खरीद बजट: संकलन, संकेतक और गठन का सार

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

बजट तैयार करने के दौरान, बिक्री और उत्पादन योजनाओं को विभागों की आय और व्यय के संकेतकों में बदल दिया जाता है। प्रत्येक विभाग के लिए इच्छित लक्ष्यों को प्राप्त करने में सक्षम होने के लिए, लागत योजना के भीतर सामग्री खरीदना आवश्यक है। इसके लिए खरीद बजट बनाया जा रहा है।

खरीद संगठन मॉडल 1

पहला कदम क्रय विभाग बनाने के उद्देश्य को निर्धारित करना है। उत्पाद की बारीकियों और आपूर्तिकर्ताओं की संख्या के आधार पर, यह 2-5 लोगों (प्रति प्रबंधक अधिकतम 7 आपूर्तिकर्ता) का एक विभाग बनाता है। उनमें से प्रत्येक डिलीवरी के समय, स्टॉक की स्थिति, भुगतान और अनुबंधों के कार्यान्वयन के लिए जिम्मेदार है। विभाग का कार्य केवल मुखिया के निर्देश पर नहीं हो सकता। बिक्री योजना को लागू करने के लिए डिवीजन बनाया गया है, जिसे महीने, तिमाही और वर्ष के लिए तैयार किया गया है। योजना की पूर्ति के लिए एक बोनस प्रदान किया जाता है:

• मूल आय: एक प्रबंधक के लिए 40%, एक कार्यकारी के लिए 60%;
• बोनस: 50% - मैनेजर के लिए, 30% - हेड के लिए;
• प्रीमियम - 10%।

प्रबंधकों के लिए बोनस प्रदर्शन संकेतकों के आधार पर अर्जित किए जाते हैं:

• समय पर डिलीवरी;
• अचल माल की मात्रा;
• औसत इन्वेंट्री टर्नओवर।

बोनस के लिए, आप गुणात्मक संकेतकों का भी उपयोग कर सकते हैं, उदाहरण के लिए, सेवा गुणांक, यानी आवेदन में माल की संख्या, जिसे तुरंत संतुष्ट किया जा सकता है।

खरीद संगठन मॉडल 2

यह योजना पिछली योजना से अलग है, जिसमें बिक्री योजना के आधार पर विभाग के मुखिया खरीद बजट की गणना करते हैं। यानी इकाई के भीतर एक अलग वित्तीय नियंत्रण केंद्र बनाया गया है। प्रबंधकों का अधिक कुशल चयन किया जाता है, क्योंकि रसद लागत और वितरण की स्थिति को ध्यान में रखा जाता है। सभी कर्मचारी खरीद योजना के कार्यान्वयन में रुचि रखते हैं, और इसलिए कंपनी का विकास। बदले में, प्रबंधन किकबैक योजना को न्यूनतम करने में सक्षम होगा।

पहला वर्क मॉडल बनने में 1.5-2 महीने लगेंगे। निदेशक का कार्य अनुभव के साथ कर्मचारियों की भर्ती करना है। दूसरे मामले में विभाग बनने में 6-18 महीने लगेंगे। मुख्य समस्या मनोवैज्ञानिक कार्य में निहित है। निदेशक को कर्मचारियों को अलग-अलग व्यवसायियों में बदलने की जरूरत है। हर कोई इस भूमिका को नहीं संभाल सकता।

ऑपरेशनल प्लानिंग

परिचालन बजट एक खंड या किसी उद्यम के विशिष्ट कार्य के लिए वर्ष के लिए नियोजित गतिविधियों को दर्शाता है। इसे सभी उत्तरदायित्व केंद्रों में विकसित किया जाता है और फिर एक समेकित बजट में समेकित किया जाता है। एक दस्तावेज तैयार करना एक लेखांकन और प्रबंधन प्रक्रिया के रूप में माना जा सकता है। अंतर इस तथ्य में निहित है कि रिपोर्ट भविष्य में उद्यम की गतिविधियों को दर्शाती है, न किपिछली घटनाओं का निर्धारण। इसमें खरीद, बिक्री, प्रशासनिक, उत्पादन लागत के लिए बजट शामिल हैं। आइए इनमें से प्रत्येक तत्व को देखें।

बिक्री

बिक्री की मात्रा और इसकी संरचना उद्यम की प्रकृति को निर्धारित करती है। इसलिए, पहले में से एक बिक्री योजना है। इसे तैयार करते समय, किसी को न केवल पिछली अवधियों की बिक्री को ध्यान में रखना चाहिए, बल्कि उन कारकों का भी विश्लेषण करना चाहिए जो उन्हें प्रभावित कर सकते हैं (मौसमी, पदोन्नति, आदि)।

बिक्री बजट को मांग के स्तर, बिक्री के भूगोल, खरीदारों को ध्यान में रखते हुए संकलित किया जाता है। इसमें राजस्व का एक लक्षित स्तर शामिल होता है जिसे नकद बजट में दर्शाया जा सकता है। लेकिन इस सूचक की गणना कठिनाइयों का कारण बनती है, क्योंकि कंपनी ग्राहकों के कार्यों को नियंत्रित नहीं कर सकती है। खर्च की नियोजित राशि की गणना संगठन की गतिविधियों के आधार पर की जाती है। गणना करना सबसे आसान है। एक व्यावसायिक प्रक्रिया के रूप में बिक्री का बहुत महत्व है। उत्पादों की बिक्री में लगे संगठनों के लिए, यह बिक्री योजना है जो गणना में त्रुटि निर्धारित करती है। यदि यह गलत लिखा गया है, तो यह गतिविधि के अन्य सभी क्षेत्रों को प्रभावित करेगा।

उत्पादन और स्टॉक

उत्पाद रिलीज योजना बिक्री की मात्रा पर आधारित है। यह उत्पादन क्षमता, इन्वेंट्री परिवर्तन और क्रय बजट को भी ध्यान में रखता है। गणना निम्न सूत्र के अनुसार की जाती है:

उत्पाद उत्पादन=अवधि के अंत में स्टॉक + बिक्री की मात्रा - अवधि की शुरुआत में स्टॉक।

उत्पादन की मात्रा की गणना उत्पादों के उत्पादन की विशेषताओं के आधार पर की जाती है।

कुल उत्पादन लागत वे हैं जो उत्पादों के निर्माण से जुड़ी हैं। उसी समय, एक अलग लाइन दो भागों में श्रम लागत को ध्यान में रखती है: फिक्स्ड और पीसवर्क (उत्पादन योजना के कार्यान्वयन के आधार पर कर्मचारी बोनस)।

वाणिज्यिक, प्रशासनिक लागत के लिए बजट

विक्रय व्यय माल की बिक्री, प्रचार से जुड़ी सभी लागतें हैं। उनकी मात्रा प्रबंधन के क्षेत्र में निर्णयों पर निर्भर करती है। परिसर के क्षेत्र को बदलने का निर्णय माल के भंडारण से जुड़ी लागतों को प्रभावित करेगा। परिवर्तनीय लागत की राशि आयोग द्वारा बनाई गई है, पैकेजिंग, प्रसंस्करण, परिवहन की लागत। अन्य सभी निश्चित लागत प्रशासनिक हैं।

खरीद बजट

माल के प्रकार या आपूर्तिकर्ताओं द्वारा खरीद योजना से पता चलता है कि कंपनी को बाहरी और आंतरिक आपूर्तिकर्ताओं से कितने उत्पाद खरीदने चाहिए। खरीद बजट बिक्री योजना, सूची स्तर, उत्पादन कार्यभार, देय खातों को चुकाने के लिए नियम और प्रक्रिया के आधार पर बनाया गया है।

खरीदारी=नियोजित उपयोग + अवधि के अंत की सूची - शुरुआत की अवधि की सूची।

उत्पादन के लिए स्टॉक

स्थायी उत्पादन सामग्री की आवश्यकता मरम्मत उपकरण, निर्माण योजना और नए उत्पादों की तैयारी की लागत से निर्धारित होती है। अक्सर अर्थशास्त्री बजट बनाते समय इन लागतों की अनदेखी करने की गलती करते हैं।

खर्चों की नियोजित राशि संसाधनों के प्रकार और उनका उपभोग कैसे किया जाता है, इस पर निर्भर करती है। बजट बनता हैउत्पादन में, आर्थिक केंद्रों में संसाधन खपत के मानदंडों और अचल संपत्तियों की आवश्यकता के आधार पर। पहले लेख की गणना नियोजित उत्पादन मात्रा को मानदंडों से गुणा करके की जाती है। इस आवश्यकता को स्टॉक बैलेंस और इन्वेंट्री मानकों के लिए समायोजित किया जाता है। इस तरह से खरीद बजट बनाया जाता है। इसे मूल्य शर्तों में बदलने के लिए, आपको नियोजित मूल्य से गुणा करना होगा।

उदाहरण

स्टील प्लांट की योजना अगले साल 3,000 टन उत्पादों का उत्पादन करने की है। इसके लिए कॉपर और ओलिक एसिड की आवश्यकता होगी। प्रति 1 टन खपत दर: तांबा - 0.06 किग्रा, एसिड - 0.0058 एल। वर्ष की शुरुआत में तांबे का संतुलन 100 किग्रा और अंत में - 50 किग्रा होता है। कच्चे माल की कीमत 4,500 रूबल है। /टी। तांबा और 10,000 रूबल। / लीटर एसिड।

वर्ष की आवश्यकता:

• 30000, 006=180 किलो तांबा
• 30000.0058=17.4 लीटर एसिड

योजनाबद्ध खरीद मात्रा:

• (180 किग्रा / (100 - 50))4500=1,035, 000 रूबल। - तांबे के लिए।
• (17, 410,000)=174,000 रूबल। - एसिड के लिए।

एडीसी स्टॉक

प्रशासनिक और आर्थिक गतिविधियों (एएचए) में प्रोक्योरमेंट बजट प्लानिंग अलग तरीके से की जाती है। माल की सीमा बहुत विस्तृत है (स्टेशनरी से कार्यालय नवीनीकरण के लिए सामग्री तक), और कोई खपत दर नहीं है। इन्वेंट्री आवश्यकताओं को निर्धारित करने के तीन तरीके हैं:

• संरचनात्मक इकाइयों से अनुरोधों का उपयोग करें। आपूर्ति सेवा अनुप्रयोगों, प्रक्रियाओं को एकत्र करती है, शेष राशि का मूल्यांकन करती है, कीमतों को अद्यतन करती है और बजट की गणना करती है।
• इंस्टॉलसबसे लोकप्रिय वस्तुओं, जैसे स्टेशनरी, डिटर्जेंट के लिए इन्वेंट्री मानक। बजट की गणना उपलब्ध स्टॉक के आधार पर की जाती है।
• मूल सामग्री की लागत के प्रतिशत के रूप में AHD के लिए स्टॉक खरीद सीमा निर्धारित करें।

अतिरिक्त संसाधनों की पहचान के लिए स्टॉक के संकलन पर विशेष ध्यान देना चाहिए। खरीद बजट बनाते समय, ऐसी सामग्रियों को नीचे की ओर समायोजित किया जाना चाहिए। खासकर अगर आपूर्ति सीमित नहीं है।

खरीद बजट कार्य

• बजट एक नियोजन उपकरण है जो इंगित करता है कि अवसरों के आधार पर संसाधनों का उपयोग कैसे किया जा सकता है। यह नियोजित और वास्तविक संकेतकों की तुलना करके प्रदर्शन की निगरानी और मूल्यांकन का एक साधन भी है।
• प्रबंधकों के काम का आकलन खरीद बजट की संरचना और कार्यान्वयन की डिग्री से किया जा सकता है। संगठन उनका उपयोग अपनी प्रबंधन इकाइयों के प्रदर्शन का मूल्यांकन करने के लिए करते हैं।
• क्रय विभाग का बजट एक प्रेरक कार्य कर सकता है यदि इसमें गतिविधि का लक्ष्य शामिल हो। उदाहरण के लिए, विभाग को पोस्ट-पेड आधार पर आधा मिलियन रूबल के लिए कच्चा माल खरीदने का काम दिया गया था। यदि लक्ष्य प्राप्त कर लिया जाता है, तो प्रमुख और उनके कर्तव्यों को एक बोनस प्राप्त होगा, जिससे अगली अवधि में बजट के व्यय पक्ष में वृद्धि होगी।
• कर्मचारी को यह समझना चाहिए कि उसके लिए कौन से कार्य निर्धारित हैं। यदि संगठन के विकास लक्ष्यों को गुप्त रखा जाता है, तो वे प्राप्त नहीं होंगे। इस अर्थ में, बजट टीम में संचार वातावरण बनाता है, साथ ही साथकर्मचारी और अधीनस्थ।

निविदाओं के साथ काम करें

सामग्री की खरीद के लिए बजट बनाने के लिए, निविदाएं आयोजित की जा सकती हैं - एक निश्चित श्रेणी के सामानों के सर्वोत्तम आपूर्तिकर्ताओं को खोजने के लिए। नियामक दस्तावेजों के अनुसार, समूहों द्वारा सामग्री वितरित करने के लिए एक रणनीति विकसित की जाती है, गुणवत्ता संकेतक और ठेकेदारों को वर्गीकृत किया जाता है। आपूर्तिकर्ताओं के प्रस्तावों के साथ एक निविदा सूची बनाई जा रही है। निर्दिष्ट मूल्यांकन मानदंडों के अनुसार "विजेता" स्वचालित रूप से निर्धारित किया जाता है। इसके अलावा, एक अनुबंध समाप्त करने और एक खरीद बजट बनाने के लिए काम चल रहा है।

खरीद विकल्प:

• एक बैच। दस्तावेज़ तैयार करने की प्रक्रिया को सरल बनाया गया है, लेकिन संगठन को आपूर्ति स्टोर करने के लिए बड़े गोदामों की आवश्यकता होगी। उत्पाद खराब होने से होने वाले नुकसान का जोखिम बढ़ जाता है।
• छोटे बैच। तेजी से पूंजी कारोबार और कम भंडारण स्थान।
• आवश्यकतानुसार। माल पूर्ण पूर्व भुगतान के आधार पर छोटे लॉट में इनवॉइस (अनुबंध समाप्त किए बिना) पर वितरित किया जाता है।

खरीद नियंत्रण

बजट के कार्यान्वयन को नियंत्रित करने के लिए वित्तीय जिम्मेदारी केंद्रों द्वारा खरीद की गणना की जा सकती है। वहीं, नियोजन दो स्तरों पर किया जाता है:

• अग्रगामी प्रबंधन - वर्ष के लिए सामग्री की आवश्यकता का गठन, तिमाहियों / महीनों में विभाजित। वार्षिक योजना के गठन के बाद, आपूर्तिकर्ताओं का चयन और दीर्घकालिक अनुबंधों का समापन किया जाता है।
• कैलेंडर प्रबंधन - मासिक का गठनऔर विशिष्ट कच्चे माल के साथ उद्यम को निर्बाध रूप से आपूर्ति करने के लिए खरीद के लिए दस-दिवसीय / साप्ताहिक योजनाएँ। यह वार्षिक योजना विवरण है।

मासिक खरीद बजट की गणना करने के लिए, आपको इस एल्गोरिथम का पालन करना चाहिए:

• वर्तमान शेष राशि, अपेक्षित प्राप्तियों और सुरक्षा स्टॉक को ध्यान में रखते हुए, उत्पादन के लिए सामग्री की आवश्यकता की गणना करें।
• आदेश, आइटम और अनुमत प्रतिस्थापन के लिए आवश्यकता को समायोजित किया गया है।
• उत्पादन योजनाओं में बदलाव के मामले में, खरीद बजट समायोजित किया जाता है।
• कच्चे माल की डिलीवरी का शेड्यूल और सप्लायर्स के लिए पेमेंट प्लान बनाया जा रहा है।
• यदि डिलीवरी विफल हो जाती है, तो एक कदम पीछे हटकर एक नया आपूर्तिकर्ता चुना जाता है। यदि आपूर्तिकर्ता को बदलना संभव नहीं है, तो खरीद या सामग्री ग्रेड में बदलाव शुरू किया जाता है।

अपनी खरीदारी का बजट बनाने का तरीका यहां बताया गया है।