व्यवसाय प्रणालियों का स्वचालन: उपकरण और प्रौद्योगिकियां

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

सीआरएम-सिस्टम, ईआरपी-समाधान, वेब-टूल्स और बीपीएम-अवधारणाएं - ये सभी शर्तें आज के उद्यमियों पर आती हैं जो अपने व्यवसाय को आधुनिक बनाने का प्रयास कर रहे हैं। समझ से बाहर संक्षिप्ताक्षर, अस्पष्ट विदेशी शब्द … और क्या यह सच है, यह सब क्या है - ईआरपी-, बीपीएम-, सीआरएम-सिस्टम?

जनता के लाभ के लिए नई वस्तुएं

हाल ही में, सूचना प्रौद्योगिकी, कंप्यूटिंग शक्ति रोजमर्रा की जिंदगी का एक महत्वपूर्ण तत्व बन गया है। उन्होंने उद्यमिता के क्षेत्र को दरकिनार नहीं किया। व्यवसाय प्रणालियों का स्वचालन ऐसे सॉफ़्टवेयर पैकेज को लिखने की एक जटिल प्रक्रिया है जो आपको कंपनी के अंदर होने वाली हर चीज़ पर नियंत्रण रखने की अनुमति देगा और, यदि संभव हो, तो मानवीय कारक की गलतियों की संभावना को कम कर देगा।

पारंपरिक व्यवसाय प्रबंधन मॉडल धीरे-धीरे अतीत के अवशेष बनते जा रहे हैं। इन दिनों व्यापार प्रणालियों का स्वचालन एक अनिवार्य घटना है, जिसमें देरी न करना बेहतर है, क्योंकि कंपनी का लचीलापन, बाजार में जीवित रहने की क्षमता, भयंकर प्रतिस्पर्धा की स्थिति में भी बदलती परिस्थितियों के अनुकूल होना काफी हद तक इस पर निर्भर करता है।

सामान्य शब्दावली

व्यापारप्रक्रिया - चरणों का एक सेट जो आपको उद्यम के नेताओं द्वारा तैयार किए गए लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए एक रणनीति को कारगर बनाने और लागू करने की अनुमति देता है। प्रभावी व्यावसायिक स्वचालन उपकरण का उपयोग करके, आप जो चाहते हैं उसे प्राप्त करने के लिए सभी कार्यों का मानकीकरण कर सकते हैं। इससे ग्राहकों के साथ बातचीत अधिक कुशल होगी, संगठन के विभाग लगातार संवाद में रहेंगे, और लाभ में वृद्धि होगी। उसी समय, ग्राहक संतुष्ट होंगे, पुराने ग्राहक बने रहेंगे, क्योंकि सेवा की गुणवत्ता काफी अधिक होगी, और नए आएंगे, जिसमें पहले से सेवा देने वालों की सिफारिश शामिल है।

बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन का मुख्य लक्ष्य वर्कफ्लो को माल और सेवाओं के लिए बाजार में जीवित रहने के लिए एक प्रभावी, कुशल, लाभदायक तरीके में बदलना है। कार्यात्मक और सुविधाजनक समाधानों का उपयोग करके प्रबंधन प्रणालियों का विकास आपको कंपनी में सभी प्रक्रियाओं का प्रबंधन करने की अनुमति देता है।

यह कैसे काम करता है?

जब एक उद्यमी को निर्णय लेने की आवश्यकता होती है, तो उसे यह समझना चाहिए कि व्यवसाय स्वचालन प्रणाली चुनना कोई आसान और बहुत ही जिम्मेदार कार्य नहीं है। जब भी संभव हो, उस क्षेत्र में विशेषीकृत एक प्रभावी उत्पाद को वरीयता देना आवश्यक है जिसमें उद्यम संचालित होता है। यह माना जाता है कि विकल्प उपयोग करने के लिए सुविधाजनक और संचालन में कुशल हैं, जटिलता की परवाह किए बिना संगठन के भीतर होने वाली सभी प्रक्रियाओं के मॉडलिंग की अनुमति देते हैं। यदि इसे क्लाउड सर्वर पर लागू किया जाता है, जो ऑनलाइन पहुंच की अनुमति देता है, तो ऐसी व्यावसायिक प्रक्रिया स्वचालन सबसे अधिक होगीकुशल।

दृश्य उपकरण सिस्टम के साथ काम करना अधिक सुविधाजनक बनाते हैं, दर्ज की गई जानकारी की गुणवत्ता, भरने की पूर्णता को नियंत्रित करना और उद्यम के प्रत्येक कर्मचारी की प्रभावशीलता का मूल्यांकन करना आसान होता है। व्यवसाय प्रक्रिया स्वचालन के माध्यम से प्रबंधक को प्रदान की जाने वाली सही जानकारी प्रबंधकीय निर्णय लेने का आधार बन जाती है।

सभी के लिए अच्छा

कंपनी प्रबंधकों के लिए व्यवसाय स्वचालन प्रौद्योगिकियां कम महत्वपूर्ण नहीं हैं, जो इस प्रकार एक उपकरण प्राप्त करते हैं जिसके माध्यम से आप किसी भी समय कार्यों के लिए जिम्मेदार व्यक्ति, साथ ही प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को ट्रैक कर सकते हैं। उसी समय, कार्य के निष्पादन पर खर्च किए गए समय की गणना करना संभव है। गतिविधियों की आगे की योजना बनाने के लिए यह जानकारी आवश्यक है।

बिजनेस ऑटोमेशन सिस्टम विकसित करते समय, उत्पाद में एक स्वचालित अनुस्मारक शामिल होना चाहिए जो आपको जरूरी कार्यों को नियंत्रित करने की अनुमति देता है। संदेश कार्यक्रम द्वारा निर्दिष्ट मोड में उत्पन्न होते हैं, आप संगठन के कर्मियों और ग्राहकों के लिए महत्वपूर्ण विभिन्न घटनाओं के बारे में जानकारी जारी करने को कॉन्फ़िगर कर सकते हैं। सिस्टम विकसित करते समय, डिज़ाइन पर विशेष ध्यान देना आवश्यक है - इंटरफ़ेस को सहज स्तर पर समझने योग्य होना चाहिए ताकि कर्मचारी इसके साथ काम करने में जल्दी से शामिल हो सकें और गलती न करें।

विक्रेता के लिए सभी

स्वचालन प्रणाली के कार्यान्वयन के मुख्य क्षेत्रों में से एक बिक्री में विशेषज्ञता वाली कंपनियों के काम में सुधार करना है, और सबसे पहले, कर्मचारियों को एक नए उत्पाद में काम करना होगा,लेनदेन के लिए जिम्मेदार। स्वचालन आपको कार्य समय वितरित करने और प्रत्येक नए दिन की प्रभावशीलता बढ़ाने की अनुमति देता है। सिस्टम में प्रोग्राम की गई व्यावसायिक प्रक्रियाओं को अलग-अलग चरणों में विभाजित किया जाता है, और उत्पाद का उपयोग करने वाले प्रबंधक को हमेशा वर्तमान चरण से संबंधित सहायता जानकारी मिल सकती है।

आधुनिक प्रणालियों में ऐसे उपकरण होते हैं जो आपको किसी विशेष ग्राहक के साथ बातचीत के सभी चरणों को ट्रैक करने की अनुमति देते हैं। यह अनुरोधों का विश्लेषण करने में मदद करता है, जिसके आधार पर एक सेवा की पेशकश करना संभव है, एक उत्पाद जो इस विशेष ग्राहक के लिए प्रासंगिक है। व्यक्तिगत दृष्टिकोण और जरूरतों पर विचार आजकल अत्यधिक मूल्यवान हैं। प्रभावशीलता का विश्लेषण करने के लिए, आप बिक्री फ़नल की गणना को स्वचालित करने का सहारा ले सकते हैं। एक समान उपकरण उद्यम के काम में आने वाली बाधाओं की पहचान करने में उपयोगी होगा। अन्य उपकरण व्यावसायिक प्रक्रियाओं में विश्लेषण लाने में मदद करने के लिए जाने जाते हैं। एक उद्यमी को अपने उद्यम की बारीकियों को ध्यान में रखते हुए सबसे सुविधाजनक लोगों को चुनना चाहिए, और नियंत्रण प्रणाली को लागू करने वाले प्रोग्रामर के लिए एक कार्य तैयार करना चाहिए।

बुद्धिमानी से प्रबंधित करें

बिजनेस प्रोसेस ऑटोमेशन सिस्टम के तीन वर्गों के बारे में बात करने की प्रथा है: विकास, समर्थन, प्राथमिक। कंपनी के काम पर प्रभाव की डिग्री, किसी विशेष प्रणाली के आवेदन की शुद्धता पर परिणाम की निर्भरता से उन्नयन निर्धारित होता है।

प्रभावी स्वचालन भी एक टूलकिट है जिसके माध्यम से आप लीड को नियंत्रित कर सकते हैं, संभावित और पहले से स्थापित क्लाइंट दोनों की जरूरतों को निर्धारित कर सकते हैं। नई लीड होनी चाहिएपंजीकृत, सिस्टम में प्रदर्शित किया जाता है, ताकि भविष्य में प्रक्रिया के लिए जिम्मेदार प्रबंधक इसे कार्य में ध्यान में रख सके और अपने कदम सही कर सके।

ग्राहक के लिए सभी

सफलता में रुचि रखने वाले किसी भी उद्यम के काम का मुख्य विचार ग्राहक की जरूरतों और स्वाद को ध्यान में रखते हुए उसकी जरूरतों को पूरा करना है। सेवा की त्रुटिहीनता संचित दर्शकों को बनाए रखने की कुंजी बन जाती है, और यदि आप सभी व्यावसायिक लेनदेन के लिए एक स्वचालित नियंत्रण प्रणाली लागू करते हैं तो सेवा का इतना स्तर प्रदान करना संभव है। यह मानवीय कारकों के कारण होने वाली त्रुटियों से बचने में मदद करेगा, और सभी मुद्दों, समय सीमा और महत्वपूर्ण पहलुओं को ध्यान में रखेगा। एक विचारशील और कुशल प्रणाली को लागू करने के लिए मल्टी-चैनल ग्राहक सेवा काफी महत्वपूर्ण उपकरण है।

विकास में एक संदर्भ प्रक्रिया की प्रोग्रामिंग शामिल है, जिसके अनुसार सभी अनुरोध और अपील का निर्माण किया जाएगा। प्राप्त जानकारी का विश्लेषण करते समय, आप अधिकतम मात्रा में डेटा संसाधित करने के लिए एक विंडो का उपयोग कर सकते हैं। एक सुविधाजनक प्रणाली का उपयोग करते हुए, ऑपरेटर क्लाइंट से संबंधित अनुबंधों को कॉल करने, उसका इतिहास देखने, समय सीमा को ट्रैक करने, फीडबैक की उपलब्धता को नियंत्रित करने और इन सभी कार्यों पर कम से कम समय और प्रयास खर्च करने में सक्षम होंगे।

दस्तावेज़ीकरण समर्थन

कभी-कभी ऐसा लगता है कि हर ऑपरेशन का दस्तावेजीकरण उबाऊ, थकाऊ, समय लेने वाला और पूरी तरह से बेकार है। उद्यम स्वचालन के लिए आधुनिक उपकरणों के डेवलपर्स ने इस तरह की एक आम राय को ध्यान में रखा है, इसलिए एक व्यवसायी के पास बहुत अच्छा हैदस्तावेज़ीकरण प्रक्रिया को अनुकूलित करने में मदद करने वाले सॉफ़्टवेयर उत्पादों का चयन।

सभी आधिकारिक कागजात हमेशा इलेक्ट्रॉनिक रूप में हाथ में होते हैं, वे संरचित और व्यवस्थित होते हैं, और विशेष प्रोग्राम किए गए उपकरण समय सीमा की पूर्ति को नियंत्रित करते हैं। आप पत्राचार, लेखा प्रलेखन, ग्राहकों और आपूर्तिकर्ताओं के साथ संपन्न अनुबंधों को ट्रैक कर सकते हैं। कई उत्पादों में बिल्ट-इन टेम्प्लेट भी शामिल होते हैं जो नए दस्तावेज़ बनाना आसान बनाते हैं। एक उद्यम के लिए एक स्वचालित प्रणाली का आदेश देते समय, एक व्यवसायी प्रोग्रामर को एक बुनियादी टेम्पलेट प्रदान करता है जो स्मृति में संग्रहीत होता है।

इसकी आवश्यकता क्यों है?

एक स्वचालित प्रणाली का उपयोग करके, आप जानकारी की कुल मात्रा के बीच सही दस्तावेज़ को जल्दी और कुशलता से ढूंढ सकते हैं। कई प्रोग्राम आपको स्कैन की गई प्रतियां संलग्न करने की अनुमति देते हैं, जो सुविधाजनक भी है और आपको एक मुद्रित फॉर्म तक पहुंच प्रदान करता है, भले ही दस्तावेज़ की आवश्यकता वाला व्यक्ति कहीं भी स्थित हो।

इलेक्ट्रॉनिक स्टोरेज में दस्तावेजों का समेकन डेटा पर नियंत्रण रखने में मदद करता है और यह सुनिश्चित करता है कि कुछ भी खो नहीं जाएगा। खोज की सुविधा और गति कार्यप्रवाह को अधिक कुशल और इसलिए अधिक कुशल बनाती है। एक्सेस अधिकारों का विस्तार करके, आप एक समूह के रूप में चयनित दस्तावेज़ के साथ काम कर सकते हैं, जो उन जटिल कार्यों से निपटने में मदद करता है जिनके लिए सामूहिक समाधान की आवश्यकता होती है। यदि उद्यम अक्सर वाणिज्यिक दस्तावेजों पर काम करता है, तो ऐसी प्रणाली को चुनना आवश्यक हैस्वचालन जिसमें देखने की क्षमता शामिल है। यह दस्तावेज़ीकरण अनुमोदन प्रक्रिया को तेज़ और अधिक कुशल बना देगा।

भविष्य की ओर देखें

संकट की अवधि उद्यमों को सबसे प्रभावी और शक्तिशाली उपकरणों का सहारा लेने के लिए मजबूर करती है, अन्यथा बाजार में जीवित रहना असंभव है। एकीकृत स्वचालन एक ऐसा आधुनिक दृष्टिकोण है, जिसकी बदौलत लागत कम हो जाती है, काम का परिणाम अधिक महत्वपूर्ण हो जाता है, वित्तीय घटक उद्यम के लिए स्वचालित समाधानों के उपयोग से पहले की तुलना में बहुत अधिक लाभदायक होता है।

सिस्टम का विकास एक जिम्मेदार कार्य है जिसमें सबसे पहले संगठन की सभी व्यावसायिक प्रक्रियाओं की पहचान करना, उनका क्रम निर्धारित करना, उनके महत्व और जटिलता को ग्रेड करना शामिल है। इस दृष्टिकोण का उपयोग आपको प्रक्रिया में सभी प्रतिभागियों को एकजुट करने, कंपनी के भीतर और क्लाइंट के साथ संवाद करते समय आपसी समझ हासिल करने की अनुमति देता है। एक स्वचालित प्रणाली के निर्माण पर काम करते समय, संगठन के काम में मुख्य प्रक्रियाओं और बुनियादी ढांचे का समर्थन करने वाले सहायक दोनों पर ध्यान देना आवश्यक है। यह याद रखना चाहिए कि यह व्यावसायिक प्रक्रियाएं हैं जो उद्यम की गतिविधि की योजना बनाने, कर्मियों को विकसित करने और प्रदर्शन में सुधार करने का आधार बनती हैं।