरपालिका स्तरों पर कार्यान्वयन की निगरानी।
• टीम की शक्तियों और जिम्मेदारियों का वितरण।
• सामग्री बदलें।
• परियोजनाओं के लिए आगामी और आगामी कार्यक्रमों के बारे में चेतावनी प्रणाली।
• दस्तावेज़ प्रवाह।
• स्वचालित विश्लेषणात्मक रिपोर्टिंग।
• बेलगोरोद क्षेत्र की इलेक्ट्रॉनिक सरकार के साथ एकीकरण।

परियोजना प्रबंधन के फायदे और नुकसान

बेलगोरोद क्षेत्र में परियोजना प्रबंधन को लागू करने का वर्णित अनुभव सफल रहा। इन परिवर्तनों का प्रभाव मुख्य रूप से व्यक्त किया गया थासकल क्षेत्रीय उत्पाद की वृद्धि दर में 0.1% (3 बिलियन से अधिक रूबल) की वृद्धि, परियोजना अनुमोदन पर खर्च किए गए समय में कमी (प्रत्येक परियोजना के लिए 2 महीने) और निवेश के विकास की दर में वृद्धि क्षेत्र 23%। हालांकि, सबसे महत्वपूर्ण परिणाम उन कर्मचारियों के बीच परियोजना सोच का गठन है जो सक्रिय रूप से विश्लेषण करते हैं और समस्या को हल करने का प्रयास करते हैं, कभी-कभी गैर-मानक, अभिनव तरीकों का भी उपयोग करते हैं।

प्रबंधकीय संरचना की प्रेरणा और पुनर्गठन ने न केवल सिविल सेवा के लिए, बल्कि व्यवसाय के लिए भी सकारात्मक प्रभाव प्राप्त करना संभव बनाया, निवेश के लिए अनुकूल माहौल बनाया और उद्यमिता की बाधाओं को दूर किया।

क्षेत्र की आबादी अब महत्वपूर्ण रणनीतिक परियोजनाओं के कार्यान्वयन के चयन और नियंत्रण में सक्रिय भाग लेती है। लोगों के लिए, परियोजना प्रबंधन उच्च गुणवत्ता वाली सेवाओं और उच्च गतिशीलता का आनंद लेने का एक अवसर है।

हालांकि, परियोजना प्रबंधन संरचना के सभी लाभों के बावजूद, इस दृष्टिकोण के नुकसान भी हैं।

सबसे पहले, संक्रमण काल। प्रोजेक्ट टीम को एक साथ काम करने और एक अच्छी तरह से समन्वित तंत्र के रूप में अपने कार्यों को करने में एक निश्चित समय लगता है।

दूसरा, किसी उद्यम में परियोजना प्रबंधन को लागू करते समय, एक अच्छे परियोजना प्रबंधक की तलाश में देरी हो सकती है। एक परियोजना प्रबंधक के व्यक्तिगत और व्यावसायिक गुणों पर बहुत अधिक आवश्यकताएं लगाई जाती हैं: व्यापक योग्यता, परियोजना में पूर्ण विसर्जन, आवश्यक विशिष्टताओं का परियोजना प्रबंधन अनुभव।

परियोजना प्रबंधन का तीसरा नुकसान जरूरत माना जा सकता हैपरियोजनाओं के बीच कंपनी के संसाधनों को विभाजित करना। "गरीब" फर्मों में, यह बिल्कुल भी संभव नहीं हो सकता है। परियोजना प्रबंधकों को धन और कर्मियों के लिए "लड़ाई" करनी होगी, जो परियोजना जीवन चक्र के सभी चरणों के पूर्ण नियंत्रण की स्थितियों में अस्वीकार्य है।

संगठन में परियोजना प्रबंधन पथ के सबसे महत्वपूर्ण नुकसानों में से एक परियोजना के पूरा होने के बाद परियोजना टीम के सदस्यों और परियोजना प्रबंधक का रोजगार है। जैसा कि आप जानते हैं, टीम का कार्यभार एक सफल व्यवसाय का सबसे महत्वपूर्ण नियम है, और परियोजना कार्य के मामले में, विशेषज्ञों के समूह "हवा में लटके हुए" नियमित रूप से दिखाई देते हैं, जो तुरंत अपना निरंतर कार्यभार खो देते हैं।

उपरोक्त को सारांशित करते हुए, हम यह निष्कर्ष निकाल सकते हैं कि परियोजना प्रबंधन आधुनिक व्यावसायिक स्थान का एक अभिन्न अंग है, और राज्य स्तर पर और एक ही व्यवसाय के भीतर सक्षम प्रबंधन निर्णय लेने के लिए इसके मूल सिद्धांतों का अध्ययन करना आवश्यक है।