जवाबदेह व्यक्ति। रिपोर्ट और गणना की सूक्ष्मता

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रिंटर में फिर से स्याही खत्म हो गई, फैक्स पेपर का आखिरी रोल रिसेप्शन एरिया में रह गया, दालान में एक लाइट बल्ब जल गया? कोई समस्या नहीं - एक विवेकपूर्ण आपूर्तिकर्ता (या सिर्फ एक स्टाफ सदस्य) के पास सही स्टॉक है और वह इन समस्याओं को समय पर ठीक कर देगा!

यह जवाबदेह व्यक्ति निदेशक के आदेश से नियुक्त किया जाता है। सभी विभागों और अनुभागों के लिए आवेदन एकत्र करने के बाद, वह माल और सामग्री की खरीद के लिए अग्रिम भुगतान के लिए एक आवेदन भरता है। फिर वह दुकानों, गोदामों में जाता है, और यदि आवश्यक हो, तो उसे दूसरे शहर में भेज दिया जाता है। आवश्यक सामग्री खरीदने के बाद, व्यापार यात्रा या आवेदन में निर्दिष्ट अवधि के तीन दिनों के भीतर, वह लेखा विभाग को सहायक दस्तावेज के साथ एओ-1 रिपोर्ट प्रस्तुत करता है। शीर्षक पृष्ठ पर, वह संगठन का नाम, प्रभाग, पूरा नाम, कार्मिक संख्या, स्थिति, अग्रिम का उद्देश्य भरता है। तालिका के पीछे (कॉलम 1-6), जवाबदेह व्यक्ति राशि के साथ व्यय दस्तावेजों का विवरण दर्ज करता है और, नीचे की रेखा को संक्षेप में, एक प्रतिलेख के साथ अपना हस्ताक्षर डालता है। बदले में, लेखाकार उसे एक रसीद जारी करता है कि रिपोर्ट को स्वीकार कर लिया गया है और सत्यापित किया गया है। इसके भाग के लिए, लेखाकार, रिपोर्ट को एक सीरियल नंबर सौंपता है, डेटा की तुलना मूल दस्तावेजों के साथ करता हैऔर बक्सों में 7-9 भरें। फिर, पहली शीट पर, वह पिछली रिपोर्ट से शेष राशि, प्राप्त राशि, खर्च और अनुमोदन के लिए परिणाम प्रदर्शित करता है।

यह ध्यान में रखा जाना चाहिए कि AO-1 में कोई त्रुटि या नकद लेनदेन के प्रसंस्करण की प्रक्रिया के साथ असंगति का खुलासा जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के ऑडिट द्वारा किया जाएगा।

सतर्क लेखापरीक्षक मासिक शेष (खाता 71) का विश्लेषण करेगा जो अगली अवधि में ले जाया जाएगा (अचानक लेखाकार ने कहीं शेष राशि को कम करके आंका, और इसे अनुचित बट्टे खाते में डालना कहा जाता है)। फिर वह उप-रिपोर्ट जारी करने और वापस करने की तुलना कैश रजिस्टर से करेगा, इस बात पर ध्यान देते हुए कि क्या जवाबदेह व्यक्ति को पिछले एक पर रिपोर्ट किए बिना अग्रिम भुगतान प्राप्त हुआ है। एक गहरी जांच संलग्न दस्तावेजों को भी प्रभावित करेगी। उनमें से प्रत्येक में आवश्यक विवरण होना चाहिए। काम या सेवाओं के लिए भुगतान करना संभव है, केवल एक चालान, चालान, रसीद आदेश से ठूंठ, नकद और बिक्री रसीद के आधार पर किसी तीसरे पक्ष के संगठन से सामान और सामग्री प्राप्त करना संभव है। एक ही ऑपरेशन की जाँच कर रहा है, लेकिन एक व्यक्ति के साथ, ऑडिटर बिक्री अनुबंध और एक व्यय आदेश के तहत एक खरीद अधिनियम का अनुरोध करेगा।

इंस्पेक्टर कर्मचारियों के लिए व्यावसायिक यात्राओं की आवश्यकता, संलग्न आदेशों के साथ लक्ष्यों का संयोग, सहायक दस्तावेजों की उपलब्धता, व्यापार यात्रा अवधि के पत्राचार से लेकर दिनों की संख्या तक पर विशेष ध्यान देगा। भुगतान के लिए, होटल रसीदों और यात्रा टिकटों में तारीखें जिसके लिए जवाबदेह व्यक्ति रिपोर्ट करता है। अपार्टमेंट और दैनिक भत्तों के मानदंडों की गणना अनिवार्य नियंत्रण के अधीन होगी। यात्रा भत्तों की जाँच का अंतिम चरण समूहीकरण हैसभी उल्लंघनों की सूची।

ऑडिट का सबसे अधिक समय लेने वाला चरण जर्नल नंबर 7 के साथ अग्रिम रिपोर्टों का मिलान है, जो जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के पूरे लेखांकन को प्रस्तुत करता है। इस रजिस्टर के अनुसार, ऑडिटर प्रत्येक रिपोर्ट के लिए डेटा की सही प्रविष्टि को श्रमसाध्य रूप से सत्यापित करेगा। ऋण पर कुल कारोबार 50, 51, 55 खातों के डेबिट डेटा के साथ 60, 26, 10, आदि खातों की क्रेडिट राशि से मेल खाना चाहिए।