बजट लेखांकन: अवधारणा, संगठन और रखरखाव

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

बिना किसी अपवाद के सभी संस्थानों और संगठनों में बजटीय लेखांकन का उपयोग किया जाता है, जो स्वामित्व के राज्य रूप से संबंधित हैं। यह लेखांकन के सामान्य कार्य से कुछ भिन्न है, लेकिन इसमें मूल सिद्धांतों का पालन किया जाता है। संगठन की गतिविधियों के लिए आवश्यक सभी कार्य, दस्तावेज़ टेम्पलेट और अन्य तत्व उच्च अधिकारियों द्वारा अनुमोदित हैं और सलाहकार नहीं हैं, लेकिन अनिवार्य हैं। विशिष्ट उदाहरण, नमूने और समान सहायक दस्तावेज भी हैं जो कर्मचारियों के काम को आसान बनाते हैं।

बजट लेखांकन क्या है

नामांकित लेखा विकल्प एक स्पष्ट रूप से विनियमित प्रणाली है जिसमें संस्थान के प्रबंधन के सभी तत्वों को एक साथ लाया जाता है और विशेषज्ञों द्वारा संसाधित किया जाता है। यह बड़ी संख्या में निर्देशों और इसी तरह के दस्तावेजों की उपस्थिति की विशेषता है जो इंगित करते हैं कि विभिन्न स्थितियों में कुछ कार्यों को कैसे किया जाना चाहिए। यह काम की प्रक्रिया को बहुत सुविधाजनक बनाता है, क्योंकि बजट लेखांकन निर्देश द्वारा प्रदान की गई जानकारी आपको तुरंत काम करने और सभी आवश्यकताओं को स्पष्ट रूप से पूरा करने की अनुमति देती है, इसके क्लासिक में निहित सभी प्रकार के व्यक्तिगत तत्वों से विचलित हुए बिना।विकल्प।

लेखा कार्य

मुख्य कार्यों की एक निश्चित सूची है जो लेखांकन का आधार है। ऐसे तत्वों की कुल संख्या बहुत बड़ी है, लेकिन अगर हम इस समस्या को कम करके संक्षेप में विचार करें, तो हम उनमें से कुछ को उजागर कर सकते हैं।

इसलिए, गैर-स्पष्ट, छिपे हुए भंडार को खोजने के लिए इस प्रकार का लेखा-जोखा आवश्यक है जो राज्य को अधिक कुशलता से कार्य करने की अनुमति देगा। इसके अलावा, बजट लेखांकन वास्तविक स्थिति और किसी भी राशि की नकदी की उपलब्धता, साथ ही साथ विभिन्न संपत्तियों पर कुल नियंत्रण की अनुमति देता है। उचित प्रबंधन के साथ, यह किसी भी अनुचित खर्च को समय पर पहचानना और रोकना संभव बनाता है और आम तौर पर यह समझ देता है कि धन का उपयोग कहां, किस राशि और कैसे किया गया था। इस प्रकार का लेखांकन, अन्य बातों के अलावा, किसी विशेष संगठन के परिणामों को दर्शाता है। यानी यह कितना लाभदायक या लाभहीन है।

आखिरी भूमिका सांख्यिकीय और रिपोर्टिंग डेटा द्वारा नहीं निभाई जाती है, जिसे इस लेखांकन का उपयोग करके भी एकत्र किया जाता है। कुछ सूचनाओं के संचय, इसके विश्लेषण, इच्छुक पार्टियों को प्रावधान और, परिणामस्वरूप, नए निर्देशों, दस्तावेजों के निर्माण के साथ-साथ बजट लेखांकन में बाद के परिवर्तनों के लिए वर्तमान स्थिति के सर्वोत्तम अनुरूप होने के लिए उनकी आवश्यकता होती है। एक विशिष्ट अवधि में सबसे प्रभावी।

नियामक दस्तावेज

सभी मूल बातें विशेष निर्देश संख्या 148n में निर्दिष्ट हैं, जिसमें न केवल स्पष्ट शामिल हैयह निर्धारित करना कि कुछ स्थितियों में वास्तव में कैसे कार्य करना है, लेकिन यह भी कि यदि आप इन आवश्यकताओं का उपयोग करने से इनकार करते हैं तो क्या दंड का पालन किया जा सकता है। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि इस दस्तावेज़ में केवल मूल बातें और आधार हैं, जो निश्चित रूप से, गतिविधि के सभी क्षेत्रों और संगठन के काम के तत्वों को कवर करते हैं, लेकिन पूर्ण नहीं हो सकते हैं।

इसके अलावा, अभी भी बड़ी संख्या में सभी प्रकार के परिवर्तन, परिवर्धन और समान कारक हैं जो उद्यम के संचालन को भी प्रभावित करते हैं और कुछ मामलों में पहले से स्वीकृत मानकों को बहुत महत्वपूर्ण रूप से बदल सकते हैं। सिद्धांत रूप में, संगठन के प्रमुख और एक ही संस्थान में कुछ अधिकार वाले अन्य व्यक्तियों को इन सभी दस्तावेजों को उचित तरीके से और आवश्यक समय सीमा के भीतर कर्मचारियों को संप्रेषित करने की आवश्यकता होती है।

व्यवहार में, कर्मचारी को सलाह दी जाती है कि वह स्वतंत्र रूप से स्थिति की निगरानी करे और जैसे ही नई जानकारी प्राप्त होती है, भविष्य में संभावित समस्याओं से बचने के लिए प्रबंधन के साथ इसे स्पष्ट करें। लेकिन इतना ही नहीं, इन सभी दस्तावेजों के अलावा, आपको इसके सभी नियमों के साथ मानक लेखांकन को भी समझना चाहिए। हालांकि बजट लेखांकन खाते शास्त्रीय खातों से भिन्न होते हैं, फिर भी उन्हें लगभग उसी तरह से संभाला जाता है, जिससे यह पता लगाने की कोशिश करना काफी कठिन हो जाता है।

आवश्यकताएं

बजट लेखांकन पर निर्देश, साथ ही कुछ अन्य समान नियामक दस्तावेज, इसके रखरखाव के लिए कुछ आवश्यकताओं को निर्धारित करते हैं। वे कानून में और इन आवश्यकताओं के उल्लंघन के लिए सख्ती से तय किए गए हैंकठोर प्रतिबंध लग सकते हैं।

1. इसलिए कोई भी कार्य सही समय पर करना चाहिए।
2. रिपोर्टिंग जानकारी वास्तविक स्थिति के अनुरूप होनी चाहिए, और लेखांकन को संगठन के अस्तित्व के पहले दिन से ही शुरू किया जाना चाहिए।
3. सबसे सरल और समझने योग्य आवश्यकता विशेष रूप से राज्य मुद्रा में इसके रखरखाव की शर्त है।

बेशक, कुछ स्थितियों में, कार्य की अन्य विशेषताओं को जोड़ा जा सकता है, लेकिन यहां बहुत कुछ इस बात पर निर्भर करता है कि संगठन कैसे कार्य करता है, यह क्या करता है, इसकी विशेषताएं क्या हैं, इत्यादि। ऐसी प्रत्येक वस्तु के लिए, उन शर्तों और आवश्यकताओं की उपस्थिति के लिए एक अतिरिक्त जांच की जानी चाहिए जो कम से कम आंशिक रूप से संस्था के काम से संबंधित हो सकती हैं।

जिम्मेदारियां

बुनियादी आवश्यकताओं को सीधे संस्था के प्रमुख और मुख्य लेखाकार के लिए निर्धारित किया जाता है। यह वे हैं जो प्रदर्शन किए गए कार्यों, दस्तावेजों में उनके निर्धारण और बजटीय निधियों के लेखांकन की लगातार निगरानी करने के लिए बाध्य हैं। कानून के अनुसार हर चीज के लिए केवल वे ही जिम्मेदार हैं, और केवल तभी, यदि आवश्यक हो, तो वे सुलभ और पर्याप्त तरीकों का उपयोग करके अपने कर्मचारियों को दंडित कर सकते हैं।

यह एक उचित दृष्टिकोण है, क्योंकि केवल वे ही उन सभी विशेषताओं को जानते हैं (या जानना आवश्यक है) जो काम में लगे एक सामान्य व्यक्ति को पूर्ण गतिविधि के लिए बस आवश्यकता नहीं होती है। उसी समय, एक ही मुख्य लेखाकार के पास आवश्यक उपाय करने के लिए प्रबंधन की आवश्यकता का अवसर होता है, जिसका उद्देश्य होगाबजटीय संस्थानों में उचित और सही लेखांकन। इस मद में कार्यस्थलों को व्यवस्थित करने, उनके तकनीकी उपकरण, योग्य कर्मचारियों को काम पर रखने आदि की आवश्यकताएं शामिल हैं।

बदले में, प्रबंधन को कर्मचारियों की शर्तों को पूरा करने के लिए उचित मात्रा में आवंटन की आवश्यकता हो सकती है, अगर उन्हें वास्तव में ध्यान देने योग्य माना जाता है और संगठन के पूर्ण कार्य में बाधा उत्पन्न होती है। उदाहरण के लिए, वाटर कूलर अनिवार्य उपकरण होने की संभावना नहीं है, लेकिन कम से कम सबसे खराब कंप्यूटर के बिना, रिकॉर्ड रखना या अन्य समान कार्य करना लगभग असंभव हो जाता है। नतीजतन, आपको सही बुनियादी ढांचे, नेटवर्क कनेक्शन पर संचार, और यहां तक कि इसे सुरक्षित रखने के लिए एक अलग व्यक्ति की भी आवश्यकता होगी।

संरचना

संगठन को यथासंभव कुशल बनाने के लिए, सभी कार्यों को सटीक और समय पर किया गया था, और रिपोर्टिंग वास्तव में इसके लिए निर्धारित आवश्यकताओं को पूरा करती थी, पर्याप्त रूप से बड़े कर्मचारियों की आवश्यकता होती है, जिनमें से प्रत्येक स्पष्ट रूप से प्रदर्शन करेगा परिभाषित कार्य। यह वर्कफ़्लो को भागों में तोड़ने में मदद करता है और न्यूनतम ज्ञान के साथ भी आपके क्षेत्र में आराम से और कुशलता से काम करना संभव बनाता है, क्योंकि वास्तव में एक अनुभवी व्यक्ति को उच्च वेतन की आवश्यकता होगी, जिसके लिए संगठन सहमत नहीं हो सकता है।

बजटीय संस्थानों में लेखांकन का अर्थ है कैशियर, प्रमुख एकाउंटेंट (या कर्मचारी जो दोनों को मिलाएंगे) की उपस्थितिकार्य)। इसके अलावा, deputies मौजूद हो सकते हैं (आमतौर पर एक, लेकिन कभी-कभी अधिक होते हैं) और निश्चित रूप से, मुख्य लेखाकार। इस योजना के साथ, बॉस गतिविधि और सुविधाओं के मुख्य क्षेत्रों को नियंत्रित करता है। अधिक विस्तार से, वे deputies द्वारा नियंत्रित और निर्देशित होते हैं, और सामान्य कर्मचारी सभी कार्य सीधे करते हैं।

दस्तावेज़ीकरण

प्राथमिक दस्तावेज़ीकरण के 40 से अधिक बुनियादी रूप हैं जिनका उपयोग सार्वजनिक संस्थान में किया जाना चाहिए ताकि प्रबंधन लेखांकन कानून की आवश्यकताओं के जितना संभव हो सके उतना करीब हो सके। वास्तव में, उन सभी को दो समूहों में विभाजित किया गया है, निर्दिष्ट दस्तावेजों की संख्या के संदर्भ में लगभग समान, जिनमें से एक स्वामित्व के किसी भी रूप की फर्मों को संदर्भित करता है, और दूसरा विशेष रूप से बजटीय संगठनों से संबंधित है।

बदले में, बजट लेखांकन में इन प्राथमिक दस्तावेजों का तीन मुख्य समूहों में अपना विभाजन होता है। वे सभी उद्यम के उच्च-गुणवत्ता वाले कार्य के लिए आवश्यक हैं और गतिविधि के सभी क्षेत्रों को पूरी तरह से कवर करने की अनुमति देते हैं।

इसलिए, पेरोल की गणना और गणना, कैश रजिस्टर के साथ किसी भी संचालन को अंजाम देने के साथ-साथ मूर्त संपत्ति के साथ काम को विनियमित करने के लिए जिम्मेदार संख्या में लगभग समान टेम्पलेट हैं। दस्तावेजों का सबसे छोटा समूह वे हैं जो किसी भी श्रेणी में नहीं आते हैं और गतिविधि के कुछ बहुत विशिष्ट क्षेत्रों को कवर करते हैं, जिनमें से सभी उद्यम में मौजूद नहीं हैं।

स्वचालन

परंपरागत लेखांकन की तरह, सभी प्रकार केस्वचालित प्रणालियाँ जो कर्मचारियों के काम को बहुत सुविधाजनक बनाती हैं, साथ ही दर्ज किए गए नंबरों के आधार पर सबसे सटीक और विश्वसनीय डेटा प्रदान करती हैं।

ऐसे कार्यक्रमों की सुविधा का लंबे समय से परीक्षण और अनुमोदन उन सभी कर्मचारियों द्वारा किया गया है जिन्हें लेखांकन, कर या प्रबंधन लेखांकन के साथ काम करना आवश्यक है। वे तुरंत सभी आवश्यक जानकारी देते हैं, उपयोगकर्ता को लंबे समय तक उनके साथ काम करने का तरीका सीखने के लिए मजबूर नहीं करते हैं, रिपोर्ट जमा करने के लिए अंतिम समय सीमा का संकेत देते हैं, और इसी तरह। अधिकांश आधुनिक लेखाकार, सिद्धांत रूप में, ऐसे सहायक साधनों के बिना संगठन के कार्य की अस्पष्ट रूप से कल्पना करते हैं।

लेखा और रिपोर्टिंग

उद्यम के सभी क्षेत्र रिपोर्टिंग से निकटता से संबंधित हैं। यह मूलभूत बातों में से एक है, जो सभी के लिए अनिवार्य है और आपको विश्लेषण, नियंत्रण और सत्यापन के लिए पर्याप्त डेटा जमा करने की अनुमति देता है। बजटीय संगठनों में रिपोर्ट के लिए कई बुनियादी विकल्प हैं, जिन्हें समयबद्ध तरीके से संकलित किया जाना चाहिए और उच्च अधिकारियों को प्रस्तुत किया जाना चाहिए:

• बजट निष्पादन रिपोर्ट;
• प्रदर्शन के बारे में;
• फंड की आवाजाही के बारे में।

जैसा कि आप देख सकते हैं, वे सभी नियामक अधिकारियों को संगठन की स्थिति, इसकी विशेषताओं, वर्तमान समस्याओं, विकास दिशाओं आदि का विस्तृत विश्लेषण करने की अनुमति देते हैं। आमतौर पर, इन सभी दस्तावेजों के साथ एक व्याख्यात्मक नोट होता है, जो इस या उस जानकारी को स्पष्ट करता है जो तुरंत स्पष्ट नहीं होती है।

अतिरिक्त रूप से जमा की गई बैलेंस शीटऔर कोई अन्य दस्तावेज जो संबंधित अधिकारियों द्वारा आवश्यक होंगे, यदि उद्यम के कुछ बिंदुओं, आंकड़ों या अन्य विशेषताओं को स्पष्ट करने की आवश्यकता है।

मानक लेखांकन से अंतर

बजट लेखांकन कई मायनों में सामान्य के समान है, जिसका उपयोग निजी उद्यमों, फर्मों और संगठनों में किया जाता है। मुख्य अंतर छोटे विवरणों जैसे खातों के चार्ट और कुछ कार्यों के वर्गीकरण की विशेषताओं में निहित हैं। लेकिन वास्तव में, यदि आप इस सब में विस्तार से और विस्तार से तल्लीन करते हैं, तो यह पता चलता है कि ये तत्व महत्वपूर्ण हैं और संगठन के काम की पूरी संरचना को बहुत गंभीरता से प्रभावित करते हैं।

इस मुद्दे के बारे में अधिक विशिष्ट केवल एक ही प्रकार के दो अलग-अलग उद्यमों की तुलना करके कहा जा सकता है, जिनमें से एक निजी और दूसरा सार्वजनिक होगा। प्रबंधन लेखांकन, किसी भी अन्य की तरह, एक निजी कंपनी में, एक तरफ, सरल और अधिक समझने योग्य होगा, और दूसरी ओर, बड़ी संख्या में आंतरिक नियामक दस्तावेजों की उपस्थिति में, बहुत अधिक जटिल और भ्रमित करने वाला। हाँ, और कुछ मामलों में वर्तमान कानून के साथ प्रतिच्छेद करना।

परिणाम

सामान्य तौर पर, उपरोक्त सभी को संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए, बजट प्रकार का लेखांकन, हालांकि समझने के प्रारंभिक चरणों में, अपने सामान्य रूप के विपरीत, कठिन है, लेकिन भविष्य में बहुत सरल है।

समस्या के पूर्ण विश्लेषण के लिए मुख्य कार्य पूरे विधायी ढांचे का विश्लेषण होना चाहिए, जो कम से कम किसी तरह इस समस्या से संबंधित हो सके। उसके बाद यह बहुत काम करेगा।निरंतर संपादन और परिवर्तनों के साथ भी सरल और स्पष्ट। बदले में, लगभग किसी भी कम या ज्यादा बड़ी कंपनी के मानक प्रकार का काम इस तथ्य को दर्शाता है कि कर्मचारी न केवल कानून की आवश्यकताओं को ध्यान में रखेंगे, बल्कि नियोक्ता की इच्छाओं को भी कानूनों और विनियमों से संबंधित करेंगे।