लघु व्यवसाय स्वचालन: प्रपत्र, कार्यक्रम, उपकरण

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

छोटे व्यवसाय स्वचालन उपकरण आपके कार्यप्रवाह को अधिक कुशल बनाते हैं। विशेष मशीनों और एल्गोरिदम का उपयोग करके सूचना को संसाधित करना प्रत्येक नए कार्य दिवस को अनुकूलित करने का एक अच्छा तरीका है। लघु व्यवसाय स्वचालन कार्यक्रमों की समीक्षा स्पष्ट रूप से प्रदर्शित करती है कि उनका आवेदन कई श्रमिकों के काम को सरल बनाना संभव बनाता है। उन्नत कार्यप्रवाह दृष्टिकोण अपनाने वाली फर्मों में, मैन्युअल रूपों को लगभग पूरी तरह से समाप्त कर दिया गया है, जिसके परिणामस्वरूप काम की गुणवत्ता में सुधार हुआ है।

क्या मुझे इसकी आवश्यकता है?

लघु व्यवसाय स्वचालन का सार आवश्यक संचालन की संख्या को कम करना है। काम की प्रक्रिया में कोई भी कंपनी बड़ी मात्रा में जानकारी उत्पन्न करती है जिसे संसाधित, संग्रहीत और विश्लेषण किया जाना चाहिए। लघु व्यवसाय स्वचालन विधियों और उपकरणों का उपयोग करके, आप कार्यप्रवाह में त्रुटियों की संभावना को कम कर सकते हैं, साथ ही प्रत्येक व्यक्ति के संदर्भ में कार्य को अधिक उत्पादक बना सकते हैं।

नई पद्धतियों की शुरूआत से प्रभावित होने वाली पहली चीज आधिकारिक दस्तावेज प्रसंस्करण की लंबाई और जटिलता है। ऐसे काम के दौरान कई त्रुटियों को भड़काने वाले मानवीय कारक को कम किया जाता है।छोटे व्यवसाय का स्वचालन आपको कंपनी को अधिक लाभदायक, आधुनिक, सफल बनाने की अनुमति देता है। कई आधुनिक विशेषज्ञ इस बात से सहमत हैं कि कंपनी के काम की गुणवत्ता में सुधार के लिए ऐसे उपाय अपरिहार्य हैं, और उन्हें बिना असफलता के लागू किया जाना चाहिए। कंपनी के मालिक और उन कर्मचारियों, जिनके कार्यों को सरल बनाया जाएगा, दोनों के हित में एक छोटे व्यवसाय का स्वचालन।

मुद्दे की समस्या

वर्तमान में, विचाराधीन मुद्दे से जुड़ी कुछ कठिनाइयां हैं। विशेष रूप से, वर्कफ़्लो विशेष रूप से वॉल्यूमेट्रिक डेटा प्रवाह की विशेषताओं को ध्यान में रखता है। यहां तक कि एक अपेक्षाकृत छोटी कंपनी भी अपने काम के दौरान बहुत सारी जानकारी उत्पन्न करती है, और छोटे व्यवसाय स्वचालन केंद्र को बिना किसी अपवाद के यह सारी जानकारी संसाधित करनी चाहिए। अन्यथा, सॉफ़्टवेयर समाधान लागू करने का मुख्य विचार खो जाता है।

बाजार कई परियोजनाओं से भरा हुआ है, जो किसी कंपनी में लागू होने पर, वर्कफ़्लो को अनुकूलित करने की अनुमति देता है। उदाहरण के लिए, नोवोसिबिर्स्क में, छोटे व्यवसाय स्वचालन का प्रतिनिधित्व कई प्रतिस्पर्धी उद्यमों द्वारा किया जाता है जो लेखांकन उत्पादों की पेशकश करते हैं। बेशक यह अच्छा है। क्योंकि प्रत्येक प्रतियोगी दूसरों की तुलना में बेहतर उत्पाद बनाने में रुचि रखता है, लेकिन यहां तक कि इस तरह की बाजार संतृप्ति भी सभी सवालों का एक सार्वभौमिक उत्तर प्रदान नहीं करती है। अधिकतर, छोटे व्यवसाय स्वचालन कार्यक्रम अत्यधिक विशिष्ट होते हैं, और एक कंपनी के भीतर सभी प्रक्रियाओं के पूर्ण डिजाइन के लिए, कई उत्पादों का एक साथ उपयोग किया जाना चाहिए। और यह असुविधाजनक है औरअप्रभावी।

कई सवाल और कम नहीं अनगिनत जवाब

एक छोटे उद्यम की व्यावसायिक प्रक्रियाओं के स्वचालन में कई समस्याओं को हल करना शामिल है। उनकी प्रासंगिकता संगठन के कार्य क्षेत्र, सबसे आधुनिक बाजार प्रक्रियाओं की विशेषताओं के आधार पर भिन्न होती है। विशेष रूप से, वर्तमान में दस्तावेज़ प्रबंधन की समस्याएं सामने आती हैं। ग्राहकों और भागीदारों दोनों के साथ संबंधों के दस्तावेजीकरण की प्रणाली को डीबग करना आवश्यक है। पहली नज़र में, ऐसा लगता है कि यह एक काफी सरल कार्य है, लेकिन वास्तव में यह दो प्रमुख कठिनाइयों से जुड़ा है: दस्तावेज़ हमेशा संगत नहीं होते हैं, और उनकी सामग्री को चुभती आँखों से बचाया जाना चाहिए।

विभिन्न आधुनिक उद्यम इच्छुक ग्राहकों को इस समस्या के विभिन्न समाधान प्रदान करते हैं। जैसा कि कर्मचारियों की प्रतिक्रिया से देखा जा सकता है, नोवोसिबिर्स्क में छोटे व्यवसाय स्वचालन केंद्र (उनकी सेवाएं इस समय काफी मांग में हैं), उदाहरण के लिए, अच्छे अवसरों को बढ़ावा देते हैं, लेकिन यह नहीं कहा जा सकता है कि ये बाजार पर सबसे उन्नत प्रस्ताव हैं. सामान्य तौर पर, यह माना जाता है कि राजधानी क्षेत्र के डेवलपर्स द्वारा सबसे उन्नत कार्यक्रम प्रस्तुत किए जाते हैं, लेकिन यहां भी सब कुछ इतना स्पष्ट नहीं है।

ईआरपी सिस्टम: इसकी आवश्यकता क्यों है?

अधिकांश आधुनिक संगठनों में जो छोटे व्यवसायों में लेखांकन स्वचालन के रूपों को पेश करने का कार्य स्वयं निर्धारित करते हैं, ऐसे उपाय नकारात्मक कारकों के कारण होते हैं जो संगठन के भीतर नुकसान को भड़काते हैं। ये जीवन की परिस्थितियां हैं, जिसमें डेटा को अद्यतित रखने की आवश्यकता भी शामिल है, जो अक्सर मुश्किल होती है यदिपुराने व्यावसायिक टूल का उपयोग करें।

प्रभावी स्वचालन आंतरिक अपराधों और नुकसान, सूचनाओं के बेमेल होने की समस्या को हल करने में भी मदद करता है। सॉफ्टवेयर सिस्टम का उपयोग करके, आधुनिक वास्तविकताओं में संगठन के सही कामकाज के लिए आवश्यक रिपोर्टिंग के गठन को सरल बनाना संभव है।

अक्सर, छोटे व्यवसायों (औद्योगिक वस्तुओं और विशेषज्ञता के अन्य क्षेत्रों में व्यापार) के लिए स्वचालन प्रणाली बाहरी कारकों के प्रभाव में लागू की जाती है। बाजार सक्रिय रूप से विकसित हो रहा है, जिससे लेनदेन की मात्रा में वृद्धि होती है, कार्य प्रक्रियाओं की संख्या में वृद्धि होती है, और जिस गति से उन्हें करने की आवश्यकता होती है। बाजार में प्रतिस्पर्धा आपको लागत कम करने के लिए मजबूर करती है। ऐसी कठिन परिस्थिति में गलतियाँ करना विलासिता बन जाता है। छोटे व्यवसाय स्वचालन कार्यक्रम उन्हें रोकने में मदद कर सकते हैं यदि आप अपने कर्मचारियों को उनका उपयोग करना सिखाते हैं।

विकास प्रयास करता है

बहुत पहले नहीं, हमारे देश में बाजार सहभागियों को सफलता की दिशा में काफी आसान प्रगति पर भरोसा हो सकता था। लेकिन वर्तमान में सभी क्षेत्रों में प्रतिस्पर्धा इतनी महत्वपूर्ण है कि आगे कदम बढ़ाना बेहद मुश्किल है। जैसे-जैसे प्रतिस्पर्धा बढ़ती है, कई संगठनों की लाभप्रदता काफी कम हो जाती है। कई नब्बे के दशक के अंत के साथ समानताएं आकर्षित करते हैं, जब संकट युग ने वर्कफ़्लो को सरल बनाने और सुधारने के लिए कार्यक्रमों के बड़े पैमाने पर उपयोग को मजबूर किया। उसी समय, कई छोटे व्यवसाय स्वचालन केंद्रों की नींव रखी गई थी। नोवोसिबिर्स्क, मॉस्को, सेंट पीटर्सबर्ग -शहर, जहां आज तक वे कंपनियों के अपने उत्पाद पेश करते हैं, जिनके नेताओं ने उस मुश्किल समय में इस क्षेत्र की पूरी क्षमता का एहसास किया।

आज, किसी भी आधुनिक कंपनी के लिए अपने कार्यप्रवाह को सुव्यवस्थित करने में रुचि रखने वाले के लिए स्वचालन आवश्यक है। संगठनों के प्रबंधन में समस्याओं के समाधान में सुधार के मुद्दे सबसे जरूरी हैं। उद्यमी, वास्तविक लघु व्यवसाय स्वचालन की संभावनाओं का उपयोग करते हुए, कंपनी के कार्यप्रवाह की दक्षता बढ़ाने, या कम से कम मौजूदा स्तरों को बनाए रखने की आशा करते हैं।

सफलता के लिए ज्ञान की आवश्यकता होती है

एक कंपनी के लिए आत्मविश्वास से सफलता की ओर बढ़ने के लिए, उसका नेतृत्व एक कुशल नेता द्वारा किया जाना चाहिए जो कठिन परिस्थिति में भी नेविगेट कर सके। एक ओर, आपके निपटान में एक सटीक लेखा प्रणाली के बिना ऐसा करना काफी कठिन है, लेकिन साथ ही, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि एक छोटे व्यवसाय का वास्तविक स्वचालन सभी समस्याओं का समाधान नहीं करेगा। कार्यक्रम स्वयं कंपनी के विकास के लिए पाठ्यक्रम निर्धारित नहीं करेगा। इस तरह की प्रणाली की शुरूआत से संगठन के विभागों के बीच संचार स्थापित करना, डेटा विनिमय की प्रक्रिया को उच्च-गुणवत्ता, आधिकारिक बनाना संभव हो जाता है, जिससे ऐसे उत्पादों की मांग में वृद्धि होती है। साथ ही, प्रबंधक और काम पर रखे गए कर्मचारियों की व्यावसायिकता पर बहुत कुछ निर्भर करता है। लेखा प्रणाली कितनी भी अच्छी क्यों न हो, यह केवल एक सहायक उपकरण के रूप में कार्य करती है।

एक प्रभावी स्वचालित लेखा प्रणाली का व्यावहारिक अनुप्रयोग कंपनी के काम को और अधिक पारदर्शी बनाने में मदद करता है, जिससे बाजार में टिके रहना आसान हो जाता हैऔर सत्ता के दुरूपयोग को रोकता है। कई व्यवसाय दोस्तों के एक समूह के रूप में शुरू होते हैं जो एक साथ सफलता की राह पर काम करते हैं। लेकिन पैसे के साथ बातचीत स्थिति में अपना समायोजन करती है, और एक प्रबंधन विनियमन प्रणाली शुरू करना आवश्यक है ताकि प्रबंधन कार्यों को व्यक्तित्व और सहानुभूति से बंधे बिना प्रभावी ढंग से हल किया जा सके। संगठन को उन सिद्धांतों पर बनाया जाना चाहिए जिनकी भविष्यवाणी की जा सकती है। उन्हें लागू करने और उनका समर्थन करने के लिए, वर्कफ़्लो स्वचालन उपकरण बचाव में आते हैं।

समस्याओं को होने से पहले हल करें

कुछ व्यवसाय एक अलग कोण से स्वचालन का रुख करते हैं। चूंकि आधुनिक बाजार की वास्तविकताएं स्पष्ट रूप से दिखाती हैं कि जितनी जल्दी या बाद में वर्कफ़्लो में एक प्रलेखन लेखा प्रणाली को पेश करना आवश्यक होगा, संचालन को अभी भी खोलना होगा, यहां तक कि खोलने से पहले, वे एक विशेष कंपनी को एक स्वचालन प्रणाली विकसित करने के लिए एक आदेश भेजते हैं। जब कोई कंपनी सीधे काम करना शुरू करती है, तो उसके पास पहले से ही सभी अवसरों के लिए स्पष्ट रूप से संरचित कार्य प्रणाली होती है। और दस्तावेजों को कार्यक्रम में संग्रहीत किया जाएगा, दिनांक और अन्य महत्वपूर्ण विवरणों के अनुसार क्रमबद्ध किया जाएगा। सिस्टम लेखांकन कार्यों को स्वचालित भी कर सकता है।

इस विवेकपूर्ण दृष्टिकोण ने अच्छा काम किया है। लेकिन केवल उस स्थिति में जब नई कंपनी के नेता काम शुरू होने से पहले ही स्पष्ट रूप से बता सकते हैं कि गतिविधि कैसे आयोजित की जाएगी, स्वचालन प्रणाली से क्या आवश्यक है। उचित रूप से तैयार किए गए संदर्भ की शर्तों के बिना, स्वचालित सिस्टम बनाने में व्यापक अनुभव वाले सबसे उन्नत प्रोग्रामर भी ऐसे उत्पाद की पेशकश करने में सक्षम होने की संभावना नहीं रखते हैं जोजो संस्था के कार्य में उपयोगी सिद्ध होगा।

योजनाएं और परिणाम

समस्या सेटिंग, विशेष रूप से जब उद्यमशीलता गतिविधि की बात आती है, तो हमेशा एक अंतिम लक्ष्य के निर्माण के साथ होता है जिसे वर्तमान परिस्थितियों में वास्तविक रूप से प्राप्त किया जा सकता है। कुछ मामलों में, लागत कम करने के लिए स्वचालन लागू किया जाता है, अन्य उद्यम प्रदर्शन संकेतकों में सुधार के लिए ऐसी प्रणाली को लागू कर रहे हैं। एक उचित रूप से डिज़ाइन किया गया कार्यक्रम संगठन के सभी ग्राहकों के बारे में सबसे पूर्ण डेटा को सही ढंग से, सही ढंग से एकत्र करने में मदद करेगा। एक स्वचालित प्रणाली की शुरूआत की सफलता उस उद्देश्य से निर्धारित होती है जिसके लिए इसे विकसित किया गया है। जिन कार्यों के लिए परियोजना को लागू किया जा रहा है, उन्हें संगठन की रणनीति और कंपनी के सामने आने वाले समग्र लक्ष्यों को ध्यान में रखते हुए तैयार किया जाना चाहिए।

एक स्वचालित प्रणाली को सही ढंग से और अच्छे परिणामों के साथ लागू करना असंभव है यदि कंपनी के पास कोई रणनीति, योजना नहीं है, जिसमें वर्कफ़्लो प्रदर्शन में सुधार के लिए ऐसी प्रणाली का उपयोग शामिल है। यदि प्रबंधन प्रक्रियाओं को और अधिक परिपूर्ण बनाने का निर्णय लिया गया था, तो विकास नियोजन चरण को बहुत जिम्मेदारी से लेना आवश्यक है, क्योंकि कार्य एक दूसरे से निकटता से संबंधित हैं। हालांकि, अगर उद्यम का प्रमुख यह सब लेने के लिए तैयार नहीं है, तो यह उस कंपनी की सेवाओं से संपर्क करने लायक है जो न केवल स्वचालन प्रणाली बनाती है, बल्कि ग्राहक के व्यवसाय के विकास के लिए योजनाओं को लिखने पर भी काम करती है। यह गारंटी देगा (उत्पाद के उचित कार्यान्वयन और उपयोग के साथ) बेहतर परिणामकारोबार.

सफलता और असफलता

जैसा कि विशेषज्ञों का कहना है, लगभग सभी मामले जब सिस्टम के कार्यान्वयन से अच्छे परिणाम नहीं आए, वे नवाचारों के लिए संगठन के प्रशासनिक संसाधन की तैयारी की कमी से जुड़े हैं। प्रबंधक का कार्य आगामी अपडेट के बारे में जानकारी को सही ढंग से प्रस्तुत करना और कंपनी के सभी कर्मियों को यह स्पष्ट करना है कि नए टूल का उपयोग कंपनी में काम करने वाले सभी लोगों के लिए फायदेमंद है।

एक स्पष्ट योजना के गठन के बिना, यह पता लगाना मुश्किल है कि कुछ वर्षों में संगठन के लिए भविष्य क्या है। अनिश्चितता की ऐसी स्थिति में, एक विशेष स्वचालित प्रणाली की शुरूआत से सकारात्मक परिणाम की उम्मीद करना असंभव है, यहां तक कि एक अपेक्षाकृत सरल प्रणाली भी। वर्तमान में, काफी कम प्रतिशत कंपनियां पांच साल के लिए भी धारणा बनाने को तैयार हैं। अधिक समय का उल्लेख नहीं करना। स्वचालन प्रणाली के विशेषज्ञ आश्वस्त करते हैं कि इस तरह के अल्पकालिक पूर्वानुमानों के साथ, ऐसी प्रणाली बनाना बहुत मुश्किल है जो लंबी अवधि में वास्तविक लाभ लाएगा।

पूर्वानुमान: किन कार्यक्रमों की आवश्यकता है?

साथ ही, अनुमानित चरण की अवधि के संबंध में कोई भी आम तौर पर स्वीकृत स्थिति नहीं है। कुछ विशेषज्ञों का मानना है कि मौजूदा परिस्थितियों में विकास की गतिशीलता के बारे में पांच साल की धारणाएं भी पर्याप्त से अधिक हैं, क्योंकि बाजार अस्थिर है और देश में लगातार नए कानून पेश किए जाते हैं, जिससे यह अनुमान लगाना मुश्किल हो जाता है कि कुछ वर्षों में क्या होगा।.

एक और स्थिति है: कई पेशेवरों की राय है कि यह आवश्यक हैकंपनी की संभावनाओं का आकलन करने और संगठन में लागू नियंत्रण और लेखा प्रणाली के पास कौन से संसाधन होने चाहिए, यह समझने के लिए कम से कम दस वर्षों के लिए कानूनी इकाई की गतिविधि के बारे में पूर्वानुमान लगाना।

साथ ही, राय को जीवन का अधिकार है कि दो साल का पूर्वानुमान भी, अगर यह सटीक और स्पष्ट है, तो स्वचालन प्रणाली पर काम शुरू करने के लिए पहले से ही पर्याप्त है। लेकिन भले ही दो साल के लिए सटीक योजना बनाना संभव न हो, एक स्वचालित परियोजना की शुरूआत सबसे अधिक संभावना है कि यह एक अतिरिक्त और पैसे की बर्बादी होगी।

कई लोग इस बात पर भी जोर देते हैं कि योजनाओं को स्पष्ट, चरण-दर-चरण, सभी छोटे विवरणों पर पर्याप्त ध्यान देने की आवश्यकता नहीं है। कुछ मामलों में, एक सामान्य विकास कार्यक्रम, कंपनी द्वारा निर्मित उत्पादों के घरेलू, विदेशी बाजार में स्थिति पर्याप्त होगी।

बाहरी परिस्थितियां अपने नियम खुद तय करती हैं

हमारे समय में बाजार की स्थिति काफी परिवर्तनशील स्थितियां हैं, जो हमें लंबे समय तक सही पूर्वानुमान लगाने की अनुमति नहीं देती हैं। यदि कोई संगठन सक्रिय रूप से विकसित हो रहा है, तो उसे उस वातावरण की परिस्थितियों के अनुकूल होने के लिए भी मजबूर किया जाता है जिसमें वह मौजूद है। कुछ मामलों में, यह एक अप्रत्याशित प्रक्रिया है, जिससे एक ऐसी प्रणाली की योजना बनाना मुश्किल हो जाता है जो उच्च स्तर के प्रदर्शन के साथ कंपनी के काम को स्वचालित करने में मदद करेगी।

लघु व्यवसाय, बेशक, आगे देख सकता है, लेकिन दो साल से अधिक की अवधि के लिए ऐसा करना बहुत मुश्किल है, और कुछ लोगों को एक आदर्श प्रणाली बनाने के लिए आवश्यक लंबी अवधि की अपेक्षा करनी पड़ती हैसंभावना। हमें यह ध्यान रखना होगा कि इस समय के दौरान वर्तमान में स्वचालित होने वाली व्यावसायिक प्रक्रियाएं नाटकीय रूप से बदल सकती हैं, जो एक अप्रत्याशित बाहरी कारक के कारण भविष्य में एक सुंदर उत्पाद को भविष्य में पूरी तरह से बेकार बना देगा। जो कोई भी अपनी कंपनी के काम को स्वचालित करने की योजना बना रहा है उसे इस तरह के जोखिम के लिए तैयार रहना चाहिए।

केवल आगे

किसी उद्यम की गतिविधियों को स्वचालित करने का मुख्य विचार कंपनी के आगे बढ़ने, विकास और विकास की गति को बढ़ाना है। यह माना जाता है कि सबसे अच्छी प्रणाली वह है जिसे आसानी से उन परिस्थितियों में अनुकूलित किया जा सकता है जहां बाहरी और आंतरिक कारक महत्वपूर्ण रूप से बदलते हैं।

यह महत्वपूर्ण है कि इस तरह के काम के लिए विशेष शिक्षा वाले पेशेवरों की उपस्थिति की आवश्यकता नहीं होती है। उत्पाद में सरल समायोजन उपकरण होने चाहिए, जो इसे लंबे समय तक बहुमुखी और प्रभावी बनाते हैं।