प्रगति रिपोर्ट के उदाहरण। रिपोर्ट कैसे लिखें

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

ऐसा कोई नेता नहीं है जिसे साल में कम से कम एक बार अपने मातहतों को यह बताने की जरूरत न पड़े कि क्या किया गया है। और समस्या यह है कि नियमित रोजगार के साथ, ऐसे दस्तावेज़ को विकसित करना एक कठिन कार्य प्रतीत होता है। और किसी कारण से हमें अधिकारियों से किए गए कार्यों पर रिपोर्ट के उदाहरण मांगने में शर्म आती है। क्या होगा यदि वह निर्णय लेता है कि हम उस पद के अनुरूप नहीं हैं जो हम धारण करते हैं?

किसे चाहिए

यह प्रश्न उस कलाकार द्वारा पूछा जाता है जिसे रिपोर्ट करने का कार्य मिला है। अक्सर, फर्मों के कर्मचारी ऐसी आवश्यकताओं से लगभग आहत महसूस करते हैं। लेकिन हर चीज का एक अर्थ होता है।

सबसे पहले, किए गए कार्य की रिपोर्ट कलाकार को स्वयं की आवश्यकता होती है। औपचारिक नहीं, बल्कि इस प्रक्रिया में रुचि रखने वाला रवैया आपको अपनी योग्यताओं में बाधाओं और कमजोरियों को खोजने की अनुमति देगा। तो, जिन दिशाओं में इसे विकसित करना संभव है (और आवश्यक) निर्धारित किया जाता है। आखिर हम सभी अपनी गलतियों से सीखते हैं।

दूसरी बात, नेता को इसकी जरूरत है। किए गए कार्य की रिपोर्ट आपको गुणवत्ता का निष्पक्ष मूल्यांकन करने की अनुमति देती है औरकार्यों को हल करने की गति। इस दस्तावेज़ के लिए धन्यवाद, कई प्रश्न गायब हो जाएंगे - सबसे आदिम "आप हर समय क्या करते हैं" से लेकर जटिल "मैं आपके कंप्यूटर को और अधिक आधुनिक के लिए क्यों बदलूं"। क्योंकि रिपोर्ट इंगित करेगी कि दस्तावेज़ में परिवर्तनों को सहेजने में लंबा समय लगता है। और यह कलाकार पर निर्भर नहीं करता है - पुराने कार्यालय उपकरण तेजी से काम नहीं कर सकते। दरअसल, यही कारण है कि ऐसा लगता है कि कर्मचारी हर समय चाय पी रहा है - वह बस ऑपरेशन के पूरा होने का इंतजार कर रहा है।

और प्रश्न: "मुझे महीने के लिए किए गए कार्यों पर एक रिपोर्ट लिखने की आवश्यकता क्यों है?" स्वयं गलत है। क्योंकि सांख्यिकीय जानकारी का संचय और डेटाबेस भरना रणनीतिकारों के लिए समझ में आता है, न कि परिचालन कर्मचारियों के लिए। किसी समस्या को हल करने के तरीकों के बारे में बात करने की तुलना में उसे हल करना उनके लिए कहीं अधिक आसान है।

क्या लिखें

प्रगति रिपोर्ट के उदाहरण बताते हैं कि आपको बहुत विस्तार से लिखने की आवश्यकता है। जो कुछ भी एक छोटी सी बात या एक छोटा इशारा लगता है वह विशिष्ट कार्यों के प्रदर्शन में एक महत्वपूर्ण तत्व हो सकता है। लेकिन इसकी समझ कई लिखित रिपोर्टों के अध्ययन के बाद ही आएगी।

यदि कार्य नियमित प्रकृति का है, उदाहरण के लिए, दस्तावेजों का मिलान और विसंगतियों की पहचान, तो एक सारणीबद्ध रूप विकसित करना समझ में आता है। इस मामले में, फिर से, सबसे पहले तालिका बहुत विस्तृत होनी चाहिए और इसमें कई कॉलम होने चाहिए; समय के साथ, कुछ स्तंभों की आवश्यकता गायब हो जाएगी, और रिपोर्ट का रूप सामान्य (पढ़ें - उचित) रूप ले लेगा।

बीकई मामलों में, किए गए कार्य (उदाहरण के लिए शिक्षक) पर एक रिपोर्ट संकलित करते समय, आत्मनिरीक्षण के मुद्दे पर औपचारिक रूप से संपर्क करना असंभव है। दरअसल, नियोजित शैक्षिक और कार्यप्रणाली भार और आवश्यक सामग्री के अध्ययन के अलावा, स्कूल शैक्षिक गतिविधियों में भी लगा हुआ है। इसके लिए दस्तावेज़ की तैयारी के लिए एक विशेष दृष्टिकोण की आवश्यकता है: कई छात्रों के पीछे रहने के कारणों को समझना आवश्यक है, ताकि बच्चों को उनके विषय में रुचि के तरीके खोजने के लिए। और साथ ही, हमें सफल (और यहां तक कि प्रतिभाशाली) स्कूली बच्चों के बारे में नहीं भूलना चाहिए।

रिपोर्ट लक्ष्य

सही संकलन और न्यूनतम समय लागत के लिए शुरू से ही यह तय करना आवश्यक है कि किस उद्देश्य के लिए और वर्ष के लिए किए गए कार्यों पर एक रिपोर्ट क्यों लिखी जाती है। आइए सबसे लोकप्रिय नाम दें:

- संगठन में किसी विशेष पद के वास्तविक लाभ का औचित्य;

- एक कर्मचारी की योग्यता की पुष्टि;

- प्रबंधन को प्रभावी कार्य का प्रदर्शन;

- अगली रिपोर्टिंग अवधि के लिए धन प्राप्त करना;

- एक दिशा (विचार) के विकास के लिए सहमति प्राप्त करना;

- आवंटित संसाधनों और वित्त आदि को खर्च करने का औचित्य

प्रसिद्ध सूत्रीकरण - समस्या का सही कथन 50% समाधान प्रदान करता है - इस मामले में भी काम करता है। हम जितना बेहतर ढंग से समझते हैं कि रिपोर्ट की आवश्यकता क्यों है, हमारे लिए इसे लिखना उतना ही आसान है। इस तथ्य तक कि "शो के लिए" दस्तावेज़ को हमसे रचनात्मक दृष्टिकोण की बिल्कुल भी आवश्यकता नहीं है। और समय लगता है।

दस्तावेज़ संरचना

अगर कंपनी के पास नहीं हैरिपोर्टिंग फॉर्म विकसित किया है, तो आपको इसे स्वयं विकसित करना होगा। दस्तावेज़ के उद्देश्य को जानने के लिए, इसकी संरचना पर विचार करना आवश्यक है। नमूना प्रगति रिपोर्ट बताती है कि एक स्पष्ट और सरल रूपरेखा की आवश्यकता है।

शुरुआत में ही सूचना प्रस्तुति का उद्देश्य और तर्क समझाया जाना चाहिए। प्रस्तुति के क्रम की व्याख्या करें और सामग्री की एक तालिका बनाएं। तालिका के लिए, संक्षिप्त विवरण देना आवश्यक है कि ऐसा प्रपत्र क्यों चुना गया।

अनुभागों और उपखंडों के भीतर, प्रस्तुति की एकता का भी पालन करना चाहिए। तो दस्तावेज़ अधिक समझने योग्य होगा, परिणामस्वरूप, इसे समझना आसान है। एक लंबी अवधि के लिए एक रिपोर्ट में, चित्र और रेखांकन के रूप में चित्रण काफी उपयुक्त होते हैं, जो धारणा की सुविधा प्रदान करेंगे। लेकिन यहां आपको "गोल्डन मीन" नियम का पालन करने की आवश्यकता है: ठोस पाठ, साथ ही विशेष रूप से दृश्य सामग्री, बहुत जल्दी थक जाती है।

स्टाइलिंग

एक साधारण कर्मचारी के लिए, शायद सबसे कठिन काम है शब्दावली और शब्दों को लिखना। एक बमबारी रिपोर्ट अप्राकृतिक दिखेगी और प्रबंधन से नकारात्मक प्रतिक्रिया का कारण बनेगी। बहुत सरल शब्दांकन (उदाहरण के लिए 25 दस्तावेज़ ज़ेरॉक्स्ड) भी पाठक को पीछे हटा देंगे।

लेकिन साँचे से बचना चाहिए। एकमात्र अपवाद वह दस्तावेज़ है जिसे कोई भी कभी नहीं पढ़ेगा। हम कभी-कभी ऐसी समस्याओं का सामना करते हैं, लेकिन इस लेख में हम वास्तविक (प्रो फॉर्म नहीं) रिपोर्ट में रुचि रखते हैं।

किसी भी हाल में आपको केवल उपलब्धियों की बात नहीं करनी चाहिए। उन्हें हाइलाइट करने के लिएकाम के दौरान आने वाली कठिनाइयों के बारे में बात करना आवश्यक है। अन्य बातों के अलावा, अधिकारियों के लिए कार्य अनुकूलन के बारे में विचार के लिए जटिलता विश्लेषण भोजन है। प्रगति रिपोर्ट के उदाहरणों से संकेत मिलता है कि आपको "असंतोषजनक स्थिति", "मुश्किलों का सामना करना पड़ा", आदि जैसे अस्पष्ट वाक्यांशों का उपयोग नहीं करना चाहिए। हर चीज को उसके उचित नाम से पुकारना बेहतर है: "टूटी हुई फोटोकॉपी", "इंटरनेट तक पहुंच की कमी", "संबंधित विभाग से सूचना की कमी या असामयिक प्राप्ति। यह सब हमें कंपनी में वर्तमान स्थिति का पर्याप्त और निष्पक्ष मूल्यांकन करने की अनुमति देता है।

परिणामों का मूल्यांकन

प्रत्येक परिणाम का बैक अप संख्याओं के साथ होना चाहिए। इस तरह का कंक्रीटाइजेशन विकास की गतिशीलता की समझ प्रदान करता है।

इसके अलावा, परिणामों के मूल्यांकन के लिए मानदंड निर्धारित करना आवश्यक है। क्या यह पिछली रिपोर्टिंग अवधि होगी (यदि यह एक त्रैमासिक रिपोर्ट है, उदाहरण के लिए) या, इसके विपरीत, निर्धारित लक्ष्यों की उपलब्धि का प्रतिशत, यह दस्तावेज़ के लेखक पर निर्भर है।

सामान्य तौर पर, अप्रत्यक्ष संकेतक कार्यों को हल करने की प्रक्रिया के बारे में बहुत कुछ बता सकते हैं। आगे के विश्लेषण के लिए यहां जानकारी का खजाना भी है। श्रम लागत निर्धारित करने से लेकर लक्ष्य निर्धारित करने की शुद्धता को समझने तक।

समस्या से समाधान की ओर

अधिकांश रिपोर्ट प्रगति-दर-प्रगति के आधार पर लिखी जाती हैं। एक दस्तावेज जो समस्या-समाधान संबंध को स्पष्ट रूप से दर्शाता है वह अधिक फायदेमंद है। पाठक तुरंत समझ जाता है कि कौन से तरीके और तकनीक (यदि आवश्यक हो)कलाकार ने कार्य के समय पर और उच्च-गुणवत्ता पूर्ण होने का लाभ उठाया।

और भी विस्तृत श्रृंखला "एक विशिष्ट समस्या - इसके कारण - लक्ष्य निर्धारित करना - एक समाधान" तुरंत एक दैनिक रिपोर्ट को सारणीबद्ध रूप में प्रस्तुत करने की आवश्यकता का सुझाव देती है। इसके अलावा, रेखांकन के नाम पहले से ही ज्ञात हैं। इस तरह प्रस्तुत की गई जानकारी को पढ़ना और विश्लेषण करना आसान है।

मात्रात्मक संकेतकों की प्रस्तुति

ऐसे मामलों में जहां रिपोर्ट में मुख्य रूप से संख्यात्मक डेटा होता है, सारणीबद्ध रूप को समझना बहुत मुश्किल हो सकता है। संख्याओं की एक सतत धारा कुछ मिनटों के बाद पाठक को सचमुच थका देती है। एक और बात - रंगीन चार्ट और ग्राफ। वे स्पष्ट, समझने योग्य, पढ़ने में आसान हैं।

प्रत्येक आरेख पर टिप्पणी की जानी चाहिए। इसके अलावा, यह इंगित करना आवश्यक है कि विभिन्न ग्राफ़ आपस में कैसे जुड़े हैं; कारण और प्रभाव संबंधों की व्याख्या करने से रिपोर्ट के विश्लेषण में और सुविधा होगी।

यदि कार्य के दौरान भौतिक संसाधनों को खर्च किया गया था, तो आपको केवल उन सभी को सूचीबद्ध नहीं करना चाहिए। इसके बजाय, अर्जित लाभों को सूचीबद्ध किया जाना चाहिए। एक सूखा वाक्यांश: "खरीदे गए कार्यालय उपकरण" पूरी तरह से अलग लगेंगे यदि आप लिखते हैं: "2 नौकरियां बनाई गईं, जिससे विभाग के उत्पादन में वृद्धि संभव हो गई।"

दस्तावेज़ कैसे जारी करें

इस तथ्य के बावजूद कि संकलन का कोई एक रूप नहीं है, किए गए कार्य पर एक रिपोर्ट GOST के अनुसार तैयार की जा सकती है, जो मुख्य को परिभाषित करती हैवैज्ञानिक मानदंड। यह स्वरूपण, फ़ॉन्ट प्रकार और आकार आदि के लिए आवश्यकताओं को बताता है।

दस्तावेज़ की पठनीयता के लिए, यहाँ कुछ सुझाव दिए गए हैं:

- कोशिश करें कि एक पैराग्राफ में 5 से ज्यादा वाक्य न हों;

- प्रमुख संकेतकों को फ़ॉन्ट या रंग में हाइलाइट किया जा सकता है;

- टेक्स्ट को तोड़ें ताकि टेबल या ग्राफ पूरे पेज पर न आ जाए; उन पर टिप्पणियों के लिए जगह छोड़ना सुनिश्चित करें;

- रिपोर्ट का स्पष्ट और संक्षिप्त सारांश लिखें।

ये टिप्स आपकी रिपोर्ट की धारणा को आसान बनाने में मदद करेंगे, जिसका अर्थ है कि वे शुरुआत में दस्तावेज़ के लेखक के प्रति एक वफादार रवैये के लिए पाठक को स्थापित करेंगे। कल्पना कीजिए कि आप मालिक हैं। और रिपोर्ट को इस तरह से बनाएं कि पढ़ने में आपके लिए उपयोगी और दिलचस्प हो।