2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28
चाहे आप रिकॉर्ड रखने के नियमों के बारे में जानते हों या नहीं, आपको उचित दस्तावेजों - रसीद आदेशों के बिना राजस्व पोस्ट करने के लिए बड़े जुर्माना का सामना करना पड़ेगा। इस दस्तावेज़ को कैसे भरें इसका एक उदाहरण नीचे पाया जा सकता है। कर अधिकारी नियमित रूप से इस तरह की स्पॉट चेकिंग करते हैं। चीजों को कैसे ठीक करें और परेशानी से कैसे बचें?
आने वाले आदेश: नमूना
वित्तीय दस्तावेज केवल एकीकृत रूपों पर जारी किए जाते हैं: सुपाठ्य लिखावट में और बिना सुधार के। संबंधित नमूनों के दस्तावेजों का विकास एक राज्य संगठन - रूसी संघ की राज्य सांख्यिकी समिति द्वारा किया जाता है। पीकेओ कोई अपवाद नहीं है। क्रेडिट ऑर्डर का एक नमूना रूप - फॉर्म KO-1। उसका क्लासिफायर नंबर 0310001 है।
नीचे दी गई तस्वीर एक नमूना रसीद आदेश दिखाती है:
कृपया ध्यान दें, ऊपर दाईं ओर यह इंगित किया गया है कि यह KO-1 का एकीकृत रूप है। इसमें 2 भाग होते हैं: रसीद आदेश ही - बाईं ओर एक नमूना (कैश डेस्क पर रहता है) और एक रसीद - दाईं ओर(पैसे जमा करने वाले को जारी)।
प्रत्येक जारी आदेश को एक क्रमांक दिया जाता है, जिसे एक विशेष पत्रिका में दर्ज किया जाता है। इसके अलावा, नकदी को ध्यान में रखने के लिए, एक रोकड़ बही रखी जाती है। प्रत्येक कैशियर ऑपरेशन इसमें दर्ज किया गया है: आय या व्यय कॉलम में।
नकदी प्रवाह को कैसे व्यवस्थित करें?
मुख्य नियम यह है कि जो कर्मचारी ऊपर दिए गए मॉडल के अनुसार आने वाले ऑर्डर को भरते हैं और कैश डेस्क पर पैसे स्वीकार करते हैं, उन्हें अलग होना चाहिए। ऐसा लगता है कि वे एक दूसरे को नियंत्रित करते हैं। अगर वही व्यक्ति वारंट जारी करता है और पैसे स्वीकार करता है, तो कार्यालय का दुरुपयोग हो सकता है।
एक नियम के रूप में, एक लेखाकार नकद रसीद आदेश तैयार करता है। लेकिन कैशियर पैसे लेता है। कड़ाई से बोलते हुए, राज्य में एक खजांची की स्थिति का परिचय देना आवश्यक नहीं है। प्रत्येक कर्मचारी अपने कर्तव्यों का पालन कर सकता है।
केवल पहले ही उसके साथ एक दायित्व समझौता किया जाना चाहिए। इसके अलावा, एक विशेष दस्तावेज है - "खजांची का दायित्व"। यह डॉक्टरों के हिप्पोक्रेटिक शपथ की तरह है। उसके कर्मचारी को भी हस्ताक्षर करना चाहिए।
इन दो दस्तावेजों के बिना खजांची की कमी होने पर खजांची के खिलाफ दावा दर्ज न करें।
नकद रसीद ऑर्डर कैसे भरें?
शारीरिक रूप से, PQP को मैन्युअल रूप से भरने की आवश्यकता नहीं है। यह कंप्यूटर पर भी किया जा सकता है। इसके लिए विशेष सॉफ्टवेयर है - यह नियमित प्रक्रियाओं को स्वचालित करता है। आपको केवल आवश्यक फ़ील्ड भरने की आवश्यकता है: राशि निर्दिष्ट करें औरतारीख.
वैसे, इसके लिए आपको कोई महंगा सॉफ्टवेयर पैकेज खरीदने की जरूरत नहीं है। ऑनलाइन रसीद जारी करने के लिए आप इंटरनेट पर किसी भी सेवा का उपयोग कर सकते हैं।
कैश रजिस्टर हैं, जो नकदी की पुनर्गणना करते समय स्वचालित रूप से पीकेओ उत्पन्न करते हैं। लेकिन वे सस्ते नहीं हैं। ऐसे उपकरण का उपयोग बैंकों और बड़ी कंपनियों द्वारा किया जाता है जो लगातार बड़ी मात्रा में नकदी के साथ काम करते हैं।
इनमें से कौन सा तरीका चुनना है?
उपरोक्त तरीकों में से प्रत्येक के अपने फायदे और नुकसान हैं। सबसे आसान तरीका है कि नकद रसीद आदेश का फॉर्म मैन्युअल रूप से भरना है। अगर आपको इसे दिन में 1-2 बार से ज्यादा नहीं करना है, तो आपको इसे करना चाहिए।
हालांकि, बड़ी संख्या में इस तरह के ऑपरेशन के साथ, इस दृष्टिकोण के नुकसान स्पष्ट हैं। यह विधि बहुत समय लेने वाली है, और प्रत्येक लेखाकार के पास सुपाठ्य लिखावट नहीं है - बाद में कर अधिकारियों के पास इस बारे में प्रश्न हो सकते हैं।
यदि फिर भी नकद रसीदें मैन्युअल रूप से भरी जाती हैं, तो यह केवल नीले बॉलपॉइंट पेन से और केवल सुपाठ्य लिखावट में किया जाना चाहिए। हीलियम या तेल स्याही का प्रयोग न करें।
ऑनलाइन सेवाएं उपलब्ध नहीं हो सकती हैं। अक्सर ऐसा गलत समय पर और आपके नियंत्रण से बाहर के कारणों से होता है। इस प्रकार, आप किसी भी तरह इस मामले में स्थिति को प्रभावित नहीं कर सकते। यह इस पद्धति का मुख्य नुकसान है, हालांकि यह मुफ़्त है।
अकाउंटिंग के लिए सॉफ्टवेयर पैकेज इंस्टाल करना सबसे अच्छा विकल्प है। यह न केवल नकद प्राप्तियों को जारी करने, बल्कि अन्य नियमित कार्यों को भी स्वचालित करता है। और आपआप हमेशा स्थिति को नियंत्रण में रख सकते हैं।
नकद रसीद आदेश भरना: चरण दर चरण निर्देश
आने वाले नकद आदेश को कैसे भरें? एक पूर्ण आदेश का एक नमूना ऊपर की तस्वीर में दिखाया गया है। और यहाँ चरण-दर-चरण निर्देश है:
- जर्नल के अनुसार, दस्तावेज़ को एक नंबर और तारीख निर्दिष्ट करें;
- राशि केवल अंकों में ही नहीं शब्दों में भी लिखी जाती है;
- धन हस्तांतरण के लिए संबंधित खातों की संख्या इंगित करें;
- पंक्ति "आधार" भरें (किस प्रकार का ऑपरेशन किया गया था);
- वैट की गणना करें या "वैट को छोड़कर" चिह्नित करें;
- संलग्न दस्तावेजों को इंगित करें।
याद रखें कि कैशियर नकद रसीद आदेश के रूप को स्वीकार नहीं कर सकता है - आदेश के अनुसार मुख्य लेखाकार या उसे बदलने वाले व्यक्ति का नमूना हस्ताक्षर रसीद पर हस्ताक्षर से स्पष्ट रूप से मेल खाना चाहिए।
इसके अलावा, पैसे स्वीकार करते समय, कैशियर को यह करना होगा:
- एक बार फिर जांचें कि प्रत्येक फ़ील्ड सही ढंग से भरी गई है;
- नमूनों के साथ हस्ताक्षर जांचें;
- समर्थन करने वाले दस्तावेजों की जांच करें।
इसके अलावा, जमा की गई धनराशि निर्दिष्ट राशि से बिल्कुल मेल खाना चाहिए।
अक्सर यह सवाल उठता है कि क्या कैशियर को नकद प्राप्ति आदेश में दर्शाए गए पैसे के हिस्से को स्वीकार करने का अधिकार है? इस प्रश्न का उत्तर असमान है - नहीं। यदि कम से कम एक पैसा पर्याप्त नहीं है, तो पैसा स्वीकार नहीं किया जाता है, आदेश को काट दिया जाता है और फिर से जारी करने के लिए भेजा जाता है। और यह उचित है। आखिर, नहीं तो खजांची को अपनी जेब से अंतर की प्रतिपूर्ति करनी होगी।
नकद ऑर्डर स्टोर करने के नियम
खजांची में पैसा जमा होने के बाद क्या होता है? यद्यपि सभी जानकारी जर्नल और कैश बुक में दर्ज की जाती है, फिर भी ऑर्डर को 5 वर्षों के लिए संग्रहीत किया जाता है। इसके अलावा, यह अवधि उस वर्ष को ध्यान में नहीं रखती है जिसमें दस्तावेज़ तैयार किया गया था।
साथ ही, आपको पता होना चाहिए कि सरलीकृत कर प्रणाली "आय" या सरलीकृत कर प्रणाली "आय घटा व्यय" पर व्यक्तिगत उद्यमी नकद लेनदेन का रिकॉर्ड नहीं रख सकते हैं। उन्हें सिर्फ आय का ट्रैक रखने की जरूरत है। लेकिन एलएलसी के लिए, इन दस्तावेजों का निष्पादन अनिवार्य है।
सारांशित करें
आने वाले नकद आदेश प्राथमिक नकद दस्तावेजों को संदर्भित करता है। इसके पंजीकरण के बिना धन का पूंजीकरण केवल व्यक्तिगत उद्यमियों के लिए ही संभव है। और फिर, केवल कर कानूनों द्वारा अनुमत मामलों में। एलएलसी के लिए, कराधान प्रणाली की परवाह किए बिना, इस दस्तावेज़ का निष्पादन हमेशा अनिवार्य होता है।
नकद रसीद आदेश भरने के लिए एक पूर्णकालिक लेखाकार की आवश्यकता होती है। या एक प्रबंधक, यदि राज्य में कोई लेखाकार नहीं है। इसके अलावा, आदेश को सही ढंग से भरा जाना चाहिए, मुख्य लेखाकार (प्रबंधक) के हस्ताक्षर और संगठन की मुहर सभी विवरणों के साथ-साथ सभी आवश्यक आवेदनों के साथ होनी चाहिए। इसके अलावा, धब्बा और सुधार की अनुमति नहीं है।
एक नमूना भरना और एक रसीद आदेश प्रपत्र लेख के संबंधित अनुभागों में दिया गया है। एक महत्वपूर्ण बारीकियां: आदेश को "हाथ से" - नीले बॉलपॉइंट पेन और सुपाठ्य लिखावट के साथ और कंप्यूटर पर दोनों से भरा जा सकता है। लेकिन धब्बा और सुधार की सख्त अनुमति नहीं है।
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