रिपोर्टिंग दस्तावेज़: प्रकार, रूप, नमूना और डिज़ाइन

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

किसी भी संगठन के लिए उचित दस्तावेज़ीकरण महत्वपूर्ण है, क्योंकि यह आपको मुख्य व्यवसाय में सक्षम रूप से संलग्न होने और कर और अन्य ऑडिट से डरने की अनुमति नहीं देता है। रिपोर्टिंग दस्तावेज विभिन्न प्रकारों और रूपों में तैयार किए जाते हैं। दस्तावेज़ीकरण के प्रकार कंपनी के प्रकार, उसके व्यवसाय की लाइन और कई अन्य कारकों के आधार पर भिन्न होते हैं।

सामान्य अवधारणा

रिपोर्टिंग दस्तावेज़ चयनित अवधि के लिए कंपनी के काम के परिणामों के साथ संकेतकों के एक सेट को दर्शाता है। रिपोर्टिंग में लेखांकन, सांख्यिकीय और अन्य डेटा वाली तालिकाएँ हो सकती हैं। रिपोर्ट सूचना के लिए लेखांकन पर किए गए कार्य का परिणाम है।

रिपोर्ट वित्त मंत्रालय और राज्य सांख्यिकी सेवा द्वारा अनुशंसित प्रपत्रों के अनुसार संकलित की जाती है। वे संपूर्ण अर्थव्यवस्था में विशिष्ट उद्योगों के साथ-साथ क्षेत्रीय क्षेत्रों - जिलों, क्षेत्रों के लिए सारांश हो सकते हैं।

रिपोर्टिंग दस्तावेजों को प्रकार, अवधि, डेटा की मात्रा, सामान्यीकरण की डिग्री द्वारा वर्गीकृत किया जा सकता है।

किस्में

प्रकार के अनुसार, रिपोर्टिंग को इसमें विभाजित किया गया है:

• लेखा;
• सांख्यिकीय;
• ऑपरेशनल।

अकाउंटिंग एक व्यवस्थित संपत्ति डेटा हैसंगठन, उसके वित्त, कार्य के परिणाम। लेखांकन जानकारी के अनुसार रिपोर्टिंग लेखांकन दस्तावेज तैयार किए जाते हैं।

सांख्यिकीय, लेखा और परिचालन रिकॉर्ड के अनुसार सांख्यिकीय डेटा तैयार किया जाता है।

निश्चित समय अंतराल के लिए परिचालन सामग्री के आधार पर परिचालन रिपोर्टिंग तैयार की जाती है - एक सप्ताह, एक महीना, एक दशक, और इसी तरह। यह जानकारी आपके संगठन में कार्य प्रक्रियाओं पर परिचालन नियंत्रण बनाए रखने में आपकी सहायता करती है।

रिपोर्टिंग दस्तावेजों की तैयारी की आवृत्ति हो सकती है:

• अंतर-वार्षिक - प्रति दिन, पांच दिन, दस दिन, महीना, तिमाही, आधा साल।
• वार्षिक वर्ष का सारांश है।

अंतर-वार्षिक सांख्यिकीय रिपोर्टिंग चालू है, और लेखांकन मध्यवर्ती है।

रिपोर्टिंग में सूचना के सामान्यीकरण की डिग्री भिन्न हो सकती है। इस संकेतक के आधार पर, रिपोर्टें हैं:

• प्राथमिक - वे सीधे संगठन द्वारा संकलित किए जाते हैं;
• समेकित - उच्च संस्थानों द्वारा तैयार।

किसी भी रिपोर्टिंग को संगठन की गतिविधियों, उसकी वित्तीय स्थिति, कार्य के परिणाम, इस जानकारी में किसी भी बदलाव पर विश्वसनीय डेटा प्रदान करना चाहिए।

उपस्थिति और सामग्री

रिपोर्टिंग दस्तावेजों के प्रपत्र राज्य के नियमों द्वारा अनुमोदित हैं।

प्रत्येक कंपनी आंतरिक रिपोर्टिंग रखती है, जो प्रबंधन से योजनाओं के कार्यान्वयन, निर्देशों के बारे में जानकारी प्रदान करती है। ये रिपोर्ट कंपनी के विभिन्न विभागों के विशेषज्ञों द्वारा तैयार की जाती हैं और प्रबंधन को प्रस्तुत की जाती हैं। ऐसा दस्तावेज हो सकता हैरिपोर्ट या सहायता कहा जाए।

संस्थाओं के भीतर रिपोर्ट मुफ्त रूप में बनाई जाती है। उन्हें पेपर शीट पर या संगठन के लेटरहेड पर जमा किया जाता है।

रिपोर्ट में निम्नलिखित डेटा की आवश्यकता है:

• संगठन का नाम;
• कंपनी की संरचनात्मक इकाई या विभाग का नाम;
• दस्तावेज़ का नाम;
• इसकी तारीख और नंबर;
• शीर्षक;
• कार्य के परिणामों के साथ सीधा पाठ;
• हस्ताक्षर;
• स्वीकृति या संकल्प।

रिपोर्ट के पाठ में किए गए कार्य, गतिविधि के परिणामों के विश्लेषण के बारे में पूरी जानकारी है। निष्कर्ष निकाला जाता है, यदि आवश्यक हो, प्रस्ताव किए जाते हैं। व्याख्यात्मक नोट अक्सर रिपोर्ट से जुड़े होते हैं। रिपोर्ट की तिथि प्रबंधक की स्वीकृति के अनुरूप होनी चाहिए।

बिजनेस ट्रिप

विशेषज्ञों की व्यावसायिक यात्राओं के मामलों में एक अलग प्रकार की रिपोर्टिंग होटल आवास के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेज़ हैं।

यात्रा व्यय में एक होटल के कमरे को किराए पर लेने की लागत शामिल है। होटल के कमरे के सभी खर्चों के लिए कर्मचारी को प्रतिपूर्ति करने के लिए कंपनी को कानून की आवश्यकता है।

एक कर्मचारी जो व्यापार यात्रा से लौटा है, इन दस्तावेजों में से एक प्रदान करता है:

• खाता;
• चेक;
• रसीद।

इनमें से कौन सा दस्तावेज सबसे सही होगा और कर अधिकारियों से सवाल नहीं उठाएगा?

अगर होटल कैश रजिस्टर उपकरण का उपयोग नहीं करता है, तो होटल कर्मचारीएक विशेष फॉर्म भरना होगा। आप इसे अलग-अलग तरीकों से कॉल कर सकते हैं: रसीद, चेक, वाउचर।

फॉर्म आवश्यकताएँ

प्रत्येक होटल का अपना फॉर्म होता है, लेकिन स्वीकृत आवश्यकताओं के अनुसार जारी किया जाता है। आवास के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेज़ निम्नलिखित आवश्यकताओं को पूरा करते हैं:

• रिपोर्ट में विवरण (संगठन का नाम, इसकी संख्या, श्रृंखला, पता, टिन, मुहर) शामिल हैं;
• फॉर्म स्वयं एक प्रिंटिंग हाउस में या स्वचालित सिस्टम का उपयोग करके बनाया गया है जो अनधिकृत पहुंच से सुरक्षित हैं और पांच साल तक जानकारी संग्रहीत करते हैं;
• दस्तावेज़ संख्या और श्रृंखला असाइन की गई हैं।

यदि किसी कर्मचारी ने कोई दस्तावेज़ प्रस्तुत किया है जो स्वीकृत आवश्यकताओं को पूरा नहीं करता है, और कंपनी ने इसे स्वीकार कर लिया है और कर कर्मचारियों के दावों की स्थिति में, संगठन अदालत में अपनी लागतों का बचाव करने में सक्षम होगा।

अगर होटल में टिकट कार्यालय है

आमतौर पर होटलों में कैश रजिस्टर होता है। फिर आवास के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेज नहीं भरे जाते हैं, और कर्मचारी को नकद रसीद जारी की जाती है। यह वह है जो होटल के कमरे के पंजीकरण और भुगतान के तथ्य के बारे में बोलता है।

चेक के साथ एक इनवॉइस या अन्य दस्तावेज हो सकते हैं जो एक निश्चित कर्मचारी के पंजीकरण के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

यदि किसी कर्मचारी को चेक के बदले रसीद और नकद आदेश जारी किया गया था, तो ऐसी स्थिति में रिपोर्ट संकलित करते समय कर विशेषज्ञों की ओर से समस्या हो सकती है। बेशक, कंपनी अदालत में अपने हितों की रक्षा कर सकती है, लेकिन यह प्रक्रिया बहुत आसान नहीं है।

पीकेओ के लिए रसीदें होटल आवास के लिए रिपोर्टिंग दस्तावेजों के रूप में भी प्रदान की जाती हैं। उन्हें भी स्वीकार किया जाता है और आमतौर पर अनावश्यक प्रश्न नहीं होते हैं। रसीदों को आधिकारिक दस्तावेज माना जाता है जो होटल प्रबंधन द्वारा धन की स्वीकृति को प्रमाणित करते हैं।

दस्तावेज गुम होने की स्थिति में

ऐसी स्थितियाँ भी होती हैं जब कोई कर्मचारी एक भी दस्तावेज़ प्रदान नहीं करता है। फिर लेखाकार होटल से किसी व्यक्ति विशेष के निवास का प्रमाण पत्र मांगता है। और कंपनी को ही इस कर्मचारी की यात्रा अवधि के बारे में जानकारी होनी चाहिए।

ऐसी बारीकियां कर अधिकारियों के साथ विवाद का कारण बन सकती हैं, जिन्हें आमतौर पर अदालत में संगठन के पक्ष में सुलझाया जाता है।

दस्तावेजों का प्रावधान न करने की स्थिति को इस तथ्य से समझाया जा सकता है कि कर्मचारी एक होटल में नहीं, बल्कि किराए के अपार्टमेंट में रहता था। इस मामले में, कंपनी आवास किराए पर लेने की लागत का भुगतान करती है, कर्मचारी कोई खर्च नहीं करता है, जिसका अर्थ है कि उन्हें मुआवजा नहीं दिया जाता है।

अक्सर, लेखाकार सवाल पूछते हैं - फिर कराधान की लागतों को कैसे ध्यान में रखा जाए? एक कंपनी, अपने मुनाफे पर कर लगाते समय, एक आवास किराए पर लेने में हुए खर्च की रिपोर्ट कर सकती है, लेकिन केवल उस अवधि के लिए जब उसका कर्मचारी वास्तव में उसमें रहता था। अन्य सभी अवधियों में व्यय को अनुचित व्यय माना जाएगा और कर अधिकारियों द्वारा स्वीकार नहीं किया जाएगा।

रिपोर्टिंग दस्तावेज तैयार करना किसी भी संगठन की गतिविधियों में एक महत्वपूर्ण और महत्वपूर्ण क्षण होता है। एक नियम के रूप में, यह लेखा कर्मचारियों या संरचनात्मक विभागों के प्रमुखों द्वारा किया जाता है।फर्म। कठिनाई के मामले में, आप तृतीय-पक्ष कंपनियों की सेवाओं का उपयोग कर सकते हैं।