परियोजना बजट। बजट के प्रकार और उद्देश्य। परियोजना चरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रोजेक्ट बजटिंग को उन कार्यों की लागत के निर्धारण के रूप में समझा जाना चाहिए जो एक निश्चित योजना के भीतर लागू होते हैं। इसके अलावा, हम इस आधार पर एक बजट बनाने की प्रक्रिया के बारे में बात कर रहे हैं, जिसमें लागत मद, कार्य के प्रकार, उनके कार्यान्वयन के समय या अन्य मदों द्वारा खर्चों का स्थापित वितरण शामिल है।

बजट संरचना का गठन

परियोजना का प्रारंभिक बजट कैसे तैयार किया जाता है? इस तरह की संरचना एक विशेष कार्यक्रम की लागत के लिए लेखांकन खातों के चार्ट के माध्यम से प्रकट होती है। एक नियम के रूप में, इसे निर्धारित करने के लिए, पारंपरिक लेखांकन अनुमान होना पर्याप्त है।

बजट को एक लागत योजना या लागत बुकमार्क माना जाता है। इसका मतलब यह है कि प्रारंभिक योजना के बाद, आपको यह समझने की जरूरत है कि कितना, कब और किसके लिए वास्तव में धन का भुगतान किया जाएगा। इसलिए, इस मामले में, नुकसान प्रस्तुत करने के किसी भी तरीके का उपयोग करना संभव है। हालांकि, यह याद रखना चाहिए कि उन्हें हितधारकों की व्यावहारिक आवश्यकताओं को पूरा करना चाहिए,उनमें रुचि, साथ ही स्थापित मानकों। इसके अलावा, उन्हें उन सवालों का जवाब देना चाहिए जो परियोजना निवेशकों के लिए रुचिकर हैं।

बजट प्रस्तुति फॉर्म

योजनाबद्ध और वास्तविक दोनों बजटों में कुछ प्रस्तुतिकरण रूप होते हैं। तो, उनमें से निम्नलिखित पर ध्यान देना महत्वपूर्ण है:

• अनुसूची, जो एक प्रकार की लागत योजनाएँ हैं;
• नुकसान वितरण मैट्रिक्स;
• खर्च के बार चार्ट;
• समान संचयी हानि ग्राफ;
• समय के साथ संचयी लागतों के लाइन चार्ट;
• एक गोलाकार प्रकार की हानि संरचना प्रदर्शित करना।

यह ध्यान देने योग्य है कि परियोजना के विकास के विभिन्न चरणों में, परियोजना के विभिन्न डिजाइन और कार्य दस्तावेज प्रासंगिक हैं। तथ्य यह है कि हम विभिन्न प्रकार के बजटों के विकास के बारे में बात कर रहे हैं। वे आवश्यक सटीकता और उद्देश्य दोनों में एक दूसरे से भिन्न होते हैं। यह ध्यान देने योग्य है कि जैसे-जैसे प्रोजेक्ट आगे बढ़ता है, बजट मार्जिन बहुत छोटा होता जाता है।

बजट की किस्में और उद्देश्य

त्रुटि को कम करने का तर्क नीचे दी गई तालिका के डेटा से किया जा सकता है। तो, बजट के उद्देश्य और मुख्य प्रकारों पर विचार करें।

परियोजना के चरण	फंडिंग	गंतव्य	त्रुटि, %
डिजाइन अवधारणा। विस्तारित रूप में मुख्य विचार	बजट उम्मीदें। सटीक तिथि	नकदी जरूरतों और भुगतान के लिए अग्रिम योजना	25-40
निवेश का औचित्य (व्यवहार्यता अध्ययन)	अनंतिम बजट	लागत मदों का औचित्य, वित्त को आकर्षित करने और उसके बाद के उपयोग की योजना	15-20
निविदाएं, बातचीत और समझौते। प्रत्येक चरण के लिए अलग से	अपडेट किया गया बजट	आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ शेड्यूलिंग समझौता	8-10%
वर्किंग पेपर्स का विकास। प्रत्येक चरण की अपनी गणना होती है	अंतिम बजट	संसाधनों के उपयोग का निर्देश प्रतिबंध	5-8%
परियोजना कार्यान्वयन और पूर्णता	असली बजट	लागत प्रबंधन (दूसरे शब्दों में, लेखांकन और बाद में नियंत्रण)। परियोजना बजट और लागत अनुमान

परियोजना बजट और लागत अनुमान

यह ध्यान रखना दिलचस्प है कि परियोजना बजट कंपनी के एक व्यावसायिक तत्व की परिचालन लागत के अनुमान के समान है। यहां मुख्य अंतर यह है कि यह परंपरागत रूप से इसे पूरी तरह से कवर करता है, यानी शुरू से अंत तक। बदले में, व्यावसायिक इकाई का बजट सालाना या त्रैमासिक बनता है। सबसे प्रभावी नियंत्रण के लिए, इसे दो घटकों में विभाजित किया जाना चाहिए: प्रत्यक्ष लागत और अप्रत्यक्ष लागत।नुकसान।

पहला प्रकार का बजट परियोजना प्रबंधकों के साथ-साथ इसमें भाग लेने वाली कार्यात्मक इकाइयों के निदेशकों के लिए एक प्रमुख प्रबंधन और नियंत्रण उपकरण है। इसमें कार्यक्रम टीम में शामिल सभी लोगों की लागत (यात्रा लागत, मजदूरी, और इसी तरह) शामिल है। इस मामले में, प्रत्येक विषय अलग-अलग कार्य करता है।

यह याद रखने योग्य है कि लागत मदों को उचित ठहराते समय, निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाता है:

• खरीदी गई सामग्री की लागत;
• उत्पादन पर खर्च की गई राशि;
• प्रौद्योगिकी के सामान्य उपयोग से विचलन की लागत;
• उत्पाद को चालू करने पर खर्च की गई राशि;
• आपूर्ति लागत;
• अन्य खर्च।

बदले में, प्रत्यक्ष प्रकार की लागत इस प्रकार प्रस्तुत की जानी चाहिए:

• एक टूटे हुए रूप में - परियोजना संरचना के अनुसार निष्पादन योग्य कार्यों के स्तर के अनुसार;
• इंटरमीडिएट वैल्यू प्रोजेक्ट के प्रत्येक घटक और कार्य के लिए कर्मचारियों के वेतन, सामग्री (अनुबंध के तहत निर्मित या खरीदी गई) और अन्य के लिए साप्ताहिक खर्च शामिल करें;
• सामग्री और श्रम के भुगतान से सीधे संबंधित ओवरहेड लागत शामिल करें;
• भाग लेने वाली संस्थाओं द्वारा किए गए विभिन्न कार्यों के अनुसार सारांशित किया जाना;
• प्रबंधन भंडार प्रदान करें (दूसरे शब्दों में, लागत और समय का एक निश्चित आरक्षित स्थान छोड़ दें)।

बजट प्रक्रिया का महत्व

बजटपरियोजना अपने प्रबंधकों और विभागों दोनों पर महत्वपूर्ण दबाव डालती है। तथ्य यह है कि यह एक ऐसा विकल्प सामने रखता है: यदि हम बजट के भीतर रखते हैं, तो हम प्रभावी ढंग से कार्य करते हैं, लेकिन यदि हम इससे अधिक हो जाते हैं, तो काम खराब हो जाता है।

हालांकि, यह आवश्यकता अक्सर परियोजना के वास्तविक बजट पर लागू नहीं होती है। तथ्य यह है कि बजट दोनों व्यक्तिपरक और उद्देश्य दोनों के कई कारकों के दबाव में बनते और कार्यान्वित किए जाते हैं।

उदाहरण के लिए, एक प्रोजेक्ट मैनेजर जिसे काम पर रखा जाता है, अक्सर उसकी भागीदारी के बिना विकसित और अपनाए गए बजट को स्वीकार करने के लिए मजबूर किया जाता है, भले ही वे उसे अवास्तविक लगते हों। अन्यथा, कर्मचारी को अनुबंध से वंचित किया जा सकता है। हालांकि, अगर वह एक ऐसे बजट से सहमत होता है जो स्पष्ट रूप से दी गई समय सीमा को पूरा नहीं करता है, साथ ही साथ उपलब्ध संसाधनों के साथ, तो जैसे ही कुछ परिणामों की उपलब्धि के लिए योजना से अधिक खर्च करने की आवश्यकता होती है, कर्मचारी को इस समस्या की व्याख्या करने के लिए मजबूर किया जाता है, इसके बावजूद तथ्य यह है कि शुरू में बजट बेहद निचले स्तर पर निर्धारित किया गया था।

यह याद रखने योग्य है कि परियोजना बजट तर्कसंगत हो सकता है। इस मामले में, बजट का उद्देश्य प्राथमिक रूप से फर्म को परियोजना की वास्तविक लागत स्थापित करना है। इसलिए, यदि परियोजना प्रबंधक एक बजट स्वीकार करता है जो लागत औचित्य चरण (उपरोक्त तालिका से जानकारी) के लिए स्वीकार्य त्रुटि के 15-20% मार्जिन से काफी अधिक है, तो यह बहुत संभावना है कि स्थिति संरचना की व्याख्या करने तक ही सीमित नहीं होगी वरिष्ठ प्रबंधन को कारणयह अतिरिक्त। इस मामले में, परियोजना प्रबंधक की नौकरी जाने की संभावना है।

इससे कैसे बचें?

ऐसी स्थिति से बचने के लिए, एक अमेरिकी वैज्ञानिक एम. थॉमसेट ने प्रबंधकों को अपने स्वयं के प्रोजेक्ट बजट बनाने का सुझाव दिया। हालाँकि, वह इस व्यवहार के कई कारण बताते हैं:

• आप परियोजना की भविष्य की लागतों और उनके बजट को खर्च करने की क्षमता पर रिपोर्ट करने के लिए जिम्मेदार हैं। यह संभव नहीं होगा यदि आप एक पूर्व निर्धारित बजट के साथ काम करते हैं।
• एक प्रोजेक्ट मैनेजर होने के नाते, आपको किसी और से बेहतर पता होना चाहिए कि किसी विशेष प्रोजेक्ट की लागत कितनी है। आपके द्वारा सेट किया गया बजट एक मौद्रिक लक्ष्य माना जाता है। यह आपको निम्नलिखित मापदंडों के अनुसार संतुष्ट करना चाहिए: परियोजना की सफलता को मापने का अवसर प्रदान करना और प्रबंधक की क्षमता को मापने का एक तरीका होना (अर्थात, आप)।
• आपको बजट में कुछ भत्तों की अनुमति देनी होगी। यह महत्वपूर्ण है अगर भविष्य में विशिष्ट लागतों के औचित्य सामने आते हैं। यह जोड़ा जाना चाहिए कि मान्यताओं की तुलना वर्तमान अवधि की संभावनाओं से की जाती है, जबकि संभावित जटिलताओं को ध्यान में नहीं रखा जाता है। जब आपके पास इस स्तर पर तुलना करने की क्षमता होगी तभी बजट प्रक्रिया योजना के अनुसार कार्य करेगी।

वित्तीय योजना बनाना, ट्रैक करना और क्रियान्वित करना

आपको यह जानने की जरूरत है कि प्रोजेक्ट बजट व्यवसाय में शामिल इकाइयों की वित्तीय योजना से अलग से बनता है, मॉनिटर किया जाता है और निष्पादित किया जाता है,पूरी कंपनी।

इसके कारण हैं:

• प्रोजेक्ट खुद को दोहराने की प्रवृत्ति नहीं रखते। विभागों और अनुमंडलों के बजट प्रतिवर्ष बनते हैं। उनकी अक्सर हर छह महीने या उससे अधिक बार समीक्षा की जाती है। परियोजनाओं के निष्पादन के तुरंत बाद उनका अस्तित्व समाप्त हो जाता है। तथ्य यह है कि कार्यक्रम के कार्यान्वयन का समय वित्तीय वर्ष से बंधा नहीं है। बजट में संशोधन अवांछनीय है। अपवाद ऐसे मामले हैं जब प्रारंभिक संस्करण में सकल त्रुटियां पाई जाती हैं या जब पर्यावरण नाटकीय रूप से बदलता है (यह इसमें है कि एक विशेष परियोजना लागू की जा रही है)।
• प्रबंधक के हाथ में - बजट के निष्पादन पर सीधा नियंत्रण। यह ध्यान देने योग्य है कि विभागों और विभागों की वित्तीय योजनाएं, एक नियम के रूप में, कई सेवाओं के बीच विकसित होने वाले संबंधों पर निर्भर करती हैं: निष्पादन विभाग किसी अन्य विभाग द्वारा प्रदान की गई जानकारी के आधार पर एक या दूसरे विभाग को लागत सीमा देता है; हालांकि, कर्मियों और सिस्टम के बारे में निर्णय शीर्ष प्रबंधन द्वारा किए जाते हैं। परियोजना, इसके विपरीत, दो दिशाओं के अनुसार बजट का उपयोग करती है: उन संसाधनों का उपयोग जो उपलब्ध हैं (उपलब्धियां और कार्मिक), वे पहले से ही विभाग के निपटान और बजट में हैं, और बाहरी प्रकार के संसाधनों का सीमित उपयोग जो अस्थायी रूप से आकर्षित होते हैं। एक अतिरिक्त कर्मचारी को काम पर रखने से वैसे भी निश्चित लागत आती है; एक परियोजना के लिए कर्मियों की एक अतिरिक्त इकाई, आमतौर पर सेवा में पहले से ही बलों को नियोजित करना।
• बजट निष्पादन की सफलता सीधे परियोजना कार्य योजना के त्रुटिहीन पालन के साथ-साथ संसाधनों के उपयोग की अनुसूची से संबंधित है। इसमें. भी शामिल हैइस पर निर्भर करता है कि प्रबंधक ने प्रत्येक चरण के कार्यान्वयन की कितनी अच्छी योजना बनाई है, साथ ही साथ परियोजना टीम में भाग लेने वाले कर्मचारी स्थापित कार्यक्रम का पालन करते हैं या नहीं। यदि किसी विशेष चरण या कार्य के कार्यान्वयन में आवश्यकता के कारण देरी हो रही है, उदाहरण के लिए, मानव या समय संसाधनों में मूल रूप से निर्धारित किया गया था, तो यह किसी तरह बजट को प्रतिकूल तरीके से प्रभावित करता है, यानी एक के रूप में परियोजना कार्य करने की लागत में वृद्धि।

समान नियम, कम से कम आदर्श स्थिति में, कंपनी के सभी विभागों के प्रबंधकों द्वारा उपयोग किया जाना चाहिए, जिनके पास अपना बजट है। यह जानने योग्य है कि उनमें से प्रत्येक बजट स्तर से अधिक नहीं होने और तदनुसार, अधिक खर्च करने के लिए जिम्मेदार है। हालांकि, व्यवहार में, केवल कुछ ही कंपनियां इस नियम का सख्ती से पालन करती हैं। दूसरी ओर, केवल कुछ कंपनियां ही विभाग के निदेशकों को बजट स्तर निर्धारित करने की अनुमति देती हैं जो कि विभाग में निष्पादित की जा रही परियोजना के लिए वास्तव में आवश्यक है।

निविदाएं, बातचीत और समझौते

अगला, परियोजना के अंतिम चरण पर विचार करना उचित है: निविदाओं का संगठन, विशेष साइटें, साथ ही सहयोग और साझेदारी समझौतों का निष्कर्ष।

निविदा के तहत प्रतिस्पर्धी बोली को समझना चाहिए, जिसके दौरान विपणन योग्य उत्पादों और सेवाओं के आपूर्तिकर्ताओं की पसंद को लागू किया जाता है। नगरपालिका और राज्य के ग्राहक 44-FZ "क्षेत्र में अनुबंध प्रणाली पर" के ढांचे के भीतर अपनी गतिविधियों को अंजाम देते हैंराज्य को सुनिश्चित करने के लिए वस्तुओं, कार्यों, सेवाओं की खरीद। और नगरपालिका की जरूरत है।”

राज्य निगम, संगठन जो विनियमित गतिविधियों को लागू करते हैं, प्राकृतिक एकाधिकार कानून 223-FZ के अनुसार काम करते हैं “कुछ प्रकार की कानूनी संस्थाओं द्वारा माल, कार्य, सेवाओं की खरीद पर। व्यक्ति” (उदाहरण के लिए, निर्माण निविदाएं)।

विशेष स्थान

वाणिज्यिक संरचनाएं रूसी संघ के क्षेत्र में वर्तमान नागरिक कानून के तहत काम करती हैं। वे निविदा साइटों पर अपनी योजनाओं के बारे में जानकारी पोस्ट करते हैं। ग्राहक और रूसी कानून की आवश्यकताओं का पूरी तरह से पालन करने वाले व्यक्तियों और कानूनी संस्थाओं दोनों को खरीद में भाग लेने का अधिकार है।

विभिन्न निविदाएं हैं: खुली (यानी सभी प्रतिभागियों के लिए), उदाहरण के लिए, खुली निविदा, कोटेशन के लिए अनुरोध, इलेक्ट्रॉनिक नीलामी, प्रस्तावों के लिए अनुरोध; बंद (अर्थात सीमित संख्या में व्यक्तियों के लिए), उदाहरण के लिए, सीमित नीलामी और प्रतियोगिताएं। खरीदारी इलेक्ट्रॉनिक रूप में और कागज़ के रूप में की जा सकती है।

यह ध्यान में रखना चाहिए कि इस तरह के आयोजन के लिए गंभीर तैयारी की आवश्यकता होती है, विशेष रूप से, कानूनी, वित्तीय और तकनीकी। अनुबंध के आवेदन और निष्पादन को सुनिश्चित करने के लिए यह आवश्यक है। इसलिए, प्रबंधकों को शुरू में टीम वर्क के लिए अपने कर्मचारियों को स्थापित करना चाहिए, क्योंकि अंतिम परिणाम कर्मचारियों द्वारा किए गए संचालन के सुसंगतता पर निर्भर करता है।

निविदा कार्यान्वयन के मुख्य चरण

योजनाबद्ध रूप से, इस तरह के आयोजनों में भागीदारी को निम्नानुसार दर्शाया जा सकता है: बाजार विश्लेषण → चयन और आगे की रसीदइलेक्ट्रॉनिक हस्ताक्षर → पंजीकरण → एक निविदा साइट की खोज → वित्तीय सुरक्षा की तैयारी → एक विशेष खाता खोलना (यह 44-एफजेड के अनुसार खरीद प्रतिभागियों के लिए आवश्यक है) → खरीद में भागीदारी के लिए आवेदन तैयार करना और बाद में जमा करना → प्रत्यक्ष भागीदारी निविदा में। अंतिम चरण, निश्चित रूप से, परिणाम प्राप्त करना है।

आइए प्रस्तुत सूची के मुख्य चरण पर विचार करें: भागीदारी, उदाहरण के लिए, एक निर्माण निविदा में। यह 44-FZ के तहत एक इलेक्ट्रॉनिक नीलामी होगी। पूर्व निर्धारित समय पर, ग्राहक प्रतिभागियों के आवेदनों पर विचार करना शुरू कर देता है। जब आपका आवेदन नीलामी में भाग लेने के लिए योग्य माना जाता है, तो आपको न्यूनतम मूल्य स्तर की गणना करनी चाहिए जिसके लिए आप एक निर्माण उत्पाद की आपूर्ति या संबंधित सेवाएं प्रदान करने के लिए तैयार हैं, इस निविदा के तहत काम व्यवस्थित करें।

इलेक्ट्रॉनिक नीलामी वास्तविक समय में आयोजित की जाती है। इस प्रकार, मूल्य के लिए अंतिम प्रस्ताव जमा करने के दस मिनट के भीतर, प्रतिभागी को "नीलामी चरण" पर अपना स्वयं का प्रस्ताव ऑनलाइन करने का अधिकार है: एनएमसीसी के 0.5 से 5% तक। दूसरे शब्दों में, एक कदम जो एक बार में उठाया जा सकता है, नोटिस में इंगित साझेदारी (सहयोग) समझौते के प्रारंभिक अधिकतम मूल्य के 5% से अधिक नहीं होना चाहिए।

नीलामी के परिणामों के अनुसार एक प्रोटोकॉल तैयार किया जाता है। नीलामी के पूरा होने के बाद, आवेदनों के अतिरिक्त भागों पर विचार करने का चरण शुरू होता है।

निष्कर्ष

इसलिए, हमने बजट की श्रेणी पर विचार किया है:उद्देश्य और बजट के प्रकार, परियोजना के चरण। इसके अलावा, हमने मुख्य चरण का अधिक विस्तार से विश्लेषण किया। यह ध्यान देने योग्य है कि एक नौसिखिया भी निविदा जीत सकता है। इसे व्यवहार में कैसे लाया जाए?

इलेक्ट्रॉनिक ट्रेडिंग में ग्राहकों की उपस्थिति, यानी पैसा शामिल है। हालांकि, निविदा में अनौपचारिक संबंधों को शामिल नहीं किया गया है। समझौते तक पहुंचने का कोई तरीका नहीं है। अनुबंध में निर्धारित शर्तों का पालन करने में विफलता के परिणामस्वरूप अनुबंध की हानि हो सकती है, धन की हानि हो सकती है, और अयोग्यता के कारण अन्य नीलामियों में भाग लेने के अवसर की हानि हो सकती है। केले की असावधानी के कारण शुरुआती लोग अक्सर इन नियमों को तोड़ देते हैं।

सबसे पहले, आपको उन निविदाओं पर अपना हाथ रखना चाहिए जिनमें सख्त नियम नहीं हैं। उदाहरण के लिए, एक वाणिज्यिक योजना की नीलामी में। उसके बाद ही गंभीर निविदाओं पर आगे बढ़ने की सलाह दी जाती है, जिन्हें खरीद कानून द्वारा 44-FZ और 223-FZ के अनुसार विनियमित किया जाता है। जीत के लिए मुख्य शर्त दिमागीपन से ज्यादा कुछ नहीं है। सबसे पहले, आपको काम की गुणवत्ता के बारे में सोचने की जरूरत है, न कि समझौते की राशि के बारे में।

कल्पना कीजिए कि आप अभी भी जीत गए हैं। आपके हाथ में एक अनुबंध है। क्या कंपनी बिना किसी समस्या के इसे पूरा करने के लिए अतिरिक्त क्षमताएं और ताकतें ढूंढ पाएगी? और यदि नहीं, तो श्रमिकों को काम पर रखने या उपकरण किराए पर लेने में कितना पैसा लगेगा? क्या सौदा लाभदायक रहेगा?

यह याद रखने योग्य है कि बोलीदाताओं की गलतियों में प्रमुख हैं जैसे समय सीमा का उल्लंघन, दस्तावेज़ीकरण का असावधान अध्ययन, एक ही समय में कई निविदाओं में भाग लेने का प्रयास, तकनीकी योजना की खराबी,घाटे में व्यापार। यह सब प्रतिकूल परिणाम दे सकता है। इसलिए सभी सूचीबद्ध कमियों को पहले से ही रोकना आवश्यक है।