प्रबंधन में नियंत्रण का मुख्य कार्य

2024 लेखक: Howard Calhoun | [email protected]. अंतिम बार संशोधित: 2023-12-17 10:28

प्रत्येक नेता प्रबंधन के बुनियादी कार्य करता है: योजना, संगठन, प्रेरणा, नियंत्रण। नियंत्रण कार्य के चार तत्व: परिणामों को मापने के लिए संकेतक और विधियों को परिभाषित करना, परिणामों को मापना, यह निर्धारित करना कि क्या परिणाम सही हैं, और सुधारात्मक क्रियाएं।

सभी प्रबंधन कार्य: योजना, संगठन, प्रेरणा, नियंत्रण बारीकी से जुड़े हुए हैं। वे प्रभावी प्रबंधन के लिए समान रूप से महत्वपूर्ण हैं। उन्हें बड़े और छोटे में विभाजित नहीं किया जा सकता है। साथ ही, प्रबंधन कार्य: संगठन, प्रेरणा और नियंत्रण विचारशील और प्रभावी योजना पर आधारित होते हैं।

• योजना प्राथमिक, मौलिक कार्य है। रणनीतिक लक्ष्यों के आधार पर, उन्हें प्राप्त करने के लिए एक योजना बनाई जाती है, कुछ संसाधनों के आवंटन के लिए प्रदान करना और इस आवंटन को समय पर जोड़ना। नियोजन दस्तावेजों के संसाधनों का आवंटन करता है और एक सामान्य लक्ष्य को प्राप्त करने के लिए अलग-अलग विभागों और कर्मचारियों के प्रयासों को एकजुट करता है। इसके लिए यह किया जाता हैव्यक्तिगत लक्ष्यों में सामान्य लक्ष्यों का अपघटन। संगठन की योजना और नियंत्रण प्रदान करना अनिवार्य है। प्रबंधन कार्य, लक्ष्य निर्धारण के अलावा, कार्य की एक सूची के संकलन के लिए भी प्रदान करते हैं जिसे लक्ष्य प्राप्त करने के लिए एक निश्चित क्रम में किया जाना चाहिए। साथ ही, प्रत्येक कार्य अपने आरंभ और अंत के समय से जुड़ा होता है, इसे सौंपे गए संसाधन और बाद के (या पिछले) समय पर काम करते हैं।
• संगठन, प्रबंधन के एक कार्य के रूप में, एक संरचना बनाना है जो सिस्टम के व्यक्तिगत तत्वों को दिए गए नियमों के अनुसार एक साथ काम करने की अनुमति देता है और लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए आवंटित संसाधनों को तर्कसंगत रूप से खर्च करता है। संगठनात्मक संरचना का वर्णन कई औपचारिक नियमों - विनियमों, विनियमों, निर्देशों द्वारा किया गया है।
• प्रेरणा, प्रबंधन के एक कार्य के रूप में, सभी स्तरों पर कर्मचारियों को अपने लक्ष्यों को प्राप्त करने के लिए प्रभावी ढंग से एक साथ काम करने के लिए प्रोत्साहित करना है। यह शासन का सबसे मानवीय और कम से कम औपचारिक कार्य है।
• नियंत्रण, एक कार्य के रूप में, प्रबंधन प्रक्रिया में कार्य के परिणामों का मात्रात्मक और गुणात्मक लेखांकन होता है, यह एक ऐसी प्रक्रिया है जो सुनिश्चित करती है कि संगठन अपने लक्ष्यों को प्राप्त करता है

नियंत्रण का कार्य

नियंत्रण प्रबंधन का मुख्य कार्य है। इसके लिए है:

• उत्पादन प्रक्रिया और प्रबंधन प्रक्रिया की अनिश्चितता को कम करना।
• भविष्यवाणी और विफलता की रोकथाम।
• सफल कार्रवाई का समर्थन करें।

बिना माप के नियंत्रण की कल्पना नहीं की जा सकती। क्या समझने के लिएकार्य योजना के अनुसार चल रहा है, नियंत्रण के समय प्राप्त मात्रात्मक संकेतकों की तुलना कुछ पूर्व ज्ञात नियोजित संकेतकों से करना आवश्यक है।

प्रक्रिया नियंत्रण एक ऐसी प्रणाली है जो आपको योजना बनाने, मापने, विचलन की पहचान करने और किसी भी व्यावसायिक गतिविधि को ठीक करने की अनुमति देती है, जैसे उत्पादन, पैकेजिंग, उपभोक्ता को वितरण, और बहुत कुछ।

प्रबंधन में नियंत्रण कार्य प्रबंधन प्रक्रिया का एक अनिवार्य हिस्सा है।

एक नियंत्रण समारोह के अभाव में, कोई भी नियंत्रण अपना अर्थ खो देता है। आपको पता नहीं चलेगा कि क्या योजना बनाई गई थी, और सामान्य तौर पर, अगर कुछ किया जा रहा है।

कंट्रोल फंक्शन के बिना कर्मियों को मैनेज करना भी असंभव है।

प्रबंधन प्रक्रिया संगठनात्मक नियंत्रण के लिए एक कार्यात्मक प्रक्रिया है, इसे संगठन के लक्ष्यों और रणनीतिक योजनाओं से बाहर निकलना चाहिए

नियंत्रण समारोह के चार तत्व

प्रबंधन नियंत्रण कार्य में चार मुख्य चरण हैं:

1. संकेतकों को परिभाषित करें और परिणामों को कैसे मापें।
2. परिणामों को मापें।
3. निर्धारित करें कि क्या परिणाम योजना के अनुसार हैं।
4. सुधारात्मक कार्रवाई लागू करें।

"कंट्रोल" का अर्थ है डुप्लिकेट में रखी गई सूची (फ्रेंच नियंत्रण, कॉन्ट्रेलर से -, लैटिन कॉन्ट्रा से - विरुद्ध और रोटुलस - स्क्रॉल)।

परिणामों को मापने के लिए लक्ष्य और तरीके निर्धारित करना

यह आवश्यक है कि संकेतकों का एक सेट तैयार किया जाए जो नियंत्रित प्रक्रिया के लिए महत्वपूर्ण हों और समय पर प्रत्येक के लिए नियोजित मूल्यों को निर्धारित करें। जब इस समय वास्तविकनतीजतन, प्रबंधकों को संकेत मिलता है कि चीजें कैसे चल रही हैं और इस प्रकार उन्हें योजनाओं के कार्यान्वयन के हर चरण की जांच करने की आवश्यकता नहीं है।

संकेतक स्पष्ट रूप से स्पष्ट, मापने योग्य और निगरानी के लिए सामग्री होने चाहिए। एक निर्माण संयंत्र में, मीट्रिक में बिक्री और आउटपुट, श्रम दक्षता, सुरक्षा प्रदर्शन, और बहुत कुछ शामिल हो सकते हैं।

दूसरी ओर, सेवा वितरण में, मेट्रिक्स में शामिल होना चाहिए, उदाहरण के लिए, उन ग्राहकों की संख्या जिन्हें बैंक में लाइन में इंतजार करना पड़ता है या एक अद्यतन विज्ञापन अभियान के परिणामस्वरूप लाए गए नए ग्राहकों की संख्या।.

समयरेखा पर माप बिंदुओं को भी यादृच्छिक रूप से नहीं चुना जाना चाहिए, लेकिन एक नियंत्रित प्रक्रिया, समय की अवधि या प्रक्रिया के महत्वपूर्ण चरणों की शुरुआत / अंत के दृष्टिकोण से, गंभीर रूप से महत्वपूर्ण से जुड़ा होना चाहिए। यह हो सकता है

• नियोजन अवधि की शुरुआत या समाप्ति - पाली, दिन, सप्ताह या महीना।
• एक महत्वपूर्ण चरण की शुरुआत या अंत: प्री-प्रोडक्शन का पूरा होना, उत्पाद की अंतिम असेंबली की शुरुआत, ग्राहक को उत्पाद की शिपमेंट।
• एक नया उत्पाद रिलीज या नियोजित सेवा मात्रा की उपलब्धि।

प्रबंधन में नियोजन और नियंत्रण के कार्य बहुत निकट से जुड़े हुए हैं और एक के बिना दूसरे का कोई मतलब नहीं है। कोई भी नियंत्रित योजना कागज के एक खाली टुकड़े में नहीं बदल जाती है। प्रेरणा और नियंत्रण के प्रबंधन कार्य भी संबंधित हैं।

परिणाम मापना

नियंत्रण बिंदुओं पर परिणामों को मापना और उनकी तुलना नियोजित बिंदुओं से करनासंकेतकों को एक सक्रिय तरीके से किया जाना चाहिए ताकि विचलन का जल्द से जल्द पता लगाया जा सके या उनके होने से पहले भी भविष्यवाणी की जा सके, इस प्रकार सुधारात्मक कार्रवाई से बचा जा सके या कम किया जा सके।

यदि चौकियों की ठीक से योजना बनाई गई है और यह निर्धारित करने के लिए उपकरण उपलब्ध हैं कि अधीनस्थ क्या कर रहे हैं, तो वर्तमान और अपेक्षित प्रदर्शन का आकलन सटीक और आसान होगा।

हालांकि, ऐसी कई गतिविधियां हैं जिनमें सटीक नियंत्रण बिंदु निर्धारित करना मुश्किल है, ऐसी कई गतिविधियां भी हैं जिन्हें मापना मुश्किल है।

यह काफी सरल है, उदाहरण के लिए, बड़े पैमाने पर उत्पादों के उत्पादन के लिए एक मानक समय स्थापित करना और इन संकेतकों के वास्तविक मूल्यों को मापना उतना ही आसान है

प्रौद्योगिकी से दूर काम के प्रकारों के साथ स्थिति अधिक जटिल है। उदाहरण के लिए, एक औद्योगिक संबंध प्रबंधक के काम की निगरानी करना आसान नहीं है, क्योंकि एक स्पष्ट स्कोरकार्ड विकसित करना आसान नहीं है।

इस प्रकार के प्रबंधक का मुखिया अक्सर ऐसे अस्पष्ट संकेतकों पर निर्भर करता है जैसे संघ संबंध, अधीनस्थों का उत्साह और वफादारी, कर्मचारी कारोबार और / या श्रम विवाद। ऐसे मामलों में, प्रबंधक द्वारा अधीनस्थ को मापने के परिणाम भी अस्पष्ट होते हैं।

योजना के साथ परिणामों का अनुपालन

नियंत्रण प्रक्रिया में यह एक सरल लेकिन बहुत महत्वपूर्ण कदम है। इसमें पूर्व निर्धारित लक्ष्यों के साथ मापे गए परिणामों की तुलना करना शामिल है। इस स्तर पर, पूर्व-विकसित तुलना तकनीक अत्यंत महत्वपूर्ण है। में वहदस्तावेज़ को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए कि क्या विशेष रूप से मापा जाता है, किस समय और किन परिस्थितियों में। इस तकनीक का सख्ती से पालन करें, अन्यथा माप और योजना के साथ तुलना के परिणाम अविश्वसनीय होंगे।

यदि प्रदर्शन योजना के अनुसार है, तो प्रबंधन यह मान सकता है कि सब कुछ नियंत्रण में है। इस मामले में, संगठन के दिन-प्रतिदिन के संचालन में हस्तक्षेप करने की कोई आवश्यकता नहीं है।

सुधारात्मक कार्रवाई

यह चरण उस स्थिति में सबसे महत्वपूर्ण हो जाता है जब संकेतक नियोजित लोगों तक नहीं पहुंचते हैं और विश्लेषण सुधारात्मक कार्यों की आवश्यकता को दर्शाता है। इस तरह की सुधारात्मक कार्रवाइयों में संगठन के दिन-प्रतिदिन के संचालन के एक या अधिक पहलुओं में परिवर्तन शामिल हो सकते हैं।

उदाहरण के लिए, एक बैंक शाखा प्रबंधक को यह तय करना होगा कि पहले से निर्धारित अधिकतम पांच मिनट की प्रतीक्षा को पूरा करने के लिए हॉल में अधिक कैशियरों को रखने की आवश्यकता है।

या दुकान प्रबंधक उत्पादों की डिलीवरी की समय सीमा को पूरा करने के लिए मशीन ऑपरेटरों को ओवरटाइम भेजने का फैसला करता है।

निगरानी गलत तरीके से निर्धारित लक्ष्यों की पहचान करने में भी मदद करती है, ऐसे में सुधारात्मक कार्रवाई लक्ष्यों को सही करने के लिए होगी, न कि वर्तमान मापा मूल्यों को बदलने के लिए लड़ने के लिए।

सुधारात्मक कार्रवाई की समयबद्धता

संकेतकों को नियोजित मूल्यों पर लाने के लिए आपको हमेशा एक रचनात्मक तरीका विकसित करना चाहिए, अन्यथा आपको यह महसूस करना होगा कि विफलता पहले ही हो चुकी है।जितनी जल्दी किसी बग या विफलता की पहचान की जाती है, उसके ठीक होने या पकड़ने की संभावना उतनी ही अधिक होती है। और इसके सुधार पर कम समय, सामग्री और श्रम संसाधन खर्च होंगे।

बाद की तारीख में खोजे गए विचलन को ठीक करना पूरी तरह से असंभव हो सकता है। इस मामले में, संगठन को अपने संचालन की समाप्ति तक, महत्वपूर्ण वित्तीय और प्रतिष्ठित नुकसान उठाना पड़ता है।

बुरी खबर आज कल की उसी खबर से बेहतर है।

डी. एस. चाडविक

नियंत्रण कार्यों का संबंध

प्रबंधन कार्य: प्रेरणा और नियंत्रण एक दूसरे से निकटता से संबंधित हैं। एक अधीनस्थ के लिए एक प्रभावी प्रेरणा प्रणाली बनाने के लिए, एक प्रबंधक को सटीक और समय पर नियंत्रण परिणामों तक पहुंच की आवश्यकता होती है।

अनुपालन के लिए नियंत्रण किया जा सकता है:

• नियोजित संकेतक;
• गुणवत्ता मानक;
• कॉर्पोरेट नीतियां;
• सुरक्षा और श्रम सुरक्षा के लिए आवश्यकताएं;
• राज्य या सार्वजनिक संगठनों को नियंत्रित करने की आवश्यकताएं।

नियंत्रण आवधिक और एकबारगी, अनुसूचित और आपातकालीन, निजी और संगठन के सामान्य ऑडिट के हिस्से के रूप में भी हो सकता है।

निष्कर्ष

प्रबंधन में नियंत्रण का मुख्य कार्य योजना के कार्यान्वयन को सुनिश्चित करना और इस प्रकार संगठन के लक्ष्यों को प्राप्त करना है। अतिरिक्त विशेषताएं - संगठन के लिए समर्थन और उनके साथ प्रेरणा और बातचीत। प्रबंधन में नियंत्रण कार्य सबसे महत्वपूर्ण है। नियंत्रण की बात नहीं हैताकि योजना पूरी न होने पर इकाई या कर्मचारियों को पकड़ा जा सके और उन्हें दंडित किया जा सके। मुद्दा समय पर ढंग से योजना से विचलन का पता लगाना है। फिर सुधारात्मक कार्रवाई करने का समय है। नियंत्रण प्रक्रियाओं का विचारशील संगठन योजनाओं के सटीक और समय पर क्रियान्वयन और लक्ष्यों की प्राप्ति की कुंजी है।